合同審批及檔案管理通用工具模板一、模板背景與核心價值在企業(yè)運營中，合同是明確雙方權(quán)利義務(wù)、規(guī)避法律風(fēng)險的核心載體，而規(guī)范的審批流程與科學(xué)的檔案管理，能保證合同全生命周期可控、可追溯。本模板旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與結(jié)構(gòu)化工具，幫助企業(yè)實現(xiàn)合同從“發(fā)起審批”到“歸檔維護(hù)”的高效管理，降低合規(guī)風(fēng)險，提升協(xié)作效率，適用于各類企業(yè)（尤其是中大型企業(yè)、多部門協(xié)作場景）的合同管理需求，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃等常見合同類型。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備發(fā)起主體：由合同經(jīng)辦人（如業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、采購專員）發(fā)起，需明確合同背景、合作方及核心條款。資料清單：合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等，加蓋合作方公章）；合同草案（需包含標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心要素，格式可參考企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板）；相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、驗收標(biāo)準(zhǔn)等，需與合同保持一致）；《合同審批申請表》（模板見第三章，需填寫合同基本信息、審批流程、附件清單等）。審核要點：經(jīng)辦人需保證合同條款符合企業(yè)內(nèi)部規(guī)定（如預(yù)算范圍、合規(guī)要求），合作方資質(zhì)在有效期內(nèi)，附件內(nèi)容無矛盾或遺漏。（二）審批流程發(fā)起與傳遞系統(tǒng)/線下發(fā)起：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同審批申請表》發(fā)起審批，按預(yù)設(shè)流程逐級傳遞。審批層級設(shè)置（根據(jù)合同金額/類型調(diào)整）：小額合同（如金額≤5萬元）：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)（可選）→財務(wù)→分管副總；大額合同（如金額＞5萬元）：部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→分管副總→總經(jīng)理→董事長（如需）。審批時限：每個審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成，特殊情況需備注說明并同步給下一環(huán)節(jié)審批人。（三）多級審批執(zhí)行與反饋部門負(fù)責(zé)人審批：審核合同業(yè)務(wù)必要性、條款合理性、是否符合部門預(yù)算，重點核對合作方信息與項目需求匹配度。法務(wù)審批：審核合同法律風(fēng)險，包括條款合法性、權(quán)責(zé)對等性、違約責(zé)任明確性、爭議解決方式合規(guī)性等，需出具書面法務(wù)意見（如“同意”“修改后同意”“不同意”）。財務(wù)審批：審核合同金額準(zhǔn)確性、付款方式與資金計劃匹配度、稅費條款合規(guī)性，重點防范財務(wù)風(fēng)險（如超預(yù)算支付、資金流向異常）。高層審批：分管副總/總經(jīng)理從戰(zhàn)略層面審核合同對企業(yè)經(jīng)營的影響，審批后合同進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署與用印管理簽署準(zhǔn)備：審批通過后，由經(jīng)辦人根據(jù)審批意見修訂合同文本，最終版需經(jīng)所有審批人確認(rèn)，形成“合同審批終稿”。用印申請：填寫《合同用印申請表》，附審批通過的《合同審批申請表》及終稿合同，按企業(yè)印章管理規(guī)定用印（如合同專用章、公章）。簽署規(guī)范：雙方需法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)委托書需作為附件；簽署日期需與用印日期一致，多頁合同需加蓋騎縫章；紙質(zhì)合同一式至少三份（企業(yè)留存、合作方、財務(wù)/檔案各一份），電子合同需通過可靠電子簽名平臺簽署。（五）檔案歸檔與分類管理歸檔時間：合同簽署后3個工作日內(nèi)，由經(jīng)辦人將合同及相關(guān)資料移交至檔案管理部門（或指定專人）。歸檔資料清單：合同審批全流程材料（《合同審批申請表》、各環(huán)節(jié)審批意見、法務(wù)意見等）；合同終稿（含雙方簽字蓋章頁）；合作方資質(zhì)文件、授權(quán)委托書、附件（技術(shù)協(xié)議、報價單等）；合同履行過程中的補充協(xié)議、變更函、驗收報告等（如有）。分類與編號：分類方式：按合同類型（采購/銷售/服務(wù)/租賃等）+年度+流水號編號（如“采-2024-001”“銷-2024-015”）；登記臺賬：檔案管理部門需在《合同檔案登記表》（模板見第三章）中記錄歸檔編號、合同名稱、歸檔日期、保管期限、存放位置、借閱權(quán)限等信息。（六）后續(xù)查詢與維護(hù)查詢權(quán)限：授權(quán)人員（如部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)、財務(wù)）可通過檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)臺賬查詢合同信息，非授權(quán)人員需提交《合同借閱申請表》。借閱管理：借閱需登記借閱人、借閱時間、歸還時間，重要合同（如涉密、大額）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不超過7天。到期與更新：檔案管理部門定期（如每年末）檢查合同保管期限，到期前評估是否續(xù)存；合作方資質(zhì)到期前1個月提醒業(yè)務(wù)部門更新，避免使用過期資質(zhì)。三、核心模板表格示例（一）合同審批申請表合同基本信息合同名稱合同編號合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他簽署日期合作方名稱合作方統(tǒng)一信用代碼合同金額（元）大寫：小寫：履行期限自年月日至年月日付款方式經(jīng)辦部門經(jīng)辦人合同核心條款摘要標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容雙方主要權(quán)利義務(wù)甲方：；乙方：違約責(zé)任附件清單序號附件名稱份數(shù)1合作方營業(yè)執(zhí)照1份（加蓋公章）2合同草案3份3技術(shù)協(xié)議2份審批流程審批人意見簽字部門負(fù)責(zé)人法務(wù)財務(wù)分管副總總經(jīng)理備注（二）合同檔案登記表歸檔信息歸檔編號（合同分類-年度-流水號）合同名稱歸檔日期年月日保管期限□長期□10年□5年□3年存放位置（檔案柜編號/電子路徑）密級□公開□內(nèi)部□秘密合同基本信息合作方名稱合同金額簽署日期年月日到期日期年月日檔案資料清單序號資料名稱份數(shù)存放形式（□紙質(zhì)□電子）1合同審批終稿2份紙質(zhì)+電子2合作方資質(zhì)文件1份紙質(zhì)3履行過程記錄份借閱記錄借閱日期借閱人借閱用途歸還日期年月日年月日年月日年月日備注（三）合同臺賬（年度匯總）合同編號合同名稱合同類型合作方名稱簽署日期到期日期合同金額（元）負(fù)責(zé)人當(dāng)前狀態(tài)（□履行中□已履行完畢□終止）采-2024-001辦公設(shè)備采購合同采購A公司2024-01-152024-12-31120,000*經(jīng)理履行中銷-2024-008軟件服務(wù)銷售合同銷售B企業(yè)2024-02-202025-02-1985,000*主管履行中服-2024-012咨詢服務(wù)合同服務(wù)C機構(gòu)2024-03-102024-09-1050,000*專員已履行完畢四、使用要點與風(fēng)險提示（一）審批權(quán)限管理嚴(yán)禁越級審批或“先簽署后審批”，所有合同必須完成全流程審批后方可簽署；合同金額、類型變更需重新發(fā)起審批，避免“審批與實際執(zhí)行不符”；法務(wù)、財務(wù)審批意見需書面記錄，作為后續(xù)糾紛追溯依據(jù)。（二）檔案安全與保密涉密合同（如涉及核心技術(shù)、商業(yè)秘密）需單獨存放，加密電子檔案，設(shè)置訪問權(quán)限；紙質(zhì)檔案需存放在防火、防潮、防盜的檔案柜中，定期檢查檔案完整性；檔案借閱需嚴(yán)格登記，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳，借閱后及時歸還。（三）合同變更與補充處理合同履行過程中如需變更（如金額、期限、條款），需由雙方簽署《補充協(xié)議》，并重新履行審批流程；變更后的補充協(xié)議需與原合同一并歸檔，保證檔案內(nèi)容完整。（四）電子檔案管理電子合同需通過符合《電子簽名法》的平臺簽署，保證簽名真實、防篡改；電子檔案需定期備份（如異地備份