某會計公司采購審批管理細則

一、總則（一）目的為加強本會計公司采購審批管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的合理、合規(guī)、高效進行，保障公司日常運營及業(yè)務(wù)發(fā)展所需物資和服務(wù)的及時供應(yīng)，同時有效控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于公司各部門涉及的所有采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、財務(wù)軟件、審計工具、培訓(xùn)服務(wù)以及其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的物資和服務(wù)采購。（三）原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.必要性原則：采購需求應(yīng)基于公司實際業(yè)務(wù)需要，避免不必要的采購支出。3.經(jīng)濟性原則：在滿足公司質(zhì)量和使用要求的前提下，力求降低采購成本，實現(xiàn)采購效益最大化。4.透明性原則：采購審批過程應(yīng)保持透明，確保信息公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購審批組織與職責(zé)（一）采購審批小組公司設(shè)立采購審批小組，負責(zé)對重大采購事項進行審批和決策。采購審批小組由公司高層管理人員、財務(wù)部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等組成。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂采購審批相關(guān)制度和流程；2.審議重大采購項目的采購計劃、預(yù)算和供應(yīng)商選擇等事項；3.協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題和爭議；4.監(jiān)督采購審批制度的執(zhí)行情況。（二）采購部門采購部門是公司采購工作的執(zhí)行機構(gòu)，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作。其主要職責(zé)包括：1.收集、整理各部門的采購需求，編制采購計劃；2.進行市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫；3.組織采購談判、招標(biāo)等活動，確定采購價格、交貨期等條款；4.簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)；5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的質(zhì)量問題、糾紛等事項。（三）需求部門需求部門是采購需求的提出者和使用者，負責(zé)對采購需求的合理性、準(zhǔn)確性負責(zé)。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)實際工作需要，提出采購需求，填寫采購申請單；2.對采購物資和服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等提出明確要求；3.參與采購項目的驗收工作，確保采購物資和服務(wù)符合要求；4.協(xié)助采購部門處理采購過程中的相關(guān)問題。（四）財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)對采購活動進行財務(wù)審核和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.審核采購預(yù)算的合理性和可行性，確保采購支出在預(yù)算范圍內(nèi)；2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、財務(wù)風(fēng)險等進行評估；3.負責(zé)采購款項的支付審核和賬務(wù)處理；4.對采購成本進行分析和控制，提出降低成本的建議。三、采購審批流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請單》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計使用時間等信息。2.《采購申請單》需經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，以確保采購需求的合理性和必要性。（二）采購需求審核1.采購申請單提交至采購部門后，采購部門對采購需求進行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、是否有替代產(chǎn)品、采購預(yù)算是否合理等。2.對于重大采購項目或?qū)I(yè)性較強的采購需求，采購部門可組織相關(guān)專家或技術(shù)人員進行論證，確保采購需求的準(zhǔn)確性和可行性。3.采購部門審核通過后，將《采購申請單》提交至財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門重點審核采購預(yù)算是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)，付款方式是否合理等。（三）采購審批決策1.對于一般采購項目，經(jīng)采購部門和財務(wù)部門審核通過后，由采購部門負責(zé)人審批，即可進入采購流程。2.對于重大采購項目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況確定），需提交采購審批小組進行審議。采購審批小組根據(jù)項目情況進行綜合評估，做出審批決策。3.采購審批小組審批通過的采購項目，由采購部門負責(zé)組織實施；未通過審批的項目，采購部門應(yīng)及時通知需求部門，并說明原因。（四）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請單，開展采購工作。按照公司采購管理制度的要求，選擇合適的采購方式（如招標(biāo)、詢價、競爭性談判等），確定供應(yīng)商，并簽訂采購合同。2.在采購過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況需要變更采購合同，需按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。（五）采購驗收1.采購物資到貨或服務(wù)完成后，需求部門應(yīng)及時組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗，對服務(wù)的完成情況進行評估。2.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《驗收報告》，并簽字確認。《驗收報告》作為采購款項支付的重要依據(jù)之一。3.如驗收發(fā)現(xiàn)問題，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于質(zhì)量問題嚴(yán)重的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，整理相關(guān)付款資料，提交至財務(wù)部門。付款資料包括發(fā)票、驗收報告、采購合同等。2.財務(wù)部門對付款資料進行審核，確保資料齊全、合規(guī)，付款金額符合合同約定。審核通過后，按照公司財務(wù)審批流程辦理付款手續(xù)。四、采購審批權(quán)限（一）采購金額權(quán)限劃分1.單項采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責(zé)人審批。2.單項采購金額在[X]元（含）至[Y]元之間的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.單項采購金額在[Y]元（含）以上的，由采購審批小組審批。（二）特殊情況審批對于緊急采購項目或因業(yè)務(wù)發(fā)展需要突破預(yù)算的采購項目，需求部門應(yīng)在采購申請單中詳細說明原因。經(jīng)采購部門、財務(wù)部門審核后，按照以下權(quán)限進行審批：1.緊急采購金額在[Z]元以下的，由采購部門負責(zé)人和財務(wù)部門負責(zé)人聯(lián)合審批。2.緊急采購金額在[Z]元（含）以上的，由公司總經(jīng)理審批。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年年底，各部門根據(jù)下一年度的工作安排和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制本部門的采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細列出采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額等信息。2.采購部門對各部門提交的采購預(yù)算進行匯總和整理，結(jié)合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和市場行情，編制公司年度采購預(yù)算草案。3.年度采購預(yù)算草案經(jīng)財務(wù)部門審核后，提交公司管理層審議。公司管理層根據(jù)公司年度經(jīng)營目標(biāo)和財務(wù)狀況，對采購預(yù)算進行調(diào)整和確定。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，需求部門應(yīng)提交書面申請，說明調(diào)整原因和金額。2.調(diào)整后的采購預(yù)算需經(jīng)財務(wù)部門審核，按照相應(yīng)的審批權(quán)限進行審批。未經(jīng)審批的預(yù)算調(diào)整申請，采購部門不得執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，對比實際采購支出與預(yù)算金額的差異。發(fā)現(xiàn)偏差較大時，應(yīng)及時與采購部門溝通，查找原因，并提出改進措施。2.采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一年度的預(yù)算編制提供參考。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選和評估機制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨能力、售后服務(wù)等方面。2.對潛在供應(yīng)商進行實地考察或要求提供樣品，進行質(zhì)量檢測和評估。根據(jù)評估結(jié)果，選擇符合公司要求的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.對于重大采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式，選擇最具優(yōu)勢的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商合作1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.在合作過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資和服務(wù)。3.定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵和更多的合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作。（三）供應(yīng)商淘汰1.出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)考慮淘汰：-連續(xù)兩次提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，且整改后仍未達到標(biāo)準(zhǔn)；-多次未能按時交貨，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營；-提供虛假信息或存在商業(yè)欺詐行為；-因自身經(jīng)營問題，無法保證持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)。2.淘汰供應(yīng)商需經(jīng)采購部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購部門應(yīng)及時通知被淘汰供應(yīng)商，并做好相關(guān)交接工作。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購過程中可能存在的風(fēng)險包括但不限于市場風(fēng)險（如價格波動、物資短缺等）、質(zhì)量風(fēng)險（如物資質(zhì)量不合格、服務(wù)不達標(biāo)等）、合同風(fēng)險（如合同條款不完善、合同執(zhí)行不力等）、供應(yīng)商風(fēng)險（如供應(yīng)商違約、破產(chǎn)等）以及內(nèi)部管理風(fēng)險（如審批流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作等）。2.采購部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素和潛在影響。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施：-對于市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強市場調(diào)研，關(guān)注市場動態(tài)，合理安排采購計劃，采用適當(dāng)?shù)牟少彶呗裕ㄈ缣灼诒Ｖ怠⒎稚⒉少彽龋┙档蛢r格波動和物資短缺的風(fēng)險。-對于質(zhì)量風(fēng)險，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商質(zhì)量管理體系，加強對采購物資和服務(wù)的檢驗和驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證和售后服務(wù)承諾。-對于合同風(fēng)險，加強合同管理，在簽訂合同前對合同條款進行仔細審核，確保合同條款完整、清晰、合法。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定進行監(jiān)督和管理，及時處理合同變更和違約事項。-對于供應(yīng)商風(fēng)險，加強對供應(yīng)商的評估和選擇，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進行考察和評價。對于存在風(fēng)險的供應(yīng)商，提前制定應(yīng)對預(yù)案，如尋找替代供應(yīng)商等。-對于內(nèi)部管理風(fēng)險，完善采購審批制度和流程，加強對采購人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，提高采購人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險的應(yīng)對措施執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險因素和潛在風(fēng)險。2.設(shè)立風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如采購價格變動率、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商交貨及時率等。當(dāng)指標(biāo)超出正常范圍時，及時發(fā)出預(yù)警信號，以便采取相應(yīng)的措施進行處理。八、附則（一）解釋權(quán)