民間文藝家協(xié)會燈光設(shè)備采購細則

民間文藝家協(xié)會燈光設(shè)備采購細則一、總則（一）目的為加強民間文藝家協(xié)會燈光設(shè)備采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的燈光設(shè)備滿足協(xié)會開展各類民間文藝活動的需求，提高資金使用效益，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于民間文藝家協(xié)會因工作需要進行的燈光設(shè)備采購活動，包括但不限于舞臺燈光、展覽燈光等相關(guān)設(shè)備的采購。（三）采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)政策規(guī)定。2.合理性原則：根據(jù)協(xié)會實際需求，合理確定采購項目和采購規(guī)模，避免盲目采購。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等的機會參與競爭，維護公平的市場環(huán)境。4.效益原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和性能的前提下，追求最佳的性價比，實現(xiàn)采購資金的有效利用。二、采購組織與職責（一）采購領(lǐng)導小組成立民間文藝家協(xié)會燈光設(shè)備采購領(lǐng)導小組，由協(xié)會主要領(lǐng)導擔任組長，相關(guān)部門負責人為成員。主要職責如下：1.審議采購計劃和預算，確保采購活動符合協(xié)會整體發(fā)展規(guī)劃和財務(wù)狀況。2.對重大采購項目的采購方式、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵事項進行決策。3.監(jiān)督采購過程，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）采購工作小組由協(xié)會行政主管部門牽頭，聯(lián)合技術(shù)專家、財務(wù)人員等組成采購工作小組。具體職責如下：1.負責編制采購需求文件，明確燈光設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能要求、數(shù)量等詳細信息。2.開展市場調(diào)研，了解供應(yīng)商情況和市場價格，為采購決策提供依據(jù)。3.組織采購活動，包括發(fā)布采購公告、接收供應(yīng)商報價、組織開標評標等具體工作。4.負責與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟進合同執(zhí)行情況，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量交付。5.組織對采購的燈光設(shè)備進行驗收，做好驗收記錄，處理驗收過程中出現(xiàn)的問題。（三）使用部門協(xié)會內(nèi)各燈光設(shè)備使用部門承擔以下職責：1.根據(jù)實際工作需求，提出燈光設(shè)備采購申請，詳細說明采購設(shè)備的用途、功能要求等。2.協(xié)助采購工作小組編制采購需求文件，提供專業(yè)技術(shù)支持和意見。3.參與采購項目的驗收工作，對設(shè)備的使用性能、適用性等方面進行評估。三、采購預算與計劃（一）預算編制1.使用部門應(yīng)在每年規(guī)定時間內(nèi)，結(jié)合工作任務(wù)和設(shè)備現(xiàn)狀，提出下一年度燈光設(shè)備采購預算申請。申請應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等詳細信息。2.采購工作小組對各部門提交的采購預算申請進行匯總和審核，結(jié)合協(xié)會財務(wù)狀況和發(fā)展規(guī)劃，編制年度燈光設(shè)備采購預算草案。3.年度采購預算草案經(jīng)采購領(lǐng)導小組審議通過后，報協(xié)會理事會批準，納入?yún)f(xié)會年度財務(wù)預算。（二）采購計劃制定1.根據(jù)批準的年度采購預算，采購工作小組制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、采購方式、預計采購時間、資金來源等內(nèi)容。2.對于因特殊情況需要臨時增加的采購項目，使用部門應(yīng)提交書面申請，說明原因和緊急程度。經(jīng)采購領(lǐng)導小組審批后，采購工作小組將其納入采購計劃。四、采購方式（一）公開招標1.符合下列條件之一的燈光設(shè)備采購項目，應(yīng)采用公開招標方式：-采購預算達到規(guī)定金額標準以上的項目。-采購項目具有廣泛的市場需求，需要通過公開競爭選擇供應(yīng)商的項目。2.公開招標應(yīng)按照以下程序進行：-采購工作小組編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。-在協(xié)會官方網(wǎng)站、相關(guān)政府采購網(wǎng)站等指定媒體上發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標。-接收供應(yīng)商的投標文件，組織開標、評標會議。評標委員會由采購工作小組代表、技術(shù)專家等組成，按照招標文件規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標候選人。-公示中標結(jié)果，向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書。（二）邀請招標1.符合下列情形之一的，可以采用邀請招標方式：-具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目。-采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.邀請招標程序如下：-采購工作小組通過發(fā)布邀請招標公告、推薦、考察等方式，選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標邀請書。-后續(xù)程序與公開招標類似，包括接收投標文件、開標、評標、公示中標結(jié)果等環(huán)節(jié)。（三）競爭性談判1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：-招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目。-技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目。-采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目。2.競爭性談判程序如下：-采購工作小組成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、技術(shù)要求、商務(wù)條款等內(nèi)容。-邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商分別進行談判，在滿足采購需求的前提下，要求供應(yīng)商進行最后報價。-談判小組根據(jù)談判情況和供應(yīng)商的最后報價，確定成交供應(yīng)商。（四）詢價采購1.采購的燈光設(shè)備規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。2.詢價采購程序如下：-采購工作小組成立詢價小組，編制詢價文件，明確詢價項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容。-向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。-詢價小組對供應(yīng)商的報價進行比較，在滿足采購需求的前提下，選擇報價最低的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（五）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：-只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目。-發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項目。-必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采用單一來源采購方式的，采購工作小組應(yīng)向協(xié)會采購領(lǐng)導小組提交書面報告，說明采購理由、擬采購的供應(yīng)商情況等。經(jīng)采購領(lǐng)導小組批準后，與供應(yīng)商進行協(xié)商談判，簽訂采購合同。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商資格審查1.在采購活動中，采購工作小組應(yīng)對參與投標或報價的供應(yīng)商進行資格審查。資格審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照）、法定代表人授權(quán)書、資質(zhì)證書等相關(guān)證明文件。2.對于特定的燈光設(shè)備采購項目，還應(yīng)審查供應(yīng)商的業(yè)績、售后服務(wù)能力等方面的情況，確保供應(yīng)商具備履行合同的能力和條件。（二）供應(yīng)商誠信管理1.建立供應(yīng)商誠信檔案，記錄供應(yīng)商在采購活動中的表現(xiàn)，包括投標響應(yīng)情況、合同履行情況、售后服務(wù)質(zhì)量等。2.對在采購活動中存在違規(guī)行為、提供虛假材料、不履行合同義務(wù)等不良記錄的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重，采取警告、暫停參與協(xié)會采購活動、列入黑名單等處理措施。（三）供應(yīng)商評價與選擇1.采購工作小組應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。評價結(jié)果作為后續(xù)采購活動中選擇供應(yīng)商的重要參考依據(jù)。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的評價結(jié)果、報價、技術(shù)方案等因素，優(yōu)先選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購工作小組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式、違約責任等條款，確保合同條款清晰、明確、完整。2.合同簽訂前，采購工作小組應(yīng)將合同草案提交協(xié)會法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.采購工作小組負責跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付設(shè)備。供應(yīng)商在履行合同過程中如需變更合同條款，應(yīng)提前書面通知采購工作小組，并經(jīng)協(xié)會采購領(lǐng)導小組批準。2.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)。付款前，采購工作小組應(yīng)核實設(shè)備交付情況和發(fā)票等相關(guān)憑證的真實性、合法性。（三）合同變更與終止1.如因特殊原因需要變更合同內(nèi)容，采購工作小組應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、對合同價格和交貨期的影響等事項。2.在合同履行過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商嚴重違約、不可抗力等導致合同無法繼續(xù)履行的情況，采購工作小組應(yīng)及時報告采購領(lǐng)導小組，并按照合同約定或法律規(guī)定終止合同。終止合同后，應(yīng)妥善處理善后事宜，維護協(xié)會的合法權(quán)益。七、設(shè)備驗收（一）驗收準備1.采購工作小組應(yīng)在設(shè)備到貨前，制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收方法、驗收人員等內(nèi)容。2.通知使用部門、技術(shù)專家等相關(guān)人員做好驗收準備工作，準備好驗收所需的工具、場地等條件。（二）驗收程序1.設(shè)備到貨后，采購工作小組應(yīng)首先核對設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量等是否與合同約定一致，檢查設(shè)備的外觀是否有損壞、缺陷等情況。2.按照驗收方案對設(shè)備的性能、技術(shù)參數(shù)等進行測試和檢驗，確保設(shè)備滿足采購需求和合同規(guī)定的質(zhì)量標準。3.驗收過程中，供應(yīng)商應(yīng)提供設(shè)備的合格證明、質(zhì)量檢驗報告、使用說明書等相關(guān)資料。驗收人員應(yīng)認真審查資料的完整性和真實性。4.驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括設(shè)備的驗收結(jié)果、存在的問題等。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，作為設(shè)備交付使用和付款的依據(jù)。（三）驗收問題處理1.如驗收過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購工作小組應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改、換貨、退貨等措施。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對問題進行處理，重新提交驗收。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時間內(nèi)解決問題，采購工作小組應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。八、售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)要求1.在采購合同中應(yīng)明確供應(yīng)商的售后服務(wù)條款，包括設(shè)備的質(zhì)保期、維修響應(yīng)時間、維修方式、配件供應(yīng)等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)提供全方位的售后服務(wù)，包括設(shè)備的安裝調(diào)試、操作培訓、故障維修、定期維護等服務(wù)。（二）售后服務(wù)監(jiān)督1.采購工作小組應(yīng)建立售后服務(wù)監(jiān)督機制，定期對供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進行跟蹤和評價。通過收集使用部門的反饋意見、檢查維修記錄等方式，了解供應(yīng)商的售后服務(wù)執(zhí)行情況。2.對于售后服務(wù)不到位的供應(yīng)商，采購工作小組應(yīng)及時督促其改進。如供應(yīng)商多次未能滿足售后服務(wù)要求，協(xié)會有權(quán)按照合同約定扣除質(zhì)保金或采取其他處罰措施。（三）售后服務(wù)檔案建立建立燈光設(shè)備售后服務(wù)檔案，記錄設(shè)備的維修、保養(yǎng)、升級等相關(guān)信息。售后服