采購合同管理模板及審核要點一、適用業(yè)務場景與價值說明本模板及審核要點適用于企業(yè)各類采購業(yè)務場景，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務采購（如咨詢、運維等），旨在規(guī)范合同簽訂全流程，防范法律風險、財務風險及運營風險，保證采購行為合規(guī)、高效，保障企業(yè)合法權(quán)益。通過標準化合同模板和結(jié)構(gòu)化審核流程，可減少合同條款爭議，提高審批效率，同時為合同履行、糾紛處理及后續(xù)審計提供依據(jù)。二、合同管理全流程操作指引（一）采購需求確認與合同發(fā)起需求提報：業(yè)務部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、預計交付時間、預算金額等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負責人*經(jīng)理審批后提交至采購部門。供應商初步篩選：采購部門根據(jù)需求，通過合格供應商名錄、公開招標、詢價比價等方式篩選潛在供應商，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、性價比優(yōu)的合作方。合同發(fā)起：確定供應商后，由采購專員在合同管理系統(tǒng)中發(fā)起合同流程，選擇“采購合同模板”，填寫基礎(chǔ)信息（如合同編號、供應商名稱、采購項目等），并《采購需求申請表》《供應商資質(zhì)文件》等附件。（二）合同起草與內(nèi)容填充模板調(diào)用：基于本模板（詳見第三部分），結(jié)合采購項目特性（如是否為框架協(xié)議、是否含分期付款等）調(diào)整條款，保證內(nèi)容完整、表述清晰。核心條款填寫：合同主體：填寫供應商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式等信息，保證與營業(yè)執(zhí)照一致；采購方信息為企業(yè)全稱、法定代表人及注冊地址。采購標的：明確物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準（可引用國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準），避免模糊描述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等）。數(shù)量與價格：填寫準確采購數(shù)量，單價、總價需大小寫一致，注明是否含稅（稅率）、價格是否包含運費、安裝費等其他費用。交付與驗收：約定交付時間（具體日期或期限）、地點（采購方指定倉庫/供應商廠區(qū)）、運輸方式及風險轉(zhuǎn)移節(jié)點；明確驗收標準、流程（如外觀檢查、功能測試、第三方檢測等）及驗收期限（如收到貨物后X個工作日內(nèi)）。付款方式：約定支付節(jié)點（如預付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金）、比例、賬戶信息（需供應商提供加蓋公章的收款憑證），避免全款預付（大額合同預付款比例一般不超過30%）。違約責任：明確雙方違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格、逾期付款等）及對應的違約金計算方式（如按日萬分之五）、賠償范圍，以及合同解除條件。爭議解決：約定協(xié)商、仲裁（明確仲裁機構(gòu)）或訴訟（明確管轄法院，如采購方所在地人民法院）的解決方式，避免選擇“由雙方協(xié)商解決”的模糊條款。附件整理：根據(jù)需求補充技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量承諾書、廉潔協(xié)議等附件，保證附件與主合同具有同等法律效力。（三）合同審核與修訂初審（采購部門）：采購專員核對合同內(nèi)容與采購需求、供應商信息是否一致，價格是否符合預算，交付及付款節(jié)點是否合理，初審通過后提交至法務部門。法務審核：法務專員重點審核合同主體合法性（如供應商是否超越經(jīng)營范圍、是否存在經(jīng)營異常）、條款合法性（如是否違反法律強制性規(guī)定）、權(quán)利義務對等性（如違約責任是否對等）、爭議解決方式是否明確，審核后出具《法務審核意見表》，提出修改建議（如“建議增加知識產(chǎn)權(quán)歸屬條款”“違約金比例過高，調(diào)整為日萬分之三”）。財務審核：財務部門審核合同金額與預算匹配度、付款方式是否符合財務制度、發(fā)票類型（如是否為增值稅專用發(fā)票）、質(zhì)保金比例（一般不低于5%）及支付條件，保證資金安全。業(yè)務部門確認：采購部門將審核意見反饋至起草人修訂后，發(fā)送至業(yè)務部門確認，保證合同內(nèi)容滿足實際使用需求。最終審批：根據(jù)合同金額及企業(yè)權(quán)限，由相關(guān)負責人（如總監(jiān)、總經(jīng)理）簽署審批意見，重大合同（如金額超X萬元）需提交總經(jīng)理辦公會審議。（四）合同簽訂與分發(fā)用印管理：審批通過后，由采購部門提交至行政部門加蓋合同專用章或公章，保證印章使用符合企業(yè)《印章管理辦法》，嚴禁空白合同蓋章。合同簽訂：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），注明簽署日期；若為紙質(zhì)合同，一式X份（采購方、供應商、財務、業(yè)務部門、檔案室各執(zhí)一份），電子合同需通過企業(yè)簽約平臺存證。分發(fā)與歸檔：簽訂后3個工作日內(nèi)，采購部門將合同原件分發(fā)至相關(guān)部門，并在合同管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)（如“已簽訂”）；同時將合同掃描件、審批文件、附件等整理歸檔，保證檔案完整、可追溯。（五）合同履行與跟蹤交付監(jiān)控：采購部門跟蹤供應商交付進度，如遇逾期，及時發(fā)送《催交通知函》，并記錄溝通情況；業(yè)務部門負責組織驗收，填寫《驗收確認單》，由雙方簽字蓋章確認。付款執(zhí)行：財務部門根據(jù)合同約定及驗收單，辦理付款手續(xù)，保留支付憑證；質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后，通知供應商開具質(zhì)保金付款憑證。變更與解除：如需變更合同內(nèi)容（如數(shù)量、價格、交付時間等），雙方需簽訂《補充協(xié)議》；若一方違約導致合同無法履行，守約方可依據(jù)合同條款行使解除權(quán)，并要求賠償損失。糾紛處理：發(fā)生爭議時，優(yōu)先協(xié)商解決；協(xié)商不成，按合同約定的爭議解決方式處理，過程需形成書面記錄，并同步法務部門。三、采購合同標準模板及填寫說明采購合同模板合同編號：CG–X（年份-部門代碼-序號）甲方（采購方）：[企業(yè)全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[]法定代表人：[姓名]注冊地址：[省市區(qū)路號]聯(lián)系方式：[X-]乙方（供應商）：[供應商全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[]法定代表人：[姓名]注冊地址：[省市區(qū)路號]聯(lián)系方式：[X-]鑒于：甲方向乙方采購物品/服務，雙方根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，本著平等、自愿、公平、誠實信用原則，達成如下協(xié)議：第一條采購標的序號物品/服務名稱規(guī)格型號技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量單價（元）總價（元）備注1[例如：辦公電腦][例如：ThinkPadT14][CPU:i5-1135G7;內(nèi)存:16GB;硬盤:512GBSSD]臺106000.0060000.00含13%增值稅2[例如：年度運維服務][例如：IT設(shè)備運維][7*24小時響應，4小時內(nèi)到場]項1120000.00120000.00含6%增值稅合計：人民幣（大寫）：壹拾捌萬元整（￥180,000.00）第二條質(zhì)量標準與保證乙方提供的物品/服務應符合國家、行業(yè)相關(guān)標準及本合同約定的技術(shù)參數(shù)（詳見附件1《技術(shù)協(xié)議》）。質(zhì)量保證期：自驗收合格之日起計算，物品質(zhì)保期X年（例如：電腦質(zhì)保2年，非人為故障免費維修/更換）；服務質(zhì)保期X年（例如：運維服務質(zhì)保1年，免費提供系統(tǒng)升級）。第三條交付與驗收交付時間：乙方應于年月日前完成交付，逾期交付超過X日的，甲方有權(quán)解除合同并要求乙方支付總價X%的違約金。交付地點：甲方指定倉庫（地址：省市區(qū)路號），運輸費用及風險由乙方承擔。驗收流程：（1）甲方收到貨物后X個工作日內(nèi)進行外觀、數(shù)量驗收；如有異議，應在X日內(nèi)書面通知乙方，乙方負責補足或更換。（2）功能驗收：甲方在安裝調(diào)試后X個工作日內(nèi)，按技術(shù)參數(shù)進行測試，驗收合格簽署《驗收確認單》；不合格的，乙方應在X日內(nèi)整改至合格，否則甲方有權(quán)拒收并解除合同。第四條付款方式預付款：本合同簽訂后X個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價的30%，即人民幣￥54,000.00（伍萬肆仟元整）。到貨款：乙方交付貨物并經(jīng)甲方驗收合格后X個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總價的60%，即人民幣￥108,000.00（壹拾萬捌仟元整）。質(zhì)保金：總價的10%，即人民幣￥18,000.00（壹萬捌仟元整），質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后X個工作日內(nèi)一次性無息支付。乙方賬戶信息：開戶行：[銀行支行]賬號：[X]戶名：[供應商全稱]第五條雙方權(quán)利義務甲方義務：按合同約定及時付款，提供必要的驗收條件。乙方義務：按時交付合格物品/服務，提供正規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票），配合甲方驗收及售后服務。第六條違約責任乙方逾期交付的，每逾期一日按總價0.05%支付違約金，累計不超過總價的10%；逾期超過30日的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項并賠償損失。甲方逾期付款的，每逾期一日按應付未付金額0.05%支付違約金。因質(zhì)量問題導致驗收不合格的，乙方負責免費維修/更換，直至合格；無法修復或更換導致合同目的無法實現(xiàn)的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項并支付總價20%的違約金。第七條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。第八條其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式X份，雙方各執(zhí)X份，具有同等法律效力。本合同未盡事宜，可簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等效力。附件：《技術(shù)協(xié)議》《廉潔協(xié)議》《驗收確認單》（均為合同組成部分）。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月日填寫說明合同編號：按企業(yè)統(tǒng)一規(guī)則編制，保證唯一可追溯。規(guī)格型號與技術(shù)參數(shù)：需具體、量化，避免“優(yōu)良”“合格”等模糊表述，可引用國家標準或附件詳細說明。價格條款：明確是否含稅、稅率，以及價格包含的費用范圍（如運輸、安裝、培訓等）。交付與驗收：時間、地點、標準需清晰，驗收流程需明確責任劃分。違約責任：違約金比例需合理（一般不超過日萬分之五至十），且對等設(shè)置。四、合同審核核心風險點與管控建議（一）主體資格風險風險點：供應商無經(jīng)營資質(zhì)、超越經(jīng)營范圍或存在失信記錄（如被執(zhí)行人、經(jīng)營異常），導致合同無效或無法履行。管控建議：審核供應商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等），通過“信用中國”“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢信用狀況，保證供應商具備合法履約能力。（二）條款合法性風險風險點：合同條款違反法律強制性規(guī)定（如“格式條款排除消費者權(quán)利”），或約定無效內(nèi)容（如“爭議解決由供應商所在地法院管轄”對甲方不利）。管控建議：法務部門重點審核條款合法性，避免約定“霸王條款”，爭議解決優(yōu)先選擇甲方所在地或仲裁機構(gòu)，保證權(quán)利義務對等。（三）商務條款風險風險點：數(shù)量、價格與實際需求不符，付款節(jié)點不合理（如全款預付無擔保），交付時間過緊導致無法履約。管控建議：業(yè)務部門確認采購需求準確性，財務部門審核付款方式與資金安全匹配度，采購部門與供應商協(xié)商合理交付周期，大額合同可要求供應商提供履約保函。（四）質(zhì)量與驗收風險風險點：質(zhì)量標準不明確，驗收流程模糊，導致“合格”爭議。管控建議：質(zhì)量標準需引用國標/行標或雙方書面確認，驗收流程需明確“初驗-終驗”環(huán)節(jié)，約定第三方檢測機構(gòu)（如SGS），保留檢測報告作為驗收依據(jù)。（五）知識產(chǎn)權(quán)與保密風險風險點：采購標的涉及第三方知識產(chǎn)權(quán)，或供應商泄露甲方商業(yè)秘密。管控建議：在合同中明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如“乙方保證交付物品不侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)，如侵權(quán)由乙方承擔全部責