企業(yè)人事檔案建立及管理模板一、適用范圍與常見應用場景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團化公司）的人事檔案規(guī)范化管理，尤其適合以下場景：新員工入職建檔：為首次入職員工建立完整的人事檔案，記錄職業(yè)基礎信息；在職員工檔案動態(tài)更新：針對員工職位變動、培訓經(jīng)歷、獎懲情況等信息的補充與維護；人事檔案規(guī)范化整理：對歷史檔案進行分類、歸檔、電子化轉(zhuǎn)換，解決檔案散亂、查找困難問題；離職員工檔案轉(zhuǎn)遞：按規(guī)定辦理離職檔案封存、材料移交及后續(xù)服務對接；企業(yè)資質(zhì)申報/審計檢查：快速調(diào)取員工花名冊、合同、社保繳納等合規(guī)性材料，滿足外部審查需求。二、人事檔案全流程操作指南（一）檔案建立前期準備明確檔案管理責任主體：指定人力資源部門專人負責檔案管理，明確“一人一檔”原則（避免員工檔案交叉或遺漏）；準備基礎資料清單：根據(jù)企業(yè)需求，提前準備以下必收材料（可根據(jù)行業(yè)補充，如制造業(yè)需特種作業(yè)證）：員工入職登記表（含個人信息、緊急聯(lián)系人、教育背景等）；身份證復印件（需核對原件，標注“與原件一致”并簽字）；學歷/學位證書復印件（學信網(wǎng)可查的需附驗證報告）；離職證明（應屆生提供就業(yè)推薦表，社招員工提供原單位離職證明）；體檢合格報告（按企業(yè)崗位要求確定體檢項目）；社保/公積金賬戶信息表（如有轉(zhuǎn)移需求需提供原賬戶信息）；特殊崗位資質(zhì)證明（如教師資格證、執(zhí)業(yè)醫(yī)師證等）。準備檔案存儲工具：紙質(zhì)檔案采用統(tǒng)一規(guī)格檔案袋（尺寸建議為30cm×22cm），標注“姓名+部門+入職日期”；電子檔案采用加密文件夾（按“姓名+部門”分類），使用企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）或?qū)I(yè)檔案軟件存儲。（二）員工信息收集與核實信息收集：通過《員工入職信息登記表》引導員工填寫完整信息，重點關注以下字段：基本信息：姓名（需與身份證一致）、性別、出生日期、民族、政治面貌、婚姻狀況、現(xiàn)居住地址、聯(lián)系電話（需留存2個緊急聯(lián)系人方式）；教育背景：從高中階段起記錄（學校、專業(yè)、學歷、畢業(yè)時間、學位），需注明“全日制/在職”“最高學歷”；工作經(jīng)歷：按時間倒序填寫（原單位名稱、職位、入職/離職時間、離職原因，需提供原單位勞動合同或離職證明佐證）；親屬關系：主要家庭成員（姓名、關系、工作單位、聯(lián)系方式，避免填寫敏感信息如具體職務）。信息核實：身份證、學歷證書等原件由人力資源部門核對后退還復印件，復印件需加蓋“人力資源部專用章”；對工作經(jīng)歷存疑的（如涉及競業(yè)限制、關鍵崗位），可做背景調(diào)查（需提前告知員工并獲取書面授權）；保證信息無遺漏、無涂改，關鍵信息（如身份證號、出生日期）與原件一致，員工本人簽字確認《信息真實性承諾書》。（三）檔案錄入與分類紙質(zhì)檔案歸檔：將收集的材料按以下順序整理入檔案袋（封面標注檔案編號規(guī)則：如“公司簡稱-年份-部門-序號”，例如“科技-2023-銷售部-001”）；封面→檔案目錄→員工入職登記表→身份證復印件→學歷證明→離職證明→體檢報告→其他資質(zhì)證明→動態(tài)材料（后續(xù)補充的合同、獎懲記錄等）；檔案目錄需列明所有材料名稱、份數(shù)、頁數(shù)，歸檔人簽字及歸檔日期。電子檔案錄入：將紙質(zhì)材料掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI，保證清晰可讀），按紙質(zhì)檔案順序命名文件（如“明-入職登記表.pdf”“明-身份證復印件.pdf”）；錄入企業(yè)人事管理系統(tǒng)（如北森、Moka等），填寫關鍵字段（姓名、部門、職位、入職日期等），關聯(lián)電子材料與檔案編號；設置電子檔案訪問權限（僅人力資源部檔案管理員可編輯，部門負責人可查看本部門員工基礎信息）。（四）檔案動態(tài)更新與維護人事檔案是“活檔案”，需定期更新以下動態(tài)信息，保證與員工實際情況一致：職位變動：員工晉升、調(diào)崗、降職時，補充《崗位變動審批表》、新的《職位說明書》，更新電子檔案中的“職位”“匯報對象”字段；合同管理：簽訂/續(xù)訂/解除勞動合同時將勞動合同原件歸檔，記錄合同期限、崗位、薪資、違約條款等關鍵信息，電子檔案標注“合同狀態(tài)”（有效/到期/終止）；培訓記錄：員工參加內(nèi)部培訓（如新員工入職培訓、專業(yè)技能培訓）或外部培訓（如學歷提升、職業(yè)資格認證），需附培訓合格證書、培訓總結，電子檔案記錄培訓時間、內(nèi)容、學時；獎懲記錄：獲得獎勵（如優(yōu)秀員工、銷售冠軍）或處罰（如警告、記過）時，附《獎懲審批表》、相關證明材料（如表彰文件、檢討書），電子檔案標注“獎懲類型”“日期”；薪酬福利：薪資調(diào)整時，記錄調(diào)整時間、調(diào)整幅度、調(diào)整原因（如績效考核、普調(diào)），附《薪資審批表》；社保/公積金繳納基數(shù)變更時，附《基數(shù)調(diào)整申請表》。更新頻率：每月梳理一次變動信息（如新入職、離職、調(diào)崗），每季度全面核對一次檔案信息，保證無滯后。（五）檔案借閱、保管與銷毀檔案借閱：因業(yè)務需要（如員工辦理社保、公積金轉(zhuǎn)移，或企業(yè)審計）借閱檔案，需填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱人、借閱事由、借閱期限（最長不超過3個工作日），經(jīng)部門負責人及人力資源部負責人簽字審批；借閱時需當場核對檔案數(shù)量，歸還時檢查材料是否齊全、有無涂改，借閱人及檔案管理員共同簽字確認；嚴禁帶出檔案室（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準，并由檔案管理員陪同借閱）。檔案保管：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜（防火、防潮、防蟲），檔案室配備溫濕度計（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%），定期檢查檔案狀況；電子檔案定期備份（每月1次本地備份，每季度1次云端備份），備份介質(zhì)（如移動硬盤、云盤）需加密存儲，避免數(shù)據(jù)丟失；檔案管理員離職或調(diào)崗時，需辦理檔案交接手續(xù)，列出《檔案交接清單》，交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。檔案銷毀：對超過保存期限的檔案（員工離職后檔案保存期限為2年，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外），由人力資源部提出銷毀申請，經(jīng)法務部門及總經(jīng)理審批；銷毀前需對檔案內(nèi)容進行二次審核，保證無重要材料遺漏，銷毀時由2人以上共同監(jiān)銷，并填寫《檔案銷毀清單》，注明銷毀檔案編號、數(shù)量、日期，監(jiān)銷人簽字留存；電子檔案銷毀需徹底刪除（包括回收站及備份介質(zhì)），避免數(shù)據(jù)恢復。三、標準化人事檔案信息模板（含示例）（一）人事檔案目錄（模板）序號材料名稱份數(shù)頁數(shù)歸檔日期備注1員工入職登記表132023-01-15含本人簽字2身份證復印件122023-01-15加人力資源部公章3學歷證書復印件112023-01-15附學信網(wǎng)驗證報告4離職證明（原單位）112023-01-15社招員工必附5體檢合格報告142023-01-10三甲醫(yī)院出具6勞動合同（首次簽訂）182023-01-20含簽字頁7崗位變動審批表122023-07-10從專員晉升為主管82023年度優(yōu)秀員工表彰文件112024-01-05部門級獎勵（二）員工基礎信息表（模板）基本信息教育背景姓名（*號代替）*明最高學歷大學本科性別男畢業(yè)院校大學出生日期1990年5月所學專業(yè)市場營銷政治面貌員畢業(yè)時間2012年6月婚姻狀況已婚學歷類型全日制現(xiàn)居住地址市區(qū)路號聯(lián)系電話138（個人）緊急聯(lián)系人張華（配偶）緊急聯(lián)系人電話139工作經(jīng)歷合同信息原單位名稱科技有限公司合同編號HT-2023001原單位職位銷售專員簽訂日期2023年1月20日入職時間2023年1月15日合同期限2023年1月20日-2026年1月19日離職原因（原單位）尋求更大發(fā)展空間崗位市場部銷售主管（三）動態(tài)信息跟蹤表（模板）更新日期更新類型更新內(nèi)容簡述證明材料名稱經(jīng)辦人2023-07-10職位變動從銷售專員晉升為銷售主管《崗位變動審批表》李娜2023-09-15培訓記錄參加“銷售技巧提升”培訓培訓合格證書（編號：PX20230915）王強2024-01-05獎懲記錄獲2023年度優(yōu)秀員工《優(yōu)秀員工表彰文件》趙敏2024-03-01薪資調(diào)整基于績效調(diào)整薪資15%《薪資審批表》李娜四、檔案管理關鍵風險點與應對建議（一）嚴格保密管理，防范信息泄露風險：人事檔案包含員工身份證號、家庭住址、薪資等敏感信息，若保管不當可能導致隱私泄露或法律糾紛；應對：檔案室配備門禁系統(tǒng)，僅檔案管理員可進入，紙質(zhì)檔案柜加鎖；電子檔案設置訪問權限，禁止非授權人員查詢、導出信息；對外提供檔案信息（如背景調(diào)查）需員工書面授權，并注明用途。（二）保證信息真實準確，避免法律風險風險：若員工提供虛假信息（如偽造學歷、隱瞞競業(yè)限制），可能導致勞動合同無效、企業(yè)用工風險；應對：入職時嚴格核實原件，關鍵信息（學歷、工作經(jīng)歷）可通過第三方平臺（如學信網(wǎng)、前雇主HR）驗證；要求員工簽署《信息真實性承諾書》，明確虛假信息的法律責任（如解除勞動合同、賠償損失）；定期抽查檔案信息（如每年核對一次學歷、社保繳納記錄），發(fā)覺異常及時溝通處理。（三）建立動態(tài)更新機制，避免檔案滯后風險：檔案長期不更新，導致員工職位、合同等信息與實際不符，影響薪酬核算、社保辦理等業(yè)務；應對：將檔案更新納入人力資源部日常工作，明確“變動即更新”原則（如員工調(diào)崗后3個工作日內(nèi)補充材料）；通過OA系統(tǒng)設置“檔案更新提醒”，每月自動推送需更新的員工清單（如合同到期前1個月提醒續(xù)簽）。（四）遵循檔案法規(guī)要求，保證合規(guī)管理風險：未按《檔案法》《勞動合同法》規(guī)定保存、銷毀檔案，可能面臨行政處罰或法律訴訟；應對：專人學習檔案管理相關法規(guī)（如《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》），明確檔案保存期限（在職期間永久保存，離職后保存2年）；銷毀檔案前需經(jīng)多部門審批（人力資源部、法務部、總經(jīng)理），留存銷毀記錄備查；電子檔案管理符合《數(shù)據(jù)安全法》要求，定期進行數(shù)據(jù)安全風險評估。（