教職工檔案管理制度規(guī)定一、總則

教職工檔案是記錄教職工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、培訓(xùn)發(fā)展等綜合性信息的核心資料，是學(xué)校進(jìn)行人事管理、職稱評審、薪酬調(diào)整、人才發(fā)展等工作的基礎(chǔ)依據(jù)。為規(guī)范教職工檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性，特制定本制度規(guī)定。

二、檔案管理職責(zé)

（一）檔案管理部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)教職工檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。

2.制定檔案管理制度，監(jiān)督檔案管理流程的執(zhí)行情況。

3.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。

4.配合學(xué)校其他部門開展檔案查詢、統(tǒng)計(jì)等工作。

（二）教職工個(gè)人職責(zé)

1.負(fù)責(zé)及時(shí)提供個(gè)人檔案所需材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。

2.配合檔案管理部門完成檔案的補(bǔ)充和更新工作。

3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。

三、檔案管理流程

（一）檔案建立

1.教職工入職時(shí)，需提交個(gè)人檔案基礎(chǔ)材料，包括但不限于：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、工作經(jīng)歷證明等。

2.檔案管理部門對提交的材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后歸檔。

（二）檔案更新

1.教職工職務(wù)變動、職稱晉升、培訓(xùn)進(jìn)修等情況發(fā)生時(shí)，需及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)證明材料。

2.檔案管理部門在收到材料后，進(jìn)行審核并更新檔案信息。

（三）檔案查詢

1.內(nèi)部人員查詢檔案需填寫《檔案查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。

2.外部人員查詢檔案需提供單位介紹信和本人身份證，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查詢。

（四）檔案保管

1.檔案采用電子化和紙質(zhì)雙重保存方式，確保數(shù)據(jù)安全。

2.檔案存放環(huán)境應(yīng)符合恒溫恒濕要求，定期檢查檔案保存狀況。

3.檔案借閱需登記借閱人、借閱時(shí)間及歸還情況，確保檔案安全可追溯。

四、檔案保密管理

（一）檔案管理部門人員需簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。

（二）檔案數(shù)字化過程中，需采取加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。

（三）檔案銷毀需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由專人監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息不可恢復(fù)。

五、附則

（一）本制度規(guī)定適用于學(xué)校全體教職工，自發(fā)布之日起施行。

（二）檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況對本制度進(jìn)行修訂，修訂后報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

一、總則

教職工檔案是記錄教職工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、培訓(xùn)發(fā)展等綜合性信息的核心資料，是學(xué)校進(jìn)行人事管理、職稱評審、薪酬調(diào)整、人才發(fā)展等工作的基礎(chǔ)依據(jù)。為規(guī)范教職工檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性，特制定本制度規(guī)定。

二、檔案管理職責(zé)

（一）檔案管理部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)教職工檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。具體包括：

(1)建立檔案管理制度和操作流程，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。

(2)定期對檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

(3)配合學(xué)校其他部門開展檔案查詢、統(tǒng)計(jì)等工作，提供必要的技術(shù)支持。

(4)組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提升檔案管理水平。

2.制定檔案管理制度，監(jiān)督檔案管理流程的執(zhí)行情況。具體措施包括：

(1)制定檔案收集清單，明確各類檔案材料的收集范圍和要求。

(2)建立檔案審核機(jī)制，確保檔案材料的真實(shí)性和合規(guī)性。

(3)定期對檔案管理流程進(jìn)行評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。

3.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。具體操作包括：

(1)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案保存期限和銷毀條件。

(2)組織檔案鑒定工作，對過期或無效檔案進(jìn)行分類處理。

(3)建立檔案銷毀記錄，確保銷毀過程可追溯。

4.配合學(xué)校其他部門開展檔案查詢、統(tǒng)計(jì)等工作。具體內(nèi)容包括：

(1)建立檔案查詢系統(tǒng)，方便內(nèi)部人員快速查詢檔案信息。

(2)提供檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，支持學(xué)校決策和管理需要。

(3)保障檔案查詢過程的安全性和隱私性。

（二）教職工個(gè)人職責(zé)

1.負(fù)責(zé)及時(shí)提供個(gè)人檔案所需材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。具體要求包括：

(1)入職時(shí)需提交的材料清單：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)進(jìn)修證明等。

(2)職務(wù)變動時(shí)需提交的材料：職務(wù)變動審批表、工作交接清單等。

(3)職稱晉升時(shí)需提交的材料：職稱評審材料、業(yè)績證明、培訓(xùn)經(jīng)歷等。

2.配合檔案管理部門完成檔案的補(bǔ)充和更新工作。具體操作包括：

(1)定期核對檔案信息，確保與個(gè)人實(shí)際情況一致。

(2)及時(shí)補(bǔ)充缺失的檔案材料，確保檔案的完整性。

(3)配合檔案管理部門進(jìn)行檔案信息的更新和調(diào)整。

3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。具體要求包括：

(1)不私自翻閱、復(fù)制、傳播他人檔案信息。

(2)不將檔案信息用于非工作需要的目的。

(3)發(fā)現(xiàn)檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。

三、檔案管理流程

（一）檔案建立

1.教職工入職時(shí)，需提交個(gè)人檔案基礎(chǔ)材料，包括但不限于：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、工作經(jīng)歷證明等。具體操作步驟如下：

(1)教職工領(lǐng)取《教職工檔案材料收集清單》，按清單要求準(zhǔn)備材料。

(2)將準(zhǔn)備好的材料提交至檔案管理部門，由檔案管理員進(jìn)行初步審核。

(3)審核通過后，檔案管理員將材料整理、分類，并錄入電子檔案系統(tǒng)。

(4)教職工在檔案建立完成后，領(lǐng)取《檔案建立確認(rèn)單》，確認(rèn)檔案信息無誤。

2.檔案管理部門對提交的材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后歸檔。具體審核內(nèi)容包括：

(1)核實(shí)材料的真實(shí)性和完整性，確保與個(gè)人實(shí)際情況一致。

(2)檢查材料的合規(guī)性，確保符合學(xué)校檔案管理要求。

(3)對缺失或不符合要求的材料，及時(shí)通知教職工補(bǔ)充。

（二）檔案更新

1.教職工職務(wù)變動、職稱晉升、培訓(xùn)進(jìn)修等情況發(fā)生時(shí)，需及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)證明材料。具體操作步驟如下：

(1)教職工準(zhǔn)備相關(guān)證明材料，如職務(wù)變動審批表、職稱評審材料、培訓(xùn)證書等。

(2)將準(zhǔn)備好的材料提交至檔案管理部門，由檔案管理員進(jìn)行審核。

(3)審核通過后，檔案管理員將材料整理、分類，并更新電子檔案系統(tǒng)中的信息。

(4)教職工在檔案更新完成后，領(lǐng)取《檔案更新確認(rèn)單》，確認(rèn)信息已更新。

2.檔案管理部門在收到材料后，進(jìn)行審核并更新檔案信息。具體審核內(nèi)容包括：

(1)核實(shí)材料的真實(shí)性和時(shí)效性，確保與個(gè)人實(shí)際情況一致。

(2)檢查材料的合規(guī)性，確保符合學(xué)校檔案管理要求。

(3)對缺失或不符合要求的材料，及時(shí)通知教職工補(bǔ)充。

（三）檔案查詢

1.內(nèi)部人員查詢檔案需填寫《檔案查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。具體操作步驟如下：

(1)內(nèi)部人員填寫《檔案查詢申請表》，詳細(xì)說明查詢目的和所需信息。

(2)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將申請表提交至檔案管理部門。

(3)檔案管理部門審核申請表，確認(rèn)查詢目的合規(guī)后，提供檔案查詢服務(wù)。

(4)查詢完成后，檔案管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并退回給申請人。

2.外部人員查詢檔案需提供單位介紹信和本人身份證，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查詢。具體操作步驟如下：

(1)外部人員提供單位介紹信和本人身份證，說明查詢目的和所需信息。

(2)檔案管理部門將介紹信和身份證提交至學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)審批通過后，檔案管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并提供檔案查詢服務(wù)。

(4)查詢完成后，檔案管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并退回給申請人。

（四）檔案保管

1.檔案采用電子化和紙質(zhì)雙重保存方式，確保數(shù)據(jù)安全。具體措施包括：

(1)紙質(zhì)檔案存放于檔案柜中，確保存放環(huán)境符合恒溫恒濕要求。

(2)電子檔案存儲于專用服務(wù)器中，采取數(shù)據(jù)加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。

(3)定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。

2.檔案存放環(huán)境應(yīng)符合恒溫恒濕要求，定期檢查檔案保存狀況。具體要求包括：

(1)檔案柜存放環(huán)境溫度應(yīng)保持在15-25℃，濕度應(yīng)保持在45%-60%。

(2)定期檢查檔案柜的密封性和防潮性，確保檔案保存狀況良好。

(3)發(fā)現(xiàn)檔案損壞或變質(zhì)情況，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。

3.檔案借閱需登記借閱人、借閱時(shí)間及歸還情況，確保檔案安全可追溯。具體操作步驟如下：

(1)借閱人填寫《檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱人信息、借閱時(shí)間、借閱檔案內(nèi)容等。

(2)檔案管理員審核登記表，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)。

(3)借閱人借閱檔案時(shí)，需在檔案上簽字確認(rèn)，并妥善保管。

(4)借閱完成后，借閱人需將檔案歸還檔案管理員，并在登記表上簽字確認(rèn)歸還時(shí)間。

四、檔案保密管理

（一）檔案管理部門人員需簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。具體要求包括：

(1)檔案管理部門人員需在入職時(shí)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。

(2)定期對檔案管理部門人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。

(3)對違反保密規(guī)定的檔案管理部門人員，依法依規(guī)進(jìn)行處理。

（二）檔案數(shù)字化過程中，需采取加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。具體措施包括：

(1)采用專業(yè)的檔案數(shù)字化設(shè)備，確保數(shù)字化過程的安全性。

(2)對數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。

(3)嚴(yán)格控制數(shù)字化設(shè)備的訪問權(quán)限，防止未授權(quán)訪問。

（三）檔案銷毀需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由專人監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息不可恢復(fù)。具體操作步驟如下：

(1)制定檔案銷毀清單，明確銷毀檔案的范圍和數(shù)量。

(2)銷毀前，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，并填寫《檔案銷毀審批表》。

(3)銷毀時(shí)，由專人監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息不可恢復(fù)。

(4)銷毀完成后，由監(jiān)督人員和銷毀人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，并記錄銷毀情況。

五、附則

（一）本制度規(guī)定適用于學(xué)校全體教職工，自發(fā)布之日起施行。

（二）檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況對本制度進(jìn)行修訂，修訂后報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

一、總則

教職工檔案是記錄教職工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、培訓(xùn)發(fā)展等綜合性信息的核心資料，是學(xué)校進(jìn)行人事管理、職稱評審、薪酬調(diào)整、人才發(fā)展等工作的基礎(chǔ)依據(jù)。為規(guī)范教職工檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性，特制定本制度規(guī)定。

二、檔案管理職責(zé)

（一）檔案管理部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)教職工檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。

2.制定檔案管理制度，監(jiān)督檔案管理流程的執(zhí)行情況。

3.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。

4.配合學(xué)校其他部門開展檔案查詢、統(tǒng)計(jì)等工作。

（二）教職工個(gè)人職責(zé)

1.負(fù)責(zé)及時(shí)提供個(gè)人檔案所需材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。

2.配合檔案管理部門完成檔案的補(bǔ)充和更新工作。

3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。

三、檔案管理流程

（一）檔案建立

1.教職工入職時(shí)，需提交個(gè)人檔案基礎(chǔ)材料，包括但不限于：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、工作經(jīng)歷證明等。

2.檔案管理部門對提交的材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后歸檔。

（二）檔案更新

1.教職工職務(wù)變動、職稱晉升、培訓(xùn)進(jìn)修等情況發(fā)生時(shí)，需及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)證明材料。

2.檔案管理部門在收到材料后，進(jìn)行審核并更新檔案信息。

（三）檔案查詢

1.內(nèi)部人員查詢檔案需填寫《檔案查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。

2.外部人員查詢檔案需提供單位介紹信和本人身份證，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查詢。

（四）檔案保管

1.檔案采用電子化和紙質(zhì)雙重保存方式，確保數(shù)據(jù)安全。

2.檔案存放環(huán)境應(yīng)符合恒溫恒濕要求，定期檢查檔案保存狀況。

3.檔案借閱需登記借閱人、借閱時(shí)間及歸還情況，確保檔案安全可追溯。

四、檔案保密管理

（一）檔案管理部門人員需簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。

（二）檔案數(shù)字化過程中，需采取加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。

（三）檔案銷毀需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由專人監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息不可恢復(fù)。

五、附則

（一）本制度規(guī)定適用于學(xué)校全體教職工，自發(fā)布之日起施行。

（二）檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況對本制度進(jìn)行修訂，修訂后報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

一、總則

教職工檔案是記錄教職工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價(jià)、培訓(xùn)發(fā)展等綜合性信息的核心資料，是學(xué)校進(jìn)行人事管理、職稱評審、薪酬調(diào)整、人才發(fā)展等工作的基礎(chǔ)依據(jù)。為規(guī)范教職工檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性，特制定本制度規(guī)定。

二、檔案管理職責(zé)

（一）檔案管理部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)教職工檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管工作。具體包括：

(1)建立檔案管理制度和操作流程，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。

(2)定期對檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

(3)配合學(xué)校其他部門開展檔案查詢、統(tǒng)計(jì)等工作，提供必要的技術(shù)支持。

(4)組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提升檔案管理水平。

2.制定檔案管理制度，監(jiān)督檔案管理流程的執(zhí)行情況。具體措施包括：

(1)制定檔案收集清單，明確各類檔案材料的收集范圍和要求。

(2)建立檔案審核機(jī)制，確保檔案材料的真實(shí)性和合規(guī)性。

(3)定期對檔案管理流程進(jìn)行評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并改進(jìn)。

3.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。具體操作包括：

(1)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案保存期限和銷毀條件。

(2)組織檔案鑒定工作，對過期或無效檔案進(jìn)行分類處理。

(3)建立檔案銷毀記錄，確保銷毀過程可追溯。

4.配合學(xué)校其他部門開展檔案查詢、統(tǒng)計(jì)等工作。具體內(nèi)容包括：

(1)建立檔案查詢系統(tǒng)，方便內(nèi)部人員快速查詢檔案信息。

(2)提供檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，支持學(xué)校決策和管理需要。

(3)保障檔案查詢過程的安全性和隱私性。

（二）教職工個(gè)人職責(zé)

1.負(fù)責(zé)及時(shí)提供個(gè)人檔案所需材料，確保材料的真實(shí)性和完整性。具體要求包括：

(1)入職時(shí)需提交的材料清單：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)進(jìn)修證明等。

(2)職務(wù)變動時(shí)需提交的材料：職務(wù)變動審批表、工作交接清單等。

(3)職稱晉升時(shí)需提交的材料：職稱評審材料、業(yè)績證明、培訓(xùn)經(jīng)歷等。

2.配合檔案管理部門完成檔案的補(bǔ)充和更新工作。具體操作包括：

(1)定期核對檔案信息，確保與個(gè)人實(shí)際情況一致。

(2)及時(shí)補(bǔ)充缺失的檔案材料，確保檔案的完整性。

(3)配合檔案管理部門進(jìn)行檔案信息的更新和調(diào)整。

3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。具體要求包括：

(1)不私自翻閱、復(fù)制、傳播他人檔案信息。

(2)不將檔案信息用于非工作需要的目的。

(3)發(fā)現(xiàn)檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。

三、檔案管理流程

（一）檔案建立

1.教職工入職時(shí)，需提交個(gè)人檔案基礎(chǔ)材料，包括但不限于：身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、工作經(jīng)歷證明等。具體操作步驟如下：

(1)教職工領(lǐng)取《教職工檔案材料收集清單》，按清單要求準(zhǔn)備材料。

(2)將準(zhǔn)備好的材料提交至檔案管理部門，由檔案管理員進(jìn)行初步審核。

(3)審核通過后，檔案管理員將材料整理、分類，并錄入電子檔案系統(tǒng)。

(4)教職工在檔案建立完成后，領(lǐng)取《檔案建立確認(rèn)單》，確認(rèn)檔案信息無誤。

2.檔案管理部門對提交的材料進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后歸檔。具體審核內(nèi)容包括：

(1)核實(shí)材料的真實(shí)性和完整性，確保與個(gè)人實(shí)際情況一致。

(2)檢查材料的合規(guī)性，確保符合學(xué)校檔案管理要求。

(3)對缺失或不符合要求的材料，及時(shí)通知教職工補(bǔ)充。

（二）檔案更新

1.教職工職務(wù)變動、職稱晉升、培訓(xùn)進(jìn)修等情況發(fā)生時(shí)，需及時(shí)向檔案管理部門提交相關(guān)證明材料。具體操作步驟如下：

(1)教職工準(zhǔn)備相關(guān)證明材料，如職務(wù)變動審批表、職稱評審材料、培訓(xùn)證書等。

(2)將準(zhǔn)備好的材料提交至檔案管理部門，由檔案管理員進(jìn)行審核。

(3)審核通過后，檔案管理員將材料整理、分類，并更新電子檔案系統(tǒng)中的信息。

(4)教職工在檔案更新完成后，領(lǐng)取《檔案更新確認(rèn)單》，確認(rèn)信息已更新。

2.檔案管理部門在收到材料后，進(jìn)行審核并更新檔案信息。具體審核內(nèi)容包括：

(1)核實(shí)材料的真實(shí)性和時(shí)效性，確保與個(gè)人實(shí)際情況一致。

(2)檢查材料的合規(guī)性，確保符合學(xué)校檔案管理要求。

(3)對缺失或不符合要求的材料，及時(shí)通知教職工補(bǔ)充。

（三）檔案查詢

1.內(nèi)部人員查詢檔案需填寫《檔案查詢申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。具體操作步驟如下：

(1)內(nèi)部人員填寫《檔案查詢申請表》，詳細(xì)說明查詢目的和所需信息。

(2)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將申請表提交至檔案管理部門。

(3)檔案管理部門審核申請表，確認(rèn)查詢目的合規(guī)后，提供檔案查詢服務(wù)。

(4)查詢完成后，檔案管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并退回給申請人。

2.外部人員查詢檔案需提供單位介紹信和本人身份證，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查詢。具體操作步驟如下：

(1)外部人員提供單位介紹信和本人身份證，說明查詢目的和所需信息。

(2)檔案管理部門將介紹信和身份證提交至學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

(3)審批通過后，檔案管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并提供檔案查詢服務(wù)。

(4)查詢完成后，檔案管理部門在申請表上簽字確認(rèn)，并退回給申請人。

（四）檔案保管

1.檔案采用電子化和紙質(zhì)雙重保存方式，確保數(shù)據(jù)安全。具體措施包括：

(1)紙質(zhì)檔案存放于檔案柜中，確保存放環(huán)境符合恒溫恒濕要求。

(2)電子檔案存儲于專用服務(wù)器中，采取數(shù)據(jù)加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。

(3)定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。

2.檔案存放環(huán)境應(yīng)符合恒溫恒濕要求，定期檢查檔案保存狀況。具體要求包