行政文件歸檔管理目錄制作工具使用指南一、工具適用情境本工具適用于各類(lèi)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)及社會(huì)組織的行政文件歸檔管理工作，具體場(chǎng)景包括但不限于：年度行政文件（如通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、制度文件等）系統(tǒng)性整理歸檔；項(xiàng)目周期內(nèi)形成的行政類(lèi)文件（如立項(xiàng)材料、審批文件、過(guò)程記錄等）分類(lèi)歸檔；部門(mén)日常行政文件（如請(qǐng)示、函件、總結(jié)計(jì)劃等）定期匯總歸檔；特定主題專(zhuān)項(xiàng)文件（如疫情防控文件、安全生產(chǎn)文件等）專(zhuān)題歸檔。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化目錄制作，可提升文件檢索效率，保證文件管理規(guī)范有序，滿(mǎn)足審計(jì)、查閱及長(zhǎng)期保存需求。二、詳細(xì)操作流程步驟一：明確歸檔范圍與分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)確定歸檔文件范圍：根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》及單位內(nèi)部管理制度，梳理需歸檔的行政文件類(lèi)型，剔除重復(fù)、無(wú)效及臨時(shí)性草稿（如無(wú)保存價(jià)值的便簽、非正式通知等）。制定分類(lèi)規(guī)則：按“年度-部門(mén)-問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)法（可根據(jù)單位實(shí)際調(diào)整），例如：“2024年度-行政部-綜合管理類(lèi)”“2023年度-財(cái)務(wù)部-制度文件類(lèi)”。保證分類(lèi)邏輯清晰，避免交叉重疊。步驟二：收集與整理文件文件收集：由各部門(mén)指定專(zhuān)人（如部門(mén)助理*）負(fù)責(zé)本季度/年度行政文件收集，保證文件齊全（含正本、定稿及必要附件），檢查文件是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字、部門(mén)蓋章等要素缺失。文件排序：對(duì)收集的文件按形成時(shí)間先后順序排列，同一文件按“正本在前、定稿在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后”的原則組卷。步驟三：編制文件編號(hào)采用“分類(lèi)代碼-年度-部門(mén)順序號(hào)-文件流水號(hào)”規(guī)則編制唯一編號(hào)，例如：“XZ-2024-01-001”（XZ代表行政類(lèi)，2024為年度，01為行政部部門(mén)代碼，001為流水號(hào)）。部門(mén)代碼可提前統(tǒng)一制定（如行政部01、財(cái)務(wù)部02、人事部03），保證編號(hào)連續(xù)、不重復(fù)。步驟四：填寫(xiě)目錄信息根據(jù)文件內(nèi)容及編號(hào)，逐項(xiàng)填寫(xiě)歸檔目錄表格（具體表格結(jié)構(gòu)見(jiàn)第三部分），保證以下信息準(zhǔn)確無(wú)誤：文件編號(hào)：與實(shí)際文件編號(hào)一致；文件名稱(chēng)：采用規(guī)范全稱(chēng)（如“關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知”，避免“放假通知”等簡(jiǎn)稱(chēng)）；形成部門(mén)：文件簽發(fā)或主辦部門(mén)；形成日期：文件簽發(fā)日期（格式：YYYY-MM-DD）；密級(jí)：按單位保密規(guī)定標(biāo)注（如“公開(kāi)”“內(nèi)部秘密”“機(jī)密”等，無(wú)密級(jí)文件可填“無(wú)”）；存放位置：注明檔案盒編號(hào)（如“A1-01-01”）、檔案柜編號(hào)（如“1號(hào)柜-3層”）等物理位置信息；備注：可填寫(xiě)文件頁(yè)數(shù)、重要程度等補(bǔ)充說(shuō)明。步驟五：審核與歸檔部門(mén)初審：由部門(mén)負(fù)責(zé)人*對(duì)目錄內(nèi)容及對(duì)應(yīng)文件進(jìn)行核對(duì)，保證文件完整、編號(hào)正確、信息無(wú)誤后簽字確認(rèn)。檔案部門(mén)復(fù)審：?jiǎn)挝粰n案管理員*對(duì)各部門(mén)提交的目錄進(jìn)行統(tǒng)一審核，重點(diǎn)檢查分類(lèi)邏輯、編號(hào)規(guī)則、信息完整性，發(fā)覺(jué)問(wèn)題退回部門(mén)修正。最終歸檔：審核通過(guò)后，將文件裝入統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，盒面標(biāo)注“年度-部門(mén)-類(lèi)別”（如“2024-行政部-綜合管理”），連同目錄一并移交檔案室存放，目錄電子版同步備份至單位檔案管理系統(tǒng)。三、目錄模板示例文件編號(hào)文件名稱(chēng)形成部門(mén)形成日期密級(jí)存放位置頁(yè)數(shù)備注XZ-2024-01-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知行政部2024-01-15公開(kāi)A1-01-013全單位分發(fā)XZ-2024-02-0052023年度工作總結(jié)辦公室2024-01-20內(nèi)部A1-02-0512含各部門(mén)附件XZ-2024-03-002辦公用品采購(gòu)管理辦法（修訂版）財(cái)務(wù)部2024-02-01內(nèi)部A2-01-0382024-03-01生效…………目錄頁(yè)眉信息：?jiǎn)挝幻Q(chēng)+行政文件歸檔目錄+歸檔年度（如“公司2024年度行政文件歸檔目錄”）目錄頁(yè)腳信息：編制部門(mén)（檔案室）、編制人（檔案管理員）、審核人（檔案主管）、編制日期（YYYY-MM-DD）四、使用要點(diǎn)提醒分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：年度內(nèi)分類(lèi)規(guī)則不得隨意變更，如需調(diào)整需經(jīng)檔案部門(mén)備案并說(shuō)明原因。編號(hào)規(guī)則連續(xù)：文件流水號(hào)需按順序編制，不得跳號(hào)、空號(hào)，新增文件編號(hào)需延續(xù)已有序列。信息及時(shí)更新：文件借閱、移交或銷(xiāo)毀后，目錄中“存放位置”“備注”等字段需同步更新，保證賬實(shí)相符。保密管理要求：涉及密級(jí)文件的目錄需單獨(dú)存放，電子版加密管理，僅授權(quán)人員可查閱。定期備份維護(hù)