行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范手冊(cè)前言行政事業(yè)單位檔案是單位履行職能、開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、保障合法權(quán)益的重要憑證。為規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合行政事業(yè)單位工作實(shí)際，制定本規(guī)范手冊(cè)，為檔案管理工作提供操作指引與參考依據(jù)。一、檔案管理的總體要求（一）管理體制行政事業(yè)單位應(yīng)建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制，明確單位主要負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，將檔案管理納入單位整體工作規(guī)劃與考核體系。設(shè)立專門的檔案管理部門（或指定綜合部門），配備專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。檔案人員需具備檔案專業(yè)知識(shí)或相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保持隊(duì)伍穩(wěn)定。（二）管理制度建設(shè)單位應(yīng)結(jié)合自身職能與業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立健全涵蓋歸檔管理、保管保護(hù)、利用服務(wù)、保密安全、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的檔案管理制度體系。制度內(nèi)容需明確各環(huán)節(jié)的工作流程、責(zé)任主體、操作標(biāo)準(zhǔn)及違規(guī)處理措施，確保檔案管理工作有章可循。例如，制定《檔案歸檔制度》明確歸檔范圍、時(shí)間與質(zhì)量要求；《檔案利用制度》規(guī)范查閱、借閱的審批流程與權(quán)限；《檔案保密制度》細(xì)化涉密檔案的管理要求。（三）基礎(chǔ)設(shè)施保障1.檔案室建設(shè)：檔案室應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、遠(yuǎn)離易燃易腐源的區(qū)域，面積需滿足檔案存放與日常工作需求，可根據(jù)檔案數(shù)量規(guī)劃“三區(qū)”（整理區(qū)、閱覽區(qū)、庫房區(qū)）。庫房需具備防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防塵功能，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度監(jiān)測(cè)儀，配備空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥劑等設(shè)備。2.檔案裝具與設(shè)備：采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜（架）存放檔案，根據(jù)檔案類型選擇密集架（文書檔案）、防磁柜（電子檔案）、音像檔案專用柜等。配置計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，滿足檔案數(shù)字化與利用需求。二、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)職能職責(zé)，明確各類檔案的歸檔范圍：文書檔案：包括單位制定的政策文件、會(huì)議記錄、請(qǐng)示批復(fù)、工作計(jì)劃總結(jié)、人事任免、合同協(xié)議等具有行政管理或業(yè)務(wù)指導(dǎo)價(jià)值的文件材料。會(huì)計(jì)檔案：涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對(duì)賬單、工資表等反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的會(huì)計(jì)資料。基建檔案：涉及工程項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程決算等資料。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，如執(zhí)法檢查記錄、項(xiàng)目評(píng)審材料、科研成果報(bào)告、公共服務(wù)臺(tái)賬等具有業(yè)務(wù)追溯價(jià)值的材料。特殊載體檔案：包括照片、錄音錄像、電子文件、實(shí)物檔案（如獎(jiǎng)杯、證書、印章）等，需同步收集其說明材料（如照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由）。（二）歸檔時(shí)間與要求1.歸檔時(shí)間：年度文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等常規(guī)檔案，應(yīng)在次年第一季度完成歸檔；項(xiàng)目類檔案（如基建、科研項(xiàng)目）應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收或結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔；突發(fā)事件、專項(xiàng)工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。2.歸檔要求：歸檔材料應(yīng)為原件（確無原件的，需注明原因并保證復(fù)制件與原件一致），內(nèi)容真實(shí)、完整，字跡清晰（禁用鉛筆、圓珠筆書寫），載體無破損；電子文件需同步歸檔其元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、存儲(chǔ)路徑），確?？勺x取、可驗(yàn)證；檔案整理應(yīng)遵循“誰形成、誰整理”原則，業(yè)務(wù)部門需按要求完成初步整理（如排序、編號(hào)、裝訂）后移交檔案部門。三、檔案的整理與分類（一）分類體系構(gòu)建單位應(yīng)結(jié)合檔案類型與管理需求，選擇科學(xué)的分類方法，常見分類體系包括：年度—機(jī)構(gòu)（部門）—問題分類法：先按年度劃分，再按形成部門，最后按業(yè)務(wù)主題（如“人事管理”“財(cái)務(wù)管理”）分類；年度—問題—機(jī)構(gòu)分類法：以年度為基礎(chǔ)，先按業(yè)務(wù)主題歸類，再區(qū)分形成部門。檔案分類需保持一致性與穩(wěn)定性，避免頻繁調(diào)整。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性原則，格式為“年度+機(jī)構(gòu)代碼+類別代碼+件號(hào)”（如“____”，其中“01”為機(jī)構(gòu)代碼，“01”為類別代碼）。（二）整理流程與方法1.紙質(zhì)檔案整理：排序：按文件形成時(shí)間或重要程度排序，批復(fù)類文件在前、請(qǐng)示在后，正文在前、附件在后；編號(hào)：以“件”為單位（或“卷”，根據(jù)單位習(xí)慣選擇），在文件首頁加蓋歸檔章，標(biāo)注檔號(hào)、年度、保管期限等信息；編目：編制《檔案目錄》，內(nèi)容包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、備注等，目錄需與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。2.特殊載體檔案整理：聲像檔案：照片按“年度—主題—張數(shù)”編號(hào)，附文字說明（如“2023年單位年會(huì)（____）”）；錄音錄像檔案需標(biāo)注內(nèi)容、時(shí)長、錄制設(shè)備，存儲(chǔ)于專用載體并備份；電子檔案：建立文件夾層級(jí)（年度—類別—機(jī)構(gòu)），文件命名規(guī)范（如“2023-財(cái)務(wù)報(bào)告-01.pdf”），同時(shí)保存元數(shù)據(jù)文件；實(shí)物檔案：登記《實(shí)物檔案臺(tái)賬》，記錄名稱、來源、時(shí)間、存放位置，重要實(shí)物需拍照留存并附文字說明。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件與環(huán)境檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度保持在14℃-24℃，相對(duì)濕度45%-60%，避免陽光直射與潮濕。定期檢查檔案柜（架）的密封性，防止灰塵、害蟲侵入。庫房內(nèi)禁止存放易燃、易爆、易腐物品，配備煙霧報(bào)警器、滅火器等消防設(shè)備，安裝防盜門窗與監(jiān)控系統(tǒng)，確保實(shí)體安全。（二）保管期限劃分根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，檔案保管期限分為永久、30年、10年：永久保管：涉及單位歷史沿革、重要政策、重大活動(dòng)、人事任免等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；30年保管：一般性行政管理、業(yè)務(wù)工作文件，如年度計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等；10年保管：事務(wù)性文件、臨時(shí)性通知、一般性報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等特殊類型檔案的保管期限按相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行（如會(huì)計(jì)憑證保管30年，會(huì)計(jì)賬簿保管30年，財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管）。（三）鑒定與銷毀1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門每5-10年開展一次檔案鑒定，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。鑒定小組需形成《檔案鑒定意見書》，明確鑒定結(jié)論與處理建議。2.銷毀程序：對(duì)無保存價(jià)值的檔案，需編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人需在清冊(cè)上簽字，銷毀過程應(yīng)全程記錄（如拍照、錄像），確?？勺匪?。五、檔案的利用與開發(fā)（一）利用方式與流程1.查閱與借閱：內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案閱覽區(qū)查閱，原則上不外借；確需外借的，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，限期歸還（一般不超過15天），并簽訂《檔案借閱責(zé)任書》；外部人員（如科研機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾）查閱檔案，需持單位介紹信、身份證等有效證件，經(jīng)審批后在指定區(qū)域查閱，如需復(fù)制，需注明用途并加蓋檔案部門公章。2.復(fù)制與摘錄：檔案復(fù)制需由檔案人員操作，復(fù)制件需標(biāo)注“復(fù)制件”字樣，與原件核對(duì)無誤后加蓋檔案證明章。摘錄檔案內(nèi)容需注明出處，不得篡改原意。（二）利用服務(wù)與開發(fā)檔案部門應(yīng)主動(dòng)挖掘檔案價(jià)值，開展編研工作：編制《單位大事記》《政策文件匯編》《業(yè)務(wù)案例集》等資料，為單位決策、業(yè)務(wù)開展提供參考；結(jié)合社會(huì)需求，開放部分非涉密檔案（如歷史文化資料、公共服務(wù)信息），通過官網(wǎng)、公眾號(hào)等渠道公布，提升檔案利用的社會(huì)效益。六、檔案的數(shù)字化建設(shè)（一）數(shù)字化流程與質(zhì)量控制1.掃描與錄入：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，掃描分辨率不低于300dpi，格式優(yōu)先選擇PDF（文本型）或TIFF（圖像型），確保圖像清晰、無歪斜、無漏掃。電子文件需與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。2.質(zhì)量審核：數(shù)字化成果需經(jīng)“自檢—互檢—抽檢”三級(jí)審核，檢查圖像清晰度、元數(shù)據(jù)完整性、目錄準(zhǔn)確性，不合格的需重新加工。（二）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)單位應(yīng)搭建符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，具備以下功能：檢索功能：支持多條件檢索（如檔號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞），實(shí)現(xiàn)全文檢索；權(quán)限管理：按角色（管理員、查閱者、編研人員）設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全；備份與恢復(fù)：定期對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行異地、異質(zhì)備份（如磁盤+云端），制定災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的長期保存電子檔案需定期進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換與遷移，確保在技術(shù)更新后仍可讀取。例如，將老舊格式（如DOC）轉(zhuǎn)換為PDF/A（長期保存格式），每3-5年遷移至新的存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)驗(yàn)證文件的完整性與可讀性。七、檔案的安全與保密（一）實(shí)體安全管理檔案庫房實(shí)行專人值守與門禁管理，非檔案人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；定期檢查檔案柜（架）的密封性，更換防蟲藥劑，清理庫房雜物，防止檔案霉變、蟲蛀；制定應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、地震等突發(fā)事件，明確檔案搶救流程與責(zé)任分工。（二）信息安全管理電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需安裝殺毒軟件與防火墻，定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止黑客攻擊與病毒感染；涉密檔案（如人事檔案、涉密文件）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，且在涉密計(jì)算機(jī)上操作，嚴(yán)禁接入互聯(lián)網(wǎng)；檔案人員需簽訂《保密責(zé)任書》，定期參加保密培訓(xùn)，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。（三）保密期限與解密管理涉密檔案應(yīng)明確保密期限，期滿后由定密責(zé)任人審核，符合解密條件的及時(shí)解密，解密后按普通檔案管理；對(duì)不再屬于國家秘密但仍需控制知悉范圍的檔案，轉(zhuǎn)為內(nèi)部管理。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督檢查單位應(yīng)建立檔案管理自查機(jī)制，每年開展一次全面檢查，內(nèi)容包括：制度執(zhí)行情況（歸檔及時(shí)率、借閱審批流程）；檔案完整度（是否存在缺失、破損）；安全管理（庫房環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行、保密措施）。檢查結(jié)果形成《檔案檢查報(bào)告》，針對(duì)問題制定整改措施，限期落實(shí)。（二）外部檢查與配合積極配合檔案行政管理部門、上級(jí)主管部門的執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如實(shí)提供檔案管理情況報(bào)告、臺(tái)賬資料，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，提升管理水平。（三）考核與獎(jiǎng)懲將檔案管理工作納入單位績效考核體系，對(duì)檔案管理規(guī)范、利用成效顯