采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程規(guī)范化模板一、模板適用范圍與核心價(jià)值本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及各類組織內(nèi)部因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、日常辦公或項(xiàng)目建設(shè)需要，發(fā)生采購(gòu)物品或服務(wù)時(shí)的規(guī)范化管理場(chǎng)景。通過(guò)明確申請(qǐng)、審核、審批、執(zhí)行等各環(huán)節(jié)職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，可有效避免采購(gòu)隨意性、控制采購(gòu)成本、保證采購(gòu)合規(guī)性，同時(shí)提升跨部門(mén)協(xié)作效率，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)，為采購(gòu)活動(dòng)的全流程追溯提供依據(jù)。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作指引1.申請(qǐng)人發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)操作主體：采購(gòu)需求部門(mén)經(jīng)辦人（**）操作步驟：（1）明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門(mén)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及期望交付時(shí)間。（2）編制采購(gòu)預(yù)算：結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格及公司預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)估采購(gòu)金額，保證不超過(guò)部門(mén)年度預(yù)算額度（如超預(yù)算，需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)）。（3）填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》：登錄公司OA系統(tǒng)或采購(gòu)管理模塊，按要求填寫(xiě)完整信息（詳見(jiàn)“三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板”），并相關(guān)附件（如技術(shù)參數(shù)表、比價(jià)報(bào)價(jià)單、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字的紙質(zhì)掃描件等）。（4）提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無(wú)誤后，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（**）審核重點(diǎn)：（1）采購(gòu)必要性：確認(rèn)采購(gòu)需求是否符合部門(mén)工作計(jì)劃，是否存在替代方案（如租賃、維修等）。（2）預(yù)算合理性：核對(duì)采購(gòu)金額是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否已履行預(yù)算調(diào)整流程。（3）需求合規(guī)性：檢查采購(gòu)物品/服務(wù)是否符合公司采購(gòu)政策（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否需要公開(kāi)招標(biāo)等）。操作結(jié)果：審核通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核；審核不通過(guò)，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改。3.財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部專員（**）復(fù)核重點(diǎn)：（1）預(yù)算匹配度：核查采購(gòu)申請(qǐng)金額與部門(mén)年度預(yù)算、季度分解預(yù)算是否一致，資金來(lái)源是否明確（如運(yùn)營(yíng)資金、專項(xiàng)項(xiàng)目資金等）。（2）成本合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)價(jià)格，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理，是否存在虛高報(bào)價(jià)（必要時(shí)要求申請(qǐng)人補(bǔ)充比價(jià)記錄）。（3）付款條件：確認(rèn)付款方式、賬期是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例不超過(guò)30%，需提供履約保函等）。操作結(jié)果：復(fù)核通過(guò)后，提交至對(duì)應(yīng)審批層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；復(fù)核不通過(guò)，列明問(wèn)題并退回需求部門(mén)。4.分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）（1）小額采購(gòu)（≤5000元）：由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人（趙六）審批，重點(diǎn)確認(rèn)采購(gòu)品類是否符合標(biāo)準(zhǔn)、流程是否合規(guī)。（2）中等金額采購(gòu)（5000元-50000元）：由分管副總（錢(qián)七）審批，重點(diǎn)關(guān)注成本效益及對(duì)部門(mén)預(yù)算的影響。（3）大額采購(gòu)（＞50000元）：由總經(jīng)理（孫八）審批，必要時(shí)提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，重點(diǎn)評(píng)估戰(zhàn)略匹配性及資金風(fēng)險(xiǎn)。操作結(jié)果：審批通過(guò)后，進(jìn)入采購(gòu)執(zhí)行環(huán)節(jié)；審批不通過(guò)，由采購(gòu)部門(mén)通知申請(qǐng)人并說(shuō)明理由。5.采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行采購(gòu)操作主體：采購(gòu)部經(jīng)辦人（周九）執(zhí)行步驟：（1）制定采購(gòu)方案：根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，選擇采購(gòu)方式（如公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等），保證符合《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》及公司內(nèi)控要求。（2）供應(yīng)商選擇：通過(guò)合格供應(yīng)商庫(kù)篩選至少3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)（緊急小額采購(gòu)可簡(jiǎn)化流程，但需留存比價(jià)記錄），優(yōu)先選擇性價(jià)比高、服務(wù)保障好的供應(yīng)商。（3）簽訂采購(gòu)合同：金額≥10000元的采購(gòu)需簽訂書(shū)面合同，明確標(biāo)的物規(guī)格、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)法務(wù)部門(mén)（如有）審核及授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。（4）訂單下達(dá)與跟進(jìn)：向供應(yīng)商下達(dá)正式采購(gòu)訂單，跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付，同時(shí)同步更新采購(gòu)臺(tái)賬。6.物資驗(yàn)收與付款結(jié)算操作主體：需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部關(guān)鍵環(huán)節(jié)：（1）物資驗(yàn)收：需求部門(mén)在收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)照采購(gòu)訂單、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，注明數(shù)量、質(zhì)量、外觀等情況；驗(yàn)收不合格的，需及時(shí)通知采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠。（2）發(fā)票核對(duì)：采購(gòu)部收到供應(yīng)商發(fā)票后，與《采購(gòu)申請(qǐng)單》《訂單》《驗(yàn)收單》信息一致性進(jìn)行核對(duì)，保證“三單匹配”。（3）付款申請(qǐng)：采購(gòu)部將匹配無(wú)誤的憑證提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，按合同約定安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等），付款需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。7.資料歸檔操作主體：采購(gòu)部、檔案管理部門(mén)歸檔內(nèi)容：《采購(gòu)申請(qǐng)單》、審批記錄、比價(jià)報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證等，按“一單一檔”原則整理，保存期限不少于5年（重要項(xiàng)目檔案保存期限不少于10年）。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板（含填寫(xiě)說(shuō)明）3.1采購(gòu)申請(qǐng)單（表格）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期聯(lián)系電話采購(gòu)類別（□辦公用品□設(shè)備□服務(wù)□工程□其他______）緊急程度（□普通□緊急□特急，緊急需注明原因）預(yù)計(jì)到貨日期預(yù)算編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)詳情序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)單位12合計(jì)金額（大寫(xiě)）合計(jì)金額（小寫(xiě)）供應(yīng)商信息（如有意向）名稱：___________聯(lián)系人：___________電話：___________報(bào)價(jià)金額：___________審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：___________日期：___________財(cái)務(wù)復(fù)核簽字：___________日期：___________采購(gòu)部意見(jiàn)：___________簽字：___________日期：___________分管領(lǐng)導(dǎo)審批：___________簽字：___________日期：___________總經(jīng)理審批（如需）：___________簽字：___________日期：___________備注（如特殊要求、歷史采購(gòu)參考等）3.2填寫(xiě)說(shuō)明（1）帶“*”項(xiàng)為必填項(xiàng)，無(wú)內(nèi)容需填寫(xiě)“無(wú)”；（2）“規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)”需明確、具體，避免模糊描述（如“電腦”需注明品牌、型號(hào)、配置等）；（3）“預(yù)算編號(hào)”需與公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)算科目一致，便于后續(xù)預(yù)算執(zhí)行跟蹤；（4）“供應(yīng)商信息”欄：如已有意向供應(yīng)商，需填寫(xiě)其名稱及報(bào)價(jià)；如無(wú)，可由采購(gòu)部后續(xù)補(bǔ)充；（5）審批流程需按順序逐級(jí)簽字，不得越級(jí)審批（特急事項(xiàng)需提前與審批人溝通，事后補(bǔ)簽說(shuō)明）。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)1.嚴(yán)格遵循預(yù)算管理原則采購(gòu)申請(qǐng)必須控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”或“無(wú)預(yù)算采購(gòu)”。預(yù)算執(zhí)行需按季度分解，避免某季度集中采購(gòu)導(dǎo)致全年預(yù)算超支。2.規(guī)范審批權(quán)限與時(shí)限嚴(yán)格按照采購(gòu)金額分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得因“熟人關(guān)系”或“緊急情況”簡(jiǎn)化流程或越權(quán)審批；各環(huán)節(jié)審批時(shí)限：部門(mén)負(fù)責(zé)人/財(cái)務(wù)復(fù)核為2個(gè)工作日，分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批為3個(gè)工作日，采購(gòu)部執(zhí)行為5個(gè)工作日（緊急采購(gòu)可縮短至1-2個(gè)工作日，但需在備注中說(shuō)明原因）。3.保證采購(gòu)資料完整性與真實(shí)性所有采購(gòu)活動(dòng)需留存書(shū)面或電子憑證，保證“申請(qǐng)-審核-審批-執(zhí)行-驗(yàn)收-付款”各環(huán)節(jié)資料可追溯，杜絕“體外循環(huán)”；申請(qǐng)人需對(duì)采購(gòu)需求及信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購(gòu)需求或偽造比價(jià)記錄。4.特殊情況處理規(guī)范緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)突發(fā)故障需立即更換的設(shè)備）：可先通過(guò)電話向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備，采購(gòu)部先行執(zhí)行，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦書(shū)面申請(qǐng)及審批手續(xù)，并在《采購(gòu)申請(qǐng)單》備注欄注明“緊急采購(gòu)”及原因；單一