采購供應(yīng)商資質(zhì)審核工具表使用指南適用場(chǎng)景：哪些情況需要用到資質(zhì)審核工具表？在企業(yè)采購管理中，供應(yīng)商資質(zhì)是保障合作合規(guī)性、降低風(fēng)險(xiǎn)的核心依據(jù)。本工具表適用于以下典型場(chǎng)景：新供應(yīng)商準(zhǔn)入審核：首次合作前，需全面核查供應(yīng)商是否具備從事相關(guān)業(yè)務(wù)的法定資質(zhì)及能力，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等；供應(yīng)商定期復(fù)審：對(duì)合作中的供應(yīng)商（通常每年1次）進(jìn)行資質(zhì)復(fù)查，保證其資質(zhì)持續(xù)有效，避免因資質(zhì)過期、降級(jí)等問題影響采購合規(guī)；合作范圍變更審核：當(dāng)供應(yīng)商新增采購品類（如從“辦公用品采購”擴(kuò)展到“IT設(shè)備采購”）或業(yè)務(wù)規(guī)模升級(jí)（如從“一般納稅人”升級(jí)為“一般納稅人+小規(guī)模納稅人”）時(shí)，需補(bǔ)充審核對(duì)應(yīng)資質(zhì)；重大項(xiàng)目招標(biāo)前預(yù)審：在大型招標(biāo)項(xiàng)目啟動(dòng)前，對(duì)潛在供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行初步篩選，保證參與投標(biāo)的供應(yīng)商滿足基本門檻要求（如特定行業(yè)資質(zhì)、業(yè)績(jī)要求等）。操作指引：從資料收集到審核完成的5步流程第一步：明確審核需求——確定“審什么”根據(jù)采購品類、行業(yè)特性及企業(yè)內(nèi)部制度，明確本次審核的必備資質(zhì)清單和加分資質(zhì)。必備資質(zhì)：供應(yīng)商開展業(yè)務(wù)必須持有的法定資質(zhì)，無則直接判定“不通過”。例如：通用類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需含對(duì)應(yīng)經(jīng)營(yíng)范圍）、開戶許可證（或基本存款賬戶信息）；特定行業(yè)類：食品供應(yīng)商需《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，建筑供應(yīng)商需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》，醫(yī)療器械供應(yīng)商需《醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證》；質(zhì)量保障類：ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證（適用于制造業(yè)、服務(wù)業(yè)）、環(huán)境管理體系認(rèn)證（如涉及環(huán)保產(chǎn)品）。加分資質(zhì)：體現(xiàn)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)力的補(bǔ)充資質(zhì)，如高新技術(shù)企業(yè)證書、專利證書、行業(yè)榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)等，可作為“有條件通過”或優(yōu)先選擇的依據(jù)。第二步：收集供應(yīng)商資料——保證“資料全”向供應(yīng)商發(fā)出《資質(zhì)資料提交清單》，要求提供以下材料（需加蓋公章，原件掃描件或復(fù)印件）：基礎(chǔ)資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、經(jīng)辦人授權(quán)委托書（若非法人辦理）；行業(yè)資質(zhì)：根據(jù)采購品類要求提供（如上述“必備資質(zhì)”中的特定行業(yè)類證書）；能力資質(zhì)：質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證證書、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、同類項(xiàng)目業(yè)績(jī)證明（如合同關(guān)鍵頁）；其他補(bǔ)充材料：供應(yīng)商承諾函（聲明資質(zhì)真實(shí)有效、無重大違法記錄等）。注意：若供應(yīng)商無法提供某項(xiàng)必備資質(zhì)，需書面說明原因，并在承諾函中明確可提供的替代方案或補(bǔ)交時(shí)間（如“30日內(nèi)完成資質(zhì)升級(jí)”）。第三步：逐項(xiàng)資質(zhì)核對(duì)——做到“審得細(xì)”對(duì)照《資質(zhì)資料提交清單》，對(duì)供應(yīng)商提供的每一項(xiàng)資質(zhì)進(jìn)行形式審核和實(shí)質(zhì)審核，重點(diǎn)核對(duì)以下內(nèi)容：核對(duì)維度審核要點(diǎn)資質(zhì)名稱是否與采購品類、經(jīng)營(yíng)范圍一致（如采購“醫(yī)療器械”，資質(zhì)名稱需含“醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)”）。資質(zhì)編號(hào)是否與發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)公示信息一致（可通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)”等官方渠道核驗(yàn)）。發(fā)證機(jī)關(guān)是否為法定發(fā)證機(jī)構(gòu)（如“食品經(jīng)營(yíng)許可證”由市場(chǎng)監(jiān)督管理局頒發(fā)，“安全生產(chǎn)許可證”由應(yīng)急管理部門頒發(fā)）。有效期是否在有效期內(nèi)，且覆蓋預(yù)計(jì)合作周期（若資質(zhì)即將到期，需要求供應(yīng)商提供續(xù)期證明）。發(fā)證日期是否符合行業(yè)基本要求（如建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)需滿足“資質(zhì)申請(qǐng)后滿1年方可升級(jí)”的時(shí)間規(guī)定）。信息一致性營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書上的名稱、地址、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼等信息是否一致，避免“證照不符”。示例：若供應(yīng)商提供的“ISO9001認(rèn)證證書”發(fā)證日期早于營(yíng)業(yè)執(zhí)照成立日期，需核實(shí)是否為“認(rèn)證范圍覆蓋成立后的業(yè)務(wù)”，否則需補(bǔ)充提供有效認(rèn)證。第四步：形成審核結(jié)論——明確“通過與否”根據(jù)核對(duì)結(jié)果，將審核結(jié)論分為三類，并在《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》中詳細(xì)記錄：“通過”：所有必備資質(zhì)齊全、有效且信息一致，加分資質(zhì)符合加分條件，可直接納入合格供應(yīng)商名錄；“有條件通過”：必備資質(zhì)齊全，但存在非關(guān)鍵問題（如資質(zhì)有效期不足6個(gè)月、缺少1項(xiàng)非核心加分資質(zhì)），需供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充或整改（如“15日內(nèi)提供資質(zhì)續(xù)期證明”），整改后復(fù)審?fù)ㄟ^方可納入；“不通過”：缺少必備資質(zhì)、資質(zhì)偽造/過期、信息不一致或存在重大違規(guī)記錄（如被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄），直接淘汰并告知原因。第五步：資料歸檔與動(dòng)態(tài)更新——實(shí)現(xiàn)“可追溯”歸檔管理：將《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、供應(yīng)商提交的資質(zhì)資料掃描件、審核記錄（如溝通郵件、整改說明）等整理成冊(cè)，電子版存入供應(yīng)商管理檔案，紙質(zhì)版保存期限不少于合作期+3年；動(dòng)態(tài)更新：建立供應(yīng)商資質(zhì)臺(tái)賬，定期（建議每季度）通過官方渠道核驗(yàn)資質(zhì)狀態(tài)，對(duì)即將到期（提前3個(gè)月）或已到期的資質(zhì)，及時(shí)提醒供應(yīng)商更新，避免因資質(zhì)失效導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)。工具模板：供應(yīng)商資質(zhì)審核表（含填寫示例）供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商全稱科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108MA05678聯(lián)系人*李*聯(lián)系電話（僅審核用）138注冊(cè)地址北京市海淀區(qū)路1號(hào)采購品類辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)）資質(zhì)審核詳情序號(hào)資質(zhì)類別1核心資質(zhì)2核心資質(zhì)3加分資質(zhì)審核結(jié)論有條件通過：供應(yīng)商必備資質(zhì)齊全，ISO9001認(rèn)證需在2024-07-15日前提供續(xù)期證明，整改后復(fù)審?fù)ㄟ^。審核人*張*審核日期2024-05-10供應(yīng)商確認(rèn)簽字（此處加蓋公章）關(guān)鍵提醒：審核過程中需重點(diǎn)關(guān)注的6個(gè)事項(xiàng)1.資質(zhì)有效性“三查”查“有效期”：避免審核時(shí)資質(zhì)已過期（如2024年5月審核2023年12月到期的資質(zhì)）；查“續(xù)期狀態(tài)”：對(duì)臨期資質(zhì)（如有效期不足3個(gè)月），需要求供應(yīng)商提供續(xù)期申請(qǐng)記錄或發(fā)證機(jī)關(guān)確認(rèn)函；查“暫停/撤銷狀態(tài)”：通過發(fā)證機(jī)關(guān)官網(wǎng)核驗(yàn)資質(zhì)是否被暫?；虺蜂N（如安全生產(chǎn)許可證被吊銷后仍繼續(xù)經(jīng)營(yíng)的）。2.行業(yè)資質(zhì)“針對(duì)性”不同行業(yè)資質(zhì)差異大，需嚴(yán)格對(duì)應(yīng)采購品類。例如：采購“食品”需《食品經(jīng)營(yíng)許可證》，而非《食品生產(chǎn)許可證》（后者適用于生產(chǎn)企業(yè)）；采購“危險(xiǎn)化學(xué)品”需《危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證》，且經(jīng)營(yíng)范圍需包含對(duì)應(yīng)危險(xiǎn)化學(xué)品類項(xiàng)。3.資質(zhì)真實(shí)性“雙驗(yàn)證”不僅要核對(duì)資質(zhì)原件，還需通過官方渠道二次驗(yàn)證：營(yíng)業(yè)執(zhí)照：登錄“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否存續(xù)、是否經(jīng)營(yíng)異常；行業(yè)資質(zhì)：如建筑業(yè)資質(zhì)查詢“全國(guó)建筑市場(chǎng)監(jiān)管公共服務(wù)平臺(tái)”，認(rèn)證證書查詢“國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可監(jiān)督管理委員會(huì)”官網(wǎng)。4.信息一致性“無遺漏”保證供應(yīng)商所有資質(zhì)信息與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，包括：企業(yè)名稱（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照全稱一致，避免“簡(jiǎn)稱”）；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（15位或18位，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致）；注冊(cè)地址（與營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址一致，若不一致需提供地址變更證明）。5.動(dòng)態(tài)更新“勤跟進(jìn)”供應(yīng)商資質(zhì)可能因政策變化、違規(guī)經(jīng)營(yíng)等原因失效，需建立“資質(zhì)到期預(yù)警機(jī)制”：對(duì)核心資質(zhì)，提前3個(gè)月提醒供應(yīng)商更新；對(duì)發(fā)生重大變更（如名稱變更、股權(quán)變更）的供應(yīng)商，要求其重新提交資質(zhì)