合同管理審查與執(zhí)行跟蹤表工具指南一、適用工作場景本工具適用于企業(yè)法務部門、業(yè)務部門、采購部門、行政管理部門等涉及合同全生命周期管理的場景，具體包括但不限于：業(yè)務部門在合同簽訂前需對合作方資質、合同條款進行內部審查；法務部門對合同的法律合規(guī)性、風險點進行專業(yè)評估；項目負責人對合同履行進度、關鍵節(jié)點（如付款、交付、驗收）進行實時跟蹤；管理層需匯總合同履行情況，監(jiān)督各部門履約責任落實；歸檔部門需對合同正本、審批記錄、履約憑證等資料進行統(tǒng)一管理。二、詳細操作流程（一）合同簽訂前：審查環(huán)節(jié)目標：保證合同內容合法合規(guī)、條款清晰明確，從源頭規(guī)避履約風險。步驟1：合同資料收集業(yè)務負責人*收集合同基礎資料，包括但不限于：合作方主體資格材料（營業(yè)執(zhí)照、資質證書、授權委托書等）；合同草案（需明確雙方權利義務、標的、數(shù)量、價款、履行期限、違約責任等核心條款）；與合同相關的背景資料（如招投標文件、談判紀要、技術規(guī)格書等）。步驟2：初步審查（業(yè)務部門/需求部門）業(yè)務負責人*對合同草案進行初步自查，重點核對：合同主體與實際合作方是否一致，合作方資質是否在有效期內；合同內容是否滿足業(yè)務需求（如標的物規(guī)格、服務標準、交付時間等）；價款、付款方式與預算、合同約定是否一致，是否存在超預算風險；違約責任是否明確，是否與公司風險承受能力匹配。自查完成后，在《合同管理審查與執(zhí)行跟蹤表》“初步審查意見”欄填寫結果，標注需重點關注的問題（如“付款周期過長”“違約責任不明確”）。步驟3：專業(yè)審查（法務部門/風控部門）業(yè)務部門將合同及相關資料提交法務部門*，法務人員重點審查：合法性：合同內容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在無效條款；合規(guī)性：是否涉及行業(yè)監(jiān)管要求（如數(shù)據(jù)安全、反壟斷等），是否履行必要內部審批程序；條款嚴謹性：定義、解釋、爭議解決方式是否清晰，是否存在歧義條款（如“其他約定”等模糊表述）；風險點：識別潛在法律風險（如管轄約定不利、知識產權歸屬不明、不可抗力范圍過窄等）。法務部門在“專業(yè)審查意見”欄填寫具體修改建議，并出具審查結論（“通過”“不通過”“需修改后重新審查”）。步驟4：意見反饋與修改業(yè)務部門*根據(jù)法務審查意見，與合作方協(xié)商修改合同條款，修改后需再次提交法務部門確認（若審查結論為“需修改后重新審查”）；若對審查意見存在爭議，由業(yè)務部門、法務部門、分管領導*共同協(xié)商解決，保證最終條款無重大風險。步驟5：最終審批修改定稿的合同，由業(yè)務負責人、法務負責人、分管領導*依次在“最終審批”欄簽字確認，完成簽訂前審查流程。（二）合同簽訂后：執(zhí)行跟蹤環(huán)節(jié)目標：實時監(jiān)控合同履行進度，及時發(fā)覺并解決履約異常，保證合同目的實現(xiàn)。步驟1：關鍵節(jié)點拆解項目負責人*根據(jù)合同條款，拆解需跟蹤的關鍵節(jié)點（如“預付款支付”“貨物交付”“驗收合格”“質保金退還”等），明確每個節(jié)點的“計劃完成時間”“責任部門”“責任人”，填寫至“執(zhí)行跟蹤關鍵節(jié)點”表。步驟2：動態(tài)跟蹤與記錄責任部門/責任人*按計劃推進節(jié)點工作，完成后在《跟蹤表》“實際完成時間”欄記錄結果，并同步履約憑證（如驗收報告、付款憑證、溝通函件等）；若節(jié)點延遲或出現(xiàn)異常（如貨物質量不達標、付款逾期），需在“執(zhí)行情況說明”欄詳細描述原因（如“供應商生產延遲”“買方資金未到位”），并制定整改措施（如“督促供應商加急生產”“協(xié)商分期付款”），明確整改責任人及完成時限。步驟3：定期匯報項目負責人*每周/每月匯總合同履行情況，填寫“執(zhí)行跟蹤報告”，內容包括：本期已完成節(jié)點及未完成節(jié)點清單；履約異常情況及處理進展；下階段工作計劃及風險預警；將報告提交分管領導及法務部門，重大異常（如可能導致合同解除的重大違約）需即時匯報。（三）合同履行中：變更與解除管理目標：規(guī)范合同變更、解除流程，保證程序合法，避免因變更引發(fā)新風險。步驟1：變更/解除申請因客觀原因需變更或解除合同（如政策調整、不可抗力、雙方協(xié)商一致），由業(yè)務部門*提交《合同變更/解除申請表》，說明變更/解除原因、具體內容（如價款調整、履行期限延長、解除條件等）及對雙方的影響。步驟2：內部審批申請表需經業(yè)務負責人、法務負責人、分管領導*審批，重點審核：變更/解除是否符合合同約定及法律規(guī)定；是否存在替代方案（如變更而非解除）；變更/解除后的條款是否明確，是否可能引發(fā)新糾紛。步驟3：協(xié)商與協(xié)議簽訂審批通過后，由業(yè)務部門*與合作方協(xié)商變更/解除事宜，達成一致后簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更后的權利義務、違約責任等，原合同相關條款以補充協(xié)議為準。補充協(xié)議需履行與原合同相同的審查審批流程，并作為《跟蹤表》附件歸檔。（四）合同履行完畢：歸檔管理目標：保證合同資料完整、可追溯，滿足審計、查詢及后續(xù)糾紛處理需求。步驟1：資料整理合同履行完畢（質保期滿、款項結清等）后，由業(yè)務部門*整理全部合同資料，包括：合同正本及補充協(xié)議；審查審批記錄（含初步審查、專業(yè)審查、最終審批表）；簽訂過程中的往來函件、招投標文件等；履約過程中的付款憑證、驗收報告、溝通記錄等；變更/解除協(xié)議（如有）。步驟2：歸檔登記將整理好的資料提交檔案管理部門*，檔案人員核對資料完整性后，在《跟蹤表》“歸檔信息”欄填寫歸檔日期、檔案編號、保管人，并建立電子及紙質檔案索引，方便后續(xù)查詢。三、工具表格設計合同管理審查與執(zhí)行跟蹤表基本信息合同名稱合同編號簽訂日期簽訂地點甲方（需求方）統(tǒng)一社會信用代碼乙方（合作方）統(tǒng)一社會信用代碼合同類型□采購合同□銷售合同□服務合同□其他合同金額大寫：小寫：合同期限自年月日至年月日主要條款概要（如標的、數(shù)量、質量標準、付款方式等）審查環(huán)節(jié)初步審查部門/人審查日期初步審查意見（業(yè)務部門自查結果：□符合要求□需修改，具體問題：________________________）專業(yè)審查部門/人審查日期專業(yè)審查意見（法務部門審查結果：□通過□不通過□需修改后重新審查；具體修改建議：________________________）最終審批人審批日期審批結論□同意簽訂□不同意簽訂（說明：________________________）執(zhí)行跟蹤關鍵節(jié)點節(jié)點名稱（如預付款支付、貨物交付等）計劃完成時間實際完成時間責任部門責任人執(zhí)行情況說明（正常/延遲/異常，附憑證索引）例：預付款支付2024-03-15財務部*□正?！跹舆t□異常（原因：________________________）例：貨物交付2024-04-30采購部*□正常□延遲□異常（原因：________________________）例：最終驗收2024-05-31業(yè)務部*□正?！跹舆t□異常（原因：________________________）變更/解除信息是否發(fā)生變更/解除□是□否變更/解除日期變更/解除原因（如政策調整、不可抗力、雙方協(xié)商一致等）補充協(xié)議/解除協(xié)議編號審批人審批日期主要變更內容/解除條款（如價款調整、履行期限延長、解除條件等）歸檔信息歸檔日期檔案編號保管人資料清單（□合同正本□補充協(xié)議□審批記錄□履約憑證□其他：________________________）借閱記錄（日期：______借閱人：______歸還日期：______備注：______）四、使用關鍵提示信息真實準確：合同編號、金額、日期等關鍵信息需與合同原件一致，避免因信息錯誤導致履約跟蹤偏差；動態(tài)更新及時：執(zhí)行跟蹤環(huán)節(jié)需實時更新節(jié)點進度，異常情況需在24小時內記錄并反饋，保證信息滯后；責任到人：明確每個環(huán)節(jié)的責任部門及責任人（如審查環(huán)節(jié)業(yè)務負責人、法務負責人，執(zhí)行環(huán)節(jié)項目負責人*），避免推諉扯皮；保密