企業(yè)資料文檔分類與存檔管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)資料文檔的分類、歸檔、保管及利用流程，保證文檔資料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露風(fēng)險，特制定本制度。第二條依據(jù)根據(jù)《_________檔案法》及公司內(nèi)部管理要求，結(jié)合企業(yè)實際運營需求制定。第三條適用范圍本制度適用于公司各部門（含子公司、分支機構(gòu)）在業(yè)務(wù)活動中形成或獲取的各類紙質(zhì)、電子資料文檔的管理，包括但不限于行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)、項目等類型文檔。第二章文檔分類標(biāo)準(zhǔn)第四條分類原則文檔分類遵循“科學(xué)性、實用性、層級性”原則，按“一級分類+二級分類+三級分類”結(jié)構(gòu)劃分，保證類別清晰、不重不漏。第五條分類體系一級分類（按來源與性質(zhì)）管理類：企業(yè)內(nèi)部行政管理、制度建設(shè)、會議記錄等文檔；業(yè)務(wù)類：客戶資料、合同協(xié)議、項目方案、產(chǎn)品資料等文檔；財務(wù)類：財務(wù)報表、憑證、稅務(wù)資料、審計報告等文檔；人事類：勞動合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等文檔；外部類：部門文件、行業(yè)規(guī)范、合作方函件等文檔。二級分類（按職能或主題）以管理類為例：行政制度、會議紀(jì)要、公文函件、辦公用品管理等；以業(yè)務(wù)類為例：銷售合同、客戶檔案、項目立項書、技術(shù)方案等。三級分類（按具體內(nèi)容或時間）以合同為例：采購合同、銷售合同、服務(wù)合同，并按年份或季度細分。第六條保密等級劃分公開級：可內(nèi)部全員查閱，如企業(yè)宣傳冊、內(nèi)部通知；內(nèi)部級：限相關(guān)部門人員查閱，如部門工作計劃、會議紀(jì)要；秘密級：限授權(quán)人員查閱，如未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料；機密級：僅限公司高層及指定人員查閱，如并購方案、戰(zhàn)略規(guī)劃。第三章文檔操作流程第七條文檔形成與初審各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的文檔，由經(jīng)辦人負責(zé)初步整理，保證內(nèi)容完整、格式規(guī)范、字跡清晰（紙質(zhì)文檔）或電子文檔無病毒、可正常打開。部門負責(zé)人對文檔內(nèi)容進行審核，確認(rèn)無誤后簽字（或電子簽批），標(biāo)注文檔分類及保密等級。第八條分類與編號分類：根據(jù)第五條分類標(biāo)準(zhǔn)，由經(jīng)辦人確定文檔的一級、二級、三級分類。編號：文檔采用“一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號”格式編號，示例：管理類行政制度-2024-001（GL-ZD-2024-001）；業(yè)務(wù)類銷售合同-2024-015（YW-HT-2024-015）。編號規(guī)則需在公司內(nèi)部系統(tǒng)備案，保證唯一性，避免重復(fù)或遺漏。第九條歸檔與移交歸檔時間：年度總結(jié)、財務(wù)報表等定期文檔，次年1月31日前完成歸檔；項目類文檔，項目結(jié)束后30日內(nèi)完成歸檔；日常業(yè)務(wù)文檔，每月最后一個工作日匯總歸檔。移交流程：經(jīng)辦人將文檔按分類整理后，填寫《文檔歸檔移交記錄表》（見附件1），連同電子文檔（如涉及）一并提交至檔案管理員；檔案管理員核對文檔數(shù)量、編號、分類及完整性，確認(rèn)無誤后簽字接收，并在系統(tǒng)中更新歸檔信息。第十條存儲與保管紙質(zhì)文檔：使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒存放，標(biāo)注分類名稱、編號及保管期限；存放于通風(fēng)、干燥、防火、防潮的檔案柜中，定期檢查（每季度一次），防止蟲蛀、霉變。電子文檔：存儲于公司指定服務(wù)器或加密云盤，嚴(yán)禁存儲在個人電腦或非授權(quán)設(shè)備；定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地保存（如總部與分支機構(gòu)互備）。保密文檔：秘密級及以上文檔需單獨存放，紙質(zhì)文檔加鎖保管，電子文檔設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱。第十一條借閱與利用借閱權(quán)限：公開級文檔：員工可自行申請借閱，部門負責(zé)人審批；內(nèi)部級及以上文檔：需提交《文檔借閱申請表》（見附件2），經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理員審批后借閱。借閱流程：借閱人填寫申請表，注明借閱文檔名稱、編號、用途、歸還時間；檔案管理員核對審批權(quán)限，辦理借閱登記（紙質(zhì)文檔簽字確認(rèn)，電子文檔開通臨時訪問權(quán)限）；借閱期限：一般不超過5個工作日，如需延長需提前申請。注意事項：借閱人不得涂改、復(fù)制、摘抄、外借文檔，確需復(fù)制需經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理員批準(zhǔn)；借閱后按時歸還，如有損壞或丟失，按公司相關(guān)規(guī)定賠償。第十二條鑒定與銷毀鑒定：檔案管理員每年組織一次文檔鑒定，對保管期限屆滿、無保存價值的文檔進行清理。銷毀流程：部門提出銷毀申請，列出銷毀文檔清單及理由；由行政部、檔案管理員及相關(guān)部門負責(zé)人組成鑒定小組，審核后報總經(jīng)理審批；銷毀時需兩人以上監(jiān)銷，保證文檔信息無法恢復(fù)（紙質(zhì)文檔碎紙?zhí)幚?，電子文檔徹底刪除并銷毀備份）。第四章責(zé)任分工第十三條行政部統(tǒng)籌公司文檔分類與存檔管理工作，制定并完善相關(guān)制度；監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，組織檔案管理培訓(xùn)（每年至少一次）；負責(zé)檔案室管理及檔案管理員的工作指導(dǎo)。第十四條各部門部門負責(zé)人為本部門文檔管理第一責(zé)任人，保證文檔及時、規(guī)范歸檔；指定專人（兼職檔案員）負責(zé)本部門文檔的日常整理、初審及移交工作。第十五條檔案管理員負責(zé)文檔的接收、分類、編號、存儲、保管及借閱登記；定期檢查文檔存儲環(huán)境，保證安全；統(tǒng)計文檔管理數(shù)據(jù)，每季度向行政部匯報。第五章附件模板附件1：文檔歸檔移交記錄表文檔名稱編號形成日期頁數(shù)/份數(shù)移交部門移交人接收人移交日期備注2024年度工作計劃GL-JH-2024-0012024-01-0515頁行政部*偉*靜2024-01-10含電子版銷售合同-項目YW-HT-2024-0152024-03-203份銷售部*芳*靜2024-03-25正本1份，副本2份附件2：文檔借閱申請表借閱人部門聯(lián)系方式文檔名稱編號借閱事由借閱日期預(yù)計歸還日期審批人備注*明研發(fā)部技術(shù)方案V2.0JSFA-2024-008項目評審2024-06-012024-06-05*剛僅限查閱第六章注意事項及時性：文檔需在形成后規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔，嚴(yán)禁積壓或拖延。準(zhǔn)確性：分類與編號需嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，避免混淆；電子文檔命名需包含編號及關(guān)鍵詞，便于檢索。安全性：保密文檔的借閱、復(fù)制需嚴(yán)格控制，借閱人需對文檔內(nèi)容保密，不得泄露。完整性：歸檔文檔需包含正本、附件、審批單等完整資料，保證信息連貫。培訓(xùn)要求：新員工入職時需接受檔案管理培訓(xùn)