行政公文撰寫規(guī)范與格式化文檔一、規(guī)范適用范圍與核心價值本規(guī)范適用于各類企事業(yè)單位、社會團體在內部管理及對外溝通中需以書面形式傳達的正式文件，包括但不限于通知、報告、請示、函、紀要、批復等。其核心價值在于通過統(tǒng)一格式與標準，保證公文的權威性、嚴肅性及高效流轉，避免因格式混亂或表述歧義導致信息傳遞偏差，同時便于文件的歸檔查閱與長期保存。二、行政公文撰寫標準化操作流程（一）明確公文類型與核心目的確定文種：根據(jù)行文關系（上行、下行、平行）及內容需求選擇合適文種。例如：下行指令用“通知”“通報”；上級匯報用“報告”“請示”（“請示”需一事一請，不得夾帶報告內容）；平級或不相隸屬單位溝通用“函”；記錄會議內容用“紀要”。明確目的：清晰界定公文需解決的問題（如傳達事項、請求批示、回復詢問等），保證內容聚焦。（二）收集與整理基礎素材事實依據(jù)：收集與公文主題相關的數(shù)據(jù)、事件、政策文件等原始材料，保證信息真實、準確（如數(shù)據(jù)需注明來源，政策文件需引用文號）。邏輯梳理：按“背景-現(xiàn)狀-要求/建議-總結”的邏輯框架整理素材，明確核心觀點與支撐論據(jù)。（三）規(guī)范擬定標題標題需完整體現(xiàn)“發(fā)文機關+事由+文種”三要素，居中排版，字體為二號小標宋簡體，不加粗。示例：正確：《集團辦公室關于2024年春節(jié)放假安排的通知》；錯誤：《放假通知》（要素不全）、《關于2024年春節(jié)放假的通知的通知》（文種重復）。（四）撰寫內容是公文核心，需結構清晰、語言簡練，具體要求開頭：簡明扼要說明發(fā)文依據(jù)或目的，常用“根據(jù)……”“為……特通知如下”等表述。主體：分條列項闡述具體事項，每條內容單一，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號標注（層級不超過四級）；涉及數(shù)據(jù)、時間等關鍵信息需準確無誤（如“截至2023年12月31日”“共計5個工作日”）。結尾：根據(jù)文種明確執(zhí)行要求或總結，如“請各單位于X月X日前反饋落實情況”“特此報告”。格式：一般用三號仿宋_GB2312字體，首行縮進2字符，行距28磅，段前段后間距0行。（五）設置附件說明若內容需補充說明（如報表、方案、名單等），需在下方注明附件信息，具體格式：“附件：1.《項目預算明細表》《參會人員名單》”（附件名稱標全稱，不使用“見附件”等模糊表述）。（六）規(guī)范排版格式頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（公文用紙A4型，默認頁邊距需調整）。頁碼：頁碼位于頁腳居中，格式為“-X-”（如“-1-”），字體為四號宋體。紅色分隔線：在版記（發(fā)文機關、成文日期下方）添加一條與版心等寬的紅色分隔線，高度為3mm。（七）完善落款與日期發(fā)文機關：標注全稱（如“公司行政部”），字體為二號小標宋簡體，居中排版，與成文日期間隔2行。成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年3月15日”），字體為三號仿宋_GB2312，右空4字符；會議通過或批準的日期，需注明“（2024年3月15日總經理辦公會通過）”。（八）審核與校對三級審核：經辦人自查（內容準確性）→部門負責人復核（邏輯合規(guī)性）→分管領導簽發(fā)（權威性）。校對重點：檢查文種是否恰當、格式要素是否齊全、有無錯別字、數(shù)據(jù)是否準確、附件是否完整。三、常見行政公文模板示例（一）通知類模板要素內容示例標題公司關于舉辦2024年度安全生產培訓的通知主送機關各部門、各分公司：為強化員工安全意識，規(guī)范操作流程，根據(jù)《集團安全生產管理辦法》（集〔2023〕12號），現(xiàn)將培訓安排通知一、培訓時間：2024年4月10日-4月12日，每日9:00-17:00二、培訓地點：公司總部三樓會議室三、參訓人員：各部門安全負責人、一線班組長（名單見附件1）四、培訓內容：（一）安全生產法律法規(guī)解讀（二）崗位操作風險與防范措施（三）應急演練實操五、要求：（一）請各單位于4月5日前將參訓人員名單報行政部*（二）培訓期間需攜帶筆記本，不得缺席附件附件1：《2024年度安全生產培訓參訓人員名單》發(fā)文機關公司行政部成文日期2024年3月20日（二）報告類模板要素內容示例標題分公司關于2023年度工作總結的報告主送機關集團總經理辦公室：2023年，分公司圍繞集團年度戰(zhàn)略目標，聚焦市場拓展與內部管理，各項工作取得階段性成效，現(xiàn)將具體情況報告一、主要業(yè)績（一）營收完成情況：全年實現(xiàn)營收1.2億元，同比增長15%，目標完成率120%（二）重點項目進展：“區(qū)域市場開發(fā)項目”新增客戶20家，帶動營收增長3000萬元二、存在問題（一）部分產品交付周期延遲，客戶滿意度下降5%（二）基層員工流失率達10%，高于集團平均水平3個百分點三、2024年工作計劃（一）優(yōu)化供應鏈管理，將交付周期縮短至15個工作日（二）完善薪酬激勵機制，降低員工流失率至5%以內附件無發(fā)文機關分公司成文日期2024年1月10日（三）請示類模板要素內容示例標題部門關于申請購置辦公設備的請示主送機關公司分管領導*：因現(xiàn)有辦公設備使用年限超過5年，故障頻發(fā)（2023年維修次數(shù)達12次），嚴重影響工作效率。為保障日常辦公，擬購置以下設備：一、設備清單及預算：（一）筆記本電腦：10臺，單價6000元，合計6萬元（二）打印機：2臺，單價4000元，合計0.8萬元二、資金來源：從部門2024年度辦公經費中列支妥否，請批示。附件無發(fā)文機關部門成文日期2024年2月20日四、行政公文撰寫常見問題與規(guī)避要點（一）文種使用混淆問題：將“請示”與“報告”混用（如“請示報告”），或“函”與“請示”混用（向不相隸屬單位請求批準用“函”，而非“請示”）。規(guī)避：明確文種適用范圍，上行文需請示批準用“請示”，匯報工作用“報告”；平行文溝通用“函”。（二）格式要素缺失問題：標題缺少發(fā)文機關或文種，成文日期未標注，附件未說明或與不符。規(guī)避：嚴格按“發(fā)文機關+事由+文種”擬定標題，成文日期用阿拉伯數(shù)字，附件需在下方注明名稱及數(shù)量。（三）語言表達不規(guī)范問題：使用口語化表述（如“差不多”“盡快搞定”）、歧義語句（如“本月10日前完成，特殊情況除外”）、冗余內容（如重復說明同一事項）。規(guī)避：使用書面語，表述準確、簡潔，避免歧義，每條內容聚焦單一事項。（四）審核流程缺失問題：未經審核直接發(fā)文，或審核未關注內容合規(guī)性（如政策依據(jù)過期、數(shù)據(jù)錯誤）。規(guī)避：嚴格執(zhí)行三級審核制度，重點檢查內容準確性、格式規(guī)范性及政策依據(jù)有效性。（五）歸檔管理疏漏問題：紙質文件未及時歸檔，電子文件未命名規(guī)范（如“新建文檔1.docx”），導致后續(xù)查閱