《辦公室管理》期末復習綜合練習題及答案一、單項選擇題1.辦公室工作的核心功能是（）A.輔助決策B.協(xié)調關系C.處理事務D.提供服務答案：A。辦公室作為組織的綜合辦事機構，輔助領導進行決策是其核心功能，其他選項協(xié)調關系、處理事務、提供服務都是圍繞輔助決策展開的。2.辦公室信息工作的首要要求是（）A.及時B.準確C.全面D.適用答案：B。信息的準確性是信息工作的生命，如果信息不準確，基于這些信息做出的決策等都會出現偏差，及時、全面、適用也是信息工作要求，但首要的是準確。3.以下哪種文件屬于上行文（）A.通知B.報告C.函D.通告答案：B。報告是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況等使用的上行文；通知一般是下行文或平行文；函是平行文；通告是公布社會各有關方面應當遵守或者周知事項時使用的下行文。4.辦公室值班工作的主要目的是（）A.處理突發(fā)事件B.保證聯絡暢通C.安排領導活動D.整理文件資料答案：B。辦公室值班工作主要是保證在正常工作時間之外組織的聯絡暢通，及時傳遞信息，處理突發(fā)事件也是值班工作的一部分，但保證聯絡暢通是主要目的，安排領導活動和整理文件資料不是值班工作的主要目的。5.辦公室人員在進行辦公用品采購時，首先要考慮的是（）A.價格便宜B.質量優(yōu)良C.符合需求D.品牌知名答案：C。辦公用品采購首先要考慮的是是否符合組織實際工作的需求，在此基礎上再考慮價格、質量、品牌等因素。6.會議記錄的重點不包括（）A.會議中心議題B.會議討論的細節(jié)C.會議決議D.會議主持人的重要發(fā)言答案：B。會議記錄重點記錄會議中心議題、會議決議、會議主持人及重要參會人員的重要發(fā)言等，會議討論的細節(jié)通常不需要詳細記錄。7.辦公室接待工作的原則不包括（）A.熱情周到B.勤儉節(jié)約C.對等接待D.隆重奢華答案：D。辦公室接待工作應遵循熱情周到、勤儉節(jié)約、對等接待等原則，隆重奢華不符合接待工作的正常要求。8.下列不屬于辦公室檔案保管要求的是（）A.防火B(yǎng).防盜C.防潮D.防熱答案：D。辦公室檔案保管要求有防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等，一般沒有專門強調防熱，但要保持適宜的溫度，相比之下防熱不是典型的保管要求表述。9.辦公室協(xié)調工作的范圍不包括（）A.內部協(xié)調B.外部協(xié)調C.人際關系協(xié)調D.利益分配協(xié)調答案：D。辦公室協(xié)調工作包括內部協(xié)調（如部門之間協(xié)調）、外部協(xié)調（與其他組織協(xié)調）、人際關系協(xié)調等，利益分配協(xié)調通常不屬于辦公室常規(guī)的協(xié)調工作范圍。10.辦公室自動化系統(tǒng)的基礎是（）A.計算機技術B.通信技術C.辦公設備D.辦公軟件答案：A。計算機技術是辦公室自動化系統(tǒng)的基礎，通信技術、辦公設備和辦公軟件都是在計算機技術基礎上發(fā)揮作用，共同構成辦公室自動化系統(tǒng)。二、多項選擇題1.辦公室的基本職能有（）A.政務服務B.事務管理C.信息處理D.關系協(xié)調答案：ABCD。辦公室具有政務服務（如輔助決策等）、事務管理（如辦公用品管理等）、信息處理（信息收集、整理等）、關系協(xié)調（內部外部關系協(xié)調）等基本職能。2.辦公室信息工作的主要內容包括（）A.信息收集B.信息整理C.信息傳遞D.信息存儲答案：ABCD。辦公室信息工作包括信息的收集、整理、傳遞、存儲以及信息的分析、利用等內容。3.以下屬于正式公文文種的有（）A.請示B.批復C.意見D.簡報答案：ABC。請示、批復、意見都是《黨政機關公文處理工作條例》規(guī)定的正式公文文種，簡報不屬于正式公文文種。4.辦公室值班工作的主要任務有（）A.接聽電話B.接待來訪C.處理突發(fā)事件D.記錄值班情況答案：ABCD。辦公室值班工作要接聽電話、接待來訪人員、及時處理突發(fā)事件并準確記錄值班情況。5.辦公用品的發(fā)放原則有（）A.保證需要B.節(jié)約使用C.嚴格審批D.及時發(fā)放答案：ABC。辦公用品發(fā)放要保證工作需要，同時要節(jié)約使用，并且要經過嚴格審批，及時發(fā)放不是發(fā)放原則的典型表述。6.會議籌備工作包括（）A.確定會議議題B.安排會議時間和地點C.準備會議文件D.布置會議場地答案：ABCD。會議籌備工作包括確定會議議題、安排時間地點、準備會議文件、布置會議場地、通知參會人員等多項內容。7.辦公室接待工作的類型有（）A.上級來訪接待B.同級來訪接待C.下級來訪接待D.群眾來訪接待答案：ABCD。辦公室接待工作包括對上級、同級、下級單位人員以及群眾的來訪接待。8.檔案整理工作的步驟包括（）A.分類B.編號C.編目D.裝訂答案：ABCD。檔案整理工作一般包括分類、編號、編目、裝訂等步驟，使檔案更加有序便于管理和利用。9.辦公室協(xié)調工作的方法有（）A.溝通協(xié)調法B.計劃協(xié)調法C.制度協(xié)調法D.會議協(xié)調法答案：ABCD。辦公室協(xié)調工作可以采用溝通協(xié)調法（通過溝通解決問題）、計劃協(xié)調法（通過合理計劃安排協(xié)調工作）、制度協(xié)調法（依靠制度規(guī)范協(xié)調）、會議協(xié)調法（通過會議討論協(xié)調）等方法。10.辦公室自動化系統(tǒng)的組成要素有（）A.人員B.設備C.信息D.環(huán)境答案：ABCD。辦公室自動化系統(tǒng)由人員（使用和管理系統(tǒng)的人）、設備（計算機、辦公設備等）、信息（系統(tǒng)處理的對象）和環(huán)境（系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境）等要素組成。三、判斷題1.辦公室工作具有綜合性、輔助性和服務性的特點。（）答案：正確。辦公室工作涉及組織的各個方面，具有綜合性；是輔助領導開展工作，具有輔助性；主要是為組織和領導提供服務，具有服務性。2.信息的時效性越強，其價值就越高。（）答案：正確。信息具有時效性，在一定時間內信息能發(fā)揮最大價值，時效性越強，其價值往往越高。3.所有的下行文都需要抄送上級機關。（）答案：錯誤。并非所有下行文都需要抄送上級機關，只有在特定情況下，如涉及重要事項等才可能需要抄送。4.辦公室值班人員在值班期間可以自行決定處理重大突發(fā)事件。（）答案：錯誤。對于重大突發(fā)事件，值班人員應及時向上級報告，在得到指示后再進行處理，不能自行決定。5.辦公用品采購可以不考慮預算。（）答案：錯誤。辦公用品采購必須考慮預算，要在預算范圍內進行采購，做到合理使用資金。6.會議記錄可以事后補記。（）答案：錯誤。會議記錄應在會議進行過程中及時準確記錄，事后補記容易出現遺漏和偏差。7.接待工作中，接待規(guī)格越高越好。（）答案：錯誤。接待工作應遵循對等接待等原則，并非接待規(guī)格越高越好，要根據實際情況合理安排。8.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。（）答案：正確。檔案保管期限一般分為永久、長期（1650年左右）和短期（15年以下）三種。9.辦公室協(xié)調工作只需要協(xié)調內部關系。（）答案：錯誤。辦公室協(xié)調工作包括內部協(xié)調和外部協(xié)調，不僅要協(xié)調組織內部關系，還要協(xié)調與外部單位的關系。10.辦公室自動化系統(tǒng)可以完全取代人工操作。（）答案：錯誤。辦公室自動化系統(tǒng)雖然可以提高工作效率，但不能完全取代人工操作，在一些需要創(chuàng)造性、靈活性和判斷力的工作中，人工操作仍然不可或缺。四、簡答題1.簡述辦公室工作的特點。答：辦公室工作具有以下特點：綜合性：辦公室工作涉及組織的各個方面，涵蓋政務、事務、信息等多個領域，要處理各種復雜的事務和關系。輔助性：辦公室是輔助領導進行決策和管理的機構，為領導提供信息、建議和服務，協(xié)助領導開展工作。服務性：主要職責是為組織的正常運轉和領導的工作提供全方位的服務，包括為上級、同級、下級和群眾服務。政策性：辦公室工作要嚴格遵循黨和國家的政策法規(guī)，在處理各項事務時要保證政策的貫徹執(zhí)行。時效性：對工作的時間要求較高，很多工作都有明確的時間節(jié)點，需要及時完成，以保證組織工作的正常進行。2.簡述辦公室信息收集的方法。答：辦公室信息收集的方法主要有以下幾種：觀察法：通過直接觀察相關的人、事、物來獲取信息，如觀察市場動態(tài)、工作現場情況等。詢問法：通過口頭或書面形式向有關人員詢問獲取信息，如訪談、問卷調查等。閱讀法：從各種文獻資料中獲取信息，如報紙、雜志、書籍、文件等。網絡收集法：利用互聯網搜索引擎、專業(yè)網站、社交媒體等渠道收集信息。會議收集法：通過參加各種會議，如工作會議、研討會等，獲取相關信息。交換法：與其他單位或個人進行信息交換，實現信息共享。3.簡述公文寫作的基本要求。答：公文寫作的基本要求如下：符合政策法規(guī)：公文內容必須符合黨和國家的政策、法律、法規(guī)，不能與之相抵觸。實事求是：公文所反映的情況和問題要真實、準確，數據、事例等要可靠。主題明確：公文要有明確的主題，觀點鮮明，意圖清晰，讓讀者能夠快速理解公文的核心內容。格式規(guī)范：要按照規(guī)定的公文格式進行寫作，包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、成文日期等要素的格式要求。語言簡潔：公文語言要簡潔明了，避免冗長、繁瑣的表述，用最精煉的語言表達清楚意思。邏輯嚴密：公文的內容要有嚴密的邏輯性，層次分明，條理清晰，前后連貫，避免出現邏輯錯誤。4.簡述辦公室值班工作的注意事項。答：辦公室值班工作的注意事項包括：遵守值班紀律：嚴格按照值班安排按時到崗，不得擅自離崗、串崗，嚴禁在值班期間做與值班無關的事情。認真接聽電話和接待來訪：接聽電話要禮貌、熱情、準確記錄，接待來訪人員要耐心、細致，及時處理相關事務。及時處理突發(fā)事件：遇到突發(fā)事件要保持冷靜，迅速向上級報告，并按照指示進行處理，做好記錄。做好值班記錄：詳細記錄值班期間的來電、來訪、事件處理等情況，記錄要準確、清晰、完整。加強安全防范：注意辦公室的安全，檢查門窗是否關閉，電器設備是否正常等，做好防火、防盜等工作。做好交接班工作：與下一班值班人員做好交接，將未處理完的事項和重要情況交代清楚。5.簡述會議組織的一般程序。答：會議組織的一般程序如下：會議籌備階段：確定會議議題和目的：明確會議要討論和解決的問題。確定會議時間和地點：根據參會人員和工作安排確定合適的時間和地點。確定參會人員：根據會議議題確定需要參加會議的人員。準備會議文件和資料：圍繞會議議題準備相關的文件、報告、數據等資料。布置會議場地：根據會議類型和規(guī)模布置合適的場地，包括桌椅擺放、音響設備調試等。發(fā)出會議通知：提前將會議時間、地點、議題等信息通知參會人員。會議進行階段：簽到入場：組織參會人員簽到入場。會議主持：主持人按照議程主持會議，引導會議有序進行。會議記錄：安排專人準確記錄會議內容。會議討論和決策：組織參會人員進行討論，形成會議決議。會議結束階段：總結會議：主持人對會議進行總結，強調會議決議和下一步工作要求。清理場地：會議結束后及時清理會議場地。整理會議文件和資料：對會議文件、記錄等進行整理歸檔。跟蹤會議決議執(zhí)行情況：確保會議決議得到有效執(zhí)行。五、論述題1.論述辦公室在組織管理中的重要作用。答：辦公室在組織管理中具有至關重要的作用，主要體現在以下幾個方面：輔助決策作用：辦公室是領導的參謀和助手，能夠為領導提供全面、準確、及時的信息。通過收集、整理和分析各種信息，為領導決策提供依據。例如，在制定發(fā)展戰(zhàn)略時，辦公室可以收集市場動態(tài)、行業(yè)趨勢等信息，幫助領導做出科學合理的決策。同時，辦公室還可以參與決策方案的擬定和論證，對不同方案進行評估和比較，為領導提供參考建議。在決策執(zhí)行過程中，辦公室負責跟蹤和反饋決策執(zhí)行情況，及時發(fā)現問題并提出調整建議，確保決策的順利實施。協(xié)調溝通作用：辦公室是組織內部各部門之間、組織與外部單位之間的橋梁和紐帶。在組織內部，辦公室要協(xié)調各部門之間的工作關系，避免出現部門之間的矛盾和沖突。例如，當不同部門在工作安排上出現分歧時，辦公室可以通過溝通協(xié)調，制定合理的工作方案，使各部門能夠相互配合，共同完成工作任務。在組織外部，辦公室要與上級主管部門、合作伙伴、客戶等進行溝通協(xié)調，維護良好的外部關系。例如，與上級部門溝通爭取政策支持，與合作伙伴協(xié)商合作事宜，與客戶溝通了解需求和意見等。事務管理作用：辦公室負責組織的日常事務管理工作，包括文件處理、會議組織、辦公用品管理、車輛管理等。文件處理工作確保了組織信息的傳遞和流轉，使各項工作能夠有序進行。會議組織工作為組織決策和溝通提供了平臺，通過合理安排會議，提高工作效率。辦公用品管理保證了組織日常工作的物資需求，合理控制成本。車輛管理確保了組織的交通出行安排合理、安全。事務管理工作的高效有序開展，為組織的正常運轉提供了有力保障。服務保障作用：辦公室為領導和員工提供全方位的服務保障。為領導提供生活和工作上的服務，確保領導能夠全身心投入工作。為員工提供辦公設施、后勤保障等服務，營造良好的工作環(huán)境。例如，提供舒適的辦公場所、解決員工的生活問題等，提高員工的工作積極性和滿意度。同時，辦公室還負責組織的接待工作，為來訪人員提供熱情周到的服務，展示組織的良好形象。監(jiān)督檢查作用：辦公室負責對組織各項工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。通過建立健全監(jiān)督檢查機制，對工作任務的完成情況、工作質量、工作效率等進行檢查和評估。及時發(fā)現工作中存在的問題和不足，并督促相關部門和人員進行整改。例如，對工作計劃的執(zhí)行情況進行定期檢查，對重點項目的進展情況進行跟蹤監(jiān)督，確保組織的各項工作按照預定目標順利推進。2.論述如何提高辦公室信息工作的質量。答：提高辦公室信息工作質量對于組織的決策和管理具有重要意義，可以從以下幾個方面入手：加強信息收集的全面性和準確性：拓寬信息收集渠道：除了傳統(tǒng)的文件、報表等渠道，要充分利用互聯網、社交媒體、行業(yè)協(xié)會等渠道收集信息。例如，通過關注行業(yè)動態(tài)網站、參加行業(yè)研討會等方式獲取最新的行業(yè)信息。建立信息收集網絡：在組織內部建立信息收集網絡，明確各部門信息收集的職責和任務，確保信息能夠全面、及時地收集上來。例如，要求各部門定期報送工作進展情況和重要信息。嚴格審核信息來源：對收集到的信息要進行嚴格審核，確保信息的真實性和可靠性。對于一些重要信息，要進行多方核實，避免虛假信息進入信息系統(tǒng)。注重信息整理和分析：科學分類整理：對收集到的信息按照一定的標準進行分類整理，如按照信息的主題、時間、重要程度等進行分類，使信息更加條理清晰，便于查詢和使用。