規(guī)范學(xué)校綜合辦公規(guī)程一、總則

規(guī)范學(xué)校綜合辦公規(guī)程旨在提升學(xué)校行政管理的效率與科學(xué)性，確保各項(xiàng)事務(wù)處理流程清晰、有序，優(yōu)化資源配置，為師生提供高效便捷的服務(wù)。本規(guī)程適用于學(xué)校行政辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、學(xué)生處等主要職能部門(mén)，以及所有涉及跨部門(mén)協(xié)作的辦公事務(wù)。

二、辦公流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)管理

(1)所有收文必須經(jīng)過(guò)登記、編號(hào)、簽收，并按類(lèi)別分發(fā)給相關(guān)處室。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、校長(zhǎng)審批后，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、蓋章并送達(dá)。

(3)重要文件需留存電子版及紙質(zhì)版?zhèn)浞?，并記錄流轉(zhuǎn)時(shí)間。

2.會(huì)議組織與管理

(1)會(huì)議申請(qǐng)：需提前3個(gè)工作日提交會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

(2)會(huì)前準(zhǔn)備：確認(rèn)會(huì)議室安排、設(shè)備調(diào)試、資料分發(fā)，并提前通知參會(huì)者。

(3)會(huì)后歸檔：會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后2日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人。

（二）辦公用品管理

1.采購(gòu)流程

(1)辦公用品需求需由各處室填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。

(2)采購(gòu)需遵循“比價(jià)采購(gòu)”原則，選擇性?xún)r(jià)比高的供應(yīng)商。

(3)采購(gòu)入庫(kù)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記庫(kù)存，并定期盤(pán)點(diǎn)。

2.使用與維護(hù)

(1)辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）需指定專(zhuān)人管理，定期檢查維護(hù)。

(2)耗材使用需記錄，避免浪費(fèi)。

（三）檔案管理

1.檔案分類(lèi)

(1)檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，按年度及部門(mén)歸檔。

(2)電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步管理，確保數(shù)據(jù)安全。

2.查閱與借閱

(1)查閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理員同意后辦理。

(2)借閱檔案需限期歸還，并記錄借閱信息。

三、跨部門(mén)協(xié)作規(guī)范

（一）信息共享

1.各處室需定期（每月1次）向辦公室提交工作簡(jiǎn)報(bào)，內(nèi)容包括進(jìn)展事項(xiàng)、需協(xié)調(diào)問(wèn)題等。

2.重要信息需通過(guò)學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)或公告欄同步發(fā)布，確保信息透明。

（二）聯(lián)合事務(wù)處理

1.多部門(mén)協(xié)作項(xiàng)目需成立專(zhuān)項(xiàng)小組，明確牽頭部門(mén)及責(zé)任分工。

2.每周召開(kāi)協(xié)作會(huì)議，匯報(bào)進(jìn)展，解決分歧。

（三）投訴與建議處理

1.師生投訴需由辦公室統(tǒng)一受理，記錄問(wèn)題后分派至相關(guān)處室處理。

2.處理結(jié)果需在5個(gè)工作日內(nèi)反饋投訴人。

四、信息化管理

（一）系統(tǒng)使用規(guī)范

1.學(xué)校統(tǒng)一使用的辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）需由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

2.各處室需按時(shí)錄入數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁虛報(bào)或漏報(bào)。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理

1.嚴(yán)禁使用非授權(quán)軟件，定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁。

2.重要數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)，防止泄露。

五、附則

1.本規(guī)程自發(fā)布之日起實(shí)施，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.各處室需根據(jù)本規(guī)程制定具體實(shí)施細(xì)則，并報(bào)辦公室備案。

3.規(guī)程修訂需經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)討論通過(guò)。

一、總則

規(guī)范學(xué)校綜合辦公規(guī)程旨在提升學(xué)校行政管理的效率與科學(xué)性，確保各項(xiàng)事務(wù)處理流程清晰、有序，優(yōu)化資源配置，為師生提供高效便捷的服務(wù)。本規(guī)程適用于學(xué)校行政辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、學(xué)生處等主要職能部門(mén)，以及所有涉及跨部門(mén)協(xié)作的辦公事務(wù)。其核心目標(biāo)在于標(biāo)準(zhǔn)化操作流程、減少冗余環(huán)節(jié)、強(qiáng)化責(zé)任分工，并促進(jìn)信息化手段的深度應(yīng)用。通過(guò)實(shí)施本規(guī)程，期望實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)處理的精細(xì)化、透明化與高效化，為學(xué)校的整體運(yùn)營(yíng)提供有力支撐。

二、辦公流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)管理

(1)**收文登記與分發(fā)**

-所有進(jìn)入學(xué)校的紙質(zhì)文件（包括信函、通知、報(bào)告等）必須由行政辦公室指定專(zhuān)人進(jìn)行統(tǒng)一登記。登記時(shí)需記錄文件來(lái)源、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)（如有）、擬辦意見(jiàn)等信息，并生成唯一收文流水號(hào)。

-登記完成后，根據(jù)文件內(nèi)容或簽收要求，分發(fā)給相關(guān)處室負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人。重要文件需同時(shí)抄送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。分發(fā)過(guò)程需在《收文登記簿》中記錄接收人及簽收時(shí)間。

-電子文件（如郵件、系統(tǒng)通知）需由專(zhuān)人篩選、分類(lèi)，并標(biāo)記處理狀態(tài)（如“已閱”“待辦”“已辦結(jié)”），確保信息不遺漏且可追溯。

(2)**發(fā)文審核與處理**

-各處室需提交發(fā)文申請(qǐng)，說(shuō)明發(fā)文事由、擬稿部門(mén)、附件清單等。辦公室對(duì)文稿的格式、合規(guī)性進(jìn)行初步審核。

-審核通過(guò)后，文稿按權(quán)限層級(jí)送審。一般通知由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要文件需經(jīng)分管校長(zhǎng)審核，重大事項(xiàng)需提交校長(zhǎng)辦公會(huì)審議。

-簽發(fā)完成后，辦公室進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)，并加蓋學(xué)?；虿块T(mén)印章。打印過(guò)程中需檢查設(shè)備狀態(tài)，避免錯(cuò)誤。

-發(fā)文需按順序裝訂存檔，并同步錄入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，生成電子索引。

(3)**文件歸檔與備份**

-每月終了，辦公室需對(duì)當(dāng)月收發(fā)文進(jìn)行分類(lèi)整理，確保紙質(zhì)文件與電子文件一一對(duì)應(yīng)。

-永久性檔案需使用無(wú)酸檔案盒，按年度及事由排序，存放于恒溫恒濕的檔案室。

-重要文件需進(jìn)行雙備份：一份存放于檔案室，另一份存放于安全隔離的異地位置（如保險(xiǎn)柜）。電子文件需定期（如每月）進(jìn)行增量備份及年度全備份。

2.會(huì)議組織與管理

(1)**會(huì)議申請(qǐng)與審批**

-召開(kāi)全校性會(huì)議需提前5個(gè)工作日提交《會(huì)議申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)范圍、所需設(shè)備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。

-辦公室根據(jù)資源情況（會(huì)議室、設(shè)備）進(jìn)行初步審核，并報(bào)分管校長(zhǎng)審批。涉及跨部門(mén)協(xié)調(diào)的會(huì)議需附協(xié)調(diào)方案。

-會(huì)議通知需明確截止報(bào)名時(shí)間，并提醒參會(huì)者注意相關(guān)要求（如攜帶材料、著裝規(guī)范）。

(2)**會(huì)前準(zhǔn)備清單**

-**場(chǎng)地布置**：檢查會(huì)議室桌椅擺放、投影儀/白板/音響設(shè)備調(diào)試、茶水準(zhǔn)備。如有特殊布置需求（如橫幅、指引牌），需提前3天確認(rèn)。

-**材料準(zhǔn)備**：確保會(huì)議議程、報(bào)告、演示文稿等提前送達(dá)參會(huì)者或投影設(shè)備。重要材料需進(jìn)行雙份打印。

-**人員通知**：再次確認(rèn)參會(huì)名單，對(duì)關(guān)鍵發(fā)言人進(jìn)行提醒。如需錄像/拍照，需提前申請(qǐng)并安排人員。

(3)**會(huì)議記錄與督辦**

-會(huì)議記錄需詳實(shí)記錄發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工，形成《會(huì)議紀(jì)要》。紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給參會(huì)及相關(guān)處室。

-對(duì)決議事項(xiàng)，辦公室需建立督辦臺(tái)賬，明確完成時(shí)限，并定期跟進(jìn)進(jìn)度。未按時(shí)完成的需在下次相關(guān)會(huì)議中通報(bào)。

-會(huì)議結(jié)束后，需對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行清理，設(shè)備恢復(fù)原狀，并結(jié)算相關(guān)費(fèi)用（如外聘講師、場(chǎng)地租賃）。

（二）辦公用品管理

1.采購(gòu)流程細(xì)化

(1)**需求申報(bào)與匯總**

-各處室每月15日前提交《辦公用品需求申請(qǐng)表》，列出具體品類(lèi)（如打印紙A4、筆、訂書(shū)機(jī)）、數(shù)量、用途及建議供應(yīng)商。

-辦公室匯總需求，按品類(lèi)進(jìn)行比價(jià)，優(yōu)先選擇學(xué)校長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，或通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)（適用于金額較大的采購(gòu)）。

-采購(gòu)金額低于500元的小額采購(gòu)，由辦公室直接審批；500元至2000元需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核；2000元以上需報(bào)校長(zhǎng)審批。

(2)**驗(yàn)收入庫(kù)與領(lǐng)用**

-辦公用品到貨后，由辦公室指定人員聯(lián)合各需求處室代表共同驗(yàn)收，核對(duì)品牌、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致。

-驗(yàn)收合格后，在《入庫(kù)單》上簽字，并錄入《庫(kù)存臺(tái)賬》。電子設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）需單獨(dú)登記，建立資產(chǎn)編號(hào)及使用人檔案。

-領(lǐng)用需憑《領(lǐng)用單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后發(fā)放。領(lǐng)用記錄需定期（每季度）與庫(kù)存臺(tái)賬核對(duì)。

2.使用與維護(hù)規(guī)范

(1)**設(shè)備維護(hù)計(jì)劃**

-辦公設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦）需制定年度維護(hù)計(jì)劃，由總務(wù)處或指定供應(yīng)商定期檢修（如每季度清潔、每半年更換耗材）。

-建立設(shè)備報(bào)修流程：故障設(shè)備需貼“維修中”標(biāo)識(shí)，使用者在《設(shè)備報(bào)修單》上記錄問(wèn)題并簽字。維修完成后需雙方確認(rèn)。

(2)**耗材管理**

-打印/復(fù)印耗材（墨盒、紙張）需按使用量預(yù)估，避免過(guò)度囤積。建立最低庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫(kù)存低于閾值時(shí)及時(shí)申領(lǐng)。

-鼓勵(lì)雙面打印，設(shè)置默認(rèn)省墨模式，減少浪費(fèi)。對(duì)廢紙需分類(lèi)回收，符合環(huán)保要求。

（三）檔案管理

1.檔案分類(lèi)與編號(hào)

(1)**分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)**：

-**永久檔案**：學(xué)校章程、重要會(huì)議決議、校領(lǐng)導(dǎo)任免、重大項(xiàng)目合同等。

-**長(zhǎng)期檔案（10-30年）**：年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、師生獲獎(jiǎng)證明、設(shè)備臺(tái)賬等。

-**短期檔案（1-5年）**：日常行政文件、臨時(shí)項(xiàng)目資料、會(huì)議通知單等。

(2)**編號(hào)規(guī)則**：采用“年度+部門(mén)代碼+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，“2023-ADMIN-01-001”表示2023年行政處室-綜合文件-第1號(hào)。

2.查閱與借閱細(xì)化

(1)**查閱申請(qǐng)**：

-內(nèi)部人員查閱需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)單》，說(shuō)明查閱事由、所需檔案范圍。經(jīng)檔案管理員審核后，方可進(jìn)入查閱室。

-外部人員查閱需提供有效身份證明及單位介紹信，經(jīng)校長(zhǎng)或分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可辦理。查閱內(nèi)容需經(jīng)檔案管理員陪同或監(jiān)督。

(2)**借閱管理**：

-借閱期限一般不超過(guò)30天，特殊情況需另行申請(qǐng)。借閱檔案需在《檔案借閱登記簿》中詳細(xì)記錄，并貼好防拆標(biāo)簽。

-借閱期間，檔案管理員需定期檢查歸還情況。歸還時(shí)需核對(duì)完整性，如有損壞需按價(jià)賠償。

三、跨部門(mén)協(xié)作規(guī)范

（一）信息共享

1.**月度工作簡(jiǎn)報(bào)制度**

-各處室需在每月5日前提交《月度工作簡(jiǎn)報(bào)》，內(nèi)容包括：

(1)本月重點(diǎn)工作完成情況；

(2)遇到的問(wèn)題及解決方案；

(3)下月工作計(jì)劃；

(4)需要其他部門(mén)協(xié)助的事項(xiàng)。

-辦公室匯總后，于每月8日前通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布，確保信息對(duì)稱(chēng)。

2.**信息發(fā)布流程**

-重大通知（如政策變動(dòng)、活動(dòng)安排）需由辦公室牽頭，相關(guān)處室配合撰寫(xiě)，經(jīng)校長(zhǎng)審核后通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄、釘釘/企業(yè)微信等渠道發(fā)布。

-發(fā)布前需進(jìn)行多輪校對(duì)，避免錯(cuò)漏。發(fā)布后由辦公室負(fù)責(zé)收集反饋，如發(fā)現(xiàn)歧義需及時(shí)更正。

（二）聯(lián)合事務(wù)處理

1.**專(zhuān)項(xiàng)小組運(yùn)作機(jī)制**

-跨部門(mén)項(xiàng)目（如招生宣傳、校園改造）需成立專(zhuān)項(xiàng)小組，由分管校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員。

-小組需制定詳細(xì)工作計(jì)劃，明確分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及考核標(biāo)準(zhǔn)。每周召開(kāi)例會(huì)，使用甘特圖或看板工具可視化進(jìn)度。

-遇到分歧時(shí)，由組長(zhǎng)協(xié)調(diào)；重大事項(xiàng)需提交校長(zhǎng)辦公會(huì)決策。

2.**協(xié)作會(huì)議規(guī)范**

-會(huì)議需提前發(fā)布議程，參會(huì)者按需準(zhǔn)備材料。會(huì)議中需指定專(zhuān)人記錄，并形成電子版紀(jì)要。

-會(huì)議決議需明確責(zé)任部門(mén)和完成時(shí)限，并在內(nèi)部系統(tǒng)留痕。例如，某項(xiàng)目需教務(wù)處負(fù)責(zé)方案，總務(wù)處負(fù)責(zé)場(chǎng)地，限期一個(gè)月完成。

（三）投訴與建議處理

1.**投訴受理渠道**

-設(shè)立“校長(zhǎng)信箱”（線上）和“意見(jiàn)箱”（線下），公布受理范圍（如服務(wù)不滿(mǎn)、流程建議等）。

-建立投訴處理臺(tái)賬，記錄受理時(shí)間、投訴內(nèi)容、處理部門(mén)、反饋結(jié)果。

2.**處理流程**

-辦公室收到投訴后，2個(gè)工作日內(nèi)分派至責(zé)任處室。緊急投訴需立即處理。

-處理部門(mén)需在5個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)查并反饋，如需協(xié)調(diào)其他部門(mén)，需明確推進(jìn)人。

-對(duì)合理訴求需積極改進(jìn)，對(duì)誤解需做好解釋溝通。處理結(jié)果需公示，接受監(jiān)督。

四、信息化管理

（一）系統(tǒng)使用規(guī)范

1.**OA系統(tǒng)操作要點(diǎn)**

-**公文流轉(zhuǎn)**：發(fā)文需通過(guò)OA流程，各環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)需按時(shí)操作。例如，擬稿人提交后，審核人需在2小時(shí)內(nèi)完成審閱。超時(shí)需說(shuō)明原因。

-**任務(wù)管理**：個(gè)人任務(wù)需每日查看，未完成的需調(diào)整優(yōu)先級(jí)或?qū)で髱椭F(tuán)隊(duì)任務(wù)需定期同步進(jìn)度。

-**數(shù)據(jù)錄入**：教務(wù)處需及時(shí)更新課表、成績(jī)；總務(wù)處需錄入維修記錄；辦公室需同步會(huì)議紀(jì)要。嚴(yán)禁人為修改歷史數(shù)據(jù)。

2.**數(shù)據(jù)安全要求**

-嚴(yán)禁使用U盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備在辦公電腦與個(gè)人設(shè)備間傳輸敏感數(shù)據(jù)。

-修改重要數(shù)據(jù)前需備份當(dāng)前版本，并記錄操作人及時(shí)間。系統(tǒng)管理員需定期檢查登錄日志。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理

1.**日常防范措施**

-安裝統(tǒng)一的殺毒軟件，并設(shè)置自動(dòng)更新。禁止訪問(wèn)已知釣魚(yú)網(wǎng)站（如通過(guò)瀏覽器插件提醒）。

-強(qiáng)制要求修改初始密碼，并每半年更換一次。啟用多因素認(rèn)證（如短信驗(yàn)證碼）保護(hù)重要賬戶(hù)。

2.**應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案**

-制定《網(wǎng)絡(luò)攻擊應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案》，明確斷網(wǎng)、數(shù)據(jù)泄露等情況下的處置流程：

(1)**確認(rèn)事件**：IT部門(mén)在30分鐘內(nèi)判斷是否為真實(shí)攻擊。

(2)**隔離影響**：暫時(shí)關(guān)閉受感染設(shè)備或端口，防止擴(kuò)散。

(3)**溯源分析**：記錄攻擊路徑，評(píng)估損失。

(4)**恢復(fù)系統(tǒng)**：使用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)，并加強(qiáng)監(jiān)控。

(5)**通報(bào)改進(jìn)**：事件結(jié)束后形成報(bào)告，優(yōu)化防護(hù)措施。

五、附則

1.本規(guī)程自發(fā)布之日起生效，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

2.各處室可根據(jù)本規(guī)程制定補(bǔ)充細(xì)則，報(bào)辦公室備案。例如，教務(wù)處可細(xì)化《考試安排流程》，總務(wù)處可細(xì)化《校園安全巡查制度》。

3.規(guī)程修訂需經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)審議，并書(shū)面通知全體教職工。

一、總則

規(guī)范學(xué)校綜合辦公規(guī)程旨在提升學(xué)校行政管理的效率與科學(xué)性，確保各項(xiàng)事務(wù)處理流程清晰、有序，優(yōu)化資源配置，為師生提供高效便捷的服務(wù)。本規(guī)程適用于學(xué)校行政辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、學(xué)生處等主要職能部門(mén)，以及所有涉及跨部門(mén)協(xié)作的辦公事務(wù)。

二、辦公流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)管理

(1)所有收文必須經(jīng)過(guò)登記、編號(hào)、簽收，并按類(lèi)別分發(fā)給相關(guān)處室。

(2)發(fā)文需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、校長(zhǎng)審批后，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、蓋章并送達(dá)。

(3)重要文件需留存電子版及紙質(zhì)版?zhèn)浞?，并記錄流轉(zhuǎn)時(shí)間。

2.會(huì)議組織與管理

(1)會(huì)議申請(qǐng)：需提前3個(gè)工作日提交會(huì)議通知，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議題。

(2)會(huì)前準(zhǔn)備：確認(rèn)會(huì)議室安排、設(shè)備調(diào)試、資料分發(fā)，并提前通知參會(huì)者。

(3)會(huì)后歸檔：會(huì)議紀(jì)要需在會(huì)后2日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)給相關(guān)責(zé)任人。

（二）辦公用品管理

1.采購(gòu)流程

(1)辦公用品需求需由各處室填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)。

(2)采購(gòu)需遵循“比價(jià)采購(gòu)”原則，選擇性?xún)r(jià)比高的供應(yīng)商。

(3)采購(gòu)入庫(kù)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記庫(kù)存，并定期盤(pán)點(diǎn)。

2.使用與維護(hù)

(1)辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）需指定專(zhuān)人管理，定期檢查維護(hù)。

(2)耗材使用需記錄，避免浪費(fèi)。

（三）檔案管理

1.檔案分類(lèi)

(1)檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，按年度及部門(mén)歸檔。

(2)電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步管理，確保數(shù)據(jù)安全。

2.查閱與借閱

(1)查閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理員同意后辦理。

(2)借閱檔案需限期歸還，并記錄借閱信息。

三、跨部門(mén)協(xié)作規(guī)范

（一）信息共享

1.各處室需定期（每月1次）向辦公室提交工作簡(jiǎn)報(bào)，內(nèi)容包括進(jìn)展事項(xiàng)、需協(xié)調(diào)問(wèn)題等。

2.重要信息需通過(guò)學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)或公告欄同步發(fā)布，確保信息透明。

（二）聯(lián)合事務(wù)處理

1.多部門(mén)協(xié)作項(xiàng)目需成立專(zhuān)項(xiàng)小組，明確牽頭部門(mén)及責(zé)任分工。

2.每周召開(kāi)協(xié)作會(huì)議，匯報(bào)進(jìn)展，解決分歧。

（三）投訴與建議處理

1.師生投訴需由辦公室統(tǒng)一受理，記錄問(wèn)題后分派至相關(guān)處室處理。

2.處理結(jié)果需在5個(gè)工作日內(nèi)反饋投訴人。

四、信息化管理

（一）系統(tǒng)使用規(guī)范

1.學(xué)校統(tǒng)一使用的辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）需由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

2.各處室需按時(shí)錄入數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁虛報(bào)或漏報(bào)。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理

1.嚴(yán)禁使用非授權(quán)軟件，定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁。

2.重要數(shù)據(jù)需加密存儲(chǔ)，防止泄露。

五、附則

1.本規(guī)程自發(fā)布之日起實(shí)施，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2.各處室需根據(jù)本規(guī)程制定具體實(shí)施細(xì)則，并報(bào)辦公室備案。

3.規(guī)程修訂需經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)討論通過(guò)。

一、總則

規(guī)范學(xué)校綜合辦公規(guī)程旨在提升學(xué)校行政管理的效率與科學(xué)性，確保各項(xiàng)事務(wù)處理流程清晰、有序，優(yōu)化資源配置，為師生提供高效便捷的服務(wù)。本規(guī)程適用于學(xué)校行政辦公室、教務(wù)處、總務(wù)處、學(xué)生處等主要職能部門(mén)，以及所有涉及跨部門(mén)協(xié)作的辦公事務(wù)。其核心目標(biāo)在于標(biāo)準(zhǔn)化操作流程、減少冗余環(huán)節(jié)、強(qiáng)化責(zé)任分工，并促進(jìn)信息化手段的深度應(yīng)用。通過(guò)實(shí)施本規(guī)程，期望實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)處理的精細(xì)化、透明化與高效化，為學(xué)校的整體運(yùn)營(yíng)提供有力支撐。

二、辦公流程規(guī)范

（一）日常行政事務(wù)

1.文件收發(fā)管理

(1)**收文登記與分發(fā)**

-所有進(jìn)入學(xué)校的紙質(zhì)文件（包括信函、通知、報(bào)告等）必須由行政辦公室指定專(zhuān)人進(jìn)行統(tǒng)一登記。登記時(shí)需記錄文件來(lái)源、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)（如有）、擬辦意見(jiàn)等信息，并生成唯一收文流水號(hào)。

-登記完成后，根據(jù)文件內(nèi)容或簽收要求，分發(fā)給相關(guān)處室負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人。重要文件需同時(shí)抄送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。分發(fā)過(guò)程需在《收文登記簿》中記錄接收人及簽收時(shí)間。

-電子文件（如郵件、系統(tǒng)通知）需由專(zhuān)人篩選、分類(lèi)，并標(biāo)記處理狀態(tài)（如“已閱”“待辦”“已辦結(jié)”），確保信息不遺漏且可追溯。

(2)**發(fā)文審核與處理**

-各處室需提交發(fā)文申請(qǐng)，說(shuō)明發(fā)文事由、擬稿部門(mén)、附件清單等。辦公室對(duì)文稿的格式、合規(guī)性進(jìn)行初步審核。

-審核通過(guò)后，文稿按權(quán)限層級(jí)送審。一般通知由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要文件需經(jīng)分管校長(zhǎng)審核，重大事項(xiàng)需提交校長(zhǎng)辦公會(huì)審議。

-簽發(fā)完成后，辦公室進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)，并加蓋學(xué)?；虿块T(mén)印章。打印過(guò)程中需檢查設(shè)備狀態(tài)，避免錯(cuò)誤。

-發(fā)文需按順序裝訂存檔，并同步錄入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，生成電子索引。

(3)**文件歸檔與備份**

-每月終了，辦公室需對(duì)當(dāng)月收發(fā)文進(jìn)行分類(lèi)整理，確保紙質(zhì)文件與電子文件一一對(duì)應(yīng)。

-永久性檔案需使用無(wú)酸檔案盒，按年度及事由排序，存放于恒溫恒濕的檔案室。

-重要文件需進(jìn)行雙備份：一份存放于檔案室，另一份存放于安全隔離的異地位置（如保險(xiǎn)柜）。電子文件需定期（如每月）進(jìn)行增量備份及年度全備份。

2.會(huì)議組織與管理

(1)**會(huì)議申請(qǐng)與審批**

-召開(kāi)全校性會(huì)議需提前5個(gè)工作日提交《會(huì)議申請(qǐng)表》，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)范圍、所需設(shè)備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。

-辦公室根據(jù)資源情況（會(huì)議室、設(shè)備）進(jìn)行初步審核，并報(bào)分管校長(zhǎng)審批。涉及跨部門(mén)協(xié)調(diào)的會(huì)議需附協(xié)調(diào)方案。

-會(huì)議通知需明確截止報(bào)名時(shí)間，并提醒參會(huì)者注意相關(guān)要求（如攜帶材料、著裝規(guī)范）。

(2)**會(huì)前準(zhǔn)備清單**

-**場(chǎng)地布置**：檢查會(huì)議室桌椅擺放、投影儀/白板/音響設(shè)備調(diào)試、茶水準(zhǔn)備。如有特殊布置需求（如橫幅、指引牌），需提前3天確認(rèn)。

-**材料準(zhǔn)備**：確保會(huì)議議程、報(bào)告、演示文稿等提前送達(dá)參會(huì)者或投影設(shè)備。重要材料需進(jìn)行雙份打印。

-**人員通知**：再次確認(rèn)參會(huì)名單，對(duì)關(guān)鍵發(fā)言人進(jìn)行提醒。如需錄像/拍照，需提前申請(qǐng)并安排人員。

(3)**會(huì)議記錄與督辦**

-會(huì)議記錄需詳實(shí)記錄發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工，形成《會(huì)議紀(jì)要》。紀(jì)要需在會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給參會(huì)及相關(guān)處室。

-對(duì)決議事項(xiàng)，辦公室需建立督辦臺(tái)賬，明確完成時(shí)限，并定期跟進(jìn)進(jìn)度。未按時(shí)完成的需在下次相關(guān)會(huì)議中通報(bào)。

-會(huì)議結(jié)束后，需對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行清理，設(shè)備恢復(fù)原狀，并結(jié)算相關(guān)費(fèi)用（如外聘講師、場(chǎng)地租賃）。

（二）辦公用品管理

1.采購(gòu)流程細(xì)化

(1)**需求申報(bào)與匯總**

-各處室每月15日前提交《辦公用品需求申請(qǐng)表》，列出具體品類(lèi)（如打印紙A4、筆、訂書(shū)機(jī)）、數(shù)量、用途及建議供應(yīng)商。

-辦公室匯總需求，按品類(lèi)進(jìn)行比價(jià)，優(yōu)先選擇學(xué)校長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，或通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)（適用于金額較大的采購(gòu)）。

-采購(gòu)金額低于500元的小額采購(gòu)，由辦公室直接審批；500元至2000元需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核；2000元以上需報(bào)校長(zhǎng)審批。

(2)**驗(yàn)收入庫(kù)與領(lǐng)用**

-辦公用品到貨后，由辦公室指定人員聯(lián)合各需求處室代表共同驗(yàn)收，核對(duì)品牌、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致。

-驗(yàn)收合格后，在《入庫(kù)單》上簽字，并錄入《庫(kù)存臺(tái)賬》。電子設(shè)備（如電腦、打印機(jī)）需單獨(dú)登記，建立資產(chǎn)編號(hào)及使用人檔案。

-領(lǐng)用需憑《領(lǐng)用單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后發(fā)放。領(lǐng)用記錄需定期（每季度）與庫(kù)存臺(tái)賬核對(duì)。

2.使用與維護(hù)規(guī)范

(1)**設(shè)備維護(hù)計(jì)劃**

-辦公設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦）需制定年度維護(hù)計(jì)劃，由總務(wù)處或指定供應(yīng)商定期檢修（如每季度清潔、每半年更換耗材）。

-建立設(shè)備報(bào)修流程：故障設(shè)備需貼“維修中”標(biāo)識(shí)，使用者在《設(shè)備報(bào)修單》上記錄問(wèn)題并簽字。維修完成后需雙方確認(rèn)。

(2)**耗材管理**

-打印/復(fù)印耗材（墨盒、紙張）需按使用量預(yù)估，避免過(guò)度囤積。建立最低庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫(kù)存低于閾值時(shí)及時(shí)申領(lǐng)。

-鼓勵(lì)雙面打印，設(shè)置默認(rèn)省墨模式，減少浪費(fèi)。對(duì)廢紙需分類(lèi)回收，符合環(huán)保要求。

（三）檔案管理

1.檔案分類(lèi)與編號(hào)

(1)**分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)**：

-**永久檔案**：學(xué)校章程、重要會(huì)議決議、校領(lǐng)導(dǎo)任免、重大項(xiàng)目合同等。

-**長(zhǎng)期檔案（10-30年）**：年度工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、師生獲獎(jiǎng)證明、設(shè)備臺(tái)賬等。

-**短期檔案（1-5年）**：日常行政文件、臨時(shí)項(xiàng)目資料、會(huì)議通知單等。

(2)**編號(hào)規(guī)則**：采用“年度+部門(mén)代碼+類(lèi)別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，“2023-ADMIN-01-001”表示2023年行政處室-綜合文件-第1號(hào)。

2.查閱與借閱細(xì)化

(1)**查閱申請(qǐng)**：

-內(nèi)部人員查閱需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)單》，說(shuō)明查閱事由、所需檔案范圍。經(jīng)檔案管理員審核后，方可進(jìn)入查閱室。

-外部人員查閱需提供有效身份證明及單位介紹信，經(jīng)校長(zhǎng)或分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可辦理。查閱內(nèi)容需經(jīng)檔案管理員陪同或監(jiān)督。

(2)**借閱管理**：

-借閱期限一般不超過(guò)30天，特殊情況需另行申請(qǐng)。借閱檔案需在《檔案借閱登記簿》中詳細(xì)記錄，并貼好防拆標(biāo)簽。

-借閱期間，檔案管理員需定期檢查歸還情況。歸還時(shí)需核對(duì)完整性，如有損壞需按價(jià)賠償。

三、跨部門(mén)協(xié)作規(guī)范

（一）信息共享

1.**月度工作簡(jiǎn)報(bào)制度**

-各處室需在每月5日前提交《月度工作簡(jiǎn)報(bào)》，內(nèi)容包括：

(1)本月重點(diǎn)工作完成情況；

(2)遇到的問(wèn)題及解決方案；

(3)下月工作計(jì)劃；

(4)需要其他部門(mén)協(xié)助的事項(xiàng)。

-辦公室匯總后，于每月8日前通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)發(fā)布，確保信息對(duì)稱(chēng)。

2.**信息發(fā)布流程**

-重大通知（如政策變動(dòng)、活動(dòng)安排）需由辦公室牽頭，相關(guān)處室配合撰寫(xiě)，經(jīng)校長(zhǎng)審核后通過(guò)學(xué)校官網(wǎng)、公告欄、釘釘/企業(yè)微信等渠道發(fā)布。

-發(fā)布前需進(jìn)行多輪校對(duì)，避免錯(cuò)漏。發(fā)布后由辦公室負(fù)責(zé)收集反饋，如發(fā)現(xiàn)歧義需及時(shí)更正。

（二）聯(lián)合事務(wù)處理

1.**專(zhuān)項(xiàng)小組運(yùn)作機(jī)制**

-跨部門(mén)項(xiàng)目（如招生宣傳、校園改造）需成立專(zhuān)項(xiàng)小組，由分管校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員。

-小組需制定詳細(xì)工作計(jì)劃，明確分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及考核標(biāo)準(zhǔn)。每周召開(kāi)例會(huì)，使用甘特圖或看板工具可視化進(jìn)度。

-遇到分歧時(shí)，由組長(zhǎng)協(xié)調(diào)；重大事項(xiàng)需提交校長(zhǎng)辦公會(huì)決策。

2.**協(xié)作會(huì)議規(guī)范**

-會(huì)議需提前發(fā)布議程，參會(huì)者按需準(zhǔn)備材料。會(huì)議中需指定專(zhuān)人記錄，并形成電子版