標(biāo)準(zhǔn)化文件歸檔與資料管理制度手冊(cè)第一章總則1.1制度目的為規(guī)范企業(yè)各類文件資料的歸檔、保管、利用及銷(xiāo)毀流程，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范資料丟失或泄密風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國(guó)家《檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理要求，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目管理、行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物檔案等。1.3基本原則統(tǒng)一管理：檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文件歸檔工作，各部門(mén)協(xié)同配合。規(guī)范歸檔：嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則和流程要求進(jìn)行歸檔。安全保密：保證文件資料在歸檔、保管、利用過(guò)程中的物理安全和信息安全。高效利用：在保障安全的前提下，為各部門(mén)提供便捷的檔案查詢服務(wù)。第二章職責(zé)分工2.1檔案管理部門(mén)（綜合管理部）負(fù)責(zé)制定和完善文件歸檔管理制度及操作細(xì)則；指導(dǎo)各部門(mén)開(kāi)展文件分類、整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、保管、鑒定、銷(xiāo)毀及利用服務(wù)；組織檔案管理培訓(xùn)與監(jiān)督檢查。2.2各業(yè)務(wù)部門(mén)指定本部門(mén)檔案管理員（由*擔(dān)任，報(bào)檔案管理部門(mén)備案）；負(fù)責(zé)本部門(mén)形成文件資料的日常收集、初步整理及按時(shí)歸檔；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作；提出檔案利用需求并遵守借閱規(guī)定。2.3相關(guān)崗位人員業(yè)務(wù)經(jīng)辦人：保證所形成文件資料的完整性、準(zhǔn)確性，及時(shí)移交本部門(mén)檔案管理員；部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核本部門(mén)歸檔文件的質(zhì)量，簽字確認(rèn)后報(bào)送檔案管理部門(mén)。第三章文件分類與編號(hào)3.1文件分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件來(lái)源、性質(zhì)及用途，分為以下類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：一級(jí)分類二級(jí)分類說(shuō)明經(jīng)營(yíng)管理類制度文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要企業(yè)內(nèi)部管理制度、對(duì)外合同、重要會(huì)議記錄等項(xiàng)目管理類立項(xiàng)文件、過(guò)程文件、驗(yàn)收文件項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收全過(guò)程的各類文件財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表財(cái)務(wù)核算、審計(jì)、稅務(wù)等相關(guān)文件人事管理類招聘、培訓(xùn)、考核、離職員工全生命周期管理文件行政管理類公文、證照、檔案、后勤行政事務(wù)、資質(zhì)證書(shū)、后勤管理文件科技研發(fā)類研發(fā)報(bào)告、專利、技術(shù)圖紙技術(shù)研發(fā)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件3.2文件編號(hào)規(guī)則采用“分類代碼-年份-部門(mén)代碼-流水號(hào)”格式，示例：分類代碼：用一級(jí)分類首字拼音首字母（如“經(jīng)營(yíng)”為“JY”，“項(xiàng)目”為“XM”）；年份：文件形成年度（如2024年為“24”）；部門(mén)代碼：部門(mén)名稱首字拼音首字母（如“財(cái)務(wù)部”為“CW”）；流水號(hào)：當(dāng)年該部門(mén)該類文件歸檔順序號(hào)（3位數(shù)字，不足補(bǔ)零）。示例：JY-24-CW-001表示2024年財(cái)務(wù)部歸檔的第1份經(jīng)營(yíng)管理類文件。3.3特殊文件編號(hào)密級(jí)文件：在編號(hào)后標(biāo)注密級(jí)（如“機(jī)密”“秘密”），如“XM-24-YF-001-機(jī)密”；跨部門(mén)協(xié)作文件：由主辦部門(mén)編號(hào)，協(xié)辦部門(mén)備注；電子文件：編號(hào)規(guī)則與紙質(zhì)文件一致，后綴“-D”（如“JY-24-CW-001-D”）。第四章文件歸檔全流程操作細(xì)則4.1文件收集4.1.1收集范圍各類正式文件（含紅頭文件、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等）；合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)文件；會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、總結(jié)計(jì)劃等管理文件；會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)文件；項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收、審計(jì)等項(xiàng)目管理文件；員工檔案、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同等人事文件；具有保存價(jià)值的電子文件（含郵件、掃描件、CAD圖紙等）。4.1.2收集責(zé)任及時(shí)限業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)將原件（或電子版）移交本部門(mén)檔案管理員；部門(mén)檔案管理員每月25日前匯總本月文件，填寫(xiě)《文件歸檔交接清單》（見(jiàn)第9章），于次月5日前報(bào)送檔案管理部門(mén)。4.2文件整理4.2.1紙質(zhì)文件整理排序：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列，保持文件間的關(guān)聯(lián)性；編頁(yè)：對(duì)超過(guò)2頁(yè)的文件編寫(xiě)頁(yè)碼（用鉛筆右上角標(biāo)注，單面編頁(yè)、雙面連續(xù)）；裝訂：去除金屬夾，使用牛皮紙夾或裝訂機(jī)左側(cè)裝訂，保證平整、牢固；填寫(xiě)備考表：在文件首頁(yè)右上角注明“份數(shù)、頁(yè)數(shù)、備注”（如“共1份5頁(yè)，無(wú)缺頁(yè)”）。4.2.2電子文件整理格式規(guī)范：電子文件采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX），特殊格式需同時(shí)保存源文件；命名規(guī)范：按“文件名-形成日期-分類編號(hào)”命名（如“2024年度銷(xiāo)售計(jì)劃-20240115-JY-24-XS-001”）；存儲(chǔ)路徑：按“年份/部門(mén)/分類”建立文件夾層級(jí)存儲(chǔ)，保證路徑清晰。4.3文件分類與編號(hào)部門(mén)檔案管理員依據(jù)3.1分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行分類，核對(duì)3.2編號(hào)規(guī)則，保證編號(hào)唯一、準(zhǔn)確；檔案管理部門(mén)對(duì)分類編號(hào)進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的退回重新整理。4.4文件移交4.4.1移交準(zhǔn)備部門(mén)檔案管理員整理移交文件，填寫(xiě)《文件歸檔交接清單》（一式兩份），注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交人、日期；紙質(zhì)文件需按清單順序排列，電子文件刻錄光盤(pán)或至檔案管理系統(tǒng)。4.4.2移交驗(yàn)收檔案管理部門(mén)接收文件時(shí)，對(duì)照清單逐項(xiàng)核對(duì)文件完整性、編號(hào)準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性；符合要求的，雙方在清單上簽字確認(rèn)，檔案管理部門(mén)留存一份，退回部門(mén)一份；不符合要求的，當(dāng)場(chǎng)告知整改要求，部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成整改后重新移交。4.5檔案入庫(kù)檔案管理部門(mén)對(duì)移交檔案進(jìn)行登記，錄入檔案管理系統(tǒng)（包括文件信息、存儲(chǔ)位置、借閱權(quán)限等）；紙質(zhì)檔案按“分類編號(hào)”順序裝入檔案盒，標(biāo)注檔案盒封面（含分類號(hào)、題名、年度、起止頁(yè)碼、盒號(hào)）；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤(pán)，定期備份（每月1次），備份介質(zhì)標(biāo)注“檔案?jìng)浞?日期”。第五章檔案保管與利用5.1檔案保管要求5.1.1紙質(zhì)檔案保管存放環(huán)境：檔案庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施；存放規(guī)范：檔案盒豎直排列于檔案柜，避免擠壓，定期（每季度）檢查檔案狀況，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理；密級(jí)管理：機(jī)密及以上檔案存放于帶鎖保密柜，由專人保管。5.1.2電子檔案保管訪問(wèn)權(quán)限：設(shè)置分級(jí)權(quán)限（管理員、部門(mén)負(fù)責(zé)人、普通用戶），嚴(yán)禁越權(quán)訪問(wèn)；加密措施：電子檔案采用密碼加密，密碼每季度更換一次；備份策略：本地備份（每日增量備份）+異地備份（每月全量備份），保證數(shù)據(jù)安全。5.2檔案借閱流程5.2.1借閱申請(qǐng)借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)第9章），注明檔案名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限、歸還日期；部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，密級(jí)檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總）審批。5.2.2借閱審批與登記檔案管理部門(mén)審批申請(qǐng)，確認(rèn)借閱權(quán)限；借閱人持審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理登記，簽訂《檔案保密承諾書(shū)》。5.2.3檔案歸還與檢查借閱人按期歸還檔案，檔案管理員核對(duì)文件完整性（紙質(zhì)檔案檢查頁(yè)數(shù)、污損情況，電子檔案檢查是否損壞或篡改）；無(wú)誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)；逾期未歸還的，由檔案管理部門(mén)催辦，超期3天以上的，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理。5.3檔案復(fù)制與摘錄復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，密級(jí)檔案復(fù)制需分管領(lǐng)導(dǎo)審批；復(fù)件加蓋“檔案復(fù)制”印章，注明復(fù)制日期，與原件具有同等效力；摘錄檔案需注明摘錄內(nèi)容、頁(yè)碼、日期，并由摘錄人簽字確認(rèn)。第六章檔案鑒定與銷(xiāo)毀6.1檔案鑒定檔案管理部門(mén)每3年組織一次檔案鑒定，由檔案管理員、部門(mén)代表（*經(jīng)理）、法務(wù)人員組成鑒定小組；依據(jù)《檔案保管期限表》（見(jiàn)附件），對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷(xiāo)毀”兩類；對(duì)具有歷史價(jià)值或法律效力的檔案，延長(zhǎng)保管期限并標(biāo)注“永久保存”。6.2檔案銷(xiāo)毀6.2.1銷(xiāo)毀審批鑒定小組編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)第9章），列明銷(xiāo)毀檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總）審批；密級(jí)檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)總經(jīng)理審批。6.2.2銷(xiāo)毀實(shí)施與監(jiān)督檔案管理部門(mén)選擇符合保密要求的銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)（或采用碎紙機(jī)銷(xiāo)毀），至少2人監(jiān)銷(xiāo)；銷(xiāo)毀過(guò)程中，監(jiān)銷(xiāo)人全程監(jiān)督，保證檔案無(wú)法恢復(fù)；銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門(mén)留存銷(xiāo)毀記錄。第七章監(jiān)督與考核7.1日常監(jiān)督檔案管理部門(mén)每月對(duì)各部門(mén)文件歸檔情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、完整性、規(guī)范性；每季度發(fā)布《檔案管理通報(bào)》，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)（如部）和個(gè)人（如）予以表?yè)P(yáng)，對(duì)問(wèn)題部門(mén)提出整改要求。7.2考核指標(biāo)歸檔及時(shí)率：月度歸檔文件按時(shí)移交比例（≥95%）；歸檔完整率：應(yīng)歸檔文件實(shí)際歸檔比例（≥98%）；檔案差錯(cuò)率：編號(hào)錯(cuò)誤、整理不規(guī)范等問(wèn)題比例（≤2%）；安全保密：無(wú)檔案丟失、泄密事件發(fā)生。7.3獎(jiǎng)懲措施對(duì)考核優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，納入年度績(jī)效考核，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未按要求歸檔、造成檔案丟失或泄密的，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人（如*）進(jìn)行批評(píng)教育、績(jī)效扣分直至紀(jì)律處分。第八章附則8.1制度解釋權(quán)本制度由檔案管理部門(mén)（綜合管理部）負(fù)責(zé)解釋。8.2生效日期本制度自2024年X月X日起施行，原《文件歸檔管理辦法》同時(shí)廢止。8.3修訂流程本制度如需修訂，由檔案管理部門(mén)提出修訂意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后發(fā)布實(shí)施。第九章常用管理工具模板9.1文件歸檔交接清單序號(hào)文件名稱文件編號(hào)形成日期份數(shù)頁(yè)數(shù)移交人接收人日期備注12024年度銷(xiāo)售計(jì)劃JY-24-XS-0012024-01-1518**2024-02-05無(wú)缺頁(yè)2A項(xiàng)目合同XM-24-YF-0022024-01-20212**2024-02-05含附件9.2檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門(mén)借閱日期歸還日期*財(cái)務(wù)部2024-03-012024-03-07檔案名稱文件編號(hào)借閱用途審批人2023年第四季度財(cái)務(wù)報(bào)表CW-23-CW-005稅務(wù)申報(bào)*經(jīng)理備注：需簽訂《檔案保密承諾書(shū)》9.3檔案銷(xiāo)毀審批表銷(xiāo)毀理由保管期限已滿，無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值鑒定小組意見(jiàn)經(jīng)鑒定，該批檔案符合銷(xiāo)毀條件，同意銷(xiāo)毀。鑒定人簽字、、*分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷(xiāo)毀。簽字：*日期：2024-03-10備注銷(xiāo)毀方式：碎紙機(jī)銷(xiāo)毀監(jiān)銷(xiāo)人：、第十章關(guān)鍵管理要求與風(fēng)險(xiǎn)提示10.1合規(guī)性要求嚴(yán)格按照《檔案法》及企業(yè)制度開(kāi)展歸檔工作，保證文件資料合法、真實(shí)、有效；密級(jí)檔案的歸檔、借閱、銷(xiāo)毀需履行完整審批流程，嚴(yán)禁私自處理。10.2完整性保障業(yè)務(wù)經(jīng)辦人需保證文件資料完整，避免遺漏關(guān)鍵頁(yè)或附件；部門(mén)檔案管理員對(duì)移交文件進(jìn)行二次審核，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充完善。10.3安全性措施檔案庫(kù)房嚴(yán)禁吸煙、存放易燃易爆物品，定期檢查消防設(shè)施；電子檔案定期殺毒，嚴(yán)禁在非專