通用行政辦公流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊前言為規(guī)范公司行政辦公行為，提升工作效率，保證各項事務(wù)有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋行政辦公核心流程，明確操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任分工，供全體員工參考執(zhí)行。一、適用范圍本手冊適用于公司各部門日常行政辦公事務(wù)，包括會議組織、辦公用品管理、文件收發(fā)、差旅申請、訪客接待等場景，旨在統(tǒng)一操作規(guī)范，減少溝通成本，保障行政工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運行。二、會議組織標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情形部門例會、項目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、外部對接會等各類會議的組織與實施。（二）操作步驟會議發(fā)起與申請申請人（部門負(fù)責(zé)人*或會議組織者）需提前2個工作日填寫《會議申請表》（模板見2.1），明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程、所需物料（投影儀、白板、文具等）及預(yù)算。若為跨部門會議，需提前征求相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*意見，保證參會人員時間協(xié)調(diào)一致。會議審批《會議申請表》提交至部門負(fù)責(zé)人審批，涉及公司級重要會議（如年度總結(jié)會、戰(zhàn)略研討會）需額外報請分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請人將會議信息同步至行政部，由行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會議室及物料資源。會議籌備行政部*根據(jù)申請表內(nèi)容，提前1個工作日完成會議室預(yù)訂（含桌椅擺放、設(shè)備調(diào)試）、物料準(zhǔn)備（如會議資料、飲用水、名牌等）。申請人需提前24小時將會議議程及相關(guān)資料發(fā)送至參會人員，便于會前準(zhǔn)備。會議召開參會人員需提前10分鐘到達(dá)會場，簽到就座；會議組織者提前5分鐘檢查設(shè)備、物料是否到位。會議期間，主持人需嚴(yán)格控制時間，按議程推進(jìn)；參會人員需遵守紀(jì)律，將手機調(diào)至靜音或震動模式，未經(jīng)允許不得中途離場。會后整理會議結(jié)束后，組織者負(fù)責(zé)清理會場，整理會議記錄（含決議事項、責(zé)任人、完成時限），并于2個工作日內(nèi)將會議紀(jì)要通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。行政部*回收會議物料，檢查設(shè)備完好情況，保證資源可重復(fù)利用。（三）相關(guān)模板模板2.1：《會議申請表》會議主題會議時間會議地點參會人員主持人記錄人會議議程（簡述）所需物料□投影儀□白板□文具□飲用水□其他：______預(yù)算金額（元）申請人簽字部門負(fù)責(zé)人*審批行政部*備案（四）注意事項會議主題需明確、聚焦，避免無關(guān)議題占用時間；涉密會議需提前報備行政部*，做好保密措施，會議資料不得隨意外傳；臨時性緊急會議需提前4小時聯(lián)系行政部*協(xié)調(diào)資源，保證會議順利召開。三、辦公用品申領(lǐng)與管理流程（一）適用情形各部門日常辦公所需耗材（紙張、筆、文件夾等）、設(shè)備（U盤、計算器等）的申領(lǐng)、領(lǐng)用與庫存管理。（二）操作步驟需求統(tǒng)計與申請每月25日前，各部門專員統(tǒng)計次月辦公用品需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》（模板見3.1），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途。申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、避免浪費”原則，非必需品不得重復(fù)申領(lǐng)。審批與匯總《辦公用品申領(lǐng)單》提交至部門負(fù)責(zé)人審批后，報至行政部。行政部核對各部門申領(lǐng)總量，結(jié)合庫存情況編制《月度辦公用品采購計劃》，報行政主管審批。采購與入庫行政部*根據(jù)審批通過的采購計劃，通過合格供應(yīng)商采購物品（緊急需求可先采購后補流程）。物品送達(dá)后，行政部*與采購員共同驗收，核對品名、規(guī)格、數(shù)量無誤后入庫，登記《辦公用品庫存臺賬》（模板見3.2）。領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用辦公用品時，需至行政部*填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（模板見3.3），注明領(lǐng)用人、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期。耐用辦公用品（如U盤、計算器）需領(lǐng)用人簽字確認(rèn)，后續(xù)如需更換需說明原因。庫存盤點行政部*每月末進(jìn)行庫存盤點，核對臺賬與實際庫存，保證賬實相符；對臨近保質(zhì)期的物品（如墨盒、硒鼓）及時通知各部門使用，避免浪費。（三）相關(guān)模板模板3.1：《辦公用品申領(lǐng)單》申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期申請人物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人*簽字行政部*審核行政主管*審批模板3.2：《辦公用品庫存臺賬》入庫日期物品名稱規(guī)格入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量結(jié)余數(shù)量管理員模板3.3：《辦公用品領(lǐng)用登記表》領(lǐng)用日期領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格領(lǐng)用數(shù)量簽字確認(rèn)（四）注意事項辦公用品申領(lǐng)需提前規(guī)劃，避免臨時突擊申領(lǐng)影響庫存管理；私人物品不得通過公司辦公用品渠道申領(lǐng)；行政部*每季度公示辦公用品消耗情況，各部門需關(guān)注成本控制。四、文件收發(fā)與歸檔流程（一）適用情形公司外部來文（上級單位、客戶、供應(yīng)商等）、內(nèi)部發(fā)文（通知、制度、報告等）的接收、登記、流轉(zhuǎn)、歸檔管理。（二）操作步驟文件接收外部文件通過快遞、郵件或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)時，行政部*收件人需當(dāng)場檢查文件密封情況，確認(rèn)無誤后簽收。內(nèi)部文件由各部門提交至行政部*，注明文件類型、緊急程度及主送部門。文件登記收件人當(dāng)日完成《文件收發(fā)登記表》（模板見4.1）填寫，包括文件編號、標(biāo)題、收發(fā)日期、來源/去向、經(jīng)手人、處理狀態(tài)（待辦/已辦/歸檔）。涉密文件需單獨登記，標(biāo)注“密級”字樣，由行政部*專人保管。文件流轉(zhuǎn)登記后，根據(jù)文件內(nèi)容主送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*或指定人員，需通過OA系統(tǒng)發(fā)起流轉(zhuǎn)流程，明確辦理時限（常規(guī)文件3個工作日內(nèi)，緊急文件24小時內(nèi)）。流轉(zhuǎn)過程中，接收人需在《文件傳閱單》（模板見4.2）上簽字確認(rèn)，保證文件無遺漏傳遞。文件歸檔辦結(jié)后的文件（含紙質(zhì)版與電子版）由行政部*統(tǒng)一收集，按“年度-類別-文號”規(guī)則分類整理。年度終了后1個月內(nèi)，行政部*完成年度文件歸檔，編制《文件歸檔目錄》，存入公司檔案室，電子版?zhèn)浞葜练?wù)器指定文件夾。（三）相關(guān)模板模板4.1：《文件收發(fā)登記表》文件編號文件標(biāo)題收發(fā)日期來源/去向經(jīng)手人處理狀態(tài)模板4.2：《文件傳閱單》文件標(biāo)題文件編號傳閱日期傳閱部門/人員簽字確認(rèn)傳閱日期（四）注意事項外部文件需在收到當(dāng)日完成登記，避免積壓；涉密文件嚴(yán)禁通過非加密渠道流轉(zhuǎn)，復(fù)印件需注明“復(fù)印件”字樣；員工離職時，需將手中經(jīng)辦公文全部交回行政部*，不得擅自留存或銷毀。五、差旅申請與報銷流程（一）適用情形員工因公出差（含市內(nèi)、國內(nèi)、國際）的交通、住宿、補貼等事項的申請與報銷。（二）操作步驟出差申請員工出差前需填寫《差旅申請單》（模板見5.1），注明出差事由、時間、地點、交通工具（需符合公司標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)計費用、同行人員等。部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報行政部備案；出差超過3天或涉及費用較高的（如國際差旅），需額外報請分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。差旅安排員工憑審批通過的《差旅申請單》，由行政部*協(xié)助預(yù)訂機票/車票、酒店（優(yōu)先選擇協(xié)議酒店），或自行預(yù)訂后憑票據(jù)報銷。緊急出差可先通過電話/口頭申請，出差后2個工作日內(nèi)補填申請單。費用報銷員工出差返回后3個工作日內(nèi)，整理差旅票據(jù)（發(fā)票需與出差事由一致，注明日期、金額），填寫《差旅費用報銷單》（模板見5.2），附《差旅申請單》復(fù)印件。報銷單提交至部門負(fù)責(zé)人審核，再報至財務(wù)部復(fù)核，無誤后通過銀行轉(zhuǎn)賬支付報銷款項。差旅總結(jié)重要差旅（如客戶拜訪、項目調(diào)研）需在報銷時附出差報告，說明出差成果及后續(xù)計劃，由部門負(fù)責(zé)人*審閱存檔。（三）相關(guān)模板模板5.1：《差旅申請單》出差人部門出差日期返回日期出差地點出差事由同行人員交通工具預(yù)計交通費用（元）預(yù)計住宿費用（元）預(yù)計補貼（元）合計（元）申請人簽字部門負(fù)責(zé)人*審批行政部*備案分管領(lǐng)導(dǎo)*審批模板5.2：《差旅費用報銷單》報銷人部門報銷日期出差期間費用明細(xì)（分類填寫）交通費用日期路線金額（元）住宿費用日期酒店金額（元）市內(nèi)交通/補貼天數(shù)標(biāo)準(zhǔn)（元/天）金額（元）報銷總金額大寫：_________申請人簽字部門負(fù)責(zé)人*審核（四）注意事項差旅交通需優(yōu)先選擇公共交通，特殊情況（如攜帶大件物品）可申請出租車，需注明理由；住宿標(biāo)準(zhǔn)需符合公司規(guī)定（如一線城市不超過300元/晚，二線城市不超過200元/晚），超標(biāo)部分由個人承擔(dān)；發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，抬頭、稅號等信息準(zhǔn)確無誤，不得涂改或偽造。六、訪客接待標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）適用情形外部客戶、合作伙伴、上級單位等來訪人員的接待安排與陪同管理。（二）操作步驟訪客預(yù)約接待部門需提前1個工作日與訪客確認(rèn)來訪時間、人數(shù)、身份、事由及特殊需求（如翻譯、場地布置等），填寫《訪客接待申請表》（模板見6.1），報部門負(fù)責(zé)人*審批。接待準(zhǔn)備行政部*根據(jù)審批通過的申請表，提前完成會議室預(yù)訂（含茶水、投影設(shè)備）、門禁權(quán)限開通、訪客停車券準(zhǔn)備（如需）。接待部門需明確訪客陪同人員（至少1名），提前熟悉訪客背景及洽談內(nèi)容，準(zhǔn)備相關(guān)資料。訪客接待訪客到達(dá)時，前臺人員需主動迎接、核對身份（如證件號碼、工作證），引導(dǎo)至?xí)h室，通知陪同人員。陪同人員需提前5分鐘到達(dá)會議室，熱情接待；洽談過程中需保持專業(yè)態(tài)度，控制時間，避免無關(guān)話題。送客與記錄洽談結(jié)束后，陪同人員需將訪客送至公司門口，若訪客自駕可協(xié)助取車；行政部*需在《訪客接待記錄表》（模板見6.2）中登記訪客信息、接待過程及反饋意見。（三）相關(guān)模板模板6.1：《訪客接待申請表》接待部門接待日期接待時段訪客人數(shù)訪客單位訪客姓名職務(wù)聯(lián)系方式接待人陪同人員接待地點特殊需求接待事由申請人簽字部門負(fù)責(zé)人*審批行政部*安排模板6.2：《訪客接待記錄表》接待日期訪客單位訪客姓名接待部門接待人洽談主題訪客反饋后續(xù)跟進(jìn)記錄人簽字部門負(fù)責(zé)人*審閱（四）注意事項訪客信息需準(zhǔn)確登記，涉及商業(yè)機密的洽談需在獨立會議室進(jìn)行，關(guān)閉錄音設(shè)備；前臺人員需統(tǒng)一著裝，保持儀容整潔，使用