銷售合同與訂單處理模板工具一、工具應用場景多行業(yè)適用：零售、制造、服務型企業(yè)（如設備銷售、軟件開發(fā)、咨詢服務等）的標準銷售合同與訂單處理；跨部門協(xié)作：銷售部門、法務部門、財務部門、交付部門之間的合同擬定、審批、執(zhí)行協(xié)同；中小微企業(yè)：缺乏標準化流程的企業(yè)，可快速搭建合同與訂單管理規(guī)范業(yè)務操作；客戶定制化需求：針對不同客戶的特殊條款（如定制產品、分期付款、區(qū)域限制等），提供靈活調整模板。二、標準化操作流程1.需求收集與梳理操作要點：銷售人員與客戶溝通，明確核心需求，包括：客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯系人*經理）、產品/服務細節(jié)（名稱、規(guī)格型號、數量、質量標準）、商務條款（單價、總價、折扣、支付方式）、交付要求（時間、地點、運輸方式）、特殊約定（質保期、違約責任等）。整理需求信息，形成《客戶需求清單》（可參考附件1模板），保證無遺漏、無歧義，如客戶對交付時間有特殊要求，需標注“緊急”或“需協(xié)調生產部門優(yōu)先排產”。輸出成果：《客戶需求清單》（銷售人員填寫，客戶簽字確認）。2.合同條款擬定操作要點：依據《客戶需求清單》，使用《銷售合同信息表》（附件2模板）擬定合同核心條款，包括：雙方主體信息：甲方（客戶）、乙方（銷售方）全稱、地址、聯系人、聯系方式（電話：，聯系人：經理）；合同標的：產品/服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、總價（大寫和小寫需一致）；交付條款：交付時間（具體日期或“收到預付款后X日內”）、交付地點（如“甲方指定倉庫”）、運輸方式（如“乙方負責物流，費用由甲方承擔”）、驗收標準（如“按國家標準及雙方確認的技術圖紙”）；支付條款：支付比例（如“預付款30%，發(fā)貨前付至70%，驗收合格后付清尾款”）、支付賬戶（戶名：A公司，賬號：，開戶行：銀行）；違約責任：逾期交付/付款的違約金計算方式（如“每日萬分之五”）、質量問題的處理方式（如“7日內退換貨，30日內維修”）；爭議解決：約定協(xié)商解決，協(xié)商不成提交乙方所在地人民法院訴訟。法務部門審核合同條款，重點檢查主體合法性、條款合規(guī)性、權責明確性，避免歧義表述（如“盡快交付”需明確具體時限）。輸出成果：《銷售合同》（初稿，法務審核通過后定稿）。3.內部審批流轉操作要點：銷售人員將定稿合同提交至內部審批流程，審批層級根據合同金額及風險等級確定：常規(guī)合同（金額≤10萬元）：銷售經理*經理審批；大額合同（10萬元＜金額≤50萬元）：銷售經理經理、財務部總監(jiān)聯合審批；重大合同（金額＞50萬元或涉及定制化開發(fā)）：銷售經理經理、財務部總監(jiān)、法務部專員、總經理總聯合審批。審批時限：每個審批環(huán)節(jié)不超過2個工作日，緊急合同可標注“加急”，審批時限縮短至1個工作日。審批通過后，由行政部加蓋公司合同專用章，合同正式生效。輸出成果：審批通過的銷售合同（加蓋公章）、審批流程記錄表。4.客戶確認與反饋操作要點：銷售人員將生效合同送達客戶，或通過電子版（加蓋公章掃描件）發(fā)送至客戶聯系人*郵箱，要求客戶在3個工作日內反饋確認結果?？蛻籼岢鲂薷囊庖姇r，需重新啟動合同修訂流程（步驟2-3），直至雙方達成一致；客戶確認后，由客戶簽字蓋章（個人客戶簽字，企業(yè)客戶蓋章并法定代表人簽字），并將原件/掃描件返回銷售部門。輸出成果：雙方簽字蓋章的銷售合同（客戶回執(zhí)）。5.訂單與關聯操作要點：銷售人員根據確認的合同，在訂單管理系統(tǒng)（如ERP、CRM）中《銷售訂單》（附件3模板），關鍵信息需與合同保持一致：訂單編號（格式：年份+月份+流水號，如202405-001）、關聯合同編號、客戶信息、產品/服務明細、交付時間、支付條款等。訂單后，同步推送至生產部門/交付部門、財務部門：生產部門根據訂單排產，財務部門根據支付條款開具收款憑證（如“預付款通知單”）。輸出成果：《銷售訂單》（系統(tǒng)，自動關聯合同編號）。6.執(zhí)行過程跟蹤操作要點：銷售人員作為訂單執(zhí)行第一責任人，需全程跟蹤訂單進度：生產/備貨階段：每周向生產部門確認生產進度，如遇原材料短缺、設備故障等可能導致延遲的情況，提前3天告知客戶，協(xié)商調整交付時間；交付階段：確認物流信息（如快遞單號），提前1天通知客戶準備收貨；交付后，協(xié)助客戶完成驗收（如安排技術人員現場指導），并簽署《客戶驗收單》；收款階段：根據合同支付條款，在應收日期前3天提醒客戶付款，收到款項后及時在系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)（如“已收款”）。使用《訂單執(zhí)行跟蹤表》（附件4模板）記錄關鍵節(jié)點（生產完成、發(fā)貨、驗收、收款），保證信息可追溯。輸出成果：《訂單執(zhí)行跟蹤表》（實時更新）、《客戶驗收單》（客戶簽字）。7.檔案歸檔管理操作要點：合同執(zhí)行完畢（尾款結清、質保期滿）后，銷售人員整理全套資料，包括：《客戶需求清單》、銷售合同（正本+復印件）、訂單記錄、《客戶驗收單》、付款憑證、客戶反饋記錄等，形成“一戶一檔”。檔案保存方式：電子檔案存儲至公司服務器（備份周期：每月1次），紙質檔案由行政部統(tǒng)一歸檔（保存期限：至少5年，重大合同保存10年）。如需查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經銷售經理*經理審批后，由行政部提供復印件（原件不外借）。輸出成果：客戶檔案（電子+紙質）、《檔案查閱記錄》。三、關鍵模板表格示例附件1：《客戶需求清單》序號需求類型具體內容客戶確認（簽字）1客戶信息公司名稱：有限公司；聯系人：經理；電話：*2產品名稱X型號智能手表3規(guī)格要求表盤直徑42mm，續(xù)航7天，支持NFC支付4數量500臺5單價/總價單價1200元，總價60萬元（大寫：人民幣陸拾萬元整）6交付時間2024年6月30日前7支付方式簽訂合同后3日內支付30%預付款（18萬元），發(fā)貨前付至70%（42萬元），驗收合格后付清尾款（6萬元）8特殊約定產品包裝需印客戶LOGO，質保期1年（非人為損壞免費維修）附件2：《銷售合同信息表》合同編號202405-001簽訂日期2024年5月10日甲方（客戶）*有限公司地址市區(qū)路號乙方（銷售方）*科技有限公司地址市區(qū)路號合同標的X型號智能手表規(guī)格型號42mmNFC版數量500臺單價（元）1200總價（元）600000（大寫：陸拾萬元整）支付方式見附件1-7條交付時間2024年6月30日前交付地點甲方指定倉庫驗收標準按國家標準及雙方確認的技術參數（附件5）違約責任逾期交付每日萬分之五違約金爭議解決協(xié)商不成，提交乙方所在地人民法院訴訟其他約定附件1-8條為合同組成部分附件3：《銷售訂單》訂單編號202405-001關聯合同編號202405-001客戶名稱*有限公司下單日期2024年5月11日產品信息X型號智能手表規(guī)格型號42mmNFC版數量500臺單價（元）1200總價（元）600000預計交付日期2024年6月30日生產負責人*主管物流負責人*專員備注包裝印客戶LOGO，需在6月25日前完成生產附件4：《訂單執(zhí)行跟蹤表》訂單編號節(jié)點計劃時間實際時間負責人完成狀態(tài)備注202405-001生產完成2024-06-252024-06-24*主管已完成提前1天完成202405-001發(fā)貨2024-06-262024-06-26*專員已完成物流單號：SF56202405-001客戶驗收2024-07-052024-07-03*經理已完成驗收合格，簽署單據202405-001收尾款2024-07-102024-07-08*經理已完成收到尾款6萬元四、使用過程中的關鍵要點1.合同條款嚴謹性避免模糊表述：如“盡快”“合理時間內”等需替換為具體時限（如“3個工作日內”“7日內”）；權責對等：明確雙方權利與義務，如乙方逾期交付需承擔違約責任，甲方逾期付款也需約定相應條款；法律合規(guī)：法務需審核合同主體是否具備簽約資格（如企業(yè)需提供營業(yè)執(zhí)照復印件，個人需提供證件號碼復印件），避免與無民事行為能力主體簽約。2.信息一致性保障合同與訂單信息需完全一致（如產品名稱、數量、單價、交付時間），避免因信息差異導致執(zhí)行爭議；客戶需求變更時，需重新簽訂補充合同或修訂訂單，嚴禁口頭約定代替書面變更。3.審批與溝通時效嚴格把控審批時限，避免因流程延誤導致客戶流失；客戶確認、交付驗收等環(huán)節(jié)需主動溝通，及時反饋進度，建立客戶信任（如每周發(fā)送《訂單進度報告》）。