會(huì)議紀(jì)要編寫及歸檔整理通用模板引言會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議過程與成果的書面載體，既是信息傳遞的重要工具，也是后續(xù)工作落實(shí)的依據(jù)。為規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的編寫流程，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、歸檔有序，特制定本通用模板。本模板適用于各類常規(guī)會(huì)議（如例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等），可根據(jù)實(shí)際場(chǎng)景調(diào)整細(xì)節(jié)，助力提升會(huì)議管理效率與成果落地率。一、適用場(chǎng)景說明本模板覆蓋企業(yè)及組織內(nèi)常見會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于：日常管理類會(huì)議：部門周例會(huì)、月度工作總結(jié)會(huì)、季度目標(biāo)推進(jìn)會(huì)；項(xiàng)目專項(xiàng)會(huì)議：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段評(píng)審會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)研討會(huì)、客戶需求對(duì)接會(huì)；跨部門協(xié)作會(huì)議：資源協(xié)調(diào)會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)、跨部門任務(wù)對(duì)接會(huì)；決策類會(huì)議：年度規(guī)劃會(huì)、方案評(píng)審會(huì)、制度討論會(huì)；臨時(shí)性會(huì)議：突發(fā)問題處理會(huì)、緊急事項(xiàng)部署會(huì)。不同場(chǎng)景下，可根據(jù)會(huì)議規(guī)模（小型/中型/大型）、性質(zhì)（信息同步/決策討論/任務(wù)部署）調(diào)整記錄重點(diǎn)，但核心要素（會(huì)議基本信息、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)）需保持完整。二、操作步驟詳解（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目的會(huì)前與主持人溝通，確認(rèn)會(huì)議主題、需達(dá)成的目標(biāo)（如“明確Q3項(xiàng)目分工”“解決流程瓶頸”）及預(yù)期成果，避免記錄偏離方向。準(zhǔn)備會(huì)議資料與工具收集會(huì)議議程、背景材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表）、上次會(huì)議紀(jì)要（若有待辦事項(xiàng)需跟蹤）；準(zhǔn)備記錄工具：電子設(shè)備（電腦/平板，推薦使用Word或?qū)I(yè)會(huì)議紀(jì)要軟件）或紙質(zhì)筆記本，提前測(cè)試設(shè)備電量、錄音功能（需提前告知參會(huì)人員）；設(shè)計(jì)記錄框架：按議程模塊劃分記錄區(qū)域，預(yù)留“決議事項(xiàng)”“待辦任務(wù)”等專項(xiàng)欄位。通知參會(huì)人員與記錄人提前1-2天發(fā)送會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、議程及需準(zhǔn)備的資料（如“請(qǐng)*負(fù)責(zé)人攜帶項(xiàng)目進(jìn)度表參會(huì)”）；指定記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任），提前告知其記錄重點(diǎn)（如需重點(diǎn)記錄技術(shù)難點(diǎn)、決策分歧）。（二）會(huì)中記錄：保證信息全面準(zhǔn)確記錄會(huì)議基本信息會(huì)議開始后5分鐘內(nèi)，優(yōu)先記錄核心要素：會(huì)議名稱（如“2024年Q3市場(chǎng)部工作例會(huì)”）；時(shí)間（年/月/日上/下午具體時(shí)間段，如“2024年7月15日14:00-16:30”）；地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議，若為線上需注明會(huì)議號(hào)）；主持人（總監(jiān)）、記錄人（專員）；參會(huì)人員（列出姓名/部門，如“經(jīng)理（銷售部）、主管（產(chǎn)品部）、*專員（運(yùn)營(yíng)部）”）；缺席人員（需注明原因，如“*主管因病請(qǐng)假”）；會(huì)議主題（與通知一致，如“Q3營(yíng)銷活動(dòng)方案研討與任務(wù)分解”）。按議程逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容依據(jù)會(huì)議議程，逐模塊記錄關(guān)鍵信息，采用“議題+觀點(diǎn)+依據(jù)/數(shù)據(jù)”結(jié)構(gòu)：議題：明確當(dāng)前討論的核心問題（如“活動(dòng)預(yù)算分配方案”）；核心觀點(diǎn)：記錄每位發(fā)言人的主要意見（用“經(jīng)理提出：”“主管補(bǔ)充：”標(biāo)注，避免混淆）；依據(jù)/數(shù)據(jù)：引用支撐觀點(diǎn)的資料（如“根據(jù)用戶調(diào)研報(bào)告，70%用戶偏好短視頻推廣”）；爭(zhēng)議與共識(shí)：若存在分歧，記錄不同觀點(diǎn)及簡(jiǎn)要理由（如“經(jīng)理建議預(yù)算側(cè)重線下，主管主張?jiān)黾泳€上投入，雙方同意進(jìn)一步調(diào)研后確定”）；結(jié)論：若會(huì)議當(dāng)場(chǎng)達(dá)成共識(shí)，需明確記錄（如“一致同意：線上預(yù)算占比60%，線下占比40%”）。突出記錄決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)對(duì)會(huì)議達(dá)成的需落地事項(xiàng)，單獨(dú)記錄并標(biāo)注關(guān)鍵要素（建議用表格形式，詳見“模板表格設(shè)計(jì)”部分）：決議內(nèi)容：具體任務(wù)（如“完成活動(dòng)主視覺設(shè)計(jì)”）；負(fù)責(zé)人：明確到人（如“*設(shè)計(jì)主管”）；時(shí)間節(jié)點(diǎn)：截止日期（如“2024年7月25日前”）；交付標(biāo)準(zhǔn)：成果要求（如“符合品牌VI規(guī)范，提供3套方案初稿”）。實(shí)時(shí)標(biāo)記待補(bǔ)充信息若記錄時(shí)遇到不確定信息（如數(shù)據(jù)未核實(shí)、待確認(rèn)的參會(huì)人員反饋），用“[待核實(shí)]”“[需*經(jīng)理補(bǔ)充]”標(biāo)注，會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)補(bǔ)充，避免遺漏。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要文檔核對(duì)與補(bǔ)充記錄內(nèi)容會(huì)議結(jié)束后1小時(shí)內(nèi)，整理會(huì)議記錄，檢查基本信息、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)是否完整；標(biāo)注“[待核實(shí)]”的信息，向主持人或相關(guān)參會(huì)人員確認(rèn)（如“*經(jīng)理，關(guān)于活動(dòng)預(yù)算數(shù)據(jù)是否需補(bǔ)充最新報(bào)表？”）；補(bǔ)充記錄遺漏的細(xì)節(jié)（如討論過程中的關(guān)鍵案例、臨時(shí)插入的議題）。撰寫紀(jì)要初稿按邏輯結(jié)構(gòu)梳理內(nèi)容，推薦框架“[會(huì)議類型]-[日期]-[主題]”（如“市場(chǎng)部周例會(huì)-20240715-Q3營(yíng)銷方案研討”）；基本信息：濃縮會(huì)中記錄的核心要素（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）；會(huì)議議程與討論內(nèi)容：按議程順序分模塊，每模塊包含“議題+討論摘要+結(jié)論”；決議事項(xiàng)與待辦任務(wù)：以表格形式呈現(xiàn)（詳見模板表格）；其他說明：如“下次會(huì)議時(shí)間：2024年7月22日14:00，地點(diǎn)：301會(huì)議室”。審核與定稿初稿完成后，提交主持人審核，保證內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議成果，無關(guān)鍵信息遺漏或偏差；根據(jù)審核意見修改（如調(diào)整表述歧義、補(bǔ)充負(fù)責(zé)人信息），經(jīng)主持人確認(rèn)后定稿；定稿后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送（如需），并同步告知“已歸檔至文件夾”。（四）歸檔整理：實(shí)現(xiàn)信息可追溯分類存儲(chǔ)與命名規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)：按“部門-會(huì)議類型-日期”三級(jí)分類（如“市場(chǎng)部-周例會(huì)-202407”“項(xiàng)目組-啟動(dòng)會(huì)-20240710”）；文件命名：“[會(huì)議類型]-[YYYYMMDD]-[主題]-版本號(hào)”（如“周例會(huì)-20240715-Q3營(yíng)銷方案-V1.0”），版本號(hào)修改規(guī)則（如重大調(diào)整升為V2.0，細(xì)節(jié)修改為V1.1）。建立查閱索引在共享文件夾中建立“會(huì)議紀(jì)要索引表”（Excel格式），包含字段：會(huì)議名稱、日期、部門、會(huì)議類型、存放路徑、關(guān)鍵詞（如“預(yù)算”“活動(dòng)方案”），方便快速檢索。定期歸檔與備份月度末將當(dāng)月會(huì)議紀(jì)要整理至“歷史歸檔”文件夾，按年份/季度進(jìn)一步分類；重要會(huì)議紀(jì)要（如決策類、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)）需定期備份（如每月備份至云盤），防止數(shù)據(jù)丟失；設(shè)置查閱權(quán)限：普通員工可查閱本部門紀(jì)要，跨部門查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，涉密紀(jì)要標(biāo)注“內(nèi)部保密”限制查閱范圍。三、模板表格設(shè)計(jì)表1：會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容示例填寫說明會(huì)議名稱2024年Q3市場(chǎng)部工作例會(huì)需體現(xiàn)部門/時(shí)間/主題日期2024年7月15日年/月/日格式時(shí)間14:00-16:30具體時(shí)間段地點(diǎn)公司301會(huì)議室線上會(huì)議需注明會(huì)議號(hào)主持人*總監(jiān)（市場(chǎng)部）姓名+部門記錄人*專員（市場(chǎng)部）姓名+部門參會(huì)人員經(jīng)理（銷售部）、主管（產(chǎn)品部）、*專員（運(yùn)營(yíng)部）列出所有參會(huì)人員，注明部門缺席人員*主管（市場(chǎng)部）注明原因（如“病假”）會(huì)議主題Q3營(yíng)銷活動(dòng)方案研討與任務(wù)分解與會(huì)議通知一致會(huì)議目的明確活動(dòng)方案分工及時(shí)間節(jié)點(diǎn)會(huì)前與主持人確認(rèn)表2：議程與討論記錄表序號(hào)議程項(xiàng)匯報(bào)人/發(fā)言人討論內(nèi)容摘要關(guān)鍵意見/爭(zhēng)議結(jié)論/共識(shí)1Q3營(yíng)銷活動(dòng)方案匯報(bào)*經(jīng)理（銷售部）介紹活動(dòng)目標(biāo)（提升用戶轉(zhuǎn)化率20%）、核心內(nèi)容（線上直播+線下體驗(yàn)）主管（產(chǎn)品部）：建議增加用戶互動(dòng)環(huán)節(jié)；專員（運(yùn)營(yíng)部）：需確認(rèn)直播平臺(tái)資源同意增加“用戶抽獎(jiǎng)互動(dòng)環(huán)節(jié)”，直播平臺(tái)由*專員負(fù)責(zé)對(duì)接，7月18日前確定2活動(dòng)預(yù)算分配討論*經(jīng)理（財(cái)務(wù)部）總預(yù)算50萬元，線上占比60%，線下占比40%經(jīng)理（銷售部）：建議線下預(yù)算提升至50%，用于地推；主管（產(chǎn)品部）：線上需增加廣告投放暫按原方案分配，線上預(yù)算30萬元用于廣告投放，線下20萬元用于物料，7月20日前細(xì)化明細(xì)3任務(wù)分解與時(shí)間節(jié)點(diǎn)*總監(jiān)（市場(chǎng)部）各部門需提交任務(wù)清單明確：設(shè)計(jì)組7月25日前完成主視覺，文案組7月22日前完成宣傳文案各負(fù)責(zé)人7月17日前提交任務(wù)清單，同步至項(xiàng)目群表3：決議事項(xiàng)跟蹤表序號(hào)決議內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)間當(dāng)前狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期）備注（如需支持事項(xiàng)）1確定直播平臺(tái)并對(duì)接資源*專員（運(yùn)營(yíng)部）2024-07-18進(jìn)行中需財(cái)務(wù)部確認(rèn)平臺(tái)費(fèi)用2細(xì)化活動(dòng)預(yù)算分配明細(xì)*經(jīng)理（財(cái)務(wù)部）2024-07-20未開始需銷售部提供地推物料清單3完成活動(dòng)主視覺設(shè)計(jì)（3套初稿）*設(shè)計(jì)主管（產(chǎn)品部）2024-07-25未開始需市場(chǎng)部提供活動(dòng)主題關(guān)鍵詞四、使用注意事項(xiàng)（一）記錄客觀性原則避免加入主觀評(píng)價(jià)（如“*經(jīng)理的觀點(diǎn)不切實(shí)際”），僅記錄事實(shí)與觀點(diǎn)；若存在爭(zhēng)議，需客觀呈現(xiàn)雙方理由（如“經(jīng)理認(rèn)為線下轉(zhuǎn)化率更高，主管主張線上覆蓋面更廣”）。（二）決議明確性要求決議內(nèi)容需具體、可執(zhí)行，避免模糊表述（如“盡快完成方案”改為“7月25日前完成方案初稿”）；每項(xiàng)決議必須明確負(fù)責(zé)人與截止時(shí)間，避免責(zé)任不清。（三）信息完整性保障記錄需包含所有關(guān)鍵信息：會(huì)議目的、討論過程、結(jié)論、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)；若會(huì)議中未達(dá)成共識(shí)，需標(biāo)注“未決事項(xiàng)”及下一步計(jì)劃（如“需補(bǔ)充用戶調(diào)研數(shù)據(jù)后再次討論”）。（四）歸檔及時(shí)性管理紀(jì)要定稿后24小時(shí)內(nèi)完成歸檔，避免拖延；重要會(huì)議（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、決策會(huì)）需在歸檔時(shí)標(biāo)注“重要”標(biāo)簽，優(yōu)先備份。（五）保密與合規(guī)要求涉及敏感信息（如商業(yè)數(shù)據(jù)、未公開決策）的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”并限制查閱權(quán)限；嚴(yán)禁將會(huì)議紀(jì)要外傳至無關(guān)人員，違規(guī)需追責(zé)。（六）格式規(guī)范統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部會(huì)議紀(jì)需統(tǒng)一格式（如標(biāo)題黑體三號(hào)、宋體小四、1.5倍行距）；重點(diǎn)內(nèi)容（如決議、負(fù)責(zé)人）可加粗或用