某排球俱樂(lè)部器材采購(gòu)驗(yàn)收管理制度

一、總則1.目的為加強(qiáng)本排球俱樂(lè)部器材采購(gòu)驗(yàn)收管理，確保所采購(gòu)器材的質(zhì)量、數(shù)量和規(guī)格符合俱樂(lè)部的使用要求，保障俱樂(lè)部日常訓(xùn)練、比賽及相關(guān)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于俱樂(lè)部所有器材的采購(gòu)驗(yàn)收工作，包括但不限于排球、球網(wǎng)、訓(xùn)練輔助器材、比賽服裝、護(hù)具等各類與排球活動(dòng)相關(guān)的器材。3.職責(zé)分工-采購(gòu)部門(mén)：負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保器材按時(shí)到貨。-驗(yàn)收小組：由俱樂(lè)部行政人員、教練代表、財(cái)務(wù)人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的器材進(jìn)行驗(yàn)收，檢查器材的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合要求，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。-使用部門(mén)：提出器材采購(gòu)需求，協(xié)助驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收工作，對(duì)器材的使用性能和適用性提供專業(yè)意見(jiàn)。二、采購(gòu)流程1.需求申報(bào)-各使用部門(mén)根據(jù)俱樂(lè)部的訓(xùn)練、比賽計(jì)劃以及器材的實(shí)際使用情況，定期（每月或每季度）填寫(xiě)《器材采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需器材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交給采購(gòu)部門(mén)。-對(duì)于臨時(shí)性的器材采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《臨時(shí)器材采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交給采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)計(jì)劃制定-采購(gòu)部門(mén)收到各使用部門(mén)的采購(gòu)需求申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合俱樂(lè)部的預(yù)算安排、庫(kù)存情況以及市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定《器材采購(gòu)計(jì)劃》。-《器材采購(gòu)計(jì)劃》應(yīng)明確采購(gòu)器材的詳細(xì)清單、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額、供應(yīng)商選擇范圍等內(nèi)容，并報(bào)俱樂(lè)部管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。建立《供應(yīng)商信息庫(kù)》，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。-對(duì)于符合基本條件的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、環(huán)保措施等方面是否符合俱樂(lè)部的要求。-根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇至少兩家合格的供應(yīng)商作為候選對(duì)象，并與候選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購(gòu)合同簽訂-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其簽訂正式的《器材采購(gòu)合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括器材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。-《器材采購(gòu)合同》簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給驗(yàn)收小組、財(cái)務(wù)部門(mén)和使用部門(mén)，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。三、驗(yàn)收準(zhǔn)備1.成立驗(yàn)收小組-在器材到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收小組，由驗(yàn)收小組組長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收小組的成員應(yīng)根據(jù)器材的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行合理安排，確保驗(yàn)收工作的專業(yè)性和公正性。-驗(yàn)收小組在開(kāi)展驗(yàn)收工作前，應(yīng)熟悉采購(gòu)合同的相關(guān)條款，明確驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.驗(yàn)收文件準(zhǔn)備-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向驗(yàn)收小組提供與采購(gòu)器材相關(guān)的文件資料，包括采購(gòu)合同、供應(yīng)商提供的產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、裝箱清單等。-驗(yàn)收小組應(yīng)根據(jù)上述文件資料，制定詳細(xì)的《驗(yàn)收方案》，明確驗(yàn)收的內(nèi)容、方法、步驟和時(shí)間安排等。3.驗(yàn)收?qǐng)龅睾凸ぞ邷?zhǔn)備-根據(jù)器材的類型和數(shù)量，選擇合適的驗(yàn)收?qǐng)龅?，確保驗(yàn)收?qǐng)龅鼐邆渥銐虻目臻g和良好的照明、通風(fēng)條件。-準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和設(shè)備，如量具、檢測(cè)儀器、測(cè)試設(shè)備等，并確保工具和設(shè)備的準(zhǔn)確性和可靠性。四、驗(yàn)收內(nèi)容與方法1.數(shù)量驗(yàn)收-驗(yàn)收小組根據(jù)采購(gòu)合同和裝箱清單，對(duì)到貨器材的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)。確保器材的實(shí)際數(shù)量與合同約定的數(shù)量一致，如有短缺或溢余，應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)與供應(yīng)商溝通。-對(duì)于貴重或易損的器材，應(yīng)進(jìn)行逐件清點(diǎn)；對(duì)于數(shù)量較多的小件器材，可采用抽樣清點(diǎn)的方法，但抽樣比例應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或合同要求。2.規(guī)格驗(yàn)收-按照采購(gòu)合同規(guī)定的規(guī)格要求，對(duì)器材的型號(hào)、尺寸、材質(zhì)等進(jìn)行檢查。核對(duì)器材的實(shí)際規(guī)格是否與合同約定相符，如有不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其提供合理的解釋或更換符合規(guī)格的器材。-對(duì)于一些有特殊規(guī)格要求的器材，如排球的重量、彈性，球網(wǎng)的高度、長(zhǎng)度等，應(yīng)使用專業(yè)的量具和檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行測(cè)量和檢驗(yàn)。3.質(zhì)量驗(yàn)收-外觀檢查：對(duì)器材的外觀進(jìn)行仔細(xì)檢查，查看是否有損壞、變形、劃痕、污漬等缺陷。對(duì)于表面有涂層或包裝的器材，應(yīng)檢查涂層是否均勻、包裝是否完好。-性能檢測(cè)：根據(jù)器材的使用要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)器材的性能進(jìn)行檢測(cè)。例如，對(duì)排球進(jìn)行彈性、耐磨性能測(cè)試；對(duì)訓(xùn)練輔助器材進(jìn)行強(qiáng)度、穩(wěn)定性測(cè)試等。性能檢測(cè)可采用現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試或委托專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)的方式。-質(zhì)量證明文件檢查：要求供應(yīng)商提供器材的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證書(shū)等質(zhì)量證明文件，并對(duì)其真實(shí)性和有效性進(jìn)行核實(shí)。確保器材符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。4.包裝驗(yàn)收-檢查器材的包裝是否完好，包裝材料是否符合保護(hù)器材的要求。對(duì)于需要特殊包裝的器材，如精密儀器、易碎器材等，應(yīng)檢查其包裝是否采取了相應(yīng)的防護(hù)措施。-查看包裝上的標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確，包括器材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。五、驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格-如果器材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和包裝等方面均符合采購(gòu)合同的要求，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《驗(yàn)收合格報(bào)告》。報(bào)告中應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收的過(guò)程和結(jié)果，并由驗(yàn)收小組全體成員簽字確認(rèn)。-《驗(yàn)收合格報(bào)告》一式多份，分別交采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)和存檔保管。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收合格報(bào)告和采購(gòu)合同，辦理器材入庫(kù)和付款手續(xù)。2.驗(yàn)收不合格-若在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)器材存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量問(wèn)題或包裝損壞等情況，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明不合格的項(xiàng)目、原因和處理建議。-《驗(yàn)收不合格報(bào)告》同樣需經(jīng)驗(yàn)收小組全體成員簽字確認(rèn)后，交采購(gòu)部門(mén)處理。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施進(jìn)行處理。-在不合格器材處理期間，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)做好器材的保管工作，防止不合格器材流入俱樂(lè)部的正常使用環(huán)節(jié)。-如果供應(yīng)商對(duì)驗(yàn)收結(jié)果有異議，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查，必要時(shí)可邀請(qǐng)專業(yè)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。根據(jù)復(fù)查或鑒定結(jié)果，最終確定驗(yàn)收是否合格，并按照相應(yīng)的程序進(jìn)行處理。六、驗(yàn)收記錄與檔案管理1.驗(yàn)收記錄-驗(yàn)收小組在驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)做好詳細(xì)的驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、器材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收情況（合格或不合格及具體問(wèn)題）等信息。-驗(yàn)收記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)記錄由驗(yàn)收小組組長(zhǎng)簽字后交俱樂(lè)部檔案管理部門(mén)存檔；電子記錄應(yīng)及時(shí)備份，存儲(chǔ)在俱樂(lè)部的專用服務(wù)器或云端存儲(chǔ)平臺(tái)上。2.檔案管理-建立完善的器材采購(gòu)驗(yàn)收檔案管理制度，將采購(gòu)合同、驗(yàn)收方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量證明文件、供應(yīng)商信息等相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，歸檔保存。-檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)驗(yàn)收檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。同時(shí)，應(yīng)建立檔案查閱和借閱制度，方便俱樂(lè)部?jī)?nèi)部人員在需要時(shí)查閱和使用相關(guān)檔案資料。七、監(jiān)督與評(píng)估1.內(nèi)部監(jiān)督-俱樂(lè)部管理層應(yīng)定期對(duì)器材采購(gòu)驗(yàn)收工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看采購(gòu)流程是否規(guī)范、驗(yàn)收工作是否嚴(yán)格執(zhí)行本制度的要求。-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購(gòu)資金的合理支出和安全使用。同時(shí)，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審核，防止出現(xiàn)價(jià)格虛高或不合理的采購(gòu)行為。-審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)器材采購(gòu)驗(yàn)收工作進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行情況，驗(yàn)收工作的合規(guī)性以及采購(gòu)成本的合理性等方面。對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.供應(yīng)商評(píng)估-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可建立長(zhǎng)期合作關(guān)系；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)或淘汰。-建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對(duì)于俱樂(lè)部?jī)?nèi)部人員或會(huì)員對(duì)供應(yīng)商的投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。將投訴處理結(jié)果作為供應(yīng)商評(píng)估的重要依據(jù)之一。3.制度評(píng)估與改進(jìn)-俱樂(lè)部應(yīng)定期對(duì)本器材采購(gòu)驗(yàn)收管理制度進(jìn)行評(píng)估，收集各部門(mén)和相關(guān)人員的意見(jiàn)和建議。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，結(jié)合俱樂(lè)部的實(shí)際情況和市場(chǎng)變