適用場景與目標(biāo)在企業(yè)供應(yīng)鏈管理中，供應(yīng)商信息錄入及資質(zhì)審核是保證合作合規(guī)性、降低合作風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本模板適用于企業(yè)采購部門、質(zhì)量管理部門及法務(wù)部門對新準(zhǔn)入供應(yīng)商的資質(zhì)審查，以及對現(xiàn)有供應(yīng)商定期復(fù)評的場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的統(tǒng)一管理，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營、產(chǎn)品合規(guī)及履約能力，為企業(yè)采購決策提供可靠依據(jù)。操作流程詳解步驟一：準(zhǔn)入申請發(fā)起責(zé)任人：采購專員（如：李*）操作說明：當(dāng)企業(yè)有新的采購需求或計(jì)劃引入新供應(yīng)商時(shí)，由采購專員根據(jù)《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》發(fā)起供應(yīng)商資質(zhì)審核流程。向潛在供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商信息及資質(zhì)文件清單》（可通過內(nèi)部系統(tǒng)或郵件發(fā)送，郵件模板示例：“尊敬的供應(yīng)商，為建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，煩請貴司配合填寫附件《供應(yīng)商信息表》并按要求提供資質(zhì)文件，感謝支持?！保Ｃ鞔_提交截止時(shí)限（如：收到邀請后5個(gè)工作日內(nèi)），并告知供應(yīng)商后續(xù)審核流程及時(shí)間安排。步驟二：供應(yīng)商信息填報(bào)與材料提交責(zé)任人：供應(yīng)商對接人（如：供應(yīng)商指定聯(lián)系人“張*”）操作說明：供應(yīng)商根據(jù)《供應(yīng)商信息表》要求，準(zhǔn)確填寫基本信息，包括公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊地址、實(shí)際經(jīng)營地址、法定代表人、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（電話：，郵箱：supplier**）、主營業(yè)務(wù)范圍、主要產(chǎn)品/服務(wù)清單等。按清單提供資質(zhì)文件原件掃描件（PDF格式，清晰可辨），必備文件包括：營業(yè)執(zhí)照（副本）；法定代表人證件號碼明；經(jīng)營許可相關(guān)文件（如食品供應(yīng)商需提供《食品生產(chǎn)許可證》）；質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001證書，若適用）；近一年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告或財(cái)務(wù)報(bào)表；產(chǎn)品檢測報(bào)告（如涉及強(qiáng)制認(rèn)證產(chǎn)品，需提供3C認(rèn)證等）。通過指定渠道（如供應(yīng)商管理平臺(tái)、加密郵箱）提交材料，并保留提交回執(zhí)。步驟三：采購部門初審責(zé)任人：采購主管（如：王*）操作說明：接收供應(yīng)商提交材料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成材料完整性核對，重點(diǎn)檢查：表單填寫是否無漏項(xiàng)、關(guān)鍵信息（如社會(huì)信用代碼、聯(lián)系方式）是否準(zhǔn)確；資質(zhì)文件是否齊全，是否符合《供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)》中的基礎(chǔ)要求（如營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍涵蓋合作產(chǎn)品等）。若材料不完整或信息有誤，通過郵件/電話（如：1395678）通知供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充修正，并記錄溝通情況；若材料完整，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)審核。步驟四：多維度資質(zhì)審核責(zé)任人：質(zhì)量專員（張）、法務(wù)專員（趙）、財(cái)務(wù)專員（劉*）操作說明：質(zhì)量審核（質(zhì)量專員）：核查產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證、產(chǎn)品檢測報(bào)告）的有效性及覆蓋范圍；評估供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制能力（可通過現(xiàn)場審核或視頻會(huì)議知曉，需記錄審核過程）；對涉及食品安全、特種設(shè)備等特殊行業(yè)，需審核行業(yè)專項(xiàng)合規(guī)證明。合規(guī)性審核（法務(wù)專員）：核查營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可等文件的合法性，確認(rèn)無經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信記錄（可通過“企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”官方渠道核實(shí)，避免直接提及）；審核合同條款（如模板采購合同）的合規(guī)性，明確雙方權(quán)責(zé)。財(cái)務(wù)審核（財(cái)務(wù)專員）：分析供應(yīng)商財(cái)務(wù)報(bào)表，評估其經(jīng)營穩(wěn)定性（如資產(chǎn)負(fù)債率、營收狀況）；核查是否存在重大債務(wù)糾紛或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。審核完成后，各部門在《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》中簽署意見，明確“通過”“有條件通過”或“不通過”，并說明具體理由。步驟五：審核結(jié)果反饋與歸檔責(zé)任人：采購經(jīng)理（陳*）操作說明：采購經(jīng)理匯總各部門審核意見，3個(gè)工作日內(nèi)形成最終審核結(jié)果：通過：將供應(yīng)商信息錄入《合格供應(yīng)商名錄》，并通知供應(yīng)商合作啟動(dòng)事宜；有條件通過：明確需整改的項(xiàng)（如補(bǔ)充某類認(rèn)證、完善合同條款），供應(yīng)商整改完成后復(fù)評，通過后納入名錄；不通過：書面通知供應(yīng)商未通過原因，無需進(jìn)入后續(xù)流程。審核完成后，將《供應(yīng)商信息表》、資質(zhì)文件、審核記錄等整理成冊，按“供應(yīng)商名稱+審核日期”命名，存檔至供應(yīng)商管理檔案系統(tǒng)，保存期限不少于合作結(jié)束后3年。步驟六：供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)維護(hù)責(zé)任人：采購專員（李*）操作說明：建立《供應(yīng)商資質(zhì)臺(tái)賬》，記錄各類資質(zhì)文件的到期日（如營業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書），提前3個(gè)月提醒供應(yīng)商更新。每年度對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評，重點(diǎn)核查資質(zhì)有效性、履約表現(xiàn)（如交貨準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量合格率），復(fù)評不合格的供應(yīng)商暫停合作或清退。表格模板結(jié)構(gòu)一、供應(yīng)商基本信息表序號項(xiàng)目填寫內(nèi)容（示例）1公司全稱科技有限公司2統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108MA05673注冊地址北京市海淀區(qū)路123號4實(shí)際經(jīng)營地址北京市朝陽區(qū)產(chǎn)業(yè)園456號5法定代表人李*6聯(lián)系人張*7聯(lián)系方式8電子郵箱supplier**9主營業(yè)務(wù)范圍研發(fā)、生產(chǎn)、銷售智能辦公設(shè)備10主要產(chǎn)品/服務(wù)清單智能打印機(jī)（型號A/B）、辦公耗材（墨盒/硒鼓）11合作歷史（如有）2023年與企業(yè)合作，合作項(xiàng)目：辦公設(shè)備供應(yīng)二、供應(yīng)商資質(zhì)文件清單序號資質(zhì)文件名稱是否必需有效期至提交狀態(tài)備注（如文件編號）1營業(yè)執(zhí)照（副本）是2025-06-30已提交統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：MA05672法定代表人證件號碼明是/已提交證件號碼：1103ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證是2026-03-15已提交證書編號：001-2023-54產(chǎn)品3C認(rèn)證（如適用）否/未提交涉及型號A/B5近一年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告是/已提交會(huì)計(jì)師事務(wù)所：會(huì)計(jì)師事務(wù)所三、供應(yīng)商資質(zhì)審核表審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核日期審核意見審核結(jié)果初審采購部（王*）2023-10-10信息完整，營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍符合要求通過質(zhì)量審核質(zhì)量部（張*）2023-10-12ISO9001認(rèn)證有效，提供產(chǎn)品檢測報(bào)告合格，但需補(bǔ)充2023年第三季度批次檢驗(yàn)記錄有條件通過法務(wù)審核法務(wù)部（趙*）2023-10-13無經(jīng)營異常記錄，合同條款合規(guī)通過財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部（劉*）2023-10-13資產(chǎn)負(fù)債率65%，營收穩(wěn)定，無重大債務(wù)糾紛通過綜合結(jié)論采購部（陳*）2023-10-16有條件通過，需在10月20日前補(bǔ)充批次檢驗(yàn)記錄，復(fù)評通過后納入合格供應(yīng)商名錄有條件通過關(guān)鍵操作提示信息真實(shí)性核查：對供應(yīng)商提供的營業(yè)執(zhí)照、社會(huì)信用代碼等信息，需通過官方公開渠道（如“企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”）核實(shí)真實(shí)性，避免虛假材料導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)。資質(zhì)文件有效期管理：建立《供應(yīng)商資質(zhì)到期預(yù)警表》，對即將到期的文件（如認(rèn)證證書、許可文件）提前3個(gè)月提醒供應(yīng)商更新，保證資質(zhì)持續(xù)有效。審核時(shí)限控制：各環(huán)節(jié)審核需在規(guī)定工作日內(nèi)完成，初審1個(gè)工作日、質(zhì)量/法務(wù)/財(cái)務(wù)審核各3個(gè)工作日，避免流程拖延影響采