行政事務(wù)處理及審批流程手冊第一章總則1.1手冊目的為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，明確各環(huán)節(jié)職責分工，提高行政工作效率，保證行政工作有序、合規(guī)開展，特制定本手冊。本手冊旨在為各部門及員工提供清晰的行政事務(wù)操作指引，減少流程偏差，保障公司資源合理利用。1.2適用范圍本手冊適用于公司全體員工，涵蓋日常辦公中涉及的行政事務(wù)，包括但不限于辦公物資申購與領(lǐng)用、費用報銷、會議室預訂、公章/合同用印申請、固定資產(chǎn)申購與報廢等。1.3職責分工員工：根據(jù)實際需求發(fā)起行政事務(wù)申請，保證提交材料真實、完整。部門負責人：審核本部門事務(wù)申請的合理性、必要性，對審批結(jié)果負責。行政部：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)行政事務(wù)，負責物資采購、會議室調(diào)配、用印管理、固定資產(chǎn)登記等工作的執(zhí)行與監(jiān)督。財務(wù)部：負責費用報銷的合規(guī)性審核、賬務(wù)處理及資金支付。法務(wù)部：涉及合同、法律文件的用印申請，需審核文件合法性與風險。分管副總/總經(jīng)理：根據(jù)權(quán)限對重大或高金額事務(wù)進行最終審批。第二章常見行政事務(wù)處理流程2.1辦公物資申購與領(lǐng)用2.1.1適用情形部門日常辦公物資（如筆、紙、文件夾、墨盒等）庫存不足需補充；因新增人員、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需新增辦公物資；現(xiàn)有辦公物資損壞需更換。2.1.2處理流程提交申請：員工登錄公司OA系統(tǒng)或填寫《辦公物資申購表》（詳見3.1），注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及預估單價，經(jīng)部門負責人初審后提交至行政部。庫存核對：行政部收到申請后1個工作日內(nèi)核對現(xiàn)有庫存，若庫存充足，直接通知領(lǐng)用；若庫存不足，啟動采購流程。采購審批：單次申購金額≤1000元，由行政部負責人審批；1000元＜金額≤5000元，需分管副總審批；金額＞5000元，需總經(jīng)理審批。物資采購與入庫：行政部根據(jù)審批結(jié)果聯(lián)系供應(yīng)商采購，物資到貨后驗收（核對數(shù)量、質(zhì)量），填寫《物資入庫登記表》并更新庫存臺賬。領(lǐng)用登記：員工憑審批通過的《辦公物資申購表》至行政部領(lǐng)用，簽字確認后領(lǐng)取物資，行政部更新領(lǐng)用記錄。2.1.3相關(guān)模板詳見第三章《辦公物資申購表》（3.1）。2.2費用報銷2.2.1適用情形員工因公出差產(chǎn)生的交通費、住宿費、餐飲補貼；日常辦公產(chǎn)生的招待費、辦公費、通訊費等；公司活動、培訓等產(chǎn)生的合理費用支出。2.2.2處理流程整理票據(jù)：員工將費用票據(jù)按類別分類（如交通費、住宿費等），在票據(jù)背面注明費用發(fā)生事由、日期、金額及對應(yīng)項目，保證票據(jù)真實、合法（發(fā)票抬頭需為公司全稱）。填寫報銷單：登錄OA系統(tǒng)填寫《費用報銷單》（詳見3.2），或模板填寫，附上所有原始票據(jù)，經(jīng)部門負責人審核簽字。財務(wù)審核：財務(wù)部收到報銷單后2個工作日內(nèi)審核，重點核查票據(jù)合規(guī)性、金額準確性及報銷標準是否符合公司《費用管理制度》（如出差住宿標準、招待費限額等）。分級審批：審核通過后，按權(quán)限分級審批：金額≤2000元，部門負責人審批；2000元＜金額≤10000元，分管副總審批；金額＞10000元，總經(jīng)理審批。付款與歸檔：審批完成后，財務(wù)部于3個工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬或備用金方式支付報銷款項，報銷單及票據(jù)由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保存。2.2.3相關(guān)模板詳見第三章《費用報銷單》（3.2）。2.3會議室預訂與管理2.3.1適用情形部門例會、項目討論會、客戶接待等需使用公司會議室；公司組織培訓、宣講等活動需預訂會議室。2.3.2處理流程提交預訂申請：員工通過OA系統(tǒng)“會議室預訂”模塊或填寫《會議室使用申請表》（詳見3.3），注明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風、白板等）及特殊需求，提前1個工作日提交（緊急會議可提前2小時申請）。沖突協(xié)調(diào)：行政部收到申請后1個工作內(nèi)核查會議室使用情況，若時間沖突，與申請人協(xié)商調(diào)整至其他可用會議室或時間。審批與確認：部門內(nèi)部會議由部門負責人審批；跨部門會議或外部會議需行政部負責人審批，審批通過后，行政部向申請人發(fā)送“預訂成功”通知。使用與歸還：會議開始前15分鐘，申請人至行政部領(lǐng)取會議室鑰匙（或刷門禁進入），檢查設(shè)備是否正常；會議結(jié)束后，關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅、鎖好門窗，并在OA系統(tǒng)中確認“會議結(jié)束”，行政部定期檢查會議室使用情況。2.3.3相關(guān)模板詳見第三章《會議室使用申請表》（3.3）。2.4公章/合同用印申請2.4.1適用情形公司對外出具的函件、證明、介紹信等需加蓋公章；簽訂合同、協(xié)議等法律文件需加蓋合同專用章；內(nèi)部文件（如制度、通知）需加蓋公章確認效力。2.4.2處理流程提交申請：申請人填寫《用印申請表》（詳見3.4），注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、用印類型（公章/合同章/財務(wù)章等），并附上文件電子版及紙質(zhì)版（需用印的原件或復印件）。內(nèi)容審核：日常函件、證明等由行政部負責人審核文件內(nèi)容是否符合公司規(guī)定；合同、協(xié)議等需法務(wù)部審核，保證條款合法、無風險，審核通過后提交至分管副總/總經(jīng)理審批。權(quán)限審批：日常用?。ㄈ缱C明、介紹信）由行政部負責人審批；合同用印需分管副總審批；涉及重大事項（如對外擔保、資產(chǎn)處置）用印需總經(jīng)理審批。用印與登記：審批通過后，申請人至行政部用印，行政部核對文件內(nèi)容與申請表一致后加蓋印章，填寫《用印登記表》（記錄用印日期、文件名稱、申請人、審批人、印章類型等），留存用印文件復印件歸檔。2.4.3相關(guān)模板詳見第三章《用印申請表》（3.4）。2.5固定資產(chǎn)申購與報廢2.5.1適用情形部門新增辦公設(shè)備（如電腦、打印機、辦公家具等）；現(xiàn)有固定資產(chǎn)損壞、老化無法修復需報廢；因業(yè)務(wù)調(diào)整需閑置固定資產(chǎn)處置。2.5.2處理流程（一）申購流程提交申請：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)，填寫《固定資產(chǎn)申購表》（詳見3.5），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、使用人、存放地點及申購理由，經(jīng)部門負責人審核。必要性審核：行政部收到申請后2個工作日內(nèi)審核申購必要性，核查現(xiàn)有設(shè)備是否可調(diào)配，必要時組織技術(shù)部門評估。審批與采購：金額≤5000元，行政部負責人審批；5000元＜金額≤20000元，分管副總審批；金額＞20000元，總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部根據(jù)采購流程（比價、招標等）采購，到貨后組織驗收（核對型號、數(shù)量、質(zhì)量），填寫《固定資產(chǎn)驗收單》登記入賬，粘貼資產(chǎn)標簽。（二）報廢流程提交申請：資產(chǎn)使用人/部門發(fā)覺固定資產(chǎn)無法使用，填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（詳見3.6），注明資產(chǎn)名稱、型號、購置日期、原值、報廢原因、殘值估計，經(jīng)部門負責人審核。技術(shù)鑒定：行政部組織技術(shù)部門對資產(chǎn)進行鑒定，確認是否達到報廢標準（如損壞無法修復、維修成本超過凈值等），出具《技術(shù)鑒定意見》。審批與處置：凈值≤2000元，行政部負責人審批；2000元＜凈值≤10000元，分管副總審批；凈值＞10000元，總經(jīng)理審批。審批通過后，行政部按公司規(guī)定處置報廢資產(chǎn)（如變賣、回收），處置收入上交財務(wù)部，更新固定資產(chǎn)臺賬。2.5.3相關(guān)模板詳見第三章《固定資產(chǎn)申購表》（3.5）、《固定資產(chǎn)報廢申請表》（3.6）。第三章通用審批流程與模板3.1通用審批節(jié)點說明除特殊事務(wù)外，行政事務(wù)審批通常遵循以下節(jié)點：發(fā)起申請→部門負責人審核→專項審核（如財務(wù)、法務(wù)）→分級審批（分管副總/總經(jīng)理）→結(jié)果反饋（OA系統(tǒng)/郵件）→執(zhí)行歸檔發(fā)起申請：員工需保證材料真實、完整，注明緊急程度（普通/緊急）。部門負責人審核：重點審核事務(wù)合理性、必要性及是否符合部門預算。專項審核：根據(jù)事務(wù)類型由對應(yīng)部門審核（如費用報銷由財務(wù)部審核，合同用印由法務(wù)部審核）。分級審批：按金額/事項重要性由不同層級領(lǐng)導審批，詳見各事務(wù)流程。結(jié)果反饋：審批結(jié)果通過OA系統(tǒng)自動通知申請人，或由審批人郵件/電話告知。執(zhí)行歸檔：事務(wù)完成后，相關(guān)單據(jù)由行政部或財務(wù)部歸檔保存，保存期限≥3年。3.2模板表格3.2.1辦公物資申購表申購部門申請人聯(lián)系電話申購日期用途說明（如：部門日常辦公補充）序號物資名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價1A4復印紙80g包1025.002簽字筆0.5mm支202.50合計部門負責人意見：行政部審核意見：簽字：*簽字：*日期：日期：分管副總意見：總經(jīng)理意見：簽字：*簽字：*日期：日期：領(lǐng)用簽字：領(lǐng)用日期：3.2.2費用報銷單報銷部門報銷人報銷日期費用類型□差旅費□辦公費□招待費□通訊費□其他：________附件張數(shù)金額（元）序號費用發(fā)生日期費用事由發(fā)票號碼金額（元）備注（如出差地點）12023-10-01北京出差交通費110001350.00高鐵票22023-10-02北京住宿費110002680.002晚32023-10-03客戶招待費1100031200.003人合計2230.00部門負責人意見：財務(wù)部審核意見：簽字：*簽字：*日期：日期：分管副總意見：總經(jīng)理意見：簽字：*簽字：*日期：日期：付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□備用金□其他：________收款人：賬號/電話：3.2.3會議室使用申請表申請人部門聯(lián)系電話會議名稱會議時間年月日時分至時分參會人數(shù)會議室需求□10人以下□10-20人□20人以上□設(shè)備需求：投影儀□麥克風□白板□其他：________會議內(nèi)容簡述：（如：項目進度討論會）部門負責人意見：行政部審核意見：簽字：*簽字：*日期：日期：預訂結(jié)果：□預訂成功（會議室：______）□需調(diào)整時間/地點□無法預訂申請人確認簽字：確認日期：3.2.4用印申請表申請人部門聯(lián)系電話用印文件名稱《關(guān)于合作事宜的函》份數(shù)5份用印類型□公章□合同章□財務(wù)章□其他：________文件用途：（如：致公司關(guān)于合作意向的說明）附材料：□文件電子版□文件紙質(zhì)版（共_頁）□審批單□其他：_____部門負責人意見：法務(wù)部審核意見（合同類）：簽字：*簽字：*日期：日期：分管副總意見：總經(jīng)理意見：簽字：*簽字：*日期：日期：用印時間：年月日時分用印人：歸檔情況：□已歸檔□未歸檔3.2.5固定資產(chǎn)申購表申購部門申請人聯(lián)系電話申購日期使用人存放地點資產(chǎn)名稱規(guī)格型號品牌單位數(shù)量預估單價筆記本電腦ThinkPadX1聯(lián)想臺28000.00打印機HPM479fd惠普臺13500.00合計部門負責人意見：行政部審核意見：簽字：*簽字：*日期：日期：分管副總意見：總經(jīng)理意見：簽字：*簽字：*日期：日期：驗收情況：□合格□不合格（不合格原因：________）驗收人：驗收日期：3.2.6固定資產(chǎn)報廢申請表報廢部門申請人聯(lián)系電話報廢日期使用人資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期原值（元）凈值（元）報廢原因臺式電腦Dell50902019-05-105000.001500.00主板損壞，維修成本超過凈值辦公椅人體工學椅2018-03-15800.00200.00氣壓桿失效，無法修復合計1700.00部門負責人意見：技術(shù)鑒定意見：簽字：*簽字：*日期：日期：分管副總意見：總經(jīng)理意見：簽字：*簽字：*日期：日期：處置方式：□變賣□回收□其他：________處置收入：________元處置日期：第四章操作規(guī)范與風險提示4.1時間要求辦公物資申購：普通物資提前3個工作日申請，緊急物資（如即將用完的耗材）需注明“緊急”，行政部優(yōu)先處理，24小時內(nèi)響應(yīng)；費用報銷：每月25日前提交當月報銷單，財務(wù)部次月5日前完成付款（節(jié)假日順延）；會議室預訂：普通會議提前1個工作日，緊急會議提前2小時，行政部30分鐘內(nèi)反饋結(jié)果；用印申請：提前2個工作日提交，法務(wù)部審核需1-3個工作日，避免因時間緊張影響審批。4.2材料完整性辦公物資申購：需注明規(guī)格型號、數(shù)量、用途，避免模糊描述（如“一批文具”）；費用報銷：發(fā)票需真實、合規(guī)（抬頭、稅號、蓋章完整），電子發(fā)票需打印并注明“已驗證”，丟失發(fā)票需提供《情況說明》并部門負責人簽字；用印申請：合同類需附最終版合同文本，函件類需附文件內(nèi)容草稿，保證與用印文件一致；固定資產(chǎn)申購/報廢：申購需提供詳細參數(shù)，報廢需附《技術(shù)鑒定意見》，避免資產(chǎn)流失。4.3審批權(quán)限嚴格按照各事務(wù)流程中的權(quán)限審批，不得越級審批或代簽；特殊情況下需代簽的，需提前電話溝通審批人，事后補簽書面說明。4.4緊急事務(wù)處理緊急事務(wù)（如突發(fā)會議、緊急用?。┬柙谏暾埍碇凶⒚鳌熬o急”，并電話通知行政部/財務(wù)部負責人，同步啟動審批流程；緊急費用報銷可先通過OA系統(tǒng)提交電子單據(jù)，事后2個工作日內(nèi)補交紙質(zhì)票據(jù)，超期未補視為無效。4.5常見問題解答Q：物資申購后多久能領(lǐng)用？A：庫存充足情況下1個工作日內(nèi)領(lǐng)用，需采購的物資（如定制設(shè)備）通常5-7個工作日內(nèi)到貨，具體以行政部通知為準。Q：報銷單被財務(wù)部駁回怎么辦？A：財務(wù)部駁回時會注明原因（如發(fā)票不合規(guī)、金額超限