合同管理流程及審批模板合同風(fēng)險(xiǎn)控制工具指南一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的核心載體，規(guī)范合同管理流程、強(qiáng)化審批環(huán)節(jié)管控，對(duì)保障企業(yè)合法權(quán)益、降低交易成本具有重要意義。本工具指南旨在提供一套通用化的合同管理流程框架、審批模板及風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)，適用于各類企業(yè)日常業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的合同全生命周期管理，助力實(shí)現(xiàn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化。二、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)以下需簽訂合同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，覆蓋合同從發(fā)起至歸檔的全流程管理：采購(gòu)類：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)（如咨詢、維修）等；銷售類：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、項(xiàng)目合作等；合作類：委托開(kāi)發(fā)、聯(lián)合研發(fā)、渠道合作、加盟代理等；服務(wù)類：物流運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)、廣告宣傳、信息技術(shù)服務(wù)等；其他類：勞動(dòng)合同、租賃合同、保密協(xié)議、擔(dān)保合同等。三、合同管理全流程操作指引（一）合同發(fā)起與申請(qǐng)階段目標(biāo)：明確合同需求，啟動(dòng)審批流程，保證合同背景真實(shí)、必要。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)需求部門（如采購(gòu)部、銷售部）、申請(qǐng)人（部門負(fù)責(zé)人指定的經(jīng)辦人*）。操作要點(diǎn)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定合作對(duì)方、合同標(biāo)的、核心條款（如金額、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；申請(qǐng)人填寫《合同審批申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），附上合作方背景資料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證明）、需求說(shuō)明、相關(guān)預(yù)算審批文件等附件；部門負(fù)責(zé)人*對(duì)合同需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門/合同管理部門。輸出物：《合同審批申請(qǐng)表》（含附件清單）。（二）合同起草與初步審核階段目標(biāo)：根據(jù)需求擬定合同文本，保證核心條款完整、表述準(zhǔn)確。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部門/合同管理部門專員。操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作方信息及需求，參照企業(yè)《合同示范文本庫(kù)》起草合同初稿，明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款；法務(wù)部門/合同管理部門對(duì)合同初稿進(jìn)行形式審核，檢查：合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）是否完整準(zhǔn)確；核心條款是否缺失，表述是否清晰無(wú)歧義；是否存在違反法律法規(guī)或企業(yè)內(nèi)部制度的條款；附件清單與實(shí)際附件是否一致。審核通過(guò)后，法務(wù)部門/合同管理部門將合同文本及審核意見(jiàn)反饋至業(yè)務(wù)部門；若存在重大問(wèn)題，退回業(yè)務(wù)部門修改后重新提交。輸出物：合同修訂稿、法務(wù)初步審核意見(jiàn)表（可記錄在《合同審批申請(qǐng)表》審核欄）。（三）法務(wù)審核與風(fēng)險(xiǎn)把控階段目標(biāo)：識(shí)別合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提出修改建議，保證合同合法合規(guī)。責(zé)任部門/人：法務(wù)部門專員、法務(wù)負(fù)責(zé)人。操作要點(diǎn)：法務(wù)專員對(duì)合同條款進(jìn)行全面法律風(fēng)險(xiǎn)審查，重點(diǎn)關(guān)注：主體資格：合作方是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)等），是否存在經(jīng)營(yíng)異常、失信記錄；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在“霸王條款”；違約責(zé)任：違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行，賠償范圍是否合理；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：涉及技術(shù)、商標(biāo)、著作權(quán)的合同，明確歸屬及使用權(quán)限；爭(zhēng)議解決：爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄地是否符合企業(yè)利益。法務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)審核意見(jiàn)進(jìn)行復(fù)核，簽署《合同審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板2），明確“同意”“修改后同意”或“不同意”的結(jié)論；若需修改，列明具體修改建議及法律依據(jù)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)意見(jiàn)修改合同文本，修改后需再次提交法務(wù)部門確認(rèn)，直至風(fēng)險(xiǎn)可控。輸出物：《合同審核意見(jiàn)表》、合同終審稿。（四）財(cái)務(wù)審核與合規(guī)確認(rèn)階段目標(biāo)：確認(rèn)合同財(cái)務(wù)條款的合規(guī)性、合理性，保障資金安全。責(zé)任部門/人：財(cái)務(wù)部門專員、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。操作要點(diǎn)：財(cái)務(wù)專員審核合同中的財(cái)務(wù)相關(guān)條款，包括：價(jià)款與支付：價(jià)格是否合理，支付方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）是否符合財(cái)務(wù)制度，收款賬戶信息是否準(zhǔn)確；稅費(fèi)承擔(dān)：稅費(fèi)約定是否合法，是否符合企業(yè)稅務(wù)籌劃要求；履約保證金/質(zhì)保金：是否約定收取比例、返還條件及期限；違約金與賠償：違約金計(jì)算方式是否合理，是否超出法定限額。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)，確認(rèn)合同財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控后，在《合同審批申請(qǐng)表》財(cái)務(wù)審核欄簽字。輸出物：財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)（記錄于《合同審批申請(qǐng)表》）。（五）分級(jí)審批與決策階段目標(biāo)：根據(jù)合同金額、重要性履行相應(yīng)審批程序，保證決策合規(guī)。責(zé)任部門/人：根據(jù)企業(yè)《合同管理辦法》確定的審批權(quán)限（如部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理、董事會(huì)）。操作要點(diǎn)：法務(wù)、財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，申請(qǐng)人將《合同審批申請(qǐng)表》及相關(guān)材料提交至對(duì)應(yīng)審批層級(jí)；審批人需審核：合同背景是否真實(shí)、業(yè)務(wù)是否必要；審核流程是否完整（法務(wù)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)是否明確）；合同條款是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及利益；超出權(quán)限的合同，是否履行了集體決策程序（如總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)審議）。審批人簽署審批意見(jiàn)，明確“同意簽署”“修改后簽署”或“不同意簽署”；若需修改，退回相關(guān)部門完善后重新報(bào)批。輸出物：審批完成的《合同審批申請(qǐng)表》。（六）合同簽署與用印管理階段目標(biāo)：規(guī)范合同簽署流程，保證用印安全，合同正式生效。責(zé)任部門/人：行政部/印章管理專員、授權(quán)簽署人。操作要點(diǎn)：申請(qǐng)人持審批完成的《合同審批申請(qǐng)表》及合同終審稿，至行政部/印章管理部門申請(qǐng)用??；印章管理員核對(duì)：《合同審批申請(qǐng)表》審批手續(xù)是否完整，各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)是否明確；合同文本與審批版本是否一致，是否存在未審批的條款；授權(quán)簽署人是否為企業(yè)法定代表人或合法授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書，見(jiàn)模板3）。核對(duì)無(wú)誤后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；若為多頁(yè)合同，需加蓋騎縫章；合同簽署后，原件至少一式兩份（企業(yè)與合作方各執(zhí)一份），行政部/合同管理部門留存復(fù)印件掃描歸檔。輸出物：簽署生效的合同原件、用印登記記錄。（七）履行跟蹤與過(guò)程管控階段目標(biāo)：監(jiān)控合同履行情況，及時(shí)識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。責(zé)任部門/人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人。操作要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板4），記錄合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨期、驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)）的履行情況；履行過(guò)程中，若出現(xiàn)對(duì)方違約（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或己方履約困難，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)書面通知法務(wù)部門及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，收集證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄），并啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施（如協(xié)商變更、索賠、解除合同）；涉及合同變更的，需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，履行原審批流程；涉及爭(zhēng)議解決的，配合法務(wù)部門收集證據(jù)，參與協(xié)商、仲裁或訴訟。輸出物：《合同履行跟蹤表》、履約異常處理報(bào)告。（八）合同歸檔與后續(xù)管理階段目標(biāo)：規(guī)范合同檔案管理，保證合同可追溯，滿足審計(jì)及法律需求。責(zé)任部門/人：行政部/檔案管理部門、合同管理部門。操作要點(diǎn)：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同原件、審批材料、履行記錄（如驗(yàn)收單、付款憑證）、補(bǔ)充協(xié)議等整理成冊(cè)，移交至行政部/檔案管理部門；檔案管理部門對(duì)合同檔案進(jìn)行編號(hào)、登記、歸檔，建立電子檔案目錄，保證檔案完整、安全；合同檔案保管期限根據(jù)《檔案管理辦法》確定（一般合同保管期限不少于10年，重大合同不少于20年）；到期銷毀需履行審批程序。輸出物：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、檔案管理臺(tái)賬。四、核心流程模板工具包模板1：合同審批申請(qǐng)表合同名稱合同編號(hào)合作對(duì)方全稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合同標(biāo)的合同金額（萬(wàn)元）合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□合作□其他履行期限自_年_月_日至_年__月__日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人業(yè)務(wù)背景及需求說(shuō)明（簡(jiǎn)述簽訂合同的目的、必要性及主要內(nèi)容）附件清單□合作方資質(zhì)證明□需求說(shuō)明□預(yù)算審批文件□其他：______業(yè)務(wù)部門初審意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______法務(wù)審核意見(jiàn)專員簽字：__________日期：______負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)專員簽字：__________日期：______負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______審批意見(jiàn)（按權(quán)限填寫）□同意□修改后同意□不同意審批人簽字：__________日期：______模板2：合同審核意見(jiàn)表合同名稱合同編號(hào)審核環(huán)節(jié)□法務(wù)初審□法務(wù)復(fù)審□財(cái)務(wù)審核審核部門審核人審核日期審核意見(jiàn)（對(duì)合同主體、條款、風(fēng)險(xiǎn)等的評(píng)價(jià)及修改建議）審核結(jié)論□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)備注模板3：授權(quán)委托書授權(quán)委托書編號(hào)授權(quán)人（企業(yè)名稱）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼受托人姓名：__________職務(wù)：__________授權(quán)事項(xiàng)□簽署合同□談判□變更□解除□其他：______授權(quán)范圍（明確合同名稱、編號(hào)、核心條款，或“全權(quán)處理與______相關(guān)的合同事宜”）授權(quán)期限自_年_月_日至_年__月__日聲明本授權(quán)委托書不可撤銷，受托人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件，授權(quán)人承擔(dān)法律責(zé)任。授權(quán)人（蓋章）日期模板4：合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱合作對(duì)方履行期限關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況（□正常□逾期□異常）（如：預(yù)付款支付）（如：貨物交付）（如：驗(yàn)收合格）（如：尾款支付）履約異常記錄（描述異常情況、原因及處理措施）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字日期五、風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）合同條款合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁使用模糊表述：如“大概”“左右”“盡快”等，需明確具體時(shí)間、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)（如“交貨時(shí)間為_(kāi)__年_月__日前”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合GB/T1-2019”）；避免“霸王條款”：不得約定免除己方主要責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的條款（如“爭(zhēng)議解決只能由我方所在地法院管轄”）；格式文本審查：使用合作方提供的格式文本時(shí)，需重點(diǎn)審查其隱藏條款，必要時(shí)進(jìn)行修改補(bǔ)充。（二）合同主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)核實(shí)合作方資質(zhì)：涉及特殊行業(yè)的（如食品、建筑、醫(yī)療），需核查其是否取得相應(yīng)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、建筑施工總承包資質(zhì)）；調(diào)查履約能力：可通過(guò)“信用中國(guó)”“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢合作方失信、涉訴記錄，必要時(shí)要求提供財(cái)務(wù)報(bào)表或履約保函；避免超越代理權(quán)限：對(duì)方簽署人需提供法定代表人身份證明或授權(quán)委托書，核實(shí)授權(quán)范圍及期限，防止無(wú)權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)。（三）財(cái)務(wù)與支付風(fēng)險(xiǎn)價(jià)款約定明確：需明確單價(jià)、總價(jià)、計(jì)價(jià)貨幣、價(jià)格包含的范圍（如是否包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)）；支付節(jié)點(diǎn)合理：預(yù)付款比例一般不超過(guò)30%，進(jìn)度款與履約進(jìn)度掛鉤，尾款需保留5%-10%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿后支付；賬戶信息核實(shí)：收款賬戶必須與合同主體名稱一致，避免個(gè)人賬戶收款，防范資金挪用風(fēng)險(xiǎn)。（四）履行與變更風(fēng)險(xiǎn)履行過(guò)程留痕：驗(yàn)收時(shí)需簽署書面驗(yàn)收單，明確驗(yàn)收結(jié)果；溝通記錄（如郵件、函件）需留存原件，作為履約證據(jù)；變更需書面確認(rèn)：任何對(duì)合同內(nèi)容的變更（如履行期限、價(jià)款、標(biāo)的）均需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，履行原審批流程，口頭變更無(wú)效；及時(shí)主張權(quán)利：對(duì)方違約時(shí)，應(yīng)在法定或約定期限內(nèi)發(fā)出書面催告通知，明確違約事實(shí)及要求，避免超過(guò)訴訟時(shí)效（一般為3年）。（五）歸檔與管理風(fēng)險(xiǎn)檔案完整性：合同審批材料、履行記錄、補(bǔ)充協(xié)