采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程模板（采購(gòu)成本控制版）一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景日常辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材等低值易耗品批量采購(gòu)；生產(chǎn)性物料采購(gòu)：如原材料、零部件等直接影響產(chǎn)品成本的物料采購(gòu)；設(shè)備/服務(wù)采購(gòu)：如固定資產(chǎn)、技術(shù)服務(wù)等需進(jìn)行成本效益分析的采購(gòu)項(xiàng)目；預(yù)算內(nèi)專項(xiàng)采購(gòu)：如年度預(yù)算中已規(guī)劃的特定項(xiàng)目采購(gòu)，需嚴(yán)格控制成本不超預(yù)算。二、全流程操作步驟詳解（一）采購(gòu)需求發(fā)起與預(yù)算初審執(zhí)行人：需求部門申請(qǐng)人（如部門專員）、部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：填寫采購(gòu)申請(qǐng)表：申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見模板表格1），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并同步相關(guān)需求說(shuō)明（如技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)初步詢價(jià)記錄等）。部門負(fù)責(zé)人初審：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）審核采購(gòu)需求的必要性、合理性及與部門預(yù)算的匹配度，重點(diǎn)確認(rèn)“是否為必須采購(gòu)”“預(yù)估數(shù)量是否合理”“預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)”，審核通過后簽字確認(rèn)。輸出結(jié)果：《采購(gòu)申請(qǐng)表》（部門負(fù)責(zé)人簽字版）（二）采購(gòu)部門專業(yè)審核與供應(yīng)商初步篩選執(zhí)行人：采購(gòu)部門專員（如采購(gòu)主管）、采購(gòu)經(jīng)理操作內(nèi)容：需求合規(guī)性審核：采購(gòu)專員核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表中的信息完整性（如規(guī)格型號(hào)是否明確、數(shù)量是否合理），確認(rèn)是否符合公司采購(gòu)管理制度（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)等）。供應(yīng)商初步篩選與詢價(jià)：對(duì)于常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)專員從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選至少3家供應(yīng)商，進(jìn)行初步市場(chǎng)詢價(jià)，記錄各供應(yīng)商報(bào)價(jià)、交貨期、付款條件等信息；對(duì)于復(fù)雜或金額較大的項(xiàng)目，采購(gòu)專員需組織技術(shù)部門（如工程師）共同參與供應(yīng)商評(píng)估，重點(diǎn)評(píng)估供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)能力、過往合作成本控制表現(xiàn)等。成本初步分析：采購(gòu)專員對(duì)比歷史采購(gòu)成本、市場(chǎng)均價(jià)及本次詢價(jià)結(jié)果，分析預(yù)估成本的合理性，若預(yù)估成本顯著高于歷史或市場(chǎng)水平，需向申請(qǐng)人反饋并要求補(bǔ)充說(shuō)明。輸出結(jié)果：《采購(gòu)詢價(jià)記錄表》《供應(yīng)商初步評(píng)估表》（含采購(gòu)專員意見）（三）成本控制專項(xiàng)審核執(zhí)行人：成本控制專員（如成本經(jīng)理）、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：成本合理性復(fù)核：成本控制專員結(jié)合采購(gòu)申請(qǐng)表、詢價(jià)記錄及歷史數(shù)據(jù)，重點(diǎn)審核：預(yù)估單價(jià)是否與采購(gòu)量匹配（如批量采購(gòu)是否享受折扣）；是否存在可替代的性價(jià)比更高的方案（如功能相近但成本更低的物料）；運(yùn)輸、稅費(fèi)等附加成本是否合理預(yù)估。預(yù)算額度校驗(yàn)：財(cái)務(wù)部門核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目總預(yù)算是否在部門可用預(yù)算及公司整體成本控制目標(biāo)范圍內(nèi)，若超預(yù)算，需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》并說(shuō)明理由。成本優(yōu)化建議：對(duì)于成本可壓縮的項(xiàng)目，成本控制專員需提出具體優(yōu)化建議（如調(diào)整采購(gòu)批次、更換供應(yīng)商等），反饋給需求部門及采購(gòu)部門協(xié)同落實(shí)。輸出結(jié)果：《成本控制審核意見表》（含成本專員及財(cái)務(wù)部門簽字）（四）分級(jí)審批與決策執(zhí)行人：按采購(gòu)金額分級(jí)審批人（如部門總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理）、法務(wù)部門（如需）操作內(nèi)容：分級(jí)審批：根據(jù)公司授權(quán)制度，按采購(gòu)金額逐級(jí)審批：金額≤[X元]：由需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)經(jīng)理、成本控制專員審批；[X元]＜金額≤[Y元]：增加部門總監(jiān)審批；金額＞[Y元]：需分管副總及總經(jīng)理最終審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。法務(wù)審核（如需）：對(duì)于涉及合同條款、長(zhǎng)期服務(wù)框架或金額重大的采購(gòu)項(xiàng)目，法務(wù)部門（如法務(wù)專員）需審核合同條款的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及成本責(zé)任界定。審批結(jié)果反饋：審批完成后，由采購(gòu)部門將最終審批結(jié)果（通過/駁回）反饋給申請(qǐng)人，駁回需注明具體原因（如超預(yù)算、成本不合理等）。輸出結(jié)果：《采購(gòu)審批流程表》（含各級(jí)審批人簽字）（五）采購(gòu)執(zhí)行與成本鎖定執(zhí)行人：采購(gòu)專員、供應(yīng)商操作內(nèi)容：下達(dá)采購(gòu)訂單：審批通過后，采購(gòu)專員根據(jù)審核通過的采購(gòu)需求及詢價(jià)結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)正式采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，重點(diǎn)保證采購(gòu)訂單價(jià)格不高于審批通過的預(yù)算單價(jià)。成本執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)專員跟蹤訂單交付進(jìn)度，若因市場(chǎng)波動(dòng)等客觀原因需調(diào)整價(jià)格，需重新啟動(dòng)成本控制審核及審批流程，嚴(yán)禁未經(jīng)審批的價(jià)格變更。輸出結(jié)果：《采購(gòu)訂單》（含供應(yīng)商蓋章確認(rèn)）（六）驗(yàn)收與成本核算執(zhí)行人：需求部門驗(yàn)收人（如倉(cāng)庫(kù)管理員）、質(zhì)量部門（如需）、財(cái)務(wù)部門操作內(nèi)容：實(shí)物驗(yàn)收：需求部門或倉(cāng)庫(kù)根據(jù)采購(gòu)訂單及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到貨物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《物資驗(yàn)收單》，保證實(shí)際到貨與采購(gòu)訂單一致。質(zhì)量檢驗(yàn)（如需）：對(duì)于生產(chǎn)物料或關(guān)鍵設(shè)備，質(zhì)量部門（如質(zhì)檢工程師）需出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，合格后方可入庫(kù)使用。成本核算與差異分析：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)訂單價(jià)格、實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量及發(fā)票，核算實(shí)際采購(gòu)總成本，對(duì)比預(yù)算總成本，填寫《采購(gòu)成本差異分析表》，分析差異原因（如價(jià)格波動(dòng)、數(shù)量變更、附加成本增加等），并反饋給成本控制部門及管理層。輸出結(jié)果：《物資驗(yàn)收單》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告》（如需）、《采購(gòu)成本差異分析表》（七）檔案歸檔與反饋優(yōu)化執(zhí)行人：采購(gòu)部門、檔案管理部門操作內(nèi)容：資料歸檔：采購(gòu)專員將采購(gòu)申請(qǐng)表、審批表、詢價(jià)記錄、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、成本差異分析表等資料整理成冊(cè)，提交檔案管理部門存檔，保存期限不少于[3年]。流程優(yōu)化反饋：成本控制部門定期匯總采購(gòu)成本數(shù)據(jù)及差異分析結(jié)果，向管理層反饋成本控制中的共性問題（如某類物料成本持續(xù)偏高），推動(dòng)采購(gòu)策略優(yōu)化（如renegotiate供應(yīng)商協(xié)議、集中采購(gòu)等）。輸出結(jié)果：采購(gòu)檔案（完整資料集）、《采購(gòu)成本控制分析報(bào)告》（定期）三、核心模板表格清單表1：采購(gòu)申請(qǐng)表序號(hào)字段名稱填寫說(shuō)明1申請(qǐng)部門需求部門全稱2申請(qǐng)人經(jīng)辦人姓名（*號(hào)代替）3聯(lián)系方式申請(qǐng)人電話（內(nèi)部分號(hào)）4申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的年月日5采購(gòu)項(xiàng)目名稱物資/服務(wù)具體名稱（如“A4打印紙”“型號(hào)軸承”）6規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述物資規(guī)格或服務(wù)要求（如“80g白色，500張/包”“轉(zhuǎn)速≥3000r/min”）7單位采購(gòu)計(jì)量單位（如“箱”“個(gè)”“批”）8需求數(shù)量計(jì)劃采購(gòu)數(shù)量9預(yù)估單價(jià)（元）參考?xì)v史數(shù)據(jù)或市場(chǎng)詢價(jià)的單價(jià)10預(yù)算總價(jià)（元）需求數(shù)量×預(yù)估單價(jià)11資金來(lái)源部門預(yù)算編號(hào)/專項(xiàng)預(yù)算名稱12交付時(shí)間要求到貨的具體日期13用途說(shuō)明采購(gòu)物資的具體使用場(chǎng)景（如“用于行政辦公”“用于產(chǎn)品生產(chǎn)”）14附件清單需的支持文件（如技術(shù)圖紙、市場(chǎng)詢價(jià)截圖、部門需求說(shuō)明）15部門負(fù)責(zé)人意見審核簽字并注明“同意采購(gòu)/駁回原因”表2：采購(gòu)成本差異分析表序號(hào)字段名稱填寫說(shuō)明1采購(gòu)項(xiàng)目名稱與采購(gòu)申請(qǐng)表一致2采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)表的唯一編號(hào)3預(yù)算總成本（元）審批通過的預(yù)算總價(jià)4實(shí)際總成本（元）實(shí)際采購(gòu)數(shù)量×實(shí)際采購(gòu)單價(jià)（含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等）5成本差異（元）實(shí)際總成本-預(yù)算總成本（正數(shù)為超支，負(fù)數(shù)為節(jié)約）6差異率（%）（成本差異÷預(yù)算總成本）×100%7差異原因分析具體說(shuō)明差異原因（如“市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)上漲5%”“采購(gòu)數(shù)量增加10%”“運(yùn)費(fèi)未預(yù)估”）8責(zé)任部門承擔(dān)成本差異責(zé)任的部門（如需求部門、采購(gòu)部門）9改進(jìn)措施針對(duì)差異原因提出的改進(jìn)方案（如“下次批量采購(gòu)時(shí)簽訂價(jià)格鎖定協(xié)議”“優(yōu)化需求計(jì)劃”）10審核人成本控制專員/財(cái)務(wù)部門簽字表3：采購(gòu)審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人職務(wù)審批意見（同意/駁回）審批日期簽字部門初審*部門經(jīng)理需求部門負(fù)責(zé)人采購(gòu)審核*采購(gòu)主管采購(gòu)部門成本控制審核*成本經(jīng)理成本控制部門財(cái)務(wù)預(yù)算審核*財(cái)務(wù)總監(jiān)財(cái)務(wù)部門分級(jí)審批（如需）*部門總監(jiān)分管領(lǐng)導(dǎo)最終審批*總經(jīng)理公司最高負(fù)責(zé)人四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）預(yù)算管理剛性原則采購(gòu)申請(qǐng)必須控制在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可啟動(dòng)；預(yù)算調(diào)整需說(shuō)明調(diào)整原因、金額及時(shí)效，避免頻繁、無(wú)理由的預(yù)算變更影響成本控制計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與價(jià)格管控優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過資質(zhì)審核、樣品測(cè)試及小批量試用，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、價(jià)格合理；詢價(jià)過程需留存書面記錄（如郵件、報(bào)價(jià)單），至少3家供應(yīng)商比價(jià)，對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目可采用公開招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。（三）成本動(dòng)態(tài)跟蹤與反饋采購(gòu)專員需實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，若市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)超過±[5%]，需及時(shí)啟動(dòng)成本重審流程，避免因價(jià)格變動(dòng)導(dǎo)致成本失控；成本差異分析報(bào)告需每月匯總，向管理層反饋異常波動(dòng)，推動(dòng)采購(gòu)策略持續(xù)優(yōu)化。（四）審批時(shí)效與責(zé)任追溯各審批環(huán)節(jié)