企業(yè)檔案資料歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)一、目的與范圍（一）目的為規(guī)范企業(yè)檔案資料的歸檔管理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性與可利用性，為企業(yè)運(yùn)營、管理及發(fā)展提供可靠的檔案支撐，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定本標(biāo)準(zhǔn)。（二）范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬單位（以下簡稱“各部門”）的檔案資料歸檔管理工作。境外分支機(jī)構(gòu)可結(jié)合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)及本標(biāo)準(zhǔn)原則執(zhí)行。二、規(guī)范性引用文件下列文件對本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用至關(guān)重要：《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第10號）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）三、術(shù)語和定義（一）檔案企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對國家、社會和企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式的歷史記錄。（二）歸檔各部門或個(gè)人將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，按規(guī)定移交至企業(yè)檔案管理部門（或指定崗位）的過程。（三）全宗一個(gè)企業(yè)形成的、具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，是檔案管理的基本單位。四、歸檔范圍企業(yè)檔案資料按內(nèi)容屬性分為以下類別，各部門應(yīng)全面收集、歸檔：（一）文書檔案決策管理類：企業(yè)章程、股東會/董事會文件、戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計(jì)劃等；運(yùn)營管理類：各類公文、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度、審計(jì)報(bào)告等；品牌文化類：對外宣傳資料、榮譽(yù)證書、社會責(zé)任報(bào)告等。（二）科技檔案科研檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等；產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)說明書、工藝文件、檢測報(bào)告等；基建檔案：工程項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告等；設(shè)備檔案：設(shè)備購置合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)手冊等。（三）會計(jì)檔案會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等（按《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行）。（四）人事檔案員工入職登記表、勞動合同、職稱評審材料、考核鑒定、培訓(xùn)記錄等（需符合《干部人事檔案工作條例》要求）。（五）聲像檔案照片（含數(shù)碼照片）、錄音、錄像、視頻等，需標(biāo)注內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等元數(shù)據(jù)。（六）電子檔案電子公文、電子合同、設(shè)計(jì)圖紙（CAD/PDF等）、數(shù)據(jù)庫文件、網(wǎng)頁快照等，需確保元數(shù)據(jù)完整（如創(chuàng)建者、修改記錄等）。五、歸檔要求（一）歸檔時(shí)間項(xiàng)目類檔案（科研、基建等）：項(xiàng)目驗(yàn)收后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔；周期性檔案（會計(jì)、年報(bào)等）：次年3月底前歸檔；日常性檔案（公文、會議紀(jì)要等）：辦理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔；聲像、電子檔案：形成后即時(shí)歸檔（重要活動聲像資料需24小時(shí)內(nèi)歸檔）。（二）歸檔質(zhì)量完整性：文件材料涵蓋活動全過程（如項(xiàng)目檔案需包含立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收各階段資料）；準(zhǔn)確性：內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，字跡清晰（手寫文件用藍(lán)黑/碳素墨水，禁用圓珠筆、鉛筆）；規(guī)范性：紙質(zhì)文件為A4幅面，破損文件需修復(fù)；電子文件格式符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。（三）歸檔份數(shù)文書、科技檔案（非圖紙類）：一式一份；重要文件（如合同、章程）一式兩份；基建、產(chǎn)品圖紙：一式兩份（底圖、藍(lán)圖各一份）；會計(jì)檔案：按《會計(jì)檔案管理辦法》要求整理。（四）載體要求紙質(zhì)檔案：使用無酸紙、檔案盒，避免金屬裝訂物；電子檔案：存儲于不可擦寫介質(zhì)（光盤、磁帶），同時(shí)服務(wù)器備份，需檢測病毒；聲像檔案：照片沖洗紙質(zhì)版并歸檔電子源文件，錄像轉(zhuǎn)錄為通用格式（如MP4）并標(biāo)注說明。六、歸檔流程（一）收集各部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員，按“誰經(jīng)辦、誰收集”原則，及時(shí)收集相關(guān)材料（紙質(zhì)、電子、聲像等），確保無遺漏。（二）整理分類組卷：按“年度—類別—項(xiàng)目”或“類別—年度—項(xiàng)目”分類，同一項(xiàng)目文件成套組卷；編號編目：給案卷（或文件）編制唯一編號，填寫卷內(nèi)目錄（紙質(zhì)）或元數(shù)據(jù)（電子）；裝訂裝盒：紙質(zhì)文件去除金屬物后裝訂，裝入檔案盒并填寫盒脊標(biāo)簽。（三）審核部門初審：檔案聯(lián)絡(luò)員整理后，部門負(fù)責(zé)人審核并簽署《檔案歸檔審核表》；檔案部門復(fù)核：檔案管理部門抽檢，重點(diǎn)檢查完整性、準(zhǔn)確性，提出整改意見。（四）移交部門與檔案管理部門辦理移交手續(xù)，填寫《檔案移交清單》（含案卷數(shù)量、載體類型等），雙方簽字確認(rèn)；電子檔案通過專用傳輸通道（加密U盤、內(nèi)部網(wǎng)盤）移交。（五）登記檔案管理部門建立《檔案管理臺賬》，記錄檔案編號、名稱、載體、保管期限等，實(shí)現(xiàn)“一檔一賬”。七、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專用檔案室，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防磁設(shè)備（溫濕度記錄儀、滅火器、防蟲藥等）；檔案室溫度14-24℃，相對濕度45-60%；電子檔案存儲于恒溫恒濕的專用服務(wù)器機(jī)房。（二）保管期限永久保管：企業(yè)章程、戰(zhàn)略規(guī)劃、年度審計(jì)報(bào)告、重要合同、基建竣工圖等；定期保管：分為30年、10年（如一般公文、月度財(cái)務(wù)報(bào)表等，按《企業(yè)檔案保管期限表》執(zhí)行）。（三）檔案鑒定每5年組織一次檔案鑒定，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門聯(lián)合成立鑒定小組；對超過保管期限的檔案，提出“銷毀”或“延長保管”意見，銷毀需編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，兩人以上監(jiān)督銷毀。（四）檔案備份紙質(zhì)檔案：重要檔案（永久保管的）需異地備份（集團(tuán)總部或合作檔案館）；電子檔案：實(shí)行“雙套制”（紙質(zhì)+電子）或“三套制”（紙質(zhì)+離線電子+在線電子），離線備份介質(zhì)每2年檢測一次。八、檔案利用與開發(fā)（一）利用方式借閱：內(nèi)部員工填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后借閱，紙質(zhì)檔案限檔案室查閱（特殊情況需帶出的，需分管領(lǐng)導(dǎo)審批），借閱期限不超過15天；編研服務(wù)：定期編制《檔案檢索目錄》《專題檔案匯編》（如“歷年合同糾紛案例匯編”），為企業(yè)決策提供支撐。（二）保密管理檔案利用需遵守《企業(yè)保密制度》，涉密檔案（核心技術(shù)圖紙、人事薪酬等）僅限授權(quán)人員查閱，借閱、復(fù)制需簽訂《保密承諾書》；電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限（只讀、編輯、管理員），日志記錄保存1年以上。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門每季度檢查各部門歸檔情況，形成《檔案管理檢查報(bào)告》；每年開展“檔案管理專項(xiàng)審計(jì)”，排查檔案丟失、損毀、泄密等風(fēng)險(xiǎn)。（二）考核與獎懲將檔案歸檔工作納入部門績效考核（權(quán)重不低于5%），對歸檔及時(shí)、質(zhì)量優(yōu)異的部門/個(gè)人給予表彰；對未按規(guī)定歸檔、造成檔案丟失/泄密的，視情節(jié)給予通報(bào)批評、扣減績效、行政處分，涉嫌違法的移交