會(huì)議組織與會(huì)議紀(jì)要編寫規(guī)范表一、適用場(chǎng)景說明本規(guī)范適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議的組織管理及會(huì)議紀(jì)要編寫，包括但不限于：日常工作會(huì)議（部門例會(huì)、項(xiàng)目周會(huì)/月會(huì)）專項(xiàng)推進(jìn)會(huì)（項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問題協(xié)調(diào)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)）決策類會(huì)議（預(yù)算評(píng)審會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)）跨部門協(xié)作會(huì)議（資源協(xié)調(diào)會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)）旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證會(huì)議高效有序，紀(jì)要清晰可追溯，推動(dòng)會(huì)議成果落地。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效會(huì)議基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)與必要性根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定會(huì)議核心目標(biāo)（如“明確項(xiàng)目Q3關(guān)鍵里程碑”“解決A系統(tǒng)跨部門數(shù)據(jù)對(duì)接問題”），避免無明確目標(biāo)的“無效會(huì)議”。確認(rèn)會(huì)議是否為最優(yōu)解決方式（可優(yōu)先通過郵件、即時(shí)通訊工具溝通的小問題不召開會(huì)議）。制定會(huì)議議程議程需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、各議題討論時(shí)長、輸出成果。議程提前1-2個(gè)工作日通過企業(yè)通訊工具（如企業(yè)釘釘）發(fā)送至參會(huì)人員，并同步會(huì)議材料（如項(xiàng)目背景、數(shù)據(jù)報(bào)表、待討論方案）。確認(rèn)參會(huì)人員與分工主持人：負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏、引導(dǎo)議題討論、保證達(dá)成共識(shí)。記錄人：提前熟悉會(huì)議材料，重點(diǎn)記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（含責(zé)任人、完成時(shí)限）。參會(huì)人員：需提前審閱材料，準(zhǔn)備議題相關(guān)發(fā)言內(nèi)容或建議。若有無法參會(huì)人員，需提前向主持人說明，并委托他人代為反饋意見。準(zhǔn)備會(huì)議資源線上會(huì)議：提前測(cè)試會(huì)議平臺(tái)（如騰訊會(huì)議、Zoom）的音視頻、屏幕共享功能，提前15分鐘開啟會(huì)議室等待參會(huì)人員。線下會(huì)議：提前預(yù)訂會(huì)議室（保證容量、設(shè)備投影儀、白板、筆、礦泉水等），擺放會(huì)議議程及材料。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦議題，推動(dòng)共識(shí)開場(chǎng)與議程確認(rèn)（5-10分鐘）主持人開場(chǎng)：明確會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、圍繞議題發(fā)言、避免無關(guān)討論）。確認(rèn)參會(huì)人員到齊情況，缺席人員需說明原因及代反饋意見。議題討論（核心環(huán)節(jié)）按議程順序逐項(xiàng)討論，主持人需控制各議題時(shí)長，避免偏離主題。發(fā)言需簡潔明了，優(yōu)先圍繞“問題現(xiàn)狀、原因分析、解決方案、所需支持”展開，避免冗長描述或爭論。關(guān)鍵討論點(diǎn)需記錄人實(shí)時(shí)記錄（如分歧點(diǎn)、共識(shí)點(diǎn)、待確認(rèn)事項(xiàng)），必要時(shí)可使用白板或共享屏幕同步呈現(xiàn)。決議與行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)（10-15分鐘）每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人總結(jié)共識(shí)，明確決議事項(xiàng)（如“同意采用方案B，由*工牽頭優(yōu)化細(xì)節(jié)”）。行動(dòng)項(xiàng)需明確“具體任務(wù)+責(zé)任人+完成時(shí)限+交付物”（例如：“完成客戶需求調(diào)研報(bào)告——*經(jīng)理——2023年10月20日——提交PDF版”）。參會(huì)人員對(duì)決議及行動(dòng)項(xiàng)無異議后，主持人宣布會(huì)議結(jié)束。會(huì)議收尾記錄人整理實(shí)時(shí)記錄，補(bǔ)充未完善細(xì)節(jié)；主持人提醒會(huì)議紀(jì)要將在24小時(shí)內(nèi)分發(fā)，并確認(rèn)后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)跟進(jìn)機(jī)制。（三）會(huì)后整理：紀(jì)要編寫與成果落地會(huì)議紀(jì)要編寫（會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成）紀(jì)要需包含以下核心模塊（詳見“三、會(huì)議紀(jì)要模板示例”）：基本信息：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、缺席人員、記錄人、主持人。會(huì)議議程：按實(shí)際討論順序記錄各議題。討論要點(diǎn)：客觀記錄關(guān)鍵發(fā)言（避免主觀評(píng)價(jià)），突出分歧點(diǎn)與共識(shí)點(diǎn)。決議事項(xiàng)：明確最終結(jié)論（如“同意調(diào)整項(xiàng)目排期，延期至11月15日交付”）。行動(dòng)項(xiàng)：按“任務(wù)-責(zé)任人-完成時(shí)限-交付物”列表呈現(xiàn)，保證可追溯。附件：會(huì)議材料（如PPT、報(bào)表、方案）的或文件名。語言需簡潔、準(zhǔn)確，避免口語化表述，使用“決議”“明確”“要求”等規(guī)范用語。紀(jì)要審核與分發(fā)紀(jì)要完成后，先提交主持人審核，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、決議及行動(dòng)項(xiàng)無遺漏。審核通過后，1個(gè)工作日內(nèi)通過企業(yè)通訊工具發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)方，并抄送部門負(fù)責(zé)人存檔。行動(dòng)項(xiàng)跟進(jìn)記錄人需在行動(dòng)項(xiàng)截止日前2天，通過即時(shí)通訊工具提醒責(zé)任人；完成后，責(zé)任人需將交付物提交至指定共享文件夾，并在紀(jì)要中標(biāo)注“已完成”。主持人或部門負(fù)責(zé)人在下次會(huì)議中優(yōu)先回顧上次會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)完成情況，保證閉環(huán)管理。三、會(huì)議紀(jì)要模板示例會(huì)議基本信息會(huì)議名稱2023年Q3項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年10月10日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A（線上：騰訊會(huì)議X）參會(huì)人員總、經(jīng)理、工、專員、*助理缺席人員*工（因出差，提前提交書面意見）記錄人*助理主持人會(huì)議議程及討論內(nèi)容議題一：項(xiàng)目Q3目標(biāo)及里程碑確認(rèn)討論要點(diǎn)：經(jīng)理匯報(bào)Q3項(xiàng)目目標(biāo)（用戶增長30%、功能上線3個(gè)核心模塊），工提出“資源是否充足”，*總強(qiáng)調(diào)“需優(yōu)先保障核心模塊資源，非核心模塊可延后”。決議事項(xiàng)：1.確認(rèn)Q3項(xiàng)目目標(biāo)為“用戶增長30%，上線核心模塊A、B、C”；2.非核心模塊D延后至Q4開發(fā)。議題二：跨部門資源協(xié)調(diào)方案討論要點(diǎn)：專員提出“研發(fā)部需新增2名開發(fā)人員支持”，工反饋“目前研發(fā)部人力緊張，可優(yōu)先保障模塊A開發(fā)，模塊B由市場(chǎng)部臨時(shí)抽調(diào)1人協(xié)助”。決議事項(xiàng)：1.研發(fā)部新增1名開發(fā)人員支持模塊A（工負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，10月15日前到位）；2.模塊B由市場(chǎng)部專員抽調(diào)1人協(xié)助（10月12日前確認(rèn)人員）。行動(dòng)項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限交付物1制定Q3項(xiàng)目里程碑細(xì)化計(jì)劃（含各模塊時(shí)間節(jié)點(diǎn)）*經(jīng)理2023年10月15日Excel計(jì)劃表2協(xié)調(diào)研發(fā)部新增1名開發(fā)人員（模塊A）*工2023年10月15日人員名單3模塊B開發(fā)人員抽調(diào)及對(duì)接（市場(chǎng)部）*專員2023年10月12日人員名單及對(duì)接方案附件1.Q3項(xiàng)目目標(biāo)及背景說明（PPT）；2.研發(fā)部人力現(xiàn)狀報(bào)告（*工提交）四、使用關(guān)鍵提示會(huì)議效率優(yōu)先：嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)長（建議例會(huì)不超過1.5小時(shí)，專項(xiàng)會(huì)議不超過2小時(shí)），避免“議而不決”；若某議題討論超時(shí)，主持人需及時(shí)引導(dǎo)或另約時(shí)間。紀(jì)要客觀性：記錄時(shí)需忠實(shí)還原討論內(nèi)容，不添加個(gè)人觀點(diǎn)，對(duì)爭議點(diǎn)需注明“存在分歧（如工建議方案A，經(jīng)理建議方案B，未達(dá)成共識(shí)）”。行動(dòng)項(xiàng)可追溯：責(zé)任人需為具體人員（避免“相關(guān)部門”等模糊表述），完成時(shí)限需明確日期，交付物需具體（如“報(bào)告”“方案”