采購申請與審批流程標準化操作指南（成本控制型）一、適用范圍與核心目標本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的申請與審批管理，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、固定資產(chǎn)、服務外包等采購場景。核心目標是規(guī)范采購流程、明確審批權限、強化成本管控，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟，實現(xiàn)“需求合理、預算可控、成本最優(yōu)”的管理要求。二、標準化操作流程詳解（一）需求提報：明確采購必要性責任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)工作計劃、項目預算或實際運營需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望到貨時間及成本控制建議（如優(yōu)先選擇性價比高的方案）。需求初審：需求部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，重點核查采購內(nèi)容是否與部門職能匹配、是否為必需支出（可替代方案是否更經(jīng)濟），審核通過后提交至采購部門。關鍵控制點：避免“為采購而采購”，杜絕非必要、超范圍需求；對重復性采購（如辦公用品），需匯總批量需求，降低采購成本。（二）預算核查：保證資金可控責任主體：財務部門操作步驟：預算匹配：采購部門收到《采購需求申請表》后，提交財務部門進行預算核查。財務部門需核對采購項目是否納入年度/季度預算、預算額度是否充足，以及預算科目使用是否準確。預算處理：預算充足：財務部門在《采購預算核查表》中簽署“同意采購”意見，返回采購部門；預算不足：需求部門需提交《預算調整申請表》，說明調整理由（如市場價格上漲、項目需求變更），經(jīng)分管領導審批后，財務部門重新核定預算；無預算：原則上不予采購，確因突發(fā)急需需求，需經(jīng)總經(jīng)理特批后，同步啟動預算補報流程。關鍵控制點：嚴格執(zhí)行“無預算不采購、超預算不審批”原則，保證采購支出在預算可控范圍內(nèi)。（三）申請編制：規(guī)范采購信息責任主體：采購部門操作步驟：信息核實：采購部門與需求部門確認采購細節(jié)（如技術參數(shù)、質量標準、交貨期），避免因信息偏差導致采購物品/服務不符合實際需求。編制申請：根據(jù)核實后的信息，填寫《采購申請單》，內(nèi)容包括：供應商推薦（如有3家以上比價記錄）、預估單價、總價、歷史采購價格（參考）、成本控制措施（如選擇集中采購、替代型號等）。附件準備：附上《采購需求申請表》《采購預算核查表》、比價記錄（金額≥5000元需提供）、技術規(guī)格書等支撐材料。關鍵控制點：預估價格需有市場調研或歷史數(shù)據(jù)支撐，避免虛高報價；對金額較大（如≥1萬元）的采購，需提前進行供應商初步篩選。（四）分級審批：明確權限責任責任主體：部門負責人、采購部門、財務部門、分管領導、總經(jīng)理審批權限（示例）：采購金額（元）審批層級＜5000需求部門負責人+采購部門經(jīng)理5000-20000需求部門負責人+采購部門經(jīng)理+財務經(jīng)理20000-50000需求部門負責人+采購部門經(jīng)理+財務經(jīng)理+分管副總≥50000需求部門負責人+采購部門經(jīng)理+財務經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理操作步驟：逐級流轉：《采購申請單》及相關附件按審批權限逐級提交，各審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，重點核查：需求合理性、預算匹配度；采購方式合規(guī)性（如小額采購采用詢價、大額采購采用招標）；成本控制措施是否有效（如是否通過批量采購降低單價）。審批意見：審批人需明確簽署“同意”“駁回”或“補充說明”意見，駁回需注明理由（如預算不足、需求不必要），申請部門根據(jù)意見調整后重新提交。關鍵控制點：嚴禁越權審批或化整為零規(guī)避審批；審批人需對審批結果承擔相應責任。（五）采購執(zhí)行：落實成本控制責任主體：采購部門、需求部門操作步驟：供應商確定：金額＜5000元：可采用詢價方式，從合格供應商庫中選擇2家以上比價，優(yōu)先選擇報價合理、服務可靠的供應商；金額≥5000元：需組織招標或競爭性談判，邀請3家以上供應商參與，綜合評估價格、質量、交貨期、售后服務等因素，確定最終供應商。合同簽訂：與供應商簽訂《采購合同》，明確價格、質量標準、交貨時間、付款方式、違約責任等條款，合同金額需與審批通過的《采購申請單》一致，嚴禁簽訂“陰陽合同”。訂單下達：根據(jù)合同《采購訂單》，抄送需求部門和財務部門，作為后續(xù)驗收、付款的依據(jù)。關鍵控制點：優(yōu)先選擇長期合作供應商，利用規(guī)模效應降低成本；嚴格執(zhí)行“貨比三家”原則，保證采購價格公允。（六）驗收與付款：保障履約效果責任主體：需求部門、采購部門、財務部門操作步驟：貨物驗收：需求部門根據(jù)《采購訂單》《技術規(guī)格書》對物品/服務進行驗收，重點核對數(shù)量、質量、規(guī)格型號是否符合要求，驗收合格后填寫《采購驗收單》；對不合格品，需及時通知采購部門與供應商協(xié)商退換貨或索賠，相關記錄存檔。發(fā)票審核：供應商提供合規(guī)發(fā)票后，采購部門核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目）與合同、訂單、驗收單是否一致，審核無誤后提交財務部門。付款審批：財務部門核對發(fā)票、驗收單、審批流程無誤后，按合同約定付款方式辦理付款，大額付款（≥5萬元）需通過銀行轉賬，禁止現(xiàn)金交易。關鍵控制點：驗收是控制質量成本的關鍵環(huán)節(jié)，需需求部門專人負責；付款需“三單匹配”（訂單、驗收單、發(fā)票），避免重復支付或違規(guī)支付。（七）歸檔與復盤：持續(xù)優(yōu)化成本責任主體：采購部門、檔案管理部門操作步驟：資料歸檔：采購完成后，采購部門將《采購申請單》《審批表》《合同》《訂單》《驗收單》《發(fā)票》等資料整理成冊，按“一采購一檔”原則交檔案管理部門保存，保存期限不少于3年。成本復盤：每季度末，采購部門聯(lián)合財務部門、需求部門對采購成本進行分析，重點統(tǒng)計：各類物品/服務的平均采購價格變化趨勢；不同采購方式的成本節(jié)約效果；供應商履約合格率及價格競爭力。分析結果形成《采購成本復盤報告》，提出優(yōu)化建議（如調整供應商結構、優(yōu)化采購批次），報管理層參考。關鍵控制點：通過數(shù)據(jù)復盤發(fā)覺成本管控漏洞，持續(xù)優(yōu)化采購策略，實現(xiàn)成本動態(tài)管控。三、常用模板表格表1：采購申請單申請編號：日期：年月日申請部門申請人需求部門需求日期物品/服務名稱規(guī)格型號用途說明（附項目名稱/使用場景）預估單價（元）預估總價（元）供應商推薦（如有）1.2.3.歷史采購價格（參考）上次采購日期：成本控制措施□批量采購□替代型號□集中招標□其他：附件清單□《采購需求申請表》□《預算核查表》□比價記錄□技術規(guī)格書部門負責人意見簽字：日期：采購部門意見簽字：日期：財務部門意見簽字：日期：分管領導意見簽字：日期：總經(jīng)理意見（≥5萬元）簽字：日期：表2：采購預算核查表申請編號：核查日期：年月日采購項目預算金額（元）預算科目科目編碼核查結論□預算充足，同意采購□預算不足，需調整預算□無預算，不予采購（特批情況：）財務負責人簽字：表3：采購驗收單驗收編號：驗收日期：年月日采購申請編號采購訂單編號物品/服務名稱規(guī)格型號驗收結果（打√）□數(shù)量合格□數(shù)量不符（短缺：，溢余：）□質量合格□質量不符（問題描述：）□服務合格□服務不符（問題描述：）驗收意見□同意入庫/驗收□不合格，處理方式：□退換貨□折價接受□其他：需求部門驗收人：需求部門負責人：采購部門確認：四、關鍵注意事項（一）預算剛性原則嚴格執(zhí)行預算管理，無預算或超預算采購需履行特殊審批流程，嚴禁“先采購后補預算”；預算調整需基于客觀因素（如市場價格波動幅度超±10%、項目范圍變更），并提供充分依據(jù)。（二）審批權限管理嚴格按照采購金額劃分審批層級，不得以“緊急采購”等理由越權審批，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需物料）需在3個工作日內(nèi)補辦審批手續(xù)；審批人需對采購的“必要性、合理性、經(jīng)濟性”負責，對明顯不合理的采購有權駁回。（三）供應商選擇規(guī)范建立合格供應商庫，定期對供應商進行評估（價格、質量、交貨期、服務），淘汰不合格供應商；金額≥1萬元的采購需公開招標或邀請3家以上供應商參與，保證采購過程公平、透明。（四）成本動態(tài)監(jiān)控采購部門需建立《采購價格臺賬》，記錄同類物品/服務的歷史采購價格、市場價格波動情況，為后續(xù)采購定價提供參考；對長期采購的物品（如原材料），可與供應商簽訂年度框架協(xié)議，鎖定價格，降低市場波動風險。（五）合同與履約管理采購合同需由法務部門或專業(yè)審核人員審核，保證條款合規(guī)、權責清晰