企業(yè)會議室使用預(yù)約及管理模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景二、會議室預(yù)約與管理全流程操作指引步驟一：查詢會議室可用性操作說明：申請人通過企業(yè)內(nèi)部預(yù)約系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)會議室模塊）或聯(lián)系行政部/前臺，查詢指定日期、時間段的會議室空閑狀態(tài)。查詢時需明確關(guān)鍵信息：會議日期、開始/結(jié)束時間、預(yù)計參會人數(shù)，以便篩選符合需求的會議室（如優(yōu)先選擇容量匹配、設(shè)備齊全的場地）。系統(tǒng)或行政部需實時更新會議室占用狀態(tài)，避免信息滯后導(dǎo)致的沖突。步驟二：提交預(yù)約申請操作說明：申請人填寫《會議室預(yù)約申請表》（詳見第三部分模板），準確填寫以下核心信息：個人信息：姓名（）、所屬部門、聯(lián)系方式（）；會議信息：主題、類型（例會/研討/接待/培訓(xùn)等）、日期、具體時長（精確到30分鐘，如“14:00-15:30”）；需求明細：首選會議室、備選會議室（若首選不可用）、所需設(shè)備（投影儀、白板、麥克風、視頻會議系統(tǒng)等）、特殊布置需求（如座椅圍合式、茶水服務(wù)）。提交申請至指定審批人：常規(guī)會議由部門負責人審批，跨部門或重要會議需同步抄送行政部備案。步驟三：審核與確認操作說明：審批人收到申請后，1個工作日內(nèi)完成審核：重點核對會議必要性、時間合理性及資源匹配度。審核通過后，行政部/前臺通過系統(tǒng)消息或電話通知申請人，發(fā)送《會議室使用指南》（含會議室位置、設(shè)備操作密碼、應(yīng)急聯(lián)系人等信息）；若駁回，需注明原因并建議調(diào)整時間或更換會議室。申請人確認后，預(yù)約正式生效，系統(tǒng)自動鎖定會議室資源，避免重復(fù)預(yù)約。步驟四：使用前準備操作說明：申請人需提前10-15分鐘到達會議室，檢查設(shè)備是否正常（如投影儀開關(guān)、麥克風電量、網(wǎng)絡(luò)連接），若發(fā)覺問題，立即聯(lián)系行政部處理（應(yīng)急聯(lián)系方式可在《使用指南》中查詢）。根據(jù)會議需求簡單布置場地（如調(diào)整座椅間距、擺放會議資料），調(diào)試視頻會議系統(tǒng)（若有遠程參會人員）。如需茶水、橫幅等額外服務(wù)，需在預(yù)約時備注，行政部提前準備。步驟五：會議后處理操作說明：會議結(jié)束后，申請人清理會議室：帶走個人物品、關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、燈光、空調(diào)）、整理桌椅歸位，保證場地整潔。若設(shè)備使用異?；蛭锲窊p壞，需第一時間向行政部說明并配合登記。如需延長使用時間，需重新提交預(yù)約申請，不得擅自占用后續(xù)時段。三、會議室預(yù)約申請表（模板）申請人信息姓名（*）所屬部門（*）聯(lián)系方式（*）會議基本信息會議主題（*）會議類型（*）□例會□研討□接待□培訓(xùn)□其他______日期（年/月/日）（*）開始時間（*）結(jié)束時間（*）預(yù)計參會人數(shù)（*）參會部門（可選）是否需要線上會議□是□否會議室與設(shè)備需求首選會議室（*）備選會議室□A棟201□B棟302□C棟101所需設(shè)備（可多選）□投影儀□白板□麥克風□視頻會議系統(tǒng)□茶水服務(wù)□其他______特殊布置需求（如：“U型排列”“擺放10份會議資料”）參會人員名單（可選，可另附頁）姓名部門審批信息部門負責人審批□同意□不同意簽字：行政部備案□已備案經(jīng)辦人：備注（其他說明事項）填寫說明：帶“*”項為必填項，會議時長以30分鐘為最小單位，不足30分鐘按30分鐘計算；如需取消或變更預(yù)約，需提前2小時通過系統(tǒng)或聯(lián)系行政部操作，避免資源浪費；參會人員名單超過10人時，建議另附頁提交。四、使用與管理關(guān)鍵注意事項1.預(yù)約時效與規(guī)則常規(guī)會議需提前至少1個工作日預(yù)約，緊急會議（如臨時項目協(xié)調(diào)會）可提前2小時聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)，說明緊急原因后優(yōu)先安排；長期固定會議（如每周部門例會）可按月提交周期性預(yù)約申請，由行政部統(tǒng)一預(yù)留資源，每月末更新一次。2.取消與變更管理申請人取消或變更會議時間/地點后，需在系統(tǒng)中同步更新狀態(tài)，行政部及時釋放會議室資源；連續(xù)3次無故未使用已預(yù)約會議室（未提前2小時取消），將暫停該用戶1周預(yù)約權(quán)限，情節(jié)嚴重者納入部門績效考核。3.使用行為規(guī)范會議期間保持場地安靜，禁止吸煙、飲食（特殊會議需提前申請茶水服務(wù)）；愛護會議室設(shè)備，嚴格按照《設(shè)備操作指南》使用，不得隨意拆卸或挪動；如需連接個人電腦，提前檢查接口兼容性。4.資源沖突處理若出現(xiàn)會議室預(yù)約沖突，行政部按以下原則協(xié)調(diào)：優(yōu)先保障重要客戶接待、跨部門重大項目會議，其他會議協(xié)商調(diào)整至同類型空閑會議室或改期；沖突雙方需積極配合行政部安排，不得擅自占用他人已預(yù)約會議室。5.設(shè)備與安全保障行政部每月至少1次全面檢查會議室設(shè)備（投影儀、麥克風、網(wǎng)絡(luò)等），建立《設(shè)備維護臺賬》，及時更換故障設(shè)備；申請人發(fā)覺設(shè)備故障或安全隱患（如插座破損、門鎖異常），立即停止使用并報修，嚴禁“帶故障”使用；會議室禁止存放私人物品，會議結(jié)束后需確認無遺留物品，如有遺失需及時聯(lián)系行政部登記。6.違規(guī)處