企業(yè)行政管理規(guī)范手冊及前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)日常行政管理流程，明確各環(huán)節(jié)操作標準，提升行政工作效率與服務質量，保障企業(yè)運營有序進行。手冊適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公環(huán)境、會議、檔案、辦公用品、車輛、接待、印章及安全應急管理八大核心模塊，各環(huán)節(jié)需嚴格遵循規(guī)范要求，保證行政工作標準化、規(guī)范化。一、辦公環(huán)境管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)總部及各分支機構的辦公區(qū)域（包括辦公室、會議室、走廊、茶水間、衛(wèi)生間等公共區(qū)域）的環(huán)境維護與管理，旨在營造整潔、有序、安全的辦公環(huán)境，提升員工工作舒適度。規(guī)范操作流程環(huán)境標準制定行政部牽頭制定《辦公環(huán)境管理標準》，明確各區(qū)域清潔標準（如地面無雜物、桌面整潔、文件歸檔有序）、物品擺放規(guī)范（如辦公桌椅間距、綠植擺放位置）及安全要求（如消防通道暢通、用電安全），經總經理審批后發(fā)布。日常維護責任劃分員工個人：負責本人辦公桌面及周邊1米范圍內的清潔整理，下班前關閉個人電腦、照明設備電源。部門負責人：監(jiān)督本部門辦公區(qū)域環(huán)境，每周組織一次部門內部自查。行政部：每日安排保潔人員對公共區(qū)域（走廊、茶水間、衛(wèi)生間等）進行清潔，每周五組織全公司辦公環(huán)境聯(lián)合檢查。定期檢查與整改行政部每周五下午開展辦公環(huán)境檢查，對照《辦公環(huán)境管理標準》評分（滿分100分，80分以下為不合格），檢查結果在內部公告欄公示。對不合格部門，下達《環(huán)境整改通知單》，明確整改內容及時限（一般不超過3個工作日），整改完成后行政部復查確認。配套表1：辦公環(huán)境檢查評分表檢查區(qū)域檢查項目評分標準（10分制）得分備注辦公室桌面整潔度物品擺放有序，無雜物文件歸檔情況分類清晰，無隨意堆放電源關閉情況下班前關閉所有設備公共區(qū)域（走廊）地面清潔度無紙屑、污漬消防通道暢通無障礙物阻擋茶水間臺面整潔度無水漬、食物殘渣微波爐/冰箱清潔無異味、污漬檢查人部門負責人簽字檢查日期總分：關鍵執(zhí)行要點清潔工具需定點存放，嚴禁隨意丟棄；茶水間使用后及時清理個人使用區(qū)域。嚴禁在辦公區(qū)域吸煙、堆放與工作無關的物品（如個人行李箱、大件生活用品）。季節(jié)性環(huán)境調整（如夏季空調溫度設置不低于26℃、冬季不高于20℃）需符合節(jié)能要求。二、會議管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)各類會議（包括部門例會、項目研討會、客戶洽談會、股東大會等）的籌備、召開、紀要整理及后續(xù)跟進，旨在提升會議效率，保證會議目標明確、結論落地。規(guī)范操作流程會議申請與準備會議發(fā)起人需提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請單》，注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、白板、會議資料）。行政部根據申請內容協(xié)調會議室（優(yōu)先使用視頻會議室，跨區(qū)域參會需提前測試設備），并提前30分鐘完成會場布置（調試設備、擺放座椅、準備茶水等）。會議召開過程管理參會人員需提前5分鐘入場，會議開始后關閉手機或調至靜音模式，未經主持人允許不得中途離場。主持人需嚴格控制會議時間，嚴格按照議程推進，避免討論與主題無關內容。指定專人記錄會議要點（包括討論內容、決議事項、責任部門/人及完成時限）。會議紀要與落實跟進會議結束后2個工作日內，由會議記錄人整理《會議紀要》，經會議發(fā)起人及部門負責人*審核后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至所有參會人員及相關部門。決議事項的責任部門需在紀要要求的時限內完成工作，并在下次部門例會上匯報進展；行政部每月對決議事項落實情況進行統(tǒng)計，形成《會議決議跟蹤表》報總經理審閱。配套表2：會議申請單會議主題會議時間年月日時分會議地點□總部會議室□分支機構會議室□線上會議參會人員會議議程1.2.3.所需物料□投影儀□白板□資料□其他發(fā)起部門申請人簽字行政部審核意見審核人簽字表3：會議紀要模板會議名稱會議時間年月日時分會議地點主持人參會人員記錄人會議議程及討論內容1.議題一：-討論要點：-結論：2.議題二：-討論要點：-結論：決議事項序號決議內容責任部門/人12附件（如有會議資料，在此列明）關鍵執(zhí)行要點會議室使用遵循“先申請先使用”原則，如需取消會議，需提前1個工作日告知行政部。涉密會議需在指定保密會議室召開，參會人員不得攜帶手機等電子設備，會議資料不得隨意復制。線上會議需提前測試網絡及設備，保證音視頻清晰，會議結束后及時關閉共享內容。三、檔案管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)在運營過程中形成的各類檔案（包括文書檔案、合同檔案、項目檔案、人事檔案、財務檔案等）的收集、整理、保管、借閱及銷毀，旨在保證檔案的完整性、安全性和可追溯性。規(guī)范操作流程檔案分類與歸檔檔案按年度-類別-層級進行分類，類別分為“行政管理”“經營管理”“人力資源”“財務審計”“法務合規(guī)”等，每類下設子類（如“行政管理”下分“會議紀要”“制度文件”等）。各部門在文件形成后3個工作日內，將紙質文件（需簽字蓋章完整）及電子版提交至行政部，填寫《檔案歸檔清單》，注明檔案名稱、編號、形成日期、密級（公開/內部/秘密）及保管期限。檔案保管與維護行政部設立專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜設施，檔案柜統(tǒng)一編號，檔案按分類順序存放，張貼標簽便于查找。每季度對檔案進行一次清點，檢查是否有損壞、丟失情況，發(fā)覺問題及時修復或補充；電子檔案需定期備份（每月一次），存儲于企業(yè)內部服務器及移動硬盤。檔案借閱與使用員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人*及行政部經理審批后，方可借閱。秘密級檔案需經總經理審批。檔案借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1個工作日申請。借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案原件，嚴禁擅自復制或外傳。檔案銷毀管理對保管期限屆滿的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限及銷毀原因，經總經理審批后，由行政部監(jiān)督銷毀（銷毀時需有兩名人員在場，并簽字確認）。配套表4：檔案歸檔清單序號檔案名稱文件編號形成日期密級保管期限歸檔部門備注12024年年度工作計劃XZBG-2024-0012024-01-05內部10年總經理辦公室2項目合作協(xié)議HT-2024-0022024-02-15秘密長期市場部表5：檔案借閱申請表借閱人姓名部門借閱日期歸還日期借閱檔案名稱檔案編號密級借閱用途部門負責人審批行政部審批總經理審批（密級）關鍵執(zhí)行要點檔案移交時，需雙方核對《檔案歸檔清單》無誤后簽字確認，保證檔案交接清晰。檔案室嚴禁存放易燃易爆物品，非檔案管理人員未經允許不得進入。電子檔案需設置訪問權限，不同級別人員僅能查看授權范圍內的檔案。四、辦公用品管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)日常辦公所需的消耗品（如紙張、筆、文件夾等）及耐用品（如電腦、打印機、辦公家具等）的采購、入庫、領用、盤點及報廢管理，旨在保障辦公用品供應充足，控制采購成本，避免浪費。規(guī)范操作流程需求提報與審核每月25日前，各部門根據實際需求填寫《辦公用品需求計劃表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價及用途，經部門負責人*審核后提交至行政部。行政部匯總各部門需求，結合庫存情況編制《月度辦公用品采購計劃》，經財務部審核、總經理審批后實施采購。采購與入庫管理采購需選擇合格供應商（至少比價三家，保證價格合理、質量可靠），簽訂采購合同后下單。物品送達后，行政部與采購員共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量是否與訂單一致，驗收合格后填寫《辦公用品入庫單》，登記《辦公用品庫存臺賬》（包括入庫日期、物品信息、數(shù)量、單價、領用記錄等）。領用與歸還管理員工領用辦公用品需填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用物品、數(shù)量、領用人及部門，部門負責人審批后到行政部領取。耐用品（如電腦、打印機）領用時需簽訂《辦公用品借用協(xié)議》，明保證管責任，離職時需歸還行政部，檢查無誤后方可辦理離職手續(xù)。盤點與報廢管理行政部每月末對辦公用品進行盤點，核對《庫存臺賬》與實際庫存，編制《月度庫存盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并上報。對損壞、無法使用的辦公用品，由行政部填寫《辦公用品報廢申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因，經行政部經理及總經理審批后，統(tǒng)一回收處理（如電子廢棄物需交由專業(yè)機構回收）。配套表6：辦公用品需求計劃表部門月份序號物品名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預估單價（元）用途申請人市場部2024-031A4復印紙80g10箱25日常打印行政部2024-032簽字筆0.5mm20支2辦公使用表7：辦公用品領用申請表領用人姓名部門領用日期物品名稱規(guī)格型號領用數(shù)量用途部門負責人審批行政部審批關鍵執(zhí)行要點辦公用品采購需優(yōu)先選擇環(huán)保、節(jié)能產品，減少一次性用品使用。嚴禁個人將辦公用品帶回家或挪作他用，領用需遵循“按需申領、杜絕浪費”原則。庫存物品需分類存放，標識清晰，先進先出，避免積壓過期。五、車輛管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)公務用車（包括轎車、商務車等）的調度、使用、維護、費用報銷及安全管理，旨在保障公務出行需求，保證行車安全，降低車輛使用成本。規(guī)范操作流程用車申請與調度員工因公務需用車，需提前1個工作日填寫《公務用車申請表》，注明用車時間、出發(fā)地/目的地、乘車人數(shù)、事由及所需車型，經部門負責人*審批后提交至行政部。行政部根據用車需求及車輛調度情況（如車輛是否可用、駕駛員是否在崗），在1個工作日內反饋調度結果，明確車輛及駕駛員信息。使用與安全管理駕駛員需提前檢查車輛狀況（油量、剎車、輪胎等），保證行車安全；乘車人員需系好安全帶，不得要求駕駛員超速、疲勞駕駛或改變行程。用車結束后，駕駛員需填寫《車輛使用登記表》，注明實際行駛里程、加油情況及車輛有無異常，乘車人簽字確認。費用報銷與維護保養(yǎng)車輛費用（如油費、過路費、停車費）需憑合規(guī)票據（注明用車日期、里程、事由）及《車輛使用登記表》，按財務制度流程報銷。行政部建立《車輛維護保養(yǎng)臺賬》，定期對車輛進行保養(yǎng)（如每5000公里更換機油、每年年檢），保證車輛處于良好狀態(tài)。配套表8：公務用車申請表用車部門申請人用車日期用車時間乘車人數(shù)出發(fā)地目的地事由所需車型隨行人員□轎車□商務車部門負責人審批行政部審批駕駛員簽字表9：車輛使用登記表車牌號駕駛員用車日期行駛里程（公里）用車事由乘車人簽字加油量（L）費用明細（元）關鍵執(zhí)行要點公務用車不得用于私人事務（如接送家人、周末出游），特殊情況需經總經理審批。駕駛員需持有有效駕駛證，嚴格遵守交通法規(guī)，嚴禁酒后駕車、違章駕駛。車輛如發(fā)生交通，駕駛員需第一時間報警并報告行政部及保險公司，協(xié)助處理后續(xù)事宜。六、接待管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)接待客戶、合作伙伴、領導等外部來訪人員的活動策劃、流程執(zhí)行、費用結算及資料歸檔，旨在展現(xiàn)企業(yè)良好形象，促進業(yè)務合作。規(guī)范操作流程接待申請與方案制定接待部門需提前3個工作日填寫《接待申請表》，注明來訪單位、人員、職務、人數(shù)、來訪目的及行程安排，經部門負責人*審核后提交至行政部。行政部與接待部門共同制定《接待方案》，明確接待標準（如用餐標準、住宿標準）、陪同人員、行程細節(jié)及費用預算，報總經理審批。接待實施與禮儀規(guī)范接待當天，行政部需提前安排好車輛、會議室、用餐場所，準備接待資料（如企業(yè)宣傳冊、項目方案）。陪同人員需著裝正式、提前到達接待地點，主動引導來訪人員，介紹企業(yè)情況；交流時需態(tài)度誠懇、用語規(guī)范，避免泄露企業(yè)機密。費用結算與資料歸檔接待結束后，接待部門需收集所有費用票據（注明接待事由、參與人員），填寫《接待費用報銷單》，按財務流程報銷。行政部將接待資料（包括《接待申請表》《接待方案》、會議紀要、照片等）整理歸檔，作為客戶關系管理的依據。配套表10：接待申請表來訪單位名稱來訪人員職務來訪人數(shù)人到訪日期年月日來訪目的□考察合作□業(yè)務洽談□其他接待部門行程安排1.2.3.預估費用（元）部門負責人審批行政部審批總經理審批表11：接待費用明細表費用類型發(fā)生日期金額（元）備注說明餐費（人數(shù)、標準）交通費（車型、里程）其他關鍵執(zhí)行要點接待標準需符合企業(yè)規(guī)定，不得超標準接待（如用餐標準一般不超過300元/人）。涉密接待需在保密會議室進行，資料交接需簽字確認，嚴禁對外泄露接待內容。接待后需及時跟進來訪人員反饋，維護良好合作關系。七、印章管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)公章、合同章、財務專用章、法人章等印章的保管、使用、登記及變更管理，保證印章使用的合法性、嚴肅性，防范印章使用風險。規(guī)范操作流程印章保管責任印章實行“專人保管、專人使用”制度，公章、合同章由行政部經理保管，財務專用章由財務部經理保管，法人章由總經理保管。保管人需將印章存放于帶鎖的保險柜中，不得轉借、代存；如需外出攜帶印章，需經總經理批準，并由兩人共同保管。印章使用申請與審批使用印章需填寫《印章使用申請表》，注明用印單位/人、用印文件名稱、用印份數(shù)、用途，并附用印文件樣本。公章、合同章使用需經部門負責人及行政部經理審批，財務專用章使用需經財務部經理及總經理審批，法人章使用需經總經理本人審批。用印登記與文件存檔用印前，保管人需核對審批手續(xù)是否齊全、用印文件內容是否合規(guī)；用印時，在指定位置清晰蓋章，并在《印章使用登記簿》上記錄用印日期、文件名稱、用印份數(shù)、審批人、經辦人等信息。用印文件需一式兩份，一份發(fā)送至相關部門，一份由行政部存檔（保存期限不少于5年）。配套表12：印章使用申請表用印部門/人用印日期用印文件名稱文件編號用印份數(shù)用途審批人意見印章保管人簽字表13：印章使用登記簿用印日期文件名稱文件編號用印份數(shù)審批人經辦人備注關鍵執(zhí)行要點嚴禁在空白紙張、空白合同或未經審批的文件上蓋章；用印文件需與審批內容一致，不得擅自修改。印章保管人需定期檢查印章使用情況，發(fā)覺違規(guī)用印行為需立即制止并上報總經理。印章如遺失或損壞，需第一時間報告總經理，并登報聲明作廢，按規(guī)定流程重新刻制。八、安全應急管理規(guī)范適用范圍與場景本模塊適用于企業(yè)辦公區(qū)域的安全檢查、隱患整改、突發(fā)事件（如火災、盜竊、自然災害等）應急處理及事后總結，旨在預防安全發(fā)生，降低突發(fā)事件造成的損失。規(guī)范操作流程安全檢查與隱患整改行政部每月組織一次全公司安全檢查，重點檢查消防設施（滅火器、消防栓、應急照明）、用電安全（線路老化、大功率電器使用）、門窗鎖具等情況，填寫《安全隱患排查表》。對檢查中發(fā)覺的安全隱患，下達《安全隱患整改通知單》，明確整改責任部門/人、整改措施及時限（一般不超過7個工作日），整改完成后行政部