綜合辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)操作手冊(cè)一、系統(tǒng)適用場(chǎng)景與日常應(yīng)用綜合辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的核心平臺(tái)，適用于以下日常辦公場(chǎng)景：審批流程辦理：包括請(qǐng)假、加班、報(bào)銷、采購(gòu)申請(qǐng)、用印申請(qǐng)等業(yè)務(wù)審批，替代傳統(tǒng)紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，提升審批效率。文件共享與管理：支持部門文件、公司制度、項(xiàng)目資料等文檔的集中存儲(chǔ)、權(quán)限共享與版本控制，保證文件安全可追溯。會(huì)議組織與協(xié)調(diào)：實(shí)現(xiàn)會(huì)議室預(yù)定、會(huì)議通知發(fā)布、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔等功能，避免會(huì)議資源沖突。日程與任務(wù)協(xié)同：個(gè)人日程安排、部門任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤提醒，幫助團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作。內(nèi)部信息發(fā)布：公司公告、部門動(dòng)態(tài)、通知公告等信息實(shí)時(shí)推送，保證信息觸達(dá)及時(shí)。二、核心功能操作步驟詳解（一）員工請(qǐng)假申請(qǐng)流程適用場(chǎng)景：?jiǎn)T工因個(gè)人原因需請(qǐng)假（事假、病假、年假等），需通過系統(tǒng)提交申請(qǐng)并經(jīng)審批。操作步驟：登錄系統(tǒng)打開OA系統(tǒng)登錄頁(yè)面（通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)訪問），輸入個(gè)人賬號(hào)（工號(hào)）和密碼，“登錄”。若首次登錄，需在“個(gè)人中心”修改初始密碼（密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度8-20位）。進(jìn)入申請(qǐng)模塊登錄后，在系統(tǒng)首頁(yè)左側(cè)菜單欄“業(yè)務(wù)審批”→“請(qǐng)假申請(qǐng)”。填寫申請(qǐng)信息申請(qǐng)類型：選擇請(qǐng)假類型（如事假、病假、年假等）。請(qǐng)假時(shí)間：選擇請(qǐng)假開始日期、結(jié)束日期及具體起止時(shí)間（精確到小時(shí)）。請(qǐng)假事由：詳細(xì)說明請(qǐng)假原因（如“參加家人婚禮”“需住院治療”等），字?jǐn)?shù)不少于20字。請(qǐng)假類別：根據(jù)系統(tǒng)規(guī)則勾選（如“全勤假”“半天假”）。附件：如為病假，需醫(yī)院診斷證明掃描件（JPG/PDF格式，大小不超過2MB）；年假需提供累計(jì)工齡證明（若有）。提交審批確認(rèn)信息無誤后，“提交”按鈕。系統(tǒng)自動(dòng)按審批鏈流轉(zhuǎn)：直屬上級(jí)→部門負(fù)責(zé)人→人力資源部*。提交后可在“審批進(jìn)度”中查看當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)及審批人。審批結(jié)果反饋審批通過：系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送“審批通過”消息至個(gè)人待辦，請(qǐng)假生效，員工可直接在考勤記錄中查看。審批駁回：若審批人駁回申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)提示駁回原因（如“請(qǐng)假事由不充分”“附件缺失”），需修改后重新提交。（二）部門文件共享與適用場(chǎng)景：部門需共享工作文件（如項(xiàng)目計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等），或向公司知識(shí)庫(kù)重要文檔。操作步驟：進(jìn)入文件管理模塊登錄系統(tǒng)后，“文件中心”→“部門共享文件”。選擇存儲(chǔ)目錄在左側(cè)目錄樹中選擇目標(biāo)文件夾（如“市場(chǎng)部2024年項(xiàng)目資料”→“Q1季度計(jì)劃”），若目錄不存在，需“新建文件夾”，輸入文件夾名稱（如“新產(chǎn)品推廣方案”）。文件“文件”按鈕，選擇本地需的文件（支持多選，單個(gè)文件不超過50MB）。完成后，在文件列表中查看文件名、大小、人及時(shí)間。設(shè)置文件權(quán)限鼠標(biāo)懸停目標(biāo)文件，“權(quán)限設(shè)置”，選擇可查看/編輯/的用戶（如“部門全體成員”“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*”）。默認(rèn)權(quán)限為“僅人可編輯”，建議重要文件設(shè)置為“僅查看”，避免誤修改。文件版本管理若需更新文件，直接新版本，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)保留歷史版本（最多保留5個(gè)），可在“版本歷史”中查看或恢復(fù)。（三）會(huì)議室預(yù)定與會(huì)議通知適用場(chǎng)景：部門需召開內(nèi)部會(huì)議或跨部門協(xié)作會(huì)議，需預(yù)定會(huì)議室并通知參會(huì)人員。操作步驟：進(jìn)入會(huì)議室預(yù)定模塊登錄系統(tǒng)后，“協(xié)作辦公”→“會(huì)議室預(yù)定”。查詢會(huì)議室可用性在“會(huì)議室列表”中選擇目標(biāo)會(huì)議室（如“3樓大會(huì)議室”“5樓小型會(huì)議室”），查看其實(shí)時(shí)使用狀態(tài)（綠色為可用，紅色為已占用）。填寫預(yù)定信息會(huì)議主題：輸入會(huì)議名稱（如“2024年Q1銷售目標(biāo)研討會(huì)”）。會(huì)議時(shí)間：選擇會(huì)議日期及起止時(shí)間（需避開已占用時(shí)段，如“2024-03-1514:00-16:00”）。參會(huì)人員：通過“添加成員”輸入同事工號(hào)或姓名（如“銷售部全體成員”“技術(shù)部張*”），支持批量導(dǎo)入。會(huì)議需求：勾選所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等），填寫備注（如“需準(zhǔn)備產(chǎn)品樣品”）。提交預(yù)定申請(qǐng)確認(rèn)信息無誤后，“提交”等待行政部*審批（若會(huì)議室為自由預(yù)定則無需審批）。審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知（包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、及議程）。會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議組織者在“會(huì)議管理”→“我的會(huì)議”中找到對(duì)應(yīng)會(huì)議，“紀(jì)要”，會(huì)議記錄文檔（PDF/Word格式），并設(shè)置“部門共享”權(quán)限，方便后續(xù)查閱。三、常用辦公表單模板（一）員工請(qǐng)假申請(qǐng)單字段名稱填寫說明申請(qǐng)人系統(tǒng)自動(dòng)填充（登錄賬號(hào)信息）所屬部門系統(tǒng)自動(dòng)填充申請(qǐng)類型□事假□病假□年假□婚假□產(chǎn)假□其他（請(qǐng)注明）請(qǐng)假時(shí)間開始：____年__月日:至結(jié)束：__年__月日:__（精確到小時(shí)）請(qǐng)假事由________________________________________________________________________附件清單□診斷證明□請(qǐng)假條□其他（請(qǐng)注明）審批意見（直屬上級(jí)）________________________________________________________________________審批意見（部門負(fù)責(zé)人）________________________________________________________________________審批意見（人力資源部）________________________________________________________________________（二）會(huì)議室使用申請(qǐng)表字段名稱填寫說明申請(qǐng)部門________________________________________________________________________會(huì)議主題________________________________________________________________________會(huì)議時(shí)間____年__月日:至:__（預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)不超過4小時(shí)）參會(huì)人數(shù)__人（含申請(qǐng)人）所需設(shè)備□投影儀□麥克風(fēng)□視頻會(huì)議系統(tǒng)□白板□其他（請(qǐng)注明）特殊需求________________________________________________________________________申請(qǐng)人__________聯(lián)系方式：__________（內(nèi)線）行政部審批意見□同意□駁回（原因：____________________________________）（三）費(fèi)用報(bào)銷單字段名稱填寫說明報(bào)銷人系統(tǒng)自動(dòng)填充報(bào)銷部門系統(tǒng)自動(dòng)填充報(bào)銷類型□差旅費(fèi)□辦公費(fèi)□招待費(fèi)□交通費(fèi)□其他（請(qǐng)注明）報(bào)銷金額大寫：_______________________小寫：￥_____________報(bào)銷事由________________________________________________________________________費(fèi)用明細(xì)日期______項(xiàng)目______金額______附件張數(shù)______（可另附表格）附件清單□發(fā)票□行程單□消費(fèi)清單□其他（請(qǐng)注明）審批人（直屬上級(jí)）________________________________________________________________________審批人（財(cái)務(wù)部）________________________________________________________________________四、系統(tǒng)使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）賬號(hào)與密碼安全定期修改密碼（建議每90天更換一次），不使用與個(gè)人賬號(hào)相同的密碼，不向他人泄露賬號(hào)信息。若發(fā)覺賬號(hào)異常（如登錄地點(diǎn)異常、密碼錯(cuò)誤次數(shù)過多），立即在“個(gè)人中心”凍結(jié)賬號(hào)并聯(lián)系系統(tǒng)管理員。（二）操作時(shí)間規(guī)范請(qǐng)假申請(qǐng)需提前2個(gè)工作日提交（緊急情況需提前4小時(shí)電話告知直屬上級(jí)*，事后補(bǔ)錄申請(qǐng)）。費(fèi)用報(bào)銷需在消費(fèi)發(fā)生后10個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期系統(tǒng)將自動(dòng)駁回（特殊情況需在備注中說明原因）。（三）文件與附件規(guī)范文件需命名規(guī)范（格式：“部門-文件名-日期”，如“市場(chǎng)部-2024Q1銷售計(jì)劃-20240315”），避免使用特殊字符（如“*”“？”）。附件需為清晰掃描件或正式文件（發(fā)票需為稅務(wù)局監(jiān)制發(fā)票，電子發(fā)票需為PDF版），不得篡改文件內(nèi)容。（四）審批流程