采購申請(qǐng)審批流程模板及操作說明一、適用范圍與發(fā)起場景日常辦公采購：如文具、耗材、清潔用品等常規(guī)物資補(bǔ)充；生產(chǎn)經(jīng)營采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等直接用于產(chǎn)品或服務(wù)的物資；固定資產(chǎn)采購：如電腦、儀器、辦公家具等單價(jià)較高、使用周期長的資產(chǎn)；其他采購：如市場推廣服務(wù)、IT運(yùn)維服務(wù)、咨詢服務(wù)等非物資類采購。無論采購金額大小，均需通過本流程規(guī)范申請(qǐng)與審批，保證采購活動(dòng)合規(guī)、透明、高效。二、采購申請(qǐng)審批全流程操作指南采購申請(qǐng)審批流程分為“申請(qǐng)發(fā)起→部門審核→財(cái)務(wù)復(fù)核→采購執(zhí)行→歸檔備案”五個(gè)核心環(huán)節(jié)，具體操作（一）第一步：申請(qǐng)人填寫采購申請(qǐng)單操作人：采購需求部門申請(qǐng)人（如行政專員、生產(chǎn)計(jì)劃員等）操作說明：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或紙質(zhì)版《采購申請(qǐng)單》），準(zhǔn)確填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)單編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則填寫，如“CG-2024-X”）、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系電話（部門固話）；采購需求明細(xì)：物資/服務(wù)名稱（需明確具體品名，如“A4打印紙”而非“辦公用品”）、規(guī)格型號(hào)（如“70g80gA4”）、單位（件/臺(tái)/套等）、數(shù)量（預(yù)估采購數(shù)量）、預(yù)估單價(jià)（需提供至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單作為依據(jù)）、預(yù)算金額（數(shù)量×單價(jià)）；采購事由：詳細(xì)說明采購目的（如“Q3季度辦公紙張消耗補(bǔ)充”“新產(chǎn)線急需零件”）、使用部門、到貨時(shí)間要求（如“2024年X月X日前”）；附件：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（需加蓋供應(yīng)商公章或電子簽章）、技術(shù)參數(shù)要求（如設(shè)備采購需提供規(guī)格說明書）、歷史采購記錄（如有）等證明材料。填寫完畢后，檢查信息完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后提交至部門負(fù)責(zé)人審批。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核操作人：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部部長）操作說明：接收申請(qǐng)人提交的采購申請(qǐng)單及相關(guān)附件，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：必要性審核：確認(rèn)采購需求是否符合部門工作計(jì)劃，是否存在重復(fù)采購或可替代方案（如現(xiàn)有設(shè)備維修后能否滿足需求，避免新購）；合理性審核：核對(duì)預(yù)估單價(jià)、數(shù)量是否與實(shí)際需求匹配，預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)；完整性審核：檢查附件是否齊全（如報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等），信息填寫是否無遺漏。審核通過：在系統(tǒng)“審批意見”欄填寫“同意”，簽字（電子簽章）后提交至財(cái)務(wù)部；審核不通過：在“審批意見”欄注明駁回原因（如“超部門預(yù)算”“需求描述不清晰，需補(bǔ)充供應(yīng)商對(duì)比表”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）第三步：財(cái)務(wù)部復(fù)核操作人：財(cái)務(wù)部審核人員（如財(cái)務(wù)主管*）操作說明：接收部門負(fù)責(zé)人通過的采購申請(qǐng)單，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：預(yù)算合規(guī)性：核對(duì)采購預(yù)算是否納入企業(yè)年度/季度預(yù)算，是否超預(yù)算（如超預(yù)算，需查看是否有預(yù)算調(diào)整審批單）；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購價(jià)格、市場均價(jià)及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，確認(rèn)預(yù)估單價(jià)是否合理，是否存在虛高報(bào)價(jià)；資金來源：確認(rèn)采購資金是否到位（如專項(xiàng)預(yù)算、備用金等），避免資金缺口。復(fù)核通過：在“審批意見”欄填寫“同意，預(yù)算合規(guī)”，簽字后提交至采購部；復(fù)核不通過：在“審批意見”欄注明問題（如“未納入年度預(yù)算，需追加預(yù)算”“報(bào)價(jià)高于市場均價(jià)30%，建議重新比價(jià)”），退回申請(qǐng)人或部門負(fù)責(zé)人處理。（四）第四步：采購部執(zhí)行采購操作人：采購部專員（如采購經(jīng)理、采購員）操作說明：接到財(cái)務(wù)部復(fù)核通過的采購申請(qǐng)單后，啟動(dòng)采購執(zhí)行流程：供應(yīng)商選擇：根據(jù)申請(qǐng)人提供的報(bào)價(jià)單及企業(yè)合格供應(yīng)商名錄，進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)（如金額較大，需組織3家以上供應(yīng)商競價(jià)）；合同簽訂：確定供應(yīng)商后，起草采購合同（需明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款），按企業(yè)合同審批流程簽訂；訂單下達(dá)：通過系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度；交付驗(yàn)收：物資到貨后，組織申請(qǐng)人、使用部門共同驗(yàn)收（核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求），驗(yàn)收合格后簽署《到貨驗(yàn)收單》；付款申請(qǐng)：憑采購申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等材料，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。采購過程中如遇問題（如供應(yīng)商無法按時(shí)交付），需及時(shí)反饋至申請(qǐng)人及相關(guān)部門，協(xié)商解決方案。（五）第五步：歸檔備案操作人：采購部專員、檔案管理員操作說明：采購?fù)瓿珊?，采購部?fù)責(zé)整理全套采購資料，包括：采購申請(qǐng)單、審批記錄、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等；按企業(yè)檔案管理規(guī)定，將資料分類歸檔（電子檔存入采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔裝訂成冊(cè)），保存期限不少于5年；檔案管理員定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行核查，保證資料完整、可追溯。三、采購申請(qǐng)單模板及填寫說明（一）采購申請(qǐng)單模板采購申請(qǐng)單申請(qǐng)單編號(hào)CG-2024-X申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人*聯(lián)系電話采購類型□物資類□服務(wù)類□固定資產(chǎn)預(yù)算科目到貨時(shí)間要求2024年X月X日前是否緊急□是□否序號(hào)物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估金額（元）供應(yīng)商名稱（至少2家）12合計(jì)預(yù)算金額（大寫）合計(jì)預(yù)算金額（小寫）采購事由（需詳細(xì)說明采購目的、使用場景，如“為滿足新員工入職辦公需求，采購電腦10臺(tái)、辦公椅10把”）附件清單□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)要求□歷史采購記錄□其他：____________________審批流程部門負(fù)責(zé)人意見財(cái)務(wù)部復(fù)核意見采購部執(zhí)行意見總經(jīng)理審批（如需）簽字：__________簽字：__________簽字：__________簽字：__________日期：______年__月__日日期：______年__月__日日期：______年__月__日日期：______年__月__日備注（可填寫特殊要求，如“需提供3C認(rèn)證”“安裝調(diào)試要求”等）（二）模板填寫說明申請(qǐng)單編號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)或按“部門簡稱-年份-序號(hào)”規(guī)則填寫（如“XZ-2024-001”），保證唯一性；采購類型：勾選“物資類”“服務(wù)類”或“固定資產(chǎn)”，固定資產(chǎn)需在“備注”欄注明使用年限；規(guī)格型號(hào)：需詳細(xì)描述（如電腦需注明“CPU、內(nèi)存、硬盤”參數(shù)），避免模糊表述；供應(yīng)商名稱：至少填寫2家合格供應(yīng)商，報(bào)價(jià)單需加蓋供應(yīng)商公章；審批流程：根據(jù)企業(yè)權(quán)限設(shè)置，需審批人逐級(jí)簽字，不可越級(jí)審批；合計(jì)預(yù)算金額：大小寫需一致，小寫前加“￥”，大寫后加“整”字。四、操作過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算與審批權(quán)限采購金額在5000元（含）以下，由部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部審核后，采購部可直接執(zhí)行；采購金額在5000-50000元（含），需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、采購部審核，分管副總審批；采購金額在50000元以上，需增加總經(jīng)理審批，并提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，預(yù)留充足審批時(shí)間。（二）緊急采購處理因生產(chǎn)急需或突發(fā)情況需緊急采購時(shí)，申請(qǐng)人需在“是否緊急”欄勾選“是”，并注明緊急原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人口頭確認(rèn)后，可先執(zhí)行采購，但需在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全書面審批手續(xù)。（三）材料完整性要求提交申請(qǐng)時(shí)，必須附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（金額超1000元需提供2份以上），固定資產(chǎn)采購需附技術(shù)參數(shù)說明書，服務(wù)類采購需附服務(wù)方案，避免因材料不全導(dǎo)致審批延誤。（四）采購過程規(guī)范采購部需優(yōu)先從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名