2026年印刷公司庫(kù)存預(yù)警自動(dòng)觸發(fā)管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范企業(yè)庫(kù)存（含印刷原料、成品）管理，通過自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警機(jī)制實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)存水平，避免原料缺貨導(dǎo)致生產(chǎn)停滯、成品積壓占用資金，保障生產(chǎn)與銷售銜接順暢，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等法律法規(guī)，結(jié)合印刷行業(yè)原料采購(gòu)周期長(zhǎng)、成品有保質(zhì)期的特點(diǎn)，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)所有庫(kù)存物資的預(yù)警管理，包括：原料庫(kù)存：紙張（銅版紙、瓦楞紙等）、油墨（環(huán)保大豆油墨、特種色墨等）、版材（CTP版、PS版等）、輔助材料（覆膜膠、模切刀等）；成品庫(kù)存：包裝彩盒、期刊畫冊(cè)、宣傳海報(bào)、定制印刷品等；涉及部門包括倉(cāng)儲(chǔ)部（庫(kù)存管理主責(zé)）、采購(gòu)部（原料補(bǔ)貨）、銷售部（成品出庫(kù)與推廣）、生產(chǎn)部（生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整）、IT部（預(yù)警系統(tǒng)維護(hù)）、財(cái)務(wù)部（庫(kù)存資金監(jiān)控）。第三條核心原則實(shí)時(shí)監(jiān)控原則：依托倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)（WMS）實(shí)時(shí)抓取庫(kù)存數(shù)據(jù)，確保預(yù)警觸發(fā)及時(shí)、準(zhǔn)確；分級(jí)響應(yīng)原則：按庫(kù)存緊張程度設(shè)定多級(jí)預(yù)警，不同級(jí)別對(duì)應(yīng)不同響應(yīng)流程，避免過度反應(yīng)或響應(yīng)不足；聯(lián)動(dòng)協(xié)同原則：預(yù)警觸發(fā)后，倉(cāng)儲(chǔ)部、采購(gòu)部、銷售部等部門需協(xié)同處理，確保問題快速解決；動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：定期校準(zhǔn)預(yù)警參數(shù)，結(jié)合原料消耗速度、成品銷售周期、采購(gòu)/生產(chǎn)周期變化優(yōu)化閾值。第二章庫(kù)存預(yù)警基礎(chǔ)設(shè)置第四條預(yù)警參數(shù)制定原料預(yù)警參數(shù)：由倉(cāng)儲(chǔ)部聯(lián)合采購(gòu)部制定，核心參考因素包括：（1）日均消耗量：取近3個(gè)月該原料平均每日使用量（如某類銅版紙近3個(gè)月共消耗600噸，日均消耗量為6.7噸）；（2）采購(gòu)周期：從提交采購(gòu)申請(qǐng)到原料入庫(kù)的平均時(shí)間（如常規(guī)油墨采購(gòu)周期15天，特種油墨采購(gòu)周期30天）；（3）安全庫(kù)存：按“安全庫(kù)存=日均消耗量×（采購(gòu)周期+5天緩沖期）”計(jì)算（如日均消耗6.7噸、采購(gòu)周期15天的銅版紙，安全庫(kù)存=6.7×20≈134噸）；（4）效期因素：對(duì)有保質(zhì)期的原料（如油墨保質(zhì)期12個(gè)月），額外設(shè)置“效期預(yù)警閾值”，即庫(kù)存剩余保質(zhì)期≤3個(gè)月時(shí)觸發(fā)預(yù)警。成品預(yù)警參數(shù)：由倉(cāng)儲(chǔ)部聯(lián)合銷售部制定，核心參考因素包括：（1）日均銷售量：取近3個(gè)月該成品平均每日出庫(kù)量（如某類宣傳冊(cè)近3個(gè)月共銷售1.2萬冊(cè)，日均銷售量400冊(cè)）；（2）生產(chǎn)周期：從啟動(dòng)生產(chǎn)到成品入庫(kù)的平均時(shí)間（如常規(guī)宣傳冊(cè)生產(chǎn)周期7天，定制包裝彩盒生產(chǎn)周期15天）；（3）安全庫(kù)存：按“安全庫(kù)存=日均銷售量×（生產(chǎn)周期+3天緩沖期）”計(jì)算（如日均銷售400冊(cè)、生產(chǎn)周期7天的宣傳冊(cè)，安全庫(kù)存=400×10=4000冊(cè)）；（4）效期因素：對(duì)有保質(zhì)期的成品（如食品包裝彩盒保質(zhì)期6個(gè)月），設(shè)置“效期預(yù)警閾值”為剩余保質(zhì)期≤2個(gè)月。第五條預(yù)警分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)按庫(kù)存緊張程度與效期風(fēng)險(xiǎn)，將預(yù)警分為三級(jí)：一級(jí)預(yù)警（提醒級(jí)）：原料：庫(kù)存剩余可用天數(shù)=安全庫(kù)存天數(shù)×1.5倍（如安全庫(kù)存可用20天，剩余可用30天時(shí)觸發(fā)），或原料剩余保質(zhì)期=4-6個(gè)月；成品：庫(kù)存剩余可用天數(shù)=安全庫(kù)存天數(shù)×1.5倍，或成品剩余保質(zhì)期=3-4個(gè)月；觸發(fā)提示：需關(guān)注庫(kù)存變化趨勢(shì)，核實(shí)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。二級(jí)預(yù)警（行動(dòng)級(jí)）：原料：庫(kù)存剩余可用天數(shù)=安全庫(kù)存天數(shù)（如剩余可用20天時(shí)觸發(fā)），或原料剩余保質(zhì)期=3個(gè)月；成品：庫(kù)存剩余可用天數(shù)=安全庫(kù)存天數(shù)，或成品剩余保質(zhì)期=2個(gè)月；觸發(fā)要求：需啟動(dòng)補(bǔ)貨或去庫(kù)存行動(dòng)，避免庫(kù)存異常。三級(jí)預(yù)警（緊急級(jí)）：原料：庫(kù)存剩余可用天數(shù)＜安全庫(kù)存天數(shù)（如剩余可用15天時(shí)觸發(fā)），或原料剩余保質(zhì)期＜3個(gè)月；成品：庫(kù)存剩余可用天數(shù)＜安全庫(kù)存天數(shù)，或成品剩余保質(zhì)期＜2個(gè)月；觸發(fā)要求：需緊急處理，避免原料斷供或成品過期浪費(fèi)。第三章自動(dòng)觸發(fā)系統(tǒng)要求第六條系統(tǒng)功能配置企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)（WMS）需具備以下自動(dòng)觸發(fā)功能：數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步：系統(tǒng)自動(dòng)抓取每日原料入庫(kù)、出庫(kù)、消耗數(shù)據(jù)，成品入庫(kù)、銷售出庫(kù)、退貨數(shù)據(jù)，確保庫(kù)存數(shù)量實(shí)時(shí)更新，數(shù)據(jù)延遲不超過5分鐘；閾值自動(dòng)計(jì)算：系統(tǒng)按預(yù)設(shè)公式，每日自動(dòng)計(jì)算“庫(kù)存剩余可用天數(shù)=當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量÷近30天日均消耗/銷售量”，同時(shí)比對(duì)原料/成品剩余保質(zhì)期；預(yù)警自動(dòng)觸發(fā)：當(dāng)計(jì)算結(jié)果達(dá)到某級(jí)預(yù)警閾值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)警信息，標(biāo)注預(yù)警級(jí)別、涉及物資名稱、當(dāng)前庫(kù)存、剩余可用天數(shù)/保質(zhì)期；記錄自動(dòng)留存：所有觸發(fā)的預(yù)警信息自動(dòng)存入“庫(kù)存預(yù)警臺(tái)賬”，記錄觸發(fā)時(shí)間、處理部門、處理結(jié)果，便于追溯。第七條預(yù)警通知機(jī)制通知方式：系統(tǒng)通過企業(yè)內(nèi)部辦公軟件消息、郵件、短信三種方式同步發(fā)送預(yù)警通知，確保相關(guān)人員及時(shí)接收；通知對(duì)象：一級(jí)預(yù)警：僅通知倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管員、倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人；二級(jí)預(yù)警：通知倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部（原料）/銷售部（成品）對(duì)應(yīng)專員；三級(jí)預(yù)警：通知倉(cāng)儲(chǔ)部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理（原料）/銷售部經(jīng)理（成品）、生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人（成品）、財(cái)務(wù)部庫(kù)存管理專員；通知時(shí)效：系統(tǒng)觸發(fā)預(yù)警后，需在10分鐘內(nèi)完成所有通知發(fā)送，避免延誤。第四章預(yù)警響應(yīng)流程第八條原料庫(kù)存預(yù)警響應(yīng)一級(jí)預(yù)警響應(yīng)：倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管員收到通知后，1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)物庫(kù)存，確認(rèn)是否存在數(shù)據(jù)偏差（如入庫(kù)未錄入、出庫(kù)未登記），核對(duì)完成后填寫《庫(kù)存數(shù)據(jù)核實(shí)表》，反饋至倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)人；若數(shù)據(jù)無誤，需在臺(tái)賬中備注“數(shù)據(jù)正常，持續(xù)關(guān)注”。二級(jí)預(yù)警響應(yīng)：采購(gòu)部專員收到通知后，2個(gè)工作日內(nèi)調(diào)取該原料近6個(gè)月采購(gòu)記錄、供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況，結(jié)合當(dāng)前生產(chǎn)需求，提交《原料采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審批后啟動(dòng)采購(gòu)流程；同時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部需每周向采購(gòu)部反饋原料庫(kù)存變化，確保采購(gòu)量與需求匹配。三級(jí)預(yù)警響應(yīng)：采購(gòu)部經(jīng)理收到通知后，立即協(xié)調(diào)核心供應(yīng)商，溝通加急發(fā)貨事宜（如將常規(guī)15天采購(gòu)周期壓縮至10天）；同時(shí)通知生產(chǎn)部，評(píng)估是否可調(diào)整生產(chǎn)排期（如優(yōu)先生產(chǎn)無需該原料的產(chǎn)品），避免生產(chǎn)停滯；若原料剩余保質(zhì)期不足3個(gè)月，倉(cāng)儲(chǔ)部需統(tǒng)計(jì)該原料在途生產(chǎn)訂單，優(yōu)先安排使用，減少過期浪費(fèi)。第九條成品庫(kù)存預(yù)警響應(yīng)一級(jí)預(yù)警響應(yīng)：倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管員核對(duì)實(shí)物庫(kù)存與系統(tǒng)數(shù)據(jù)后，銷售部專員需分析該成品近1個(gè)月銷售趨勢(shì)，判斷是否存在銷售下滑風(fēng)險(xiǎn)，若有，需在2個(gè)工作日內(nèi)制定《庫(kù)存推廣計(jì)劃》（如搭配其他產(chǎn)品促銷），報(bào)銷售部負(fù)責(zé)人備案。二級(jí)預(yù)警響應(yīng)：銷售部專員按《庫(kù)存推廣計(jì)劃》推進(jìn)去庫(kù)存，同時(shí)生產(chǎn)部需在3個(gè)工作日內(nèi)評(píng)估該成品在途生產(chǎn)訂單，若庫(kù)存已達(dá)安全水平，可暫?；驕p少該成品生產(chǎn)；若庫(kù)存仍有缺口，需加快生產(chǎn)進(jìn)度，確保成品及時(shí)入庫(kù)。三級(jí)預(yù)警響應(yīng)：銷售部經(jīng)理收到通知后，立即核查該成品未交付客戶訂單，與客戶確認(rèn)交貨時(shí)間，避免缺貨導(dǎo)致客戶投訴；同時(shí)，生產(chǎn)部需調(diào)整生產(chǎn)優(yōu)先級(jí)，優(yōu)先安排該成品生產(chǎn)，必要時(shí)增加生產(chǎn)班次；若成品剩余保質(zhì)期不足2個(gè)月，銷售部需與客戶協(xié)商優(yōu)先交付該批次成品，或制定折扣處理方案（需經(jīng)財(cái)務(wù)部審批），避免過期報(bào)廢。第五章數(shù)據(jù)管理與系統(tǒng)維護(hù)第十條庫(kù)存數(shù)據(jù)管理日常核對(duì)：倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管員每日下班前，對(duì)當(dāng)日有變動(dòng)的原料、成品進(jìn)行抽樣盤點(diǎn)（抽樣比例不低于20%），確保實(shí)物庫(kù)存與系統(tǒng)數(shù)據(jù)偏差≤1%；每月末進(jìn)行全面盤點(diǎn)，形成《月度庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告》，報(bào)財(cái)務(wù)部審核；數(shù)據(jù)修正：若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差（如系統(tǒng)顯示庫(kù)存100噸，實(shí)物僅95噸），庫(kù)管員需在24小時(shí)內(nèi)查明原因（如漏記出庫(kù)、入庫(kù)數(shù)量錯(cuò)誤），填寫《庫(kù)存數(shù)據(jù)修正申請(qǐng)單》，經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部經(jīng)理審批后，由IT部調(diào)整系統(tǒng)數(shù)據(jù)；參數(shù)校準(zhǔn)：每月5日前，倉(cāng)儲(chǔ)部聯(lián)合采購(gòu)部、銷售部校準(zhǔn)預(yù)警參數(shù)，如某原料近3個(gè)月日均消耗量從6.7噸增至7.5噸，需同步將安全庫(kù)存從134噸調(diào)整為150噸（7.5×20），確保預(yù)警閾值貼合實(shí)際。第十一條系統(tǒng)日常維護(hù)維護(hù)責(zé)任：IT部負(fù)責(zé)庫(kù)存預(yù)警自動(dòng)觸發(fā)系統(tǒng)的日常維護(hù)，建立《系統(tǒng)維護(hù)臺(tái)賬》，記錄維護(hù)時(shí)間、內(nèi)容、責(zé)任人；定期檢查：IT部每周對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一次功能檢查，重點(diǎn)測(cè)試庫(kù)存數(shù)據(jù)同步速度、預(yù)警閾值計(jì)算準(zhǔn)確性、通知發(fā)送成功率（要求≥99%）；每季度進(jìn)行一次系統(tǒng)漏洞掃描，確保數(shù)據(jù)安全；故障處理：若系統(tǒng)出現(xiàn)故障（如預(yù)警未自動(dòng)觸發(fā)、通知發(fā)送失?。?，IT部需在1小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，臨時(shí)由倉(cāng)儲(chǔ)部人工計(jì)算庫(kù)存剩余可用天數(shù)，手動(dòng)發(fā)送預(yù)警通知；故障修復(fù)后，需核查故障期間是否遺漏預(yù)警，及時(shí)補(bǔ)處理。第六章監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)第十二條監(jiān)督機(jī)制日常監(jiān)督：監(jiān)察部每月抽查“庫(kù)存預(yù)警臺(tái)賬”，檢查預(yù)警響應(yīng)是否及時(shí)（如二級(jí)預(yù)警是否在2個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)采購(gòu)）、處理是否到位（如三級(jí)預(yù)警是否避免原料斷供），對(duì)未按制度執(zhí)行的部門，出具《整改通知書》，限期3個(gè)工作日內(nèi)整改；月度評(píng)估：每月10日前，倉(cāng)儲(chǔ)部牽頭組織采購(gòu)部、銷售部、IT部召開預(yù)警管理評(píng)估會(huì)，分析當(dāng)月預(yù)警觸發(fā)次數(shù)、處理成功率（要求≥95%）、未及時(shí)處理原因，形成《月度預(yù)警管理評(píng)估報(bào)告》，報(bào)管理層審批。第十三條流程優(yōu)化參數(shù)優(yōu)化：根據(jù)評(píng)估報(bào)告，若某類原料頻繁觸發(fā)三級(jí)預(yù)警（如每月3次以上），需重新校準(zhǔn)安全庫(kù)存參數(shù)（如延長(zhǎng)緩沖期從5天至7天）；若某成品長(zhǎng)期處于一級(jí)預(yù)警（如連續(xù)3個(gè)月剩余可用天數(shù)超安全庫(kù)存1.5倍），需降低安全庫(kù)存，減少資金占用；流程改進(jìn)：若發(fā)現(xiàn)預(yù)警響應(yīng)存在部門協(xié)同問題（如采購(gòu)部未及時(shí)接收倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)存反饋），需修訂響應(yīng)流程，明確部門對(duì)接責(zé)任人與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如要求倉(cāng)儲(chǔ)部每周向采購(gòu)部提交《原料庫(kù)存周報(bào)》。第七章附則第十四條特殊情況處理緊急訂單：因突發(fā)大額訂單（如客戶臨時(shí)追加10萬冊(cè)宣傳冊(cè)）導(dǎo)致成品庫(kù)存驟降，銷售部可提交《臨時(shí)預(yù)警參數(shù)調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部、生產(chǎn)部確認(rèn)后，臨時(shí)