某汽車維修公司檔案室管理辦法

第一章總則一、為規(guī)范某汽車維修公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有序開展，促進(jìn)公司高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。二、本辦法所稱檔案，是指公司在維修業(yè)務(wù)、技術(shù)研發(fā)、行政管理、客戶服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等形式的歷史記錄。三、檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保管、有效利用”的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性。四、公司各部門及全體員工應(yīng)重視檔案管理工作，自覺遵守本辦法規(guī)定，積極配合檔案收集、整理和利用等工作。第二章檔案管理職責(zé)一、行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司檔案管理工作，設(shè)立檔案室作為專門管理機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理人員；制定檔案管理制度及操作規(guī)范，指導(dǎo)各部門開展檔案工作；監(jiān)督檢查檔案管理執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的問題。二、各部門應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、預(yù)歸檔工作，定期向檔案室移交檔案；配合檔案室開展檔案檢查、利用等工作，確保本部門檔案的完整性。三、檔案管理人員需具備專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理流程，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，維護(hù)檔案安全；定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理水平。四、公司建立檔案管理責(zé)任制，明確各層級(jí)人員的檔案管理責(zé)任，將檔案管理工作納入部門績(jī)效考核。第三章檔案分類與歸檔一、公司檔案分為以下類別：1.維修業(yè)務(wù)檔案：包括客戶基本信息、車輛信息、維修工單、故障診斷報(bào)告、配件更換清單、竣工檢驗(yàn)記錄、結(jié)算憑證、維修質(zhì)量反饋等。2.技術(shù)檔案：包括維修技術(shù)手冊(cè)、故障案例匯編、設(shè)備操作說明書、技術(shù)培訓(xùn)資料、新車型維修技術(shù)資料等。3.行政管理檔案：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表（非涉密部分）、合同協(xié)議、資質(zhì)證書等。4.客戶服務(wù)檔案：包括客戶投訴記錄、滿意度調(diào)查結(jié)果、服務(wù)回訪記錄等。5.設(shè)備檔案：包括維修設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、校準(zhǔn)證書等。6.電子檔案：包括上述各類檔案的電子版本、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、影像資料等。二、歸檔要求：1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每項(xiàng)工作結(jié)束后15日內(nèi)，收集本部門形成的檔案材料，按類別整理、編號(hào)，填寫《檔案移交清單》。2.檔案材料需為原件（特殊情況可留存復(fù)印件，但需注明原件存放處），內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范，電子檔案需確保可讀取、無病毒。3.每年年底前，各部門應(yīng)將本年度需歸檔的檔案全部移交檔案室，檔案室核對(duì)無誤后辦理移交手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。第四章檔案保管一、檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的條件：保持干燥通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%；配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期檢查維護(hù)；電子檔案需存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或硬盤中，做好備份，防止數(shù)據(jù)丟失。二、檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（10-30年）、短期（1-10年）三類，具體期限根據(jù)檔案內(nèi)容及價(jià)值確定，由檔案室編制《檔案保管期限表》并執(zhí)行。三、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案狀況，每半年進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)檔案破損、霉變、蟲蛀等情況及時(shí)修復(fù)；對(duì)電子檔案定期檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)安全。四、檔案存放應(yīng)分類編號(hào)、排列有序，便于查找；涉密檔案需單獨(dú)存放，設(shè)置訪問權(quán)限，嚴(yán)格保密管理。第五章檔案利用一、公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過7天，如需延期需重新申請(qǐng)。二、外部單位或個(gè)人（如客戶、監(jiān)管部門）需查詢檔案的，需持有效證件及相關(guān)證明材料，填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)公司行政主管或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案室提供復(fù)印件或查閱服務(wù)，原件不得帶出檔案室。三、利用檔案時(shí)，不得涂改、損毀、抽取或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容；涉密檔案的利用需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無關(guān)人員泄露。四、檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，記錄利用人、利用時(shí)間、利用內(nèi)容及用途，定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，為公司決策提供參考。第六章檔案鑒定與銷毀一、檔案保管期限屆滿前6個(gè)月，檔案室組織成立檔案鑒定小組，成員包括行政主管、檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及兼職檔案員，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。二、鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值，確定是否繼續(xù)保管或銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，延長(zhǎng)保管期限并重新標(biāo)注；對(duì)無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。三、《檔案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷；監(jiān)銷人員需核對(duì)銷毀檔案與清冊(cè)內(nèi)容一致，銷毀后在清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀記錄永久保存。四、嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，對(duì)違規(guī)銷毀檔案的人員