采購(gòu)合同審批與跟蹤管理模板一、模板概述與核心價(jià)值本模板聚焦企業(yè)采購(gòu)合同全生命周期管理，覆蓋合同發(fā)起、多級(jí)審批、簽訂執(zhí)行、履約跟蹤到歸檔存儲(chǔ)的完整流程。通過標(biāo)準(zhǔn)化操作節(jié)點(diǎn)和可視化跟蹤工具，幫助采購(gòu)部門規(guī)范審批流程、縮短合同周期、降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同履約進(jìn)度的實(shí)時(shí)監(jiān)控與異常預(yù)警，提升采購(gòu)管理效率與數(shù)據(jù)透明度。適用于各類企業(yè)（生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型等）的采購(gòu)合同管理場(chǎng)景，尤其適用于合同數(shù)量較多、審批層級(jí)復(fù)雜、需強(qiáng)化履約管控的中大型企業(yè)。二、采購(gòu)合同審批全流程操作指南（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備需求提報(bào)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃（如物料采購(gòu)、服務(wù)外包、工程招標(biāo)等），填寫《采購(gòu)合同審批申請(qǐng)表》（見模板表格1），明確合同基本信息（供應(yīng)商名稱、采購(gòu)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付日期、付款方式等）。資料附件整理：發(fā)起人需同步以下資料，保證信息完整：供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、投標(biāo)文件/報(bào)價(jià)單）；技術(shù)協(xié)議/規(guī)格說明書（如涉及定制化產(chǎn)品或服務(wù)）；歷次溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要，明確關(guān)鍵條款協(xié)商過程）；法務(wù)部門提供的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如無模板，需提前發(fā)起合同模板審批）。（二）多級(jí)審批流程執(zhí)行審批流程根據(jù)合同金額、類型、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)動(dòng)態(tài)配置（示例：常規(guī)采購(gòu)合同需經(jīng)歷“需求部門→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部→法務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理”六級(jí)審批，金額低于5萬元可簡(jiǎn)化至三級(jí)）。審批節(jié)點(diǎn)審核要點(diǎn)操作規(guī)范需求部門負(fù)責(zé)人采購(gòu)需求真實(shí)性、數(shù)量規(guī)格準(zhǔn)確性、交付時(shí)間合理性核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)與實(shí)際需求是否匹配，簽署“同意”或“需補(bǔ)充資料”意見，注明修改要求。采購(gòu)部門經(jīng)理供應(yīng)商選擇合規(guī)性（是否通過招標(biāo)/比價(jià)/詢價(jià)流程）、價(jià)格合理性、合同條款完整性檢查供應(yīng)商資質(zhì)是否在有效期內(nèi)，對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格，確認(rèn)付款方式與公司資金政策一致。財(cái)務(wù)部專員金額準(zhǔn)確性、付款節(jié)點(diǎn)與現(xiàn)金流匹配度、發(fā)票類型合規(guī)性審核總金額是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致，分期付款節(jié)點(diǎn)是否合理，明確“建議支付比例”或“需修改付款條件”。法務(wù)部專員合同條款合法性（違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、爭(zhēng)議解決方式等）、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)重點(diǎn)審核“不可抗力”“保密條款”“解除權(quán)”等關(guān)鍵條款，標(biāo)注風(fēng)險(xiǎn)提示并要求修改，如“違約責(zé)任不對(duì)等，建議補(bǔ)充供應(yīng)商違約賠償上限”。分管領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)戰(zhàn)略alignment（是否符合年度采購(gòu)計(jì)劃）、預(yù)算執(zhí)行情況評(píng)估采購(gòu)事項(xiàng)是否與部門目標(biāo)一致，確認(rèn)預(yù)算未超支，簽署“同意推進(jìn)”或“暫緩執(zhí)行”意見?？偨?jīng)理/授權(quán)人重大合同審批（金額超100萬元/戰(zhàn)略供應(yīng)商合作）綜合評(píng)估業(yè)務(wù)價(jià)值與風(fēng)險(xiǎn)，最終簽署審批意見，合同方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂與分發(fā)歸檔合同文本固化：審批通過后，采購(gòu)部根據(jù)審批意見修改合同文本，與供應(yīng)商最終確認(rèn)（如涉及條款變更，需重新走審批流程），打印紙質(zhì)合同（一式三份：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商；如需留存原件，可增加份數(shù)）。用印與簽署：由采購(gòu)專員持審批完整的《采購(gòu)合同審批申請(qǐng)表》至行政部申請(qǐng)合同用印，按公司印章管理制度完成雙方簽署（騎縫章+簽字章），簽署后1個(gè)工作日內(nèi)將供應(yīng)商留存聯(lián)寄出，同步掃描電子版存檔。歸檔登記：采購(gòu)專員在《合同臺(tái)賬》（見模板表格2）中登記合同編號(hào)（規(guī)則：年份+采購(gòu)類型+流水號(hào)，如2024-CG-001）、簽訂日期、供應(yīng)商、金額、歸檔位置等信息，并將紙質(zhì)合同、審批單、附件等資料統(tǒng)一歸檔至檔案室，電子版至合同管理系統(tǒng)（如有）。三、采購(gòu)合同履約跟蹤管理操作（一）履約進(jìn)度跟蹤計(jì)劃關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)拆解：根據(jù)合同約定，將履約過程拆解為可跟蹤節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款支付→生產(chǎn)備料→中期檢驗(yàn)→發(fā)貨→到貨驗(yàn)收→質(zhì)保金支付”），明確各節(jié)點(diǎn)的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任方（供應(yīng)商/采購(gòu)部/驗(yàn)收部門）及輸出成果（如檢驗(yàn)報(bào)告、簽收單）。跟蹤頻率設(shè)定：長(zhǎng)期履約合同（如年度框架協(xié)議）：按月跟蹤，每月5日前提交《履約跟蹤表》（見模板表格3）；一次性合同：按節(jié)點(diǎn)跟蹤，每完成一個(gè)節(jié)點(diǎn)后1個(gè)工作日內(nèi)更新進(jìn)度。（二）跟蹤執(zhí)行與異常處理進(jìn)度收集：采購(gòu)專員通過供應(yīng)商周報(bào)/月報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)巡檢、驗(yàn)收部門反饋等方式收集節(jié)點(diǎn)進(jìn)展，記錄《履約跟蹤表》中“實(shí)際完成時(shí)間”“成果附件”“備注”等字段。異常預(yù)警：當(dāng)節(jié)點(diǎn)延遲超過3天、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、供應(yīng)商履約能力不足時(shí)，觸發(fā)預(yù)警流程：采購(gòu)專員立即發(fā)送《履約異常通知單》（模板表格4）至供應(yīng)商，要求說明原因及整改計(jì)劃；同時(shí)抄送需求部門、法務(wù)部，評(píng)估是否影響生產(chǎn)/業(yè)務(wù)，必要時(shí)啟動(dòng)違約條款（如扣減貨款、終止合同）。節(jié)點(diǎn)確認(rèn)：每個(gè)節(jié)點(diǎn)完成后，由需求部門/驗(yàn)收部門簽署《節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收確認(rèn)單》（模板表格5），作為付款或進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)的依據(jù)。（三）合同變更與終止管理變更流程：因需求變更、政策調(diào)整等原因需修改合同時(shí)由采購(gòu)部填寫《合同變更申請(qǐng)表》，附變更原因說明、雙方協(xié)商記錄，重新履行審批流程（審批節(jié)點(diǎn)同原合同），審批通過后簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，并更新《合同臺(tái)賬》和《履約跟蹤表》。終止流程：出現(xiàn)嚴(yán)重違約（如逾期交付超過15天、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)且拒不整改）或不可抗力（如自然災(zāi)害導(dǎo)致供應(yīng)商無法生產(chǎn)）時(shí)，采購(gòu)部需聯(lián)合法務(wù)部評(píng)估終止風(fēng)險(xiǎn)，提交《合同終止申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，向供應(yīng)商發(fā)送《終止合同通知書》，明確終止時(shí)間、已履行部分結(jié)算方式、違約責(zé)任承擔(dān)等事宜，同步更新臺(tái)賬狀態(tài)為“已終止”。四、模板表格清單及示例表格1：采購(gòu)合同審批申請(qǐng)表合同編號(hào)采購(gòu)類型預(yù)算金額（元）實(shí)際金額（元）2024-CG-001原材料采購(gòu)500,000485,000供應(yīng)商信息名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人/電話科技有限公司91110108張經(jīng)理/138采購(gòu)內(nèi)容規(guī)格型號(hào)數(shù)量單價(jià)（元）A型芯片CPU-i5/16G/512G100臺(tái)4,850合同關(guān)鍵條款交付日期付款方式交付地點(diǎn)2024-06-30前簽約付30%，到貨付65%，質(zhì)保金5%公司倉庫附件清單營(yíng)業(yè)執(zhí)照、投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議發(fā)起人申請(qǐng)日期√（打勾選擇）李明*2024-05-20表格2：合同臺(tái)賬合同編號(hào)簽訂日期供應(yīng)商名稱合同金額（元）履約狀態(tài)歸檔位置責(zé)任人2024-CG-0012024-05-25科技485,000履行中（待交付）檔案室-2024-采購(gòu)-001李明*2024-FW-0012024-04-10YY物流120,000已完成（已付款）檔案室-2024-服務(wù)-005王芳*表格3：履約跟蹤表示例（合同編號(hào)：2024-CG-001）節(jié)點(diǎn)名稱計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任方成果附件備注預(yù)付款支付2024-05-302024-05-30財(cái)務(wù)部銀行轉(zhuǎn)賬憑證已支付145,500元生產(chǎn)備料2024-06-102024-06-12供應(yīng)商備料清單延遲2天，已說明原因中期檢驗(yàn)2024-06-20-質(zhì)檢部-待檢驗(yàn)表格4：履約異常通知單合同編號(hào)異常節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際進(jìn)展異常原因2024-CG-001生產(chǎn)備料2024-06-106月12日完成原材料供應(yīng)商延遲交貨整改要求需在6月15日前完成全部生產(chǎn)，6月20日前發(fā)貨，否則按合同第5.2條扣除延遲違約金（每日0.05%）。抄送需求部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部供應(yīng)商確認(rèn)已收到通知，將加急協(xié)調(diào)，保證6月15日前完成生產(chǎn)。簽字：張經(jīng)理*日期：2024-06-13表格5：節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收確認(rèn)單合同編號(hào)節(jié)點(diǎn)名稱驗(yàn)收內(nèi)容驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果2024-CG-001到貨驗(yàn)收A型芯片100臺(tái)符合技術(shù)協(xié)議規(guī)格合格驗(yàn)收部門驗(yàn)收人驗(yàn)收日期備注生產(chǎn)一部趙強(qiáng)*2024-06-25數(shù)量準(zhǔn)確，外觀無瑕疵五、操作過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）審批時(shí)效管理各審批節(jié)點(diǎn)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急合同可縮短至4小時(shí)），如超時(shí)未反饋，視為“同意”；需補(bǔ)充資料的，應(yīng)在反饋時(shí)明確截止時(shí)間（最長(zhǎng)不超過2個(gè)工作日）。合同金額超50萬元的，需召開專題審批會(huì)（采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人參會(huì)），會(huì)前3天同步會(huì)議材料。（二）合同條款合規(guī)性嚴(yán)禁使用“最終解釋權(quán)歸采購(gòu)部所有”等霸王條款，違約責(zé)任需對(duì)等（如供應(yīng)商逾期交貨需支付違約金，采購(gòu)方逾期付款也需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任）。涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款的，需經(jīng)法務(wù)部審核，明確權(quán)利歸屬與保密期限（保密期限一般不少于合同終止后3年）。（三）履約跟蹤責(zé)任到人采購(gòu)專員為合同履約第一責(zé)任人，需每周更新《履約跟蹤表》，對(duì)延遲節(jié)點(diǎn)建立“紅黃綠燈”預(yù)警機(jī)制（綠燈：正常；黃燈：延遲3-5天；紅燈：延遲超過5天）。質(zhì)保金支付前，需由需求部門出具《質(zhì)保期服務(wù)質(zhì)量確認(rèn)書》，確認(rèn)無質(zhì)量問題后方可申請(qǐng)支付