包裝機(jī)械廠檔案借閱管理管理制度

包裝機(jī)械廠檔案借閱管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)包裝機(jī)械廠檔案借閱管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作的水平，結(jié)合本廠實際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于包裝機(jī)械廠內(nèi)所有部門及員工對本廠檔案的借閱活動。本廠檔案包括但不限于各類技術(shù)資料、合同文件、行政文件、財務(wù)檔案、人事檔案等。第三條管理原則檔案借閱管理遵循嚴(yán)格審批、安全保密、及時歸還、有效利用的原則。既要保障檔案能夠為企業(yè)各項工作提供支持，又要確保檔案的保密性、完整性和真實性不受損害。第二章檔案借閱管理職責(zé)第四條檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索工具，方便借閱查詢。3.負(fù)責(zé)審核檔案借閱申請，辦理借閱登記、歸還注銷手續(xù)。4.定期對借閱檔案進(jìn)行催還，檢查歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案利用情況。第五條借閱部門及借閱人職責(zé)1.借閱部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理安排檔案借閱，確保檔案用于正當(dāng)工作用途。2.借閱人應(yīng)如實填寫借閱申請，說明借閱目的、借閱期限等信息。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、批注、污損、轉(zhuǎn)借檔案。4.在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，確保檔案安全，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.按時歸還借閱檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。第三章檔案借閱審批流程第六條一般檔案借閱審批1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，如申請內(nèi)容符合規(guī)定且檔案可借，予以批準(zhǔn)，并在《檔案借閱申請表》上簽字蓋章。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請表內(nèi)容提供檔案，并與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量、完整性等，雙方在《檔案借閱登記薄》上簽字確認(rèn)。第七條重要檔案借閱審批1.對于涉及企業(yè)核心機(jī)密、重大決策等重要檔案的借閱，借閱人除填寫《檔案借閱申請表》并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字外，還需經(jīng)主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門在收到經(jīng)主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批的借閱申請后，進(jìn)行嚴(yán)格審核，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)。同時，檔案管理部門應(yīng)對重要檔案的借閱情況進(jìn)行重點跟蹤和記錄。第八條外單位借閱審批1.外單位因工作需要借閱本廠檔案，須持單位介紹信，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、職務(wù)、借閱目的、借閱檔案范圍等內(nèi)容，經(jīng)本廠對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門審核后，報主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與外單位借閱人簽訂《檔案借閱安全保密協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任。3.外單位借閱人憑《檔案借閱安全保密協(xié)議》和介紹信到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，按照規(guī)定進(jìn)行登記和借閱。第四章檔案借閱期限及續(xù)借第九條借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，重要檔案的借閱期限為[X]個工作日。特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日，向借閱人發(fā)出《檔案催還通知》，提醒借閱人按時歸還檔案。第十條續(xù)借手續(xù)1.借閱人如需續(xù)借檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前填寫《檔案續(xù)借申請表》，說明續(xù)借原因和續(xù)借期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對續(xù)借申請進(jìn)行審核，如符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)，并在《檔案借閱登記薄》上注明續(xù)借信息。續(xù)借期限一般不超過原借閱期限。第五章檔案借閱的限制與要求第十一條借閱限制1.檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出的，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程辦理手續(xù)。2.涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，借閱人必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得向任何第三方透露檔案內(nèi)容。3.人事檔案僅限本廠人事部門因工作需要借閱，其他部門和人員未經(jīng)授權(quán)不得借閱。4.財務(wù)檔案的借閱應(yīng)按照財務(wù)管理制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程。第十二條借閱要求1.借閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫《檔案摘抄/復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。摘抄、復(fù)印的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意擴(kuò)散。2.借閱人不得擅自將檔案攜帶出規(guī)定的查閱場所，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記、涂改、損壞等行為。3.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照本制度相關(guān)規(guī)定處理。第六章檔案歸還與注銷第十三條歸還手續(xù)1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿或工作任務(wù)完成后，及時歸還借閱檔案。歸還檔案時，應(yīng)將檔案整理整齊，填寫《檔案歸還登記表》，注明歸還日期、檔案名稱、編號等信息。2.檔案管理人員按照《檔案歸還登記表》內(nèi)容與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記薄》上辦理歸還注銷手續(xù)，并在《檔案歸還登記表》上簽字確認(rèn)。第十四條逾期歸還處理1.如借閱人未能按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時催還。對逾期未還且未辦理續(xù)借手續(xù)的借閱人，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行記錄，并暫停其檔案借閱權(quán)限，直至歸還檔案并說明原因。2.因特殊原因?qū)е聶n案逾期歸還的，借閱人應(yīng)書面說明情況，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門審核同意后，可繼續(xù)借閱檔案。但多次逾期歸還檔案的借閱人，檔案管理部門有權(quán)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。第十五條檔案損壞、丟失處理1.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)修復(fù)責(zé)任；無法修復(fù)的，應(yīng)按照檔案價值進(jìn)行賠償。檔案價值的評估由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行。2.若檔案丟失，借閱人應(yīng)立即報告檔案管理部門，并采取有效措施查找。如無法找回，借閱人應(yīng)按照檔案重要程度和價值，參照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。同時，檔案管理部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案丟失情況，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如重新整理、復(fù)制相關(guān)檔案資料等。第七章監(jiān)督與檢查第十六條內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查檔案借閱審批手續(xù)是否完備、借閱登記是否準(zhǔn)確、檔案歸還是否及時等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時整改，并記錄在案。2.廠內(nèi)審計部門應(yīng)定期對檔案借閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案借閱管理工作是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)借閱、泄密等問題。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)提出整改意見，并督促相關(guān)部門落實整改。第十七條考核與獎懲1.建立檔案借閱管理考核機(jī)制，將檔案借閱管理工作納入各部門和員工的績效考核體系。對嚴(yán)格遵守檔案借閱管理制度，積極配合檔案管理工作，為企業(yè)檔案利用做出突出貢獻(xiàn)的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.對違反檔案借閱管理制度，造成檔案損壞、丟失、泄密等不良后果的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章附則第十八條制