企業(yè)采購需求與合同簽訂審查流程模版一、適用范圍與情境本流程模版適用于企業(yè)各類采購活動(dòng)，包括但不限于日常運(yùn)營物資采購（如辦公用品、設(shè)備耗材）、項(xiàng)目專項(xiàng)采購（如工程材料、技術(shù)設(shè)備）、服務(wù)類采購（如咨詢、運(yùn)維）及零星緊急采購。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合規(guī)、供應(yīng)商選擇合理、合同條款嚴(yán)謹(jǐn)，有效控制采購風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與初步確認(rèn)操作主體：需求部門（如行政部、項(xiàng)目部、生產(chǎn)部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交付時(shí)間、預(yù)算金額及用途說明。對(duì)采購需求的必要性進(jìn)行內(nèi)部討論，保證需求符合部門工作計(jì)劃及企業(yè)整體預(yù)算安排。涉及大型設(shè)備或復(fù)雜服務(wù)的，需附技術(shù)可行性報(bào)告或需求調(diào)研說明。輸出成果：《采購需求申請(qǐng)表》（附件1）及相關(guān)支撐材料（技術(shù)規(guī)格、預(yù)算明細(xì)等）。步驟2：需求審批與立項(xiàng)操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人、采購部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)《采購需求申請(qǐng)表》進(jìn)行初審，確認(rèn)需求合理性與預(yù)算準(zhǔn)確性后，提交采購部。采購部對(duì)需求進(jìn)行合規(guī)性審查：核對(duì)采購品目是否符合企業(yè)采購目錄，預(yù)算是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，是否屬于規(guī)避招標(biāo)的“化整為零”情形等。財(cái)務(wù)部審查預(yù)算明細(xì)，重點(diǎn)評(píng)估價(jià)格合理性及資金來源是否落實(shí)。采購部匯總各部門意見，按采購金額分級(jí)報(bào)批：金額≤5000元：由需求部門負(fù)責(zé)人、采購部負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤5萬元：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞5萬元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或采購決策委員會(huì)審批。輸出成果：審批通過的《采購需求申請(qǐng)表》，正式立項(xiàng)。步驟3：供應(yīng)商信息收集與篩選操作主體：采購部、需求部門操作內(nèi)容：采購部通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)推薦等方式收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如3C認(rèn)證、ISO認(rèn)證）、過往業(yè)績證明等材料。需求部門參與技術(shù)評(píng)估，協(xié)助篩選符合技術(shù)參數(shù)要求的供應(yīng)商。采購部對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初審，剔除不合格供應(yīng)商（如無資質(zhì)、業(yè)績不良、存在法律糾紛等）。輸出成果：《供應(yīng)商候選名單》（含資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)初步信息）。步驟4：供應(yīng)商確定與商務(wù)談判操作主體：采購部、需求部門、法務(wù)部（必要時(shí)）操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及類型，確定供應(yīng)商選擇方式：公開招標(biāo)：金額＞10萬元或涉及重大資產(chǎn)采購，需發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)；詢價(jià)采購：5000元＜金額≤10萬元，向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比價(jià)后確定；單一來源采購：僅1家供應(yīng)商可滿足需求（如專利產(chǎn)品、緊急維修），需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批。采購部與中選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確價(jià)格、付款方式、交付周期、運(yùn)輸方式、售后服務(wù)等條款，形成《談判紀(jì)要》。需求部門參與技術(shù)條款確認(rèn)，保證供應(yīng)商承諾的技術(shù)參數(shù)與需求一致。輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（附件2）、《商務(wù)談判紀(jì)要》。步驟5：合同擬定與條款審核操作主體：采購部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、需求部門操作內(nèi)容：采購部根據(jù)《采購需求申請(qǐng)表》《商務(wù)談判紀(jì)要》及供應(yīng)商承諾，擬定采購合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)包括：雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人）；采購標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)及總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收方法；交付時(shí)間、地點(diǎn)及方式；付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及條件）；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、付款延遲的違約金計(jì)算方式）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟管轄地）；合同生效條件及附件清單。法務(wù)部審核合同合法性：審查條款是否違反法律法規(guī)，是否存在法律漏洞，違約責(zé)任是否明確，爭(zhēng)議解決方式是否合規(guī)等，出具《合同審查意見表》（附件3）。財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)條款：付款節(jié)點(diǎn)是否合理，票據(jù)要求（如增值稅發(fā)票類型）是否明確，資金支付流程是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。需求部門審核技術(shù)附件：保證技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與需求一致。采購部匯總各部門意見，與供應(yīng)商協(xié)商修改合同，最終達(dá)成一致。輸出成果：經(jīng)多部門審核通過的《采購合同》（最終版）。步驟6：合同簽訂與分送操作主體：采購部、法務(wù)部、行政部操作內(nèi)容：采購合同需經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)公章（合同專用章），騎縫章需齊全。合同簽訂后，原件至少一式三份：企業(yè)采購部留存一份、財(cái)務(wù)部留存一份、供應(yīng)商留存一份，涉及項(xiàng)目執(zhí)行的需增送需求部門一份。行政部對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記，錄入合同管理系統(tǒng)，保證可追溯。輸出成果：正式簽訂的采購合同原件及《合同簽訂記錄表》（附件4）。步驟7：合同執(zhí)行與歸檔操作主體：采購部、需求部門、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：采購部跟進(jìn)合同履行進(jìn)度：協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時(shí)交付，監(jiān)督物流運(yùn)輸過程，保證交付物品/服務(wù)與合同一致。需求部門在收到貨物/服務(wù)后，按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（需由驗(yàn)收人簽字確認(rèn)）。財(cái)務(wù)部憑《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、合同、發(fā)票等資料辦理付款手續(xù)，嚴(yán)格按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)支付款項(xiàng)。合同履行完畢后，采購部收集《采購需求申請(qǐng)表》《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》《合同審查意見表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《付款憑證》等材料，整理成冊(cè)，交檔案室歸檔保存，保存期限不少于5年。輸出成果：《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、付款憑證、完整合同檔案。三、核心流程配套表單附件1：采購需求申請(qǐng)表序號(hào)需求部門需求名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)數(shù)量預(yù)計(jì)交付時(shí)間預(yù)算金額（元）用途說明申請(qǐng)人日期部門負(fù)責(zé)人簽字1行政部辦公電腦i5處理器/16G內(nèi)存102024-03-3150,000新員工入職使用張*2024-03-01李*附件2：供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告供應(yīng)商名稱資質(zhì)文件清單（營業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書等）報(bào)價(jià)（元）交期（天）過往業(yè)績案例技術(shù)評(píng)分（1-10分）商務(wù)評(píng)分（1-10分）綜合得分推薦結(jié)論評(píng)估人日期科技有限公司營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認(rèn)證、3C認(rèn)證48,000152023年項(xiàng)目供貨988.5推薦選用王*2024-03-05附件3：合同審查意見表合同編號(hào)審查部門審查內(nèi)容審查意見修改情況審查人日期CG-2024-001法務(wù)部合同合法性第8條違約責(zé)任建議明確“逾期交貨每日按合同總額0.05%支付違約金，上限不超過5%”已修改趙*2024-03-10CG-2024-001財(cái)務(wù)部付款條款尾款比例建議從10%調(diào)整為15%，預(yù)留質(zhì)量保證金已調(diào)整劉*2024-03-11附件4：合同簽訂記錄表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期供應(yīng)商名稱合同金額（元）履行期限合同原件份數(shù)歸檔編號(hào)經(jīng)辦人CG-2024-001辦公電腦采購合同2024-03-15科技有限公司48,0002024-03-31至2024-04-153份DA-2024-003陳*四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)需求描述清晰性：避免使用“approximately（大約）”“suitable（合適的）”等模糊表述，技術(shù)參數(shù)需量化，防止后續(xù)驗(yàn)收爭(zhēng)議。供應(yīng)商選擇合規(guī)性：嚴(yán)禁設(shè)置傾向性、排他性條款，保證供應(yīng)商選擇過程公平、公正、公開，留存比價(jià)、招標(biāo)記錄備查。合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、違約責(zé)任等核心條款需明確，避免“按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”“雙方友好協(xié)商”等不確定性表述。審查環(huán)節(jié)獨(dú)立性：法務(wù)、財(cái)務(wù)、需求部