合同管理模板風(fēng)險控制明確規(guī)范版一、適用場景與業(yè)務(wù)范圍本規(guī)范適用于各類企業(yè)及組織在合同全生命周期管理中的風(fēng)險控制工作，具體場景包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等商業(yè)合作；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、渠道合作等業(yè)務(wù)場景；合作開發(fā)類合同：技術(shù)研發(fā)、項目共建、知識產(chǎn)權(quán)共享等協(xié)作事項；租賃/服務(wù)類合同：場地租賃、咨詢服務(wù)、委托加工等持續(xù)性服務(wù)；其他重要合同：涉及金額較大、履行周期較長或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本。無論是企業(yè)內(nèi)部法務(wù)、業(yè)務(wù)部門還是外部合作方，均可通過本規(guī)范實現(xiàn)合同管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化與風(fēng)險防控的體系化，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、履約可控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與實施步驟合同管理風(fēng)險控制需遵循“事前預(yù)防、事中監(jiān)控、事后總結(jié)”的原則，分六個階段實施：（一）合同準(zhǔn)備階段：需求確認(rèn)與前置審查業(yè)務(wù)需求梳理業(yè)務(wù)部門明確合作目的、核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付期限等），填寫《合同需求申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批后啟動合同流程。需求內(nèi)容需具體、可量化，避免模糊表述（如“盡快交付”應(yīng)明確具體日期，“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”應(yīng)定義服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）。合作方資質(zhì)審查基礎(chǔ)資質(zhì)：核查合作方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證等），保證其具備履約能力；專項資質(zhì)：根據(jù)合同類型補充審查（如建筑工程需施工資質(zhì)，食品行業(yè)需生產(chǎn)許可證）；信用狀況：通過“信用中國”等公開渠道查詢合作方失信記錄，或委托第三方機構(gòu)進(jìn)行信用評估，避免與失信主體合作。審查結(jié)果記錄于《合作方資質(zhì)審查表》，由風(fēng)控部門*專員簽字確認(rèn)。（二）合同起草階段：條款擬定與風(fēng)險嵌入模板選擇與框架搭建優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），非標(biāo)合同需在模板基礎(chǔ)上修改；合同框架需包含：合同主體、標(biāo)的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決、保密條款、不可抗力等核心要素。條款風(fēng)險控制要點主體條款：明確雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人及聯(lián)系方式，避免使用簡稱或“甲方/乙方”模糊指代；標(biāo)的條款：詳細(xì)描述標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定的具體標(biāo)準(zhǔn)），避免“同類產(chǎn)品”“行業(yè)慣例”等模糊表述；價款條款：明確金額、幣種、計價方式（單價/總價）、支付節(jié)點（如“預(yù)付款30%到賬后7日內(nèi)發(fā)貨”）、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）；履約條款：約定交付/服務(wù)時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)及流程（如“驗收需簽署《驗收確認(rèn)單》，雙方加蓋公章”），明確延遲履約的違約責(zé)任（如“每延遲1日，按合同總額的0.05%支付違約金”）；違約責(zé)任：對雙方違約情形分別約定責(zé)任，避免“違約方承擔(dān)損失”等籠統(tǒng)表述，明確賠償范圍（直接損失/間接損失）及上限（如“違約金總額不超過合同總額的20%”）；爭議解決：優(yōu)先約定由企業(yè)所在地人民法院管轄，或選擇仲裁時明確仲裁機構(gòu)（如“仲裁委員會”），避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無強制執(zhí)行力）。（三）合同審核階段：多維度合規(guī)審查審核職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門：審核條款是否滿足需求、履約可行性；法務(wù)部門：審核法律合規(guī)性（條款合法性、效力風(fēng)險、爭議解決約定）；財務(wù)部門：審核價款支付方式、稅務(wù)處理、資金安全；風(fēng)控部門：審核整體風(fēng)險點（履約能力、信用風(fēng)險、不可抗力影響）。審核流程與輸出合同起草后，通過OA系統(tǒng)依次提交業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)、風(fēng)控部門審核，每個環(huán)節(jié)審核時限不超過2個工作日；審核部門需填寫《合同審核意見表》，明確“同意”“修改后同意”“不同意”及具體修改意見；對審核意見存在爭議的，由分管領(lǐng)導(dǎo)*總組織協(xié)調(diào)，形成最終審核意見。（四）合同簽訂階段：形式合規(guī)與印章管理簽署形式與份數(shù)采用書面形式簽署，合同份數(shù)根據(jù)需求確定（至少一式三份，雙方各執(zhí)一份，財務(wù)/法務(wù)部門留存一份）；涉及變更的，需簽訂《補充協(xié)議》，與原合同具有同等法律效力。印章與簽字管理合同文本需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)委托書需作為合同附件；企業(yè)印章使用需遵守《印章管理辦法》，加蓋公章（或合同專用章）需在合同文本關(guān)鍵頁（如首頁、簽字頁、金額頁）騎縫章，保證印章清晰、無覆蓋；簽訂完成后，3個工作日內(nèi)將合同原件掃描存檔，并更新《合同臺賬》。（五）合同履行階段：動態(tài)監(jiān)控與風(fēng)險預(yù)警履行跟蹤機制業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行負(fù)責(zé)人，按節(jié)點記錄履行情況（如交付進(jìn)度、驗收結(jié)果、付款狀態(tài)），填寫《合同履行跟蹤表》；履行中發(fā)覺問題（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需在24小時內(nèi)書面通知對方，并同步抄送法務(wù)、風(fēng)控部門。變更與解除管理合同履行中需變更的，雙方簽訂《補充協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、影響及責(zé)任；解除合同需符合法定或約定條件，解除通知需書面送達(dá)并保留證據(jù)，避免單方面解除導(dǎo)致的違約風(fēng)險。風(fēng)險預(yù)警對可能存在履約風(fēng)險的合同（如合作方經(jīng)營異常、政策變動影響），風(fēng)控部門需發(fā)布《風(fēng)險預(yù)警通知》，督促業(yè)務(wù)部門采取應(yīng)對措施（如要求提供履約保證金、提前終止合作）。（六）合同歸檔階段：資料整理與復(fù)盤分析資料歸檔要求合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在15個工作日內(nèi)完成資料整理，包括：合同文本、補充協(xié)議、簽訂附件、往來函件、驗收單、付款憑證等；資料按“一合同一檔”原則歸檔，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于合同終止后5年。復(fù)盤與改進(jìn)每季度組織合同管理復(fù)盤會，分析履約中的風(fēng)險點（如高頻爭議條款、延遲履約原因），優(yōu)化合同模板及管理流程；對重大合同糾紛案件，形成《案例分析報告》，更新風(fēng)險防控指引。三、核心工具模板與填寫指南（一）合同基本信息表項目填寫內(nèi)容示例填寫說明合同編號HT-2024-SC-001按年份（HT-YYYY）-業(yè)務(wù)類型（SC:采購/FW:服務(wù)）-流水號編制合同名稱設(shè)備采購合同?體現(xiàn)核心標(biāo)的與合同類型，避免“合作協(xié)議”等模糊名稱甲方信息名稱：科技有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：9111與營業(yè)執(zhí)照一致，禁止使用簡稱乙方信息名稱：設(shè)備制造有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：9111同上合同類型采購類（固定單價合同）明確計價方式（固定單價/固定總價/成本加成）合同金額人民幣50萬元大小寫一致，明確幣種履行期限2024年3月1日至2024年8月31日起止日期具體，避免“長期合作”等模糊表述主要條款摘要設(shè)備交付：2024年5月1日前；付款：驗收合格后30日內(nèi)付清簡述核心條款，便于快速知曉合同內(nèi)容審核狀態(tài)已通過法務(wù)、財務(wù)審核標(biāo)注當(dāng)前審核環(huán)節(jié)（草稿/審核中/已通過/已簽訂）歸檔日期2024年9月5日合同履行完畢或終止后的歸檔時間（二）合同條款審核清單審核項審核要點審核結(jié)果（通過/不通過）責(zé)任部門修改意見主體條款雙方名稱、信用代碼、法定代表人信息與營業(yè)執(zhí)照一致通過法務(wù)無標(biāo)的條款設(shè)備規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)明確，引用標(biāo)準(zhǔn)可查詢（如GB/T19001-2016）不通過法務(wù)補充“噪音≤70dB（A）”具體參數(shù)價款條款支付節(jié)點與履約進(jìn)度匹配，明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票）通過財務(wù)無違約責(zé)任延遲付款違約金按日0.05%計算，上限不超過合同總額10%不通過法務(wù)上限調(diào)整為“不超過合同總額15%”爭議解決約定由甲方所在地人民法院管轄通過法務(wù)無（三）合同履行跟蹤表合同編號HT-2024-SC-001履行階段交付準(zhǔn)備（2024年4月）履行節(jié)點計劃時間實際時間完成情況設(shè)備生產(chǎn)完成2024年4月20日2024年4月18日已完成，質(zhì)檢報告合格物流發(fā)貨2024年4月22日-待安排預(yù)計驗收時間2024年5月1日--風(fēng)險預(yù)警無--四、風(fēng)險控制要點與注意事項（一）法律合規(guī)風(fēng)險主體資格風(fēng)險：禁止與未年檢、被吊銷營業(yè)執(zhí)照或處于訴訟中的合作方簽約，必要時要求對方提供近期資信證明；條款效力風(fēng)險：避免約定“霸王條款”（如“爭議必須由對方所在地法院管轄”），格式條款需顯著提示對方注意免責(zé)條款；證據(jù)留存風(fēng)險：所有合同履行過程中的溝通（郵件、函件）需書面化，重要協(xié)議（如補充協(xié)議）必須雙方簽字蓋章，避免口頭約定。（二）操作執(zhí)行風(fēng)險流程遺漏風(fēng)險：嚴(yán)禁“先簽后審”，合同必須完成全部審核流程后再簽訂；變更合同需重新履行審核程序，避免擅自修改條款；資料管理風(fēng)險：合同原件需妥善保管，避免丟失或損毀；電子檔案需定期備份，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞；印章濫用風(fēng)險：嚴(yán)禁在空白合同或未審核文本上加蓋印章，印章使用需登記臺賬，明確使用人、事由及歸還時間。（三）溝通協(xié)作風(fēng)險內(nèi)部溝通：業(yè)務(wù)部門需及時向法務(wù)、風(fēng)控部門反饋履約異常，避免信息滯后導(dǎo)致風(fēng)險擴(kuò)大；外部溝通：與合作方的重要溝通（如變更條款、索賠）需留存書面記錄，避免僅通過口頭溝通引發(fā)爭議；跨部門協(xié)作：法務(wù)、財務(wù)、業(yè)務(wù)部門需定期召開合同管理會議，對復(fù)雜合同進(jìn)行聯(lián)合評審，保證風(fēng)險全覆蓋。（四）特殊情況處理不可抗力：發(fā)生不可抗力事件（如自然災(zāi)害、政策變