古典樂演奏工作室演出道具管理辦法

一、總則（一）目的為加強本古典樂演奏工作室演出道具的管理，確保道具在演出中發(fā)揮良好作用，提升演出質(zhì)量，同時保障道具的合理使用、妥善維護與安全存儲，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于工作室所有演出活動中涉及的各類道具，包括但不限于樂器配件、舞臺裝飾道具、特殊音效道具等，以及參與演出道具管理、使用的所有工作人員。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：演出道具由工作室指定的專門部門進行統(tǒng)一管理，確保管理的一致性和規(guī)范性。2.責任到人原則：明確道具管理各環(huán)節(jié)的責任人，確保每件道具都有專人負責，避免管理漏洞。3.注重維護原則：加強對道具的日常維護和保養(yǎng)，延長道具使用壽命，降低使用成本。4.安全第一原則：始終將道具使用過程中的安全問題放在首位，確保演出人員和觀眾的安全。二、道具采購管理（一）采購計劃制定1.需求收集：演出策劃團隊、演奏人員以及舞臺設計團隊等根據(jù)演出需求，提前向道具管理部門提交道具需求清單，詳細說明所需道具的種類、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.評估審核：道具管理部門對各部門提交的需求清單進行匯總和評估，結(jié)合工作室現(xiàn)有道具情況，判斷是否需要采購新道具。對于必要性存疑的道具需求，與相關(guān)部門進行溝通確認。3.計劃制定：根據(jù)評估結(jié)果，制定詳細的道具采購計劃，包括采購預算、采購時間、采購渠道等內(nèi)容。采購計劃需報工作室領導審批通過后執(zhí)行。（二）采購流程1.供應商選擇：道具采購人員通過多種渠道尋找合適的供應商，對供應商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，建立合格供應商名錄。在采購時，優(yōu)先從合格供應商中選擇。2.采購談判：采購人員與選定的供應商就道具的價格、規(guī)格、交貨期、質(zhì)量標準等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程需做好記錄，形成談判紀要。3.合同簽訂：談判達成一致后，采購人員按照工作室合同管理規(guī)定，與供應商簽訂采購合同。合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括道具的詳細信息、價格、交貨方式、驗收標準、付款方式等內(nèi)容。4.采購執(zhí)行：采購人員負責跟進采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交付道具。如遇供應商無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，及時采取相應措施，如協(xié)商解決、更換供應商等。三、道具驗收管理（一）驗收準備1.成立驗收小組：道具到貨前，由道具管理部門牽頭，組織演出相關(guān)部門人員成立驗收小組，明確驗收人員的職責分工。2.熟悉驗收標準：驗收小組人員認真學習道具采購合同中的驗收標準，熟悉道具的規(guī)格、質(zhì)量要求等信息，確保驗收工作的準確性和規(guī)范性。（二）驗收內(nèi)容1.數(shù)量驗收：根據(jù)采購合同和送貨清單，對到貨道具的數(shù)量進行清點，確保數(shù)量準確無誤。對于數(shù)量不符的情況，及時與供應商溝通核實。2.質(zhì)量驗收：按照驗收標準對道具的質(zhì)量進行檢查，包括外觀、材質(zhì)、性能等方面。檢查道具是否有損壞、缺陷，是否符合演出使用要求。對于需要進行性能測試的道具，安排專業(yè)人員進行測試。3.資料驗收：檢查供應商提供的道具相關(guān)資料，如產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告、保修卡等是否齊全。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格：驗收小組填寫驗收報告，注明驗收合格，并簽字確認。驗收合格的道具辦理入庫手續(xù)，進入工作室道具庫存管理環(huán)節(jié)。2.驗收不合格：對于驗收不合格的道具，驗收小組詳細記錄不合格情況，出具驗收不合格報告。及時與供應商溝通，要求供應商采取換貨、補貨、退貨等措施進行處理。如因道具不合格影響演出進度，追究相關(guān)采購人員的責任。四、道具庫存管理（一）倉庫設置與規(guī)劃1.倉庫選址：根據(jù)工作室實際情況，選擇合適的地點設置道具倉庫，確保倉庫位置安全、干燥、通風良好，便于道具的存放和搬運。2.區(qū)域劃分：對倉庫進行合理規(guī)劃，劃分不同的區(qū)域用于存放不同類型的道具，如樂器配件區(qū)、舞臺裝飾道具區(qū)、特殊音效道具區(qū)等。同時，設置專門的待檢區(qū)、退貨區(qū)等功能區(qū)域。3.貨架與存儲設備配置：根據(jù)道具的特點和存儲需求，配備相應的貨架、貨柜、儲物箱等存儲設備，確保道具擺放整齊、有序，便于管理和查找。（二）入庫管理1.入庫登記：道具驗收合格后，倉庫管理人員按照規(guī)定的入庫流程，及時辦理入庫手續(xù)。在入庫登記臺賬上詳細記錄道具的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商、入庫日期等信息。2.擺放上架：根據(jù)道具的分類和存儲區(qū)域規(guī)劃，將入庫道具擺放到相應的位置上架存儲。對于特殊道具，按照其特殊的存儲要求進行存放，如防潮、防火、防震等。（三）庫存盤點1.定期盤點：倉庫管理人員定期對道具庫存進行盤點，一般每月或每季度進行一次全面盤點。盤點過程中，認真核對庫存實物與入庫登記臺賬，確保賬物相符。2.差異處理：如盤點發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，倉庫管理人員及時查找原因，形成盤點差異報告。對于因人為失誤等原因造成的差異，追究相關(guān)人員的責任；對于因自然損耗等合理原因造成的差異，按照工作室規(guī)定進行處理。（四）庫存安全管理1.防火防盜：在倉庫內(nèi)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其處于良好狀態(tài)。安裝防盜設施，如監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等，加強倉庫的安全防范。2.防潮防蟲：針對不同道具的特性，采取相應的防潮、防蟲措施。如在倉庫內(nèi)放置干燥劑、防蟲藥等，定期對倉庫進行通風換氣，保持倉庫環(huán)境適宜。五、道具使用管理（一）使用申請1.申請流程：演出團隊或相關(guān)部門因演出需要使用道具時，填寫道具使用申請表，注明道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用場次、歸還時間等信息，并提交給道具管理部門。2.審批流程：道具使用申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報道具管理部門審批。道具管理部門根據(jù)庫存情況和演出安排，對申請進行審核，如同意申請，在申請表上簽字批準；如庫存不足或因其他原因無法批準，及時與申請部門溝通協(xié)商解決辦法。（二）道具發(fā)放1.發(fā)放準備：道具管理部門收到批準的道具使用申請表后，安排倉庫管理人員按照申請表內(nèi)容準備道具。對道具進行檢查，確保道具的性能和質(zhì)量符合使用要求。2.交接手續(xù)：倉庫管理人員與使用部門指定的道具領取人進行道具交接，雙方在道具發(fā)放登記表上簽字確認，注明道具的發(fā)放時間、狀態(tài)等信息。（三）使用過程管理1.使用培訓：對于一些特殊或復雜的道具，道具管理部門安排專業(yè)人員對使用人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉道具的操作方法、注意事項等，避免因使用不當造成道具損壞。2.現(xiàn)場監(jiān)督：在演出過程中，道具管理部門安排專人對道具的使用情況進行現(xiàn)場監(jiān)督，及時解決使用過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)使用人員違規(guī)操作或?qū)Φ谰咴斐蓳p壞，及時制止并記錄相關(guān)情況。（四）道具歸還1.歸還時間要求：使用部門應按照道具使用申請表上注明的歸還時間及時歸還道具。如因特殊原因需要延長使用時間，需提前向道具管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期歸還。2.歸還驗收：道具歸還時，道具管理部門對歸還的道具進行驗收，檢查道具的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)道具存在損壞、丟失等問題，按照工作室相關(guān)規(guī)定追究使用部門和責任人的責任。驗收合格后，在道具歸還登記表上簽字確認。六、道具維護與保養(yǎng)管理（一）維護保養(yǎng)計劃制定1.分類制定計劃：道具管理部門根據(jù)道具的種類、使用頻率、易損程度等因素，對道具進行分類，并為每類道具制定詳細的維護保養(yǎng)計劃。維護保養(yǎng)計劃包括維護保養(yǎng)的周期、內(nèi)容、責任人等信息。2.計劃審批：維護保養(yǎng)計劃報工作室領導審批通過后執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，根據(jù)實際情況可對計劃進行適當調(diào)整和完善。（二）日常維護保養(yǎng)1.清潔擦拭：倉庫管理人員按照維護保養(yǎng)計劃，定期對道具進行清潔擦拭，清除道具表面的灰塵、污漬等，保持道具的整潔。2.檢查緊固：對道具的零部件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)松動、磨損等情況，及時進行緊固、更換，確保道具的性能和安全性。3.保養(yǎng)處理：對于一些需要特殊保養(yǎng)的道具，如木質(zhì)樂器配件需要定期上油保養(yǎng)，金屬道具需要進行防銹處理等，按照相應的保養(yǎng)方法進行處理。（三）定期檢修1.專業(yè)檢修安排：對于一些技術(shù)含量較高或使用年限較長的道具，道具管理部門定期安排專業(yè)技術(shù)人員進行全面檢修。專業(yè)檢修人員對道具的性能、結(jié)構(gòu)等進行深入檢查，發(fā)現(xiàn)并排除潛在的問題。2.檢修記錄與報告：專業(yè)檢修人員在檢修過程中詳細記錄檢修情況，包括發(fā)現(xiàn)的問題、處理措施、更換的零部件等信息，形成檢修報告。檢修報告提交給道具管理部門存檔，作為道具維護保養(yǎng)的重要依據(jù)。（四）損壞維修1.維修申請：如道具在使用過程中出現(xiàn)損壞，使用部門及時向道具管理部門報告。道具管理部門根據(jù)損壞情況填寫道具維修申請表，注明道具名稱、損壞部位、損壞原因等信息。2.維修安排：道具管理部門根據(jù)維修申請表，安排專業(yè)維修人員或聯(lián)系供應商進行維修。對于一些簡單的損壞，可由工作室內(nèi)部維修人員進行維修；對于較為復雜或技術(shù)含量高的損壞，送專業(yè)維修機構(gòu)或供應商處維修。3.維修驗收：維修完成后，道具管理部門對維修后的道具進行驗收，檢查維修質(zhì)量是否符合要求。驗收合格后，將道具重新入庫或交付使用部門使用。七、道具報廢管理（一）報廢鑒定1.定期鑒定：道具管理部門定期組織對庫存道具進行報廢鑒定，一般每年進行一次。鑒定小組由道具管理部門、演出相關(guān)部門、財務部門等人員組成。2.鑒定標準：根據(jù)道具的損壞程度、使用年限、技術(shù)更新等因素，制定道具報廢鑒定標準。符合以下條件之一的道具可申請報廢：因嚴重損壞無法修復或修復成本過高；因技術(shù)更新?lián)Q代已無使用價值；已達到規(guī)定的使用年限且性能嚴重下降無法滿足演出需求。3.鑒定報告：鑒定小組對每件道具進行評估鑒定，填寫道具報廢鑒定報告，注明道具名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并簽字確認。（二）報廢審批1.內(nèi)部審批：道具報廢鑒定報告經(jīng)鑒定小組簽字后，報工作室領導審批。工作室領導根據(jù)鑒定報告和工作室實際情況，對道具報廢申請進行審批。2.財務核銷：審批通過的道具報廢申請?zhí)峤唤o財務部門，財務部門按照財務管理制度進行相應的賬目核銷處理，確保資產(chǎn)賬目準確無誤。（三）報廢處理1.回收利用：對于一些雖已報廢但仍有部分零部件可利用的道具，道具管理部門安排人員進行拆解，將可利用的零部件進行分類存放，作為維修其他道具的備用材料。2.廢品處理：對無回收利用價值的報廢道具，按照工作室相關(guān)規(guī)定進行廢品處理。處理