業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化處理操作手冊(cè)一、流程自動(dòng)化適用場景本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部需跨部門協(xié)作、重復(fù)性高、時(shí)效性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程，通過自動(dòng)化工具減少人工干預(yù)，提升處理效率與準(zhǔn)確性。常見應(yīng)用場景包括：員工入職流程：新員工信息錄入、賬號(hào)開通、辦公設(shè)備申領(lǐng)、部門對(duì)接等環(huán)節(jié)自動(dòng)化串聯(lián)；費(fèi)用報(bào)銷流程：發(fā)票驗(yàn)真、預(yù)算校驗(yàn)、審批流轉(zhuǎn)、財(cái)務(wù)入賬全流程自動(dòng)化處理；客戶訂單處理：訂單信息錄入、庫存查詢、生產(chǎn)排期、物流對(duì)接等節(jié)點(diǎn)自動(dòng)觸發(fā)；合同審批流程：合同文本審核、法務(wù)合規(guī)校驗(yàn)、用印申請(qǐng)、歸檔管理等步驟自動(dòng)化推進(jìn)。二、自動(dòng)化操作流程詳解（一）前期準(zhǔn)備階段系統(tǒng)登錄與權(quán)限確認(rèn)操作人通過企業(yè)統(tǒng)一賬號(hào)登錄流程自動(dòng)化平臺(tái)（如OA系統(tǒng)、RPA工具），確認(rèn)自身具備對(duì)應(yīng)流程的“發(fā)起人”或“審批人”權(quán)限（權(quán)限不足時(shí)，聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人某或系統(tǒng)管理員管理員申請(qǐng)開通）。檢查流程模板版本是否為最新（如“2024版員工入職流程”），避免使用過期模板導(dǎo)致信息遺漏?；A(chǔ)資料收集與核對(duì)根據(jù)流程類型，提前準(zhǔn)備完整資料（如員工入職需提供證件號(hào)碼復(fù)印件、學(xué)歷證書、離職證明；費(fèi)用報(bào)銷需提供發(fā)票原件、消費(fèi)明細(xì)、預(yù)算審批單）。核對(duì)資料信息的一致性（如證件號(hào)碼號(hào)與姓名、發(fā)票金額與報(bào)銷單金額），保證無錯(cuò)填、漏填，減少后續(xù)流程退回概率。（二）流程配置階段選擇并填寫流程模板在平臺(tái)“流程中心”選擇對(duì)應(yīng)流程模板（如“員工入職流程”），進(jìn)入表單填寫頁面。按模板要求逐項(xiàng)填寫必填信息（以員工入職為例：填寫新員工姓名某、證件號(hào)碼號(hào)、入職部門、崗位、薪資標(biāo)準(zhǔn)、直屬上級(jí)上級(jí)、聯(lián)系方式等），選填信息根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充（如緊急聯(lián)系人、住宿需求）。設(shè)置審批鏈與節(jié)點(diǎn)規(guī)則根據(jù)企業(yè)流程規(guī)范，配置審批節(jié)點(diǎn)（如員工入職流程默認(rèn)設(shè)置“部門經(jīng)理→HR專員→IT支持”三級(jí)審批）。特殊情況需調(diào)整審批鏈時(shí)（如高管入職需增加總經(jīng)理審批），在“審批設(shè)置”中修改節(jié)點(diǎn)順序或添加審批人審批人，并設(shè)置超時(shí)提醒規(guī)則（如每個(gè)節(jié)點(diǎn)審批時(shí)限不超過2個(gè)工作日，超時(shí)自動(dòng)催辦）。（三）流程執(zhí)行與監(jiān)控階段提交流程并觸發(fā)自動(dòng)化確認(rèn)表單信息無誤后，“提交”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)流程第一節(jié)點(diǎn)（如部門經(jīng)理審批），并通過站內(nèi)信、郵件或企業(yè)向?qū)徟税l(fā)送待辦提醒。流程提交后，系統(tǒng)自動(dòng)唯一流程編號(hào)（如“RYRZ202405001”），操作人需記錄編號(hào)以便后續(xù)查詢。實(shí)時(shí)監(jiān)控進(jìn)度與異常處理在“我的流程”中查看當(dāng)前流程狀態(tài)（如“審批中”“已完成”“異?！保鞒叹幪?hào)可查看各節(jié)點(diǎn)處理進(jìn)度、審批意見及處理時(shí)間。若流程長時(shí)間卡在某節(jié)點(diǎn)（如超過24小時(shí)未處理），操作人可“催辦”按鈕提醒審批人；若因資料不全或信息錯(cuò)誤被退回，根據(jù)退回原因修改后重新提交，并聯(lián)系原審批人原審批人確認(rèn)。（四）結(jié)果處理與歸檔階段查看流程結(jié)果與導(dǎo)出文件流程全部節(jié)點(diǎn)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)流程結(jié)果文件（如員工入職流程《入職登記表》《賬號(hào)開通確認(rèn)單》），操作人可在“流程詳情”中查看或?qū)С鯬DF/Excel格式文件。涉及實(shí)體物料的流程（如辦公設(shè)備申領(lǐng)），根據(jù)系統(tǒng)的《領(lǐng)料單》至對(duì)應(yīng)倉庫領(lǐng)取物品，領(lǐng)取后需在系統(tǒng)中確認(rèn)“已領(lǐng)取”。數(shù)據(jù)歸檔與后續(xù)跟進(jìn)將導(dǎo)出的流程結(jié)果文件及原始資料整理歸檔（電子檔存入企業(yè)共享文件夾，紙質(zhì)檔交由行政部門行政統(tǒng)一保管），保證可追溯。需跨部門跟進(jìn)的流程（如入職流程中IT賬號(hào)開通），確認(rèn)完成后在系統(tǒng)中標(biāo)記“流程閉環(huán)”，避免重復(fù)跟進(jìn)。三、流程自動(dòng)化模板表格示例表3-1員工入職流程自動(dòng)化模板表單字段類型字段名稱必填/選填填寫說明示例值基本信息員工姓名必填與證件號(hào)碼一致張*證件號(hào)碼號(hào)必填18位數(shù)字，校驗(yàn)位正確110*入職部門必填選擇部門全稱市場營銷部崗位名稱必填選擇崗位標(biāo)準(zhǔn)稱謂市場專員入職日期必填格式：YYYY-MM-DD2024-05-20關(guān)聯(lián)信息直屬上級(jí)必填選擇系統(tǒng)內(nèi)已備案員工李*（市場部經(jīng)理）薪資標(biāo)準(zhǔn)必填填寫稅前月薪8000審批信息部門經(jīng)理審批自動(dòng)觸發(fā)系統(tǒng)根據(jù)部門自動(dòng)關(guān)聯(lián)王*（市場部經(jīng)理）HR專員審批自動(dòng)觸發(fā)負(fù)責(zé)合同簽訂、社保辦理趙*（HR主管）IT支持審批自動(dòng)觸發(fā)負(fù)責(zé)企業(yè)郵箱、OA賬號(hào)開通劉*（IT工程師）附件信息證件號(hào)碼復(fù)印件必填掃描件，PDF格式，≤2MB張*_證件號(hào)碼.pdf學(xué)歷證書復(fù)印件選填掃描件，PDF格式，≤2MB張*_學(xué)歷.pdf流程狀態(tài)當(dāng)前節(jié)點(diǎn)自動(dòng)顯示實(shí)態(tài)更新（如“部門經(jīng)理審批中”）—流程編號(hào)自動(dòng)格式：流程類型+年月+流水號(hào)RYRZ202405001表3-2費(fèi)用報(bào)銷流程自動(dòng)化模板表單字段類型字段名稱必填/選填填寫說明示例值報(bào)銷信息報(bào)銷人必填系統(tǒng)自動(dòng)獲取登錄人信息陳*報(bào)銷部門必填系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)技術(shù)研發(fā)部報(bào)銷類型必填選擇（差旅/辦公/招待/其他）差旅報(bào)銷金額必填精確到兩位小數(shù)2500.50預(yù)算科目必填選擇對(duì)應(yīng)預(yù)算項(xiàng)目差旅費(fèi)-市內(nèi)交通明細(xì)信息費(fèi)用發(fā)生日期必填多筆費(fèi)用需逐條填寫2024-05-10；2024-05-11費(fèi)用事由必填簡潔說明（如“參加會(huì)議差旅”）參加行業(yè)技術(shù)峰會(huì)發(fā)票信息必填發(fā)票掃描件，驗(yàn)真碼清晰可見發(fā)票_20240510.jpg審批信息部門負(fù)責(zé)人審批自動(dòng)觸發(fā)審批預(yù)算合理性孫*（技術(shù)總監(jiān)）財(cái)務(wù)審核自動(dòng)觸發(fā)審核發(fā)票合規(guī)性與金額準(zhǔn)確性周*（財(cái)務(wù)專員）分管領(lǐng)導(dǎo)審批自動(dòng)觸發(fā)金額≥5000時(shí)觸發(fā)吳*（副總經(jīng)理）四、操作關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性保障表單填寫時(shí)需嚴(yán)格核對(duì)信息，保證姓名、證件號(hào)碼號(hào)、金額等關(guān)鍵字段與原始資料一致，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致流程退回或?qū)徟诱`。系統(tǒng)提交前使用“校驗(yàn)”功能（部分平臺(tái)支持自動(dòng)校驗(yàn)），檢查必填項(xiàng)是否完整、格式是否正確（如日期格式、證件號(hào)碼號(hào)位數(shù)）。（二）權(quán)限與時(shí)效管理操作人僅可發(fā)起權(quán)限范圍內(nèi)的流程，禁止越權(quán)代填或代提；審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，超時(shí)未處理系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送催辦提醒至其上級(jí)。臨時(shí)調(diào)整審批鏈時(shí)，需提前與原審批人溝通確認(rèn)，避免影響流程連續(xù)性。（三）異常情況處理流程退回后，需仔細(xì)閱讀退回意見（如“發(fā)票抬頭錯(cuò)誤”“預(yù)算不足”），修改后重新提交時(shí)可在備注中說明修改內(nèi)容，方便審批人快速確認(rèn)。若系統(tǒng)提示流程異常（如節(jié)點(diǎn)無法觸發(fā)、文件失敗），立即截圖保存錯(cuò)誤信息，聯(lián)系系統(tǒng)管理員管理員排查，禁止自行修改系統(tǒng)配置。（四）安全與合規(guī)要求禁止在流程表單中泄露敏感信息（如員工銀行賬號(hào)、客戶證件號(hào)碼號(hào)），附件需加密處理（如PDF密碼保護(hù)），僅必要審批人可查看。流程完成后，電子檔需按企業(yè)文檔管理規(guī)定存入指定服務(wù)器，紙質(zhì)檔需交由檔案部門檔案統(tǒng)一保管，保存期限符合行業(yè)規(guī)范（如員工入職