合同審查與簽署流程規(guī)范工具一、適用范圍與常見應用場景本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織在開展業(yè)務合作過程中，涉及合同起草、審查、談判、簽署及后續(xù)管理的全流程規(guī)范。常見應用場景包括但不限于：采購與銷售合同（如原材料采購、產(chǎn)品銷售、服務外包等）；合作協(xié)議（如項目合作、技術開發(fā)、市場推廣等）；勞動合同（與員工簽訂的聘用協(xié)議）；保密協(xié)議、知識產(chǎn)權協(xié)議等附屬協(xié)議；其他需要通過書面形式明確雙方權利義務的法律文件。二、標準化操作流程與執(zhí)行要點（一）需求發(fā)起與合同立項責任主體：業(yè)務部門負責人/項目發(fā)起人操作內容：明確合作背景、合同目的及核心需求（如合作方、標的物、金額、履行期限等）；填寫《合同立項申請表》（見模板1），說明合同類型、預算金額、風險等級及預期效益；提交至法務部門及分管領導進行初步立項審核，確認合同必要性及可行性。輸出成果：《合同立項申請表》（審批通過）。（二）合同起草責任主體：業(yè)務部門（或法務部門協(xié)同）操作內容：根據(jù)立項需求，選擇對應合同模板（如采購合同模板、服務合同模板），或參考過往同類合同初稿；明確合同核心條款，包括但不限于：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表人信息）；標的物/服務內容（具體描述、規(guī)格、數(shù)量、質量標準）；權利義務（雙方主要職責、履行方式、地點、期限）；金額及支付方式（總價、單價、支付條件、賬戶信息、發(fā)票要求）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、賠償范圍）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄地）；保密條款（保密范圍、期限、違約責任）；合同生效條件及終止條款。語言表述需準確、簡潔，避免歧義；涉及金額、日期、數(shù)量等關鍵信息需用大寫+小寫雙重標注。輸出成果：合同初稿（含附件清單，如技術參數(shù)、驗收標準等）。（三）內部審查責任主體：法務部門、業(yè)務部門、財務部門、風控部門（根據(jù)合同風險等級確定參與部門）操作內容：業(yè)務部門審查：確認合同內容是否符合業(yè)務需求，標的物/服務描述是否準確，履行能力是否匹配；法務部門審查：重點審核法律合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求）、條款完整性（是否遺漏必備條款）、權利義務對等性（是否存在顯失公平條款）、違約責任可執(zhí)行性；財務部門審查：審核金額準確性、支付方式合理性、稅務處理合規(guī)性（如發(fā)票類型、稅率）、資金預算是否充足；風控部門審查：評估合同履行風險（如對方履約能力、市場變動風險）、爭議解決風險，提出風險應對建議。各部門填寫《合同審查意見表》（見模板2），明確審查結論（通過/需修訂/不通過）及具體修改意見，匯總至法務部門統(tǒng)一協(xié)調。輸出成果：《合同審查意見表》（修訂版合同初稿）。（四）外部談判與修訂責任主體：業(yè)務部門負責人、法務人員、談判代表（如需）操作內容：基于內部審查意見，與對方進行合同條款談判，重點溝通存在分歧的條款（如違約責任、支付周期、保密范圍等）；談判過程中需形成書面記錄，明確雙方一致意見及未達成共識的內容；根據(jù)談判結果，由業(yè)務部門或法務部門修訂合同條款，形成《談判修訂記錄表》（見模板3），經(jīng)雙方確認后作為合同附件。注意事項：談判過程中不得超出立項審批權限，重大條款變更需重新履行內部審批流程。輸出成果：《談判修訂記錄表》、修訂版合同終稿。（五）最終審批責任主體：分管領導、總經(jīng)理/法定代表人（根據(jù)合同金額及重要性確定審批層級）操作內容：業(yè)務部門提交修訂版合同終稿、《合同立項申請表》《合同審查意見表》《談判修訂記錄表》等全套材料；審批人重點審核合同整體風險、核心條款合理性及是否符合公司戰(zhàn)略利益；審批通過后，在《合同簽署審批表》（見模板4）中簽署審批意見；審批不通過的，退回業(yè)務部門重新修訂或終止合作。輸出成果：《合同簽署審批表》（審批通過）。（六）簽署與蓋章責任主體：法定代表人/授權代表人、行政部/公章管理部門操作內容：確認簽署人資格：企業(yè)合同需由法定代表人簽署或出具《授權委托書》（需明確授權范圍、期限），由授權代表人簽署；個人合同需由本人簽署并提供證件號碼明。核對合同文本：保證簽署版本為最終審批版本，頁碼連續(xù)，無涂改（若有涂改需雙方蓋章/簽字確認）；加蓋印章：合同需加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）、法定代表人/授權代表人簽字；多頁合同需加蓋騎縫章；簽署完成后，向對方提供合同原件（通常一式兩份及以上，雙方各執(zhí)一份）。注意事項：嚴禁在空白合同上蓋章或簽字，電子簽章需符合《電子簽名法》規(guī)定，保證簽署身份真實及文件完整性。輸出成果：正式簽署合同文本（雙方各執(zhí)一份）。（七）履行跟蹤與歸檔責任主體：業(yè)務部門、法務部門、檔案管理部門操作內容：履行跟蹤：業(yè)務部門按合同約定履行義務，定期跟蹤對方履約情況，記錄履行過程中的問題（如延遲交付、質量不符等），及時發(fā)起溝通或違約處理；糾紛處理：若發(fā)生合同糾紛，由法務部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務部門收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告），通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決；歸檔管理：合同簽署后10個工作日內，由行政部/檔案管理部門收集全套合同文件（含立項申請、審查意見、談判記錄、審批表、合同文本等），編號歸檔（合同編號規(guī)則：年份+部門簡稱+合同類型序號，如“2024-采-001”），并建立電子臺賬，保證可追溯。輸出成果：合同履行記錄、糾紛處理報告、歸檔合同及電子臺賬。三、配套工具表格模板模板1：合同立項申請表項目名稱合作方名稱合同類型（采購/銷售/服務等）合同金額（元）預算金額（元）履行期限業(yè)務需求簡述風險評估（高/中/低）預期效益附件清單（如需求說明書、合作方資質）業(yè)務部門負責人簽字日期法務部門審核意見負責人簽字日期分管領導審批意見負責人簽字日期模板2：合同審查意見表合同名稱合同編號審查部門審查項目審查標準審查意見合同主體信息真實、合法標的物/服務描述清晰、準確權利義務條款對等、明確違約責任可執(zhí)行、合理金額與支付準確、合規(guī)法律合規(guī)性符合法律法規(guī)審查結論（通過/需修訂/不通過）負責人簽字日期修訂說明（需修訂時填寫）模板3：談判修訂記錄表合同名稱合同編號談判時間談判地點談判雙方參與人修訂條款編號原條款內容修訂后內容修訂原因雙方確認意見甲方（我方）簽字乙方（對方）簽字日期模板4：合同簽署審批表合同名稱合同編號簽署日期合同金額履行期限審批層級（分管領導/總經(jīng)理）全部文件清單業(yè)務部門意見負責人簽字日期法務部門意見負責人簽字日期財務部門意見負責人簽字日期分管領導審批負責人簽字日期總經(jīng)理/法定代表人最終審批負責人簽字日期四、關鍵風險提示與操作規(guī)范（一）法律合規(guī)性風險合同內容不得違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定（如禁止性條款、經(jīng)營范圍限制）；涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）的合同，需符合行業(yè)監(jiān)管要求（如資質許可、審批備案）。（二）條款完整性風險必備條款不得遺漏：包括合同主體、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式；附件（如技術標準、驗收流程）需與主合同具有同等法律效力，并在主合同中明確附件名稱。（三）主體資格風險合作方為企業(yè)時，需核驗其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營異常、涉訴等信息；授權代表人簽署時，需提供《授權委托書》原件及授權代表人證件號碼明，授權范圍不得超越其權限。（四）保密與知識產(chǎn)權風險涉及商業(yè)秘密或技術信息的合同，需明保證密范圍、保密期限（一般不短于合同履行期及終止后2-3年）及違約責任；知識產(chǎn)權歸屬條款需清晰（如專利權、著作權歸屬，使用許可范圍），避免后續(xù)糾紛。（五）簽署形式風險書面合同需由雙方簽字/蓋章，自然人合同需按手??；電子簽章需選用合法第三方平臺（如e簽寶、法大大），