合同簽訂及履行過程管理工具一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于各類企業(yè)或組織在開展業(yè)務(wù)合作時(shí)，需規(guī)范合同全生命周期管理的場景，包括但不限于：采購與供應(yīng)鏈管理（如原材料采購、設(shè)備采購等）；服務(wù)外包與合作（如技術(shù)開發(fā)、咨詢服務(wù)、市場推廣等）；項(xiàng)目合作（如聯(lián)合研發(fā)、工程建設(shè)等）；框架協(xié)議下的具體訂單執(zhí)行；其他需通過合同明確雙方權(quán)利義務(wù)的業(yè)務(wù)往來。通過系統(tǒng)化管理，可降低合同風(fēng)險(xiǎn)、提高履約效率、保障合作雙方合法權(quán)益。二、全流程操作指引1.合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息操作要點(diǎn)：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作內(nèi)容，明確合同標(biāo)的（貨物/服務(wù)/項(xiàng)目）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、預(yù)算金額等核心要素，填寫《合同需求申請表》（見模板1）。合作方資質(zhì)核查：通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、官方認(rèn)證渠道等核查合作方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書等），保證合作方具備履約能力，留存核查記錄。資料收集：收集合作方基礎(chǔ)信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）、項(xiàng)目背景資料、技術(shù)規(guī)格書等，作為合同附件。2.合同談判與起草：條款擬定與協(xié)商一致操作要點(diǎn)：合同起草：由法務(wù)或指定經(jīng)辦人根據(jù)需求及合作方信息，使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，重點(diǎn)明確以下條款：雙方主體信息（名稱、法定代表人、簽約人及授權(quán)權(quán)限）；合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格（或定價(jià)方式）、支付方式及條件；履行期限、地點(diǎn)、方式（交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式；保密條款、不可抗力、合同生效條件及附件清單。談判修訂：業(yè)務(wù)部門與法務(wù)共同參與合同談判，針對關(guān)鍵條款（如價(jià)格、交付時(shí)間、違約責(zé)任）與合作方協(xié)商，修訂合同文本并形成《合同談判記錄表》（見模板2），記錄雙方共識與分歧點(diǎn)，經(jīng)雙方確認(rèn)后形成最終合同版本。3.合同審核與簽署：合規(guī)性把控與授權(quán)簽署操作要點(diǎn)：內(nèi)部審核：合同文本需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（確認(rèn)業(yè)務(wù)可行性）、法務(wù)部門（審核法律風(fēng)險(xiǎn)）、財(cái)務(wù)部門（審核價(jià)格、支付條款）依次審核，填寫《合同審核意見表》，明確審核結(jié)論（通過/需修改/不通過）及修改意見，審核通過后提交管理層審批。最終確認(rèn)：審核通過后，與合作方確認(rèn)最終合同文本，保證雙方版本一致，打印一式X份（根據(jù)合作方數(shù)量及存檔需求確定）。授權(quán)簽署：由法定代表人或其授權(quán)的簽約人（需提供授權(quán)委托書）簽署合同，加蓋合同專用章或公章，簽署時(shí)保證合同文本無涂改（若有涂改需雙方蓋章/簽字確認(rèn)），并留存簽署頁原件。4.合同履行跟蹤：進(jìn)度監(jiān)控與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警操作要點(diǎn)：履行計(jì)劃制定：合同生效后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同條款制定《合同履行計(jì)劃表》（見模板3），明確各階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付、交付、驗(yàn)收、尾款支付等）、責(zé)任人及輸出成果。進(jìn)度監(jiān)控：責(zé)任人按計(jì)劃跟蹤履行情況，記錄實(shí)際進(jìn)度、交付物質(zhì)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息，對延遲或異常情況（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、合作方違約）及時(shí)上報(bào)，并啟動溝通協(xié)商機(jī)制。付款管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的支付條件（如驗(yàn)收合格后X日內(nèi)支付），審核付款申請單、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料，確認(rèn)無誤后安排付款，留存付款憑證。溝通記錄：與合作方的溝通（如履約中的問題協(xié)商、補(bǔ)充約定）需形成書面記錄（如郵件、會議紀(jì)要），作為合同履約的補(bǔ)充依據(jù)。5.合同變更與解除：規(guī)范流程與責(zé)任界定操作要點(diǎn)：變更申請：因業(yè)務(wù)需求變化、不可抗力等原因需變更合同時(shí)由提出方填寫《合同變更申請表》（見模板4），說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同其他條款的影響，附相關(guān)證明材料（如雙方書面確認(rèn)函、政策文件等）。變更審核與簽署：變更申請經(jīng)內(nèi)部審核（流程同合同審核）及合作方確認(rèn)后，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更后的條款及生效時(shí)間，變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件。解除處理：需解除合同時(shí)依據(jù)合同約定的解除條件（如一方違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行），由提出方發(fā)出書面解除通知，明確解除事由及法律依據(jù)，雙方協(xié)商一致后簽訂《合同解除協(xié)議》，約定已履行部分的結(jié)算、違約責(zé)任承擔(dān)等事宜。6.合同歸檔：資料整理與長期保存操作要點(diǎn)：資料整理：合同履行完畢或解除后，經(jīng)辦人收集合同文本（含附件、變更/解除協(xié)議）、審核記錄、簽署頁、談判記錄、履行計(jì)劃、付款憑證、驗(yàn)收報(bào)告、溝通記錄等全套資料，按“一合同一檔”原則整理。歸檔管理：將整理好的資料移交檔案管理部門，登記《合同歸檔登記表》（見模板5），明確檔案編號、保存期限（根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定，如采購合同通常保存不少于10年）、借閱權(quán)限等，保證檔案完整、可追溯。三、核心工具表格模板模板1：合同需求申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式合作方名稱合作方類型□企業(yè)□個人合同標(biāo)的數(shù)量/規(guī)模預(yù)算金額履行期限質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/要求交付地點(diǎn)核心需求說明附件清單部門負(fù)責(zé)人審批法務(wù)初審意見財(cái)務(wù)審核意見管理層審批模板2：合同談判記錄表合同編號談判時(shí)間談判地點(diǎn)我方參與人合作方參與人談判主題主要討論內(nèi)容及共識分歧點(diǎn)及協(xié)商結(jié)果后續(xù)行動安排我方談判負(fù)責(zé)人合作方確認(rèn)模板3：合同履行計(jì)劃表合同編號履行階段計(jì)劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人輸出成果完成情況（□合格/□不合格）預(yù)付款支付貨物/服務(wù)交付驗(yàn)收階段驗(yàn)收報(bào)告尾款支付異常記錄模板4：合同變更申請表合同編號原合同簽訂日期變更類型□條款變更□解除□其他變更原因變更前條款變更后條款對合同其他影響附件材料內(nèi)部審核意見合作方確認(rèn)模板5：合同歸檔登記表檔案編號合同編號合同名稱簽署日期保存期限我方簽約主體合作方主體歸檔資料清單歸檔人歸檔日期檔案管理員借閱記錄借閱人借閱日期歸還日期用途四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示主體資格風(fēng)險(xiǎn)：合作方需提供真實(shí)有效的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約，必要時(shí)可通過第三方平臺核實(shí)其信用狀況。條款完整性風(fēng)險(xiǎn)：合同核心條款（如標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任）需明確具體，避免使用“合理”“盡快”等模糊表述，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄地需提前約定。履約監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)：合同履行需專人跟蹤，對延遲、質(zhì)量問題等異常情況及時(shí)書面函告合作方，保留催告證據(jù)，避免因未及時(shí)主張權(quán)利導(dǎo)致喪失合同解除權(quán)或索賠權(quán)。變更與解除風(fēng)險(xiǎn)：合同變更或解除必須采用書面形式（變更協(xié)議/解除協(xié)議），單方面解除合同需符合法定