市政府辦公文材料存儲(chǔ)辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)市政府辦公文材料的存儲(chǔ)管理，確保公文材料的完整性、安全性和可查閱性，提高工作效率，更好地服務(wù)于政府各項(xiàng)工作開(kāi)展，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于市政府辦各科室、下屬單位所產(chǎn)生和接收的各類(lèi)公文材料的存儲(chǔ)管理。3.基本原則公文材料存儲(chǔ)應(yīng)遵循分類(lèi)科學(xué)、安全保密、便于利用的原則，采用現(xiàn)代化技術(shù)手段與傳統(tǒng)管理方法相結(jié)合，確保公文材料存儲(chǔ)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)設(shè)立市政府辦公文材料存儲(chǔ)中心，作為集中存儲(chǔ)公文材料的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。存儲(chǔ)中心配備專(zhuān)業(yè)管理人員，負(fù)責(zé)公文材料的日常存儲(chǔ)管理工作。2.管理人員職責(zé)-負(fù)責(zé)公文材料的接收、整理、分類(lèi)、編目等工作，確保公文材料存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。-維護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境的安全，包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施的落實(shí)，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，確保公文材料的安全。-建立高效的檢索查詢(xún)系統(tǒng)，為市政府辦各部門(mén)及相關(guān)人員提供便捷的公文材料查閱服務(wù)，及時(shí)響應(yīng)查閱需求。-按照規(guī)定的期限和程序?qū)牟牧线M(jìn)行銷(xiāo)毀或歸檔處理，確保存儲(chǔ)資源的合理利用。三、公文材料的分類(lèi)與編號(hào)1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)-按照公文的來(lái)源，分為上級(jí)來(lái)文、平行文、本機(jī)關(guān)發(fā)文。上級(jí)來(lái)文指上級(jí)政府及部門(mén)發(fā)送給市政府辦的公文；平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來(lái)的公文；本機(jī)關(guān)發(fā)文指市政府辦制發(fā)的各類(lèi)公文。-按照公文的性質(zhì)，分為政策法規(guī)類(lèi)、會(huì)議文件類(lèi)、請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)、函件類(lèi)、通知通告類(lèi)等。-按照公文的年份進(jìn)行分類(lèi)，以便于按時(shí)間順序進(jìn)行管理和查詢(xún)。2.編號(hào)規(guī)則對(duì)每一份公文材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含年份、類(lèi)別代碼、順序號(hào)等信息。例如，2023年政策法規(guī)類(lèi)的第15號(hào)公文，編號(hào)為“2023-ZCFG-015”。編號(hào)應(yīng)在公文材料的顯著位置進(jìn)行標(biāo)注，便于識(shí)別和管理。四、存儲(chǔ)方式與設(shè)備1.紙質(zhì)存儲(chǔ)-采用專(zhuān)門(mén)的檔案盒進(jìn)行紙質(zhì)公文材料的存儲(chǔ)，檔案盒應(yīng)標(biāo)明類(lèi)別、年份、編號(hào)范圍等信息。檔案盒應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找。-對(duì)紙質(zhì)公文材料應(yīng)進(jìn)行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.電子存儲(chǔ)-建立電子公文存儲(chǔ)系統(tǒng)，將公文材料以電子文檔的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)采用通用的格式，如PDF、Word等，確保文檔的可讀性和兼容性。-對(duì)電子公文應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。-電子存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。五、公文材料的接收與整理1.接收流程-市政府辦各科室、下屬單位在收到公文材料后，應(yīng)及時(shí)將公文材料移交至公文材料存儲(chǔ)中心。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公文材料移交清單》，清單內(nèi)容包括公文材料的名稱(chēng)、編號(hào)、來(lái)源、日期等信息。-存儲(chǔ)中心管理人員在接收公文材料時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，確保移交的公文材料數(shù)量準(zhǔn)確、信息完整。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。2.整理要求-對(duì)接收的公文材料進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的附件、紙張等，對(duì)公文材料進(jìn)行排序，確保公文內(nèi)容的連貫性。-按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)公文材料進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，并在公文材料上進(jìn)行標(biāo)注。-對(duì)整理好的公文材料進(jìn)行編目，編制《公文材料目錄》，目錄內(nèi)容包括公文材料的編號(hào)、名稱(chēng)、來(lái)源、日期、保管期限等信息?！豆牟牧夏夸洝窇?yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存。六、公文材料的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-市政府辦內(nèi)部人員因工作需要查閱公文材料，應(yīng)填寫(xiě)《公文材料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的公文材料名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人審批后，到公文材料存儲(chǔ)中心進(jìn)行查閱。-查閱應(yīng)在存儲(chǔ)中心指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得將公文材料帶出指定區(qū)域。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)公文材料，不得在公文材料上進(jìn)行涂改、標(biāo)記等操作。-外部單位因工作需要查閱市政府辦公文材料，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)市政府辦分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照上述程序進(jìn)行查閱。2.借閱規(guī)定-市政府辦內(nèi)部人員因特殊工作需要借閱公文材料，應(yīng)填寫(xiě)《公文材料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的公文材料名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公文材料存儲(chǔ)中心辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過(guò)一周，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還公文材料，如發(fā)現(xiàn)公文材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。-外部單位一般不得借閱市政府辦公文材料，如有特殊情況，需經(jīng)市政府辦主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并簽訂《公文材料借閱保密協(xié)議》后，方可辦理借閱手續(xù)。七、公文材料的保管期限與銷(xiāo)毀1.保管期限確定根據(jù)公文材料的重要程度、性質(zhì)等因素，確定不同的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長(zhǎng)期（5年以上）。具體保管期限可參照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和市政府辦的實(shí)際情況進(jìn)行確定。2.到期銷(xiāo)毀程序-對(duì)已到保管期限的公文材料，由公文材料存儲(chǔ)中心管理人員進(jìn)行初步鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《公文材料銷(xiāo)毀清單》。-《公文材料銷(xiāo)毀清單》經(jīng)市政府辦分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保公文材料信息的徹底銷(xiāo)毀。-銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)督，并在《公文材料銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀后的《公文材料銷(xiāo)毀清單》應(yīng)存檔保存，以備查閱。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督市政府辦應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)公文材料存儲(chǔ)管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備、公文材料的整理分類(lèi)、查閱借閱記錄等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。2.考核制度將公文材料存儲(chǔ)管理工作納入市政府辦工作人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在公文材料存儲(chǔ)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)因工作失誤導(dǎo)致公文材料損壞、丟失、泄密等情況的人員，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、附則1.本辦法自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，由市政府辦