2026年印刷公司入庫驗收流程規(guī)范管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司物料入庫驗收工作，確保入庫物料質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格符合采購要求，防止不合格物料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《印刷業(yè)管理條例》《倉儲物流管理規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司生產(chǎn)采購實際（如紙張、油墨、版材、輔料等物料需求），制定本制度。第二條本制度適用于公司所有生產(chǎn)用物料的入庫驗收，包括但不限于：（一）主料：各類印刷紙張（銅版紙、膠版紙、牛皮紙等）、油墨（環(huán)保油墨、特種油墨等）、印版（PS版、CTP版等）；（二）輔料：覆膜用薄膜、模切用刀模、裝訂用膠黏劑、清潔用溶劑等；（三）設(shè)備配件：印刷機(jī)滾筒、切紙機(jī)刀片等維修更換配件；不適用于辦公文具、后勤物資等非生產(chǎn)類物料（此類物料驗收參照公司《行政采購管理辦法》）。第三條入庫驗收遵循“先驗收、后入庫，誰驗收、誰負(fù)責(zé)，不合格不入庫”原則，確保驗收過程客觀、公正、可追溯，為生產(chǎn)質(zhì)量管控筑牢第一道防線。第四條公司倉儲部為制度歸口管理部門，負(fù)責(zé)組織物料入庫驗收、記錄填寫與合格物料入庫；采購部配合提供采購訂單、供應(yīng)商信息等驗收依據(jù)；品檢部負(fù)責(zé)協(xié)助開展物料質(zhì)量檢驗（尤其是專業(yè)性較強(qiáng)的物料，如油墨色值檢測）；生產(chǎn)部按需參與關(guān)鍵物料（如專用紙張）的使用適配性確認(rèn)。第二章驗收準(zhǔn)備第五條人員準(zhǔn)備：（一）入庫驗收人員需經(jīng)專項培訓(xùn)，熟悉各類物料驗收標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法及安全防護(hù)要求（如驗收油墨時需掌握防泄漏、防揮發(fā)操作），考核合格后方可上崗；（二）驗收人員需保持責(zé)任心，嚴(yán)禁未經(jīng)培訓(xùn)或考核不合格者獨立開展驗收工作；倉儲部每季度組織1次驗收人員技能復(fù)訓(xùn)，更新物料驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程認(rèn)知。第六條工具與設(shè)備準(zhǔn)備：（一）倉儲部需配備常用驗收工具，包括卷尺、電子秤（精度≥0.1kg）、濕度計（檢測紙張濕度）、色卡（核對油墨顏色）、厚度儀（檢測紙張厚度）、外觀檢查用照明設(shè)備等；（二）專業(yè)性檢驗設(shè)備（如油墨密度計、版材平整度檢測儀）由品檢部負(fù)責(zé)維護(hù)與校準(zhǔn)，確保設(shè)備在有效期內(nèi)且精度達(dá)標(biāo)，驗收前需確認(rèn)設(shè)備狀態(tài)正常。第七條文件準(zhǔn)備：（一）采購部在物料到貨前1個工作日，將《采購訂單》（注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、供應(yīng)商信息、交貨日期）發(fā)送至倉儲部，作為驗收依據(jù)；（二）倉儲部需提前調(diào)取對應(yīng)物料的《入庫驗收標(biāo)準(zhǔn)》（如紙張驗收需明確克重偏差范圍、外觀缺陷允許數(shù)量，油墨驗收需明確保質(zhì)期、色值標(biāo)準(zhǔn)），若為新物料（首次采購的物料），需提前與品檢部、生產(chǎn)部共同制定臨時驗收標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)采購部確認(rèn)后執(zhí)行。第八條場地準(zhǔn)備：（一）倉儲部需劃分專門的驗收區(qū)域，與已入庫物料區(qū)域隔離，避免混淆；（二）驗收區(qū)域需保持整潔、干燥、通風(fēng)，配備必要的防護(hù)設(shè)施（如存放油墨的驗收區(qū)需有防泄漏托盤、消防器材）；（三）針對特殊物料（如易受潮的紙張、易燃易爆的溶劑），需提前檢查驗收區(qū)域溫濕度、防護(hù)措施是否符合存儲要求，確保驗收過程中物料不受損。第三章入庫驗收流程第九條到貨接收：（一）供應(yīng)商送貨至公司后，需向倉儲部驗收人員提交《送貨單》（注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號、生產(chǎn)日期/保質(zhì)期）；（二）驗收人員首先核對《送貨單》與采購部提供的《采購訂單》，確認(rèn)物料名稱、規(guī)格、供應(yīng)商信息一致，若存在“無采購訂單送貨”“物料規(guī)格與訂單不符”等情況，可當(dāng)場拒收，并立即通知采購部核實；（三）核對單據(jù)無誤后，驗收人員組織卸貨，卸貨過程中需監(jiān)督供應(yīng)商輕拿輕放，避免物料碰撞、擠壓（如紙張堆疊高度不得超過規(guī)定層數(shù)，防止壓損），同時初步觀察物料外包裝是否完好（如有無破損、滲漏、受潮痕跡），若外包裝破損，需在《送貨單》上注明破損情況，并拍照留存。第十條數(shù)量驗收：（一）驗收人員按“逐批清點、按需抽樣”原則進(jìn)行數(shù)量核對：對于批量較?。▎闻螖?shù)量≤50件）的物料（如刀模、設(shè)備配件），需逐件清點數(shù)量，確認(rèn)與《送貨單》《采購訂單》一致；對于批量較大（單批次數(shù)量＞50件）的物料（如紙張、薄膜），可按抽樣比例清點（抽樣比例≥5%，且最少抽樣3件），若抽樣件數(shù)數(shù)量均符合要求，判定數(shù)量合格；若抽樣件數(shù)存在數(shù)量短缺，需擴(kuò)大抽樣比例至10%，仍有短缺則逐件清點；（二）數(shù)量驗收過程中，需記錄實際接收數(shù)量，若存在數(shù)量短缺（如訂單要求100令紙張，實際到貨98令）或超額（如訂單要求50桶油墨，實際到貨52桶），需在《入庫驗收記錄表》中注明，超額部分需經(jīng)采購部確認(rèn)是否接收（若為供應(yīng)商多送且公司無需求，可拒收超額部分）。第十一條質(zhì)量驗收：（一）外觀檢驗：驗收人員通過目視、觸摸等方式檢查物料外觀，如紙張需檢查是否有折痕、污漬、破損、毛邊，油墨需檢查包裝是否泄漏、標(biāo)簽是否清晰（注明生產(chǎn)日期、保質(zhì)期），版材需檢查表面是否有劃痕、變形；（二）規(guī)格檢驗：使用驗收工具檢測物料關(guān)鍵規(guī)格，如紙張需用卷尺測量尺寸（偏差需≤±1mm）、用厚度儀檢測厚度（偏差需≤±0.02mm）、用濕度計檢測濕度（濕度需≤10%），油墨需核對色卡確認(rèn)顏色是否與訂單要求一致，設(shè)備配件需核對尺寸是否與維修需求匹配；（三）專業(yè)性檢驗：對于需專業(yè)檢測的物料（如油墨色密度、版材感光性能），驗收人員需通知品檢部到場，品檢部使用專業(yè)設(shè)備檢測并出具《物料質(zhì)量檢驗報告》，檢驗結(jié)果作為質(zhì)量驗收依據(jù)；（四）保質(zhì)期與資質(zhì)檢驗：驗收人員需檢查物料保質(zhì)期（如油墨保質(zhì)期需≥6個月，膠黏劑保質(zhì)期需≥3個月），進(jìn)口物料需檢查是否有報關(guān)單、合格證明文件，特殊物料（如環(huán)保油墨）需檢查是否有環(huán)保認(rèn)證證書，缺失相關(guān)資質(zhì)文件的物料暫不驗收，待供應(yīng)商補(bǔ)充后重新檢驗。第十二條驗收判定：（一）驗收人員根據(jù)數(shù)量驗收、質(zhì)量驗收結(jié)果，在《入庫驗收記錄表》中填寫判定意見：數(shù)量符合、質(zhì)量合格、資質(zhì)齊全：判定“驗收合格”；數(shù)量短缺但在允許偏差范圍內(nèi)（如訂單允許±2%偏差）、質(zhì)量輕微瑕疵（如紙張少量毛邊不影響使用）、資質(zhì)齊全：經(jīng)采購部與生產(chǎn)部確認(rèn)后，可判定“讓步接收”（需在記錄表中注明讓步原因及使用限制）；數(shù)量嚴(yán)重短缺（超出允許偏差范圍）、質(zhì)量不合格（如油墨顏色不符、紙張濕度超標(biāo)）、資質(zhì)缺失且無法補(bǔ)充：判定“驗收不合格”；（二）驗收判定需在物料到貨后24小時內(nèi)完成（特殊物料如需品檢部專業(yè)檢測，可延長至48小時），避免延誤生產(chǎn)。第四章驗收異常處理第十三條不合格物料處理：（一）判定“驗收不合格”的物料，驗收人員需立即在物料上貼“不合格”標(biāo)識，轉(zhuǎn)移至驗收區(qū)域內(nèi)的“不合格品隔離區(qū)”存放，避免與合格物料混淆；（二）驗收人員在判定不合格后1小時內(nèi)，填寫《物料驗收不合格通知單》（注明物料名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、不合格原因、相關(guān)證據(jù)如照片），發(fā)送至采購部；（三）采購部收到通知單后，需在24小時內(nèi)與供應(yīng)商溝通，確定處理方案（如退貨、換貨、折價處理），并將處理方案反饋至倉儲部；（四）倉儲部按處理方案執(zhí)行，如退貨需配合供應(yīng)商清點不合格物料、辦理退貨手續(xù)并記錄退貨時間，換貨需在新物料到貨后重新驗收；（五）不合格物料處理完畢后，驗收人員需在《入庫驗收記錄表》中注明處理結(jié)果，附相關(guān)憑證（如退貨單、供應(yīng)商補(bǔ)貨單）。第十四條讓步接收物料處理：（一）判定“讓步接收”的物料，驗收人員需在物料上貼“讓步接收”標(biāo)識，注明使用限制（如“僅用于非高精度印刷產(chǎn)品”）；（二）倉儲部需將讓步接收物料單獨存放，發(fā)放時需通知生產(chǎn)部使用限制，生產(chǎn)部需按限制要求使用，避免用于對物料質(zhì)量要求高的產(chǎn)品；（三）若讓步接收物料在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題（如用于印刷后出現(xiàn)墨色不均），生產(chǎn)部需立即停止使用，反饋至倉儲部與采購部，重新評估是否繼續(xù)使用或退貨。第十五條驗收爭議處理：（一）若驗收人員與供應(yīng)商對驗收結(jié)果存在爭議（如供應(yīng)商不認(rèn)可物料質(zhì)量不合格判定），驗收人員需保留相關(guān)證據(jù)（如檢驗記錄、照片、檢驗報告），通知采購部協(xié)調(diào)；（二）采購部需組織倉儲部、品檢部與供應(yīng)商共同復(fù)核驗收過程，必要時可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，檢測費用由責(zé)任方承擔(dān)（如檢測結(jié)果合格，費用由公司承擔(dān)；不合格則由供應(yīng)商承擔(dān)）；（三）復(fù)核或第三方檢測結(jié)果作為最終驗收依據(jù)，雙方需按結(jié)果執(zhí)行（如檢測合格則正常入庫，不合格則按不合格物料處理）。第五章驗收記錄與入庫登記第十六條驗收記錄管理：（一）驗收人員需在驗收完成后4小時內(nèi)，完整填寫《入庫驗收記錄表》，內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、采購數(shù)量、實際到貨數(shù)量、驗收結(jié)果、判定意見、驗收人員簽名、驗收日期，附相關(guān)支撐材料（如《送貨單》復(fù)印件、《物料質(zhì)量檢驗報告》、照片）；（二）《入庫驗收記錄表》需按“年度-月份”分類存放，紙質(zhì)記錄存放在倉儲部專用檔案柜，電子記錄（掃描件）存儲于公司加密服務(wù)器，保存期限不少于3年；（三）內(nèi)部人員因工作需要查閱驗收記錄，需經(jīng)倉儲部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；外部單位（如監(jiān)管部門、審計機(jī)構(gòu)）查閱需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，查閱時需有倉儲部人員陪同，不得泄露供應(yīng)商商業(yè)信息（如供貨價格）。第十七條合格物料入庫登記：（一）判定“驗收合格”或“讓步接收”的物料，驗收人員需通知倉儲管理員辦理入庫；（二）倉儲管理員根據(jù)《入庫驗收記錄表》，核對物料信息后，將物料轉(zhuǎn)移至對應(yīng)存儲區(qū)域（如紙張存放于干燥倉庫，油墨存放于陰涼通風(fēng)倉庫），按“先進(jìn)先出”原則擺放，貼好物料標(biāo)識（注明物料名稱、規(guī)格、批次、入庫日期、保質(zhì)期）；（三）倉儲管理員在公司庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，更新庫存臺賬，確保系統(tǒng)庫存與實際庫存一致，同時填寫《入庫單》，經(jīng)驗收人員、倉儲管理員簽字確認(rèn)后，《入庫單》一聯(lián)留存?zhèn)}儲部，一聯(lián)發(fā)送至采購部（用于采購結(jié)算），一聯(lián)發(fā)送至財務(wù)部（用于付款審核）。第六章監(jiān)督與改進(jìn)第十八條內(nèi)部監(jiān)督：（一）倉儲部負(fù)責(zé)人每周抽查1-2次入庫驗收工作，檢查驗收流程是否規(guī)范、《入庫驗收記錄表》填寫是否完整、不合格物料是否隔離存放，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正；（二）公司質(zhì)量管理部每月對入庫驗收記錄進(jìn)行審核，重點核查驗收合格物料是否存在后續(xù)質(zhì)量問題（如生產(chǎn)反饋物料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），若存在則追溯驗收過程，分析是否因驗收疏漏導(dǎo)致，追究相關(guān)驗收人員責(zé)任；（三）對驗收工作中出現(xiàn)的違規(guī)行為（如未驗收直接入庫、偽造驗收記錄），按公司《員工獎懲制度》給予警告、罰款等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離驗收崗位。第十九條反饋與改進(jìn)：（一）倉儲部每月收集驗收人員、采購部、生產(chǎn)部對入庫驗收流程的反饋（如“驗收標(biāo)準(zhǔn)不清晰導(dǎo)致判定困難”“專業(yè)檢驗耗時過長影響生產(chǎn)”）；（二）針對反饋問題，倉儲部組織相關(guān)部門召開改進(jìn)會議，制定改進(jìn)措施，如修訂《入庫驗收標(biāo)準(zhǔn)》、優(yōu)化專業(yè)檢驗流程（如品檢部提前介入新物料檢驗標(biāo)準(zhǔn)制定）；（三）倉儲部每季度評估改進(jìn)措施效果，如“修訂驗收標(biāo)準(zhǔn)后驗收判定爭議率是否下降”“優(yōu)化檢驗流程后驗收耗時是否縮短”，根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)一步調(diào)整制度或流程，確保入庫驗收工作持續(xù)優(yōu)化。第七章附則第二十條本制度由公司倉儲部負(fù)責(zé)解釋，若與國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沖突，以國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)；若與公司《采購管理制度》《倉儲管理制度》沖突，需協(xié)調(diào)修訂相關(guān)制度，確保一致性。第二十一條本制度所涉及的表單（如《入庫驗