企業(yè)通用設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與場(chǎng)景說明二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與初步確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展或設(shè)備更新需要，填寫《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途及使用場(chǎng)景。需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)設(shè)備必要性及預(yù)算合理性，簽字后提交至采購(gòu)部。輸出文檔：《設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（需部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)）（二）需求評(píng)審與預(yù)算審批責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、需求部門操作內(nèi)容：采購(gòu)部收到需求申請(qǐng)后，會(huì)同需求部門、財(cái)務(wù)部召開需求評(píng)審會(huì)（必要時(shí)邀請(qǐng)技術(shù)部門參與），對(duì)設(shè)備技術(shù)參數(shù)、市場(chǎng)行情、預(yù)算合理性進(jìn)行評(píng)估。評(píng)審?fù)ㄟ^后，采購(gòu)部根據(jù)企業(yè)預(yù)算管理制度，提交《設(shè)備采購(gòu)預(yù)算審批表》，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批（如部門總監(jiān)→分管副總→總經(jīng)理）。輸出文檔：《設(shè)備采購(gòu)需求評(píng)審記錄》《設(shè)備采購(gòu)預(yù)算審批表》（需審批人*簽字）（三）供應(yīng)商選擇與商務(wù)洽談責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：采購(gòu)部通過企業(yè)合格供應(yīng)商名錄、公開招標(biāo)、詢比價(jià)等方式篩選供應(yīng)商（至少3家比價(jià)，單筆金額≥5萬元需采用招標(biāo)方式）。與候選供應(yīng)商溝通，確認(rèn)設(shè)備報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)保期、付款方式、售后服務(wù)等條款，必要時(shí)安排技術(shù)部門進(jìn)行設(shè)備參數(shù)驗(yàn)證。綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等因素，確定最終供應(yīng)商，擬定《設(shè)備采購(gòu)合同》。輸出文檔》：《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》《設(shè)備采購(gòu)合同》（需采購(gòu)負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理*簽字）（四）合同簽訂與訂單下達(dá)責(zé)任主體：采購(gòu)部、供應(yīng)商操作內(nèi)容：采購(gòu)部將審批通過的《設(shè)備采購(gòu)合同》發(fā)送至供應(yīng)商，雙方簽字蓋章后生效（一式兩份，采購(gòu)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份）。采購(gòu)部根據(jù)合同內(nèi)容，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人及要求。輸出文檔》：《采購(gòu)訂單》（需采購(gòu)負(fù)責(zé)人*簽字）（五）設(shè)備到貨與初步驗(yàn)收責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部操作內(nèi)容：供應(yīng)商按訂單要求送達(dá)設(shè)備，采購(gòu)部核對(duì)送貨清單與采購(gòu)訂單是否一致（設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、外觀等）。需求部門、采購(gòu)部共同對(duì)設(shè)備進(jìn)行開箱初驗(yàn)，檢查設(shè)備外觀是否完好、配件是否齊全（如電源線、說明書、保修卡等），填寫《設(shè)備到貨初驗(yàn)記錄表》。初驗(yàn)合格后，倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)；若發(fā)覺外觀損壞或配件缺失，采購(gòu)部需及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)補(bǔ)發(fā)或更換。輸出文檔》：《設(shè)備到貨初驗(yàn)記錄表》《設(shè)備入庫(kù)單》（需采購(gòu)員、倉(cāng)管員、需求部門代表*簽字）（六）安裝調(diào)試與最終驗(yàn)收責(zé)任主體：需求部門、采購(gòu)部、供應(yīng)商、技術(shù)部門（如涉及復(fù)雜設(shè)備）操作內(nèi)容：供應(yīng)商負(fù)責(zé)設(shè)備安裝調(diào)試，需求部門、技術(shù)部門配合，保證設(shè)備安裝位置符合要求、運(yùn)行參數(shù)達(dá)標(biāo)。調(diào)試完成后，需求部門組織技術(shù)部門、采購(gòu)部進(jìn)行最終驗(yàn)收，按合同及技術(shù)參數(shù)逐項(xiàng)測(cè)試（如設(shè)備功能、穩(wěn)定性、安全性等），填寫《設(shè)備驗(yàn)收單》。驗(yàn)收合格：需求部門、技術(shù)部門、采購(gòu)部共同簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：出具《設(shè)備問題整改通知書》，要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收。輸出文檔》：《設(shè)備驗(yàn)收單》《設(shè)備問題整改通知書》（需需求部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)負(fù)責(zé)人*簽字）（七）付款結(jié)算與資料歸檔責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：采購(gòu)部收集驗(yàn)收合格單、采購(gòu)合同、發(fā)票（由供應(yīng)商提供合規(guī)發(fā)票，抬頭、稅號(hào)等信息需與企業(yè)一致）、付款申請(qǐng)等資料，提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部按合同約定的付款方式（如預(yù)付款、到付款、質(zhì)保金后付等）辦理付款手續(xù)，保證資金支付合規(guī)。采購(gòu)部將采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)、審批文件、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，建立設(shè)備采購(gòu)檔案，保存期限≥5年。輸出文檔》：《設(shè)備采購(gòu)付款申請(qǐng)表》《設(shè)備采購(gòu)檔案目錄》（需財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字）（八）設(shè)備登記與日常管理責(zé)任主體：需求部門、行政部（或資產(chǎn)管理部）操作內(nèi)容：行政部（或資產(chǎn)管理部）根據(jù)驗(yàn)收單，在設(shè)備管理系統(tǒng)中登記設(shè)備信息（設(shè)備編號(hào)、名稱、型號(hào)、使用部門、責(zé)任人、啟用日期等），建立《設(shè)備臺(tái)賬》。需求部門指定設(shè)備責(zé)任人，負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)及使用記錄，保證設(shè)備正常運(yùn)行。輸出文檔》：《設(shè)備臺(tái)賬》（需資產(chǎn)管理員、使用部門負(fù)責(zé)人簽字）三、配套表單模板表1：設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格技術(shù)參數(shù)（可附頁）數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）使用場(chǎng)景及用途需求部門負(fù)責(zé)人簽字表2：設(shè)備驗(yàn)收單設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格采購(gòu)合同編號(hào)驗(yàn)收日期驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）備注外觀完整性無劃痕、損壞技術(shù)參數(shù)符合合同約定配件齊全性說明書、保修卡等齊全運(yùn)行穩(wěn)定性連續(xù)運(yùn)行≥2小時(shí)無故障驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（需整改）需求部門代表簽字技術(shù)部門簽字采購(gòu)部簽字表3：設(shè)備臺(tái)賬設(shè)備編號(hào)設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格使用部門責(zé)任人啟用日期資產(chǎn)狀態(tài)（在用/閑置/報(bào)廢）四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示需求合理性控制：需求部門需明確設(shè)備用途及技術(shù)參數(shù)，避免盲目采購(gòu)或參數(shù)不符導(dǎo)致閑置；采購(gòu)部需核實(shí)預(yù)算，保證不超支。供應(yīng)商資質(zhì)審核：優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的企業(yè)，查驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等特殊行業(yè)資質(zhì)），避免與無資質(zhì)供應(yīng)商合作。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)明確化：驗(yàn)收前需制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（可參考國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或合同約定），避免因標(biāo)準(zhǔn)模糊導(dǎo)致驗(yàn)收爭(zhēng)議。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：合同需明確設(shè)備質(zhì)量、交貨期、質(zhì)保期、違約責(zé)任等