行政公文撰寫與審核標準化流程模板一、適用范圍與典型應用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及機關內部行政公文的規(guī)范化撰寫與審核管理，覆蓋從需求發(fā)起至最終印發(fā)的全流程。典型應用場景包括但不限于：內部管理制度、通知公告、會議紀要、工作總結等正式文件的編制；跨部門協(xié)作函件、請示報告、對外函件等需要多環(huán)節(jié)審核的公文；涉及重大事項決策、人事任免、財務審批等具有規(guī)范要求的公文處理。二、標準化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與任務分配需求提出責任人：業(yè)務部門負責人或指定發(fā)起人*操作內容：根據工作需要，明確公文的發(fā)文目的、核心內容、適用范圍及緊急程度，填寫《公文需求審批表》（見表1），經部門負責人簽字確認后提交至行政管理部門。輸出物：《公文需求審批表》（含部門負責人簽字版）任務分配責任人：行政管理部門負責人*操作內容：收到需求后，審核公文的必要性與合規(guī)性，根據公文類型（如通知、報告、函件等）分配撰寫任務至指定起草人*，明確完成時限（一般公文3-5個工作日，緊急公文1-2個工作日）。（二）公文草擬與初稿審核草擬撰寫責任人：起草人*操作內容：依據《公文需求審批表》要求，按照公文格式規(guī)范（如字體、字號、行距、標題層級等，參照國家《政機關公文格式》GB/T9704-2012）撰寫初稿；內容需邏輯清晰、表述準確、數據真實，避免錯別字、語病及歧義表述；涉及跨部門內容的，需提前與相關部門溝通確認，保證信息一致。輸出物：公文初稿（含電子版及紙質版簽字確認稿）部門初審責任人：起草人所在部門負責人*操作內容：審核公文內容的真實性、準確性及與部門業(yè)務的契合度；檢查格式是否符合規(guī)范（如標題、主送機關、附件、落款等要素是否齊全）；對初審中發(fā)覺的問題，提出修改意見并反饋至起草人*，完成部門內部審核簽字。輸出物：《公文審核意見表》（部門初審意見，見表2）（三）多部門會簽與交叉審核發(fā)起會簽責任人：行政管理部門負責人*操作內容：對涉及多部門職責的公文（如涉及財務、人事、法務等），在部門初審通過后，通過OA系統(tǒng)或紙質會簽單發(fā)起跨部門會簽流程，明確各會簽部門的審核重點（如法務部門審核合規(guī)性、財務部門審核預算關聯性等）。部門會簽責任人：各相關部門負責人*操作內容：收到會簽公文后，2個工作日內完成審核，重點關注與本部門職責相關的條款；對無異議的部門，在《公文會簽單》（見表3）上簽字確認；對存在異議的部門，需書面說明修改意見并反饋至起草人*，由行政管理部門協(xié)調溝通達成一致。輸出物：《公文會簽單》（含各部門簽字確認意見）（四）終審與定稿綜合審核責任人：行政管理部門負責人或分管領導操作內容：匯總部門初審及會簽意見，對公文進行全面審核，重點檢查：是否符合國家法律法規(guī)及單位內部制度；內容是否完整、表述是否規(guī)范、邏輯是否嚴謹；格式是否符合標準（文號、簽發(fā)人、成文日期等要素）。對審核中發(fā)覺的問題，組織起草人*及相關部門進行修改完善。領導簽發(fā)責任人：單位分管領導或主要負責人操作內容：對經綜合審核無異議的公文，根據公文重要性及審批權限進行簽發(fā)：一般通知、函件等由分管領導*簽發(fā)；重大制度、請示報告等由主要負責人*簽發(fā)。簽發(fā)時需在公文簽發(fā)單（見表4）上明確簽署“同意印發(fā)”或修改意見，并注明簽發(fā)日期。輸出物：簽發(fā)完成的公文定稿（含領導簽字版）（五）排版校對與印發(fā)歸檔排版校對責任人：行政管理部門文秘*操作內容：根據簽發(fā)定稿進行標準化排版（如頁邊距、字體字號、頁碼等），保證格式統(tǒng)一；進行“三審三?！保ǔ鯇徯热葸壿嫛蛯徯Ω袷郊毠?jié)、終審校對文字準確性），避免錯漏。印發(fā)與分發(fā)責任人：行政管理部門文秘*操作內容：根據公文性質確定印發(fā)方式（內部文件加蓋公章印發(fā)，外部文件通過正式渠道寄送）；填寫《公文印發(fā)登記表》（見表5），記錄文號、標題、印發(fā)份數、分發(fā)部門/人員及印發(fā)日期；涉密公文需按照保密規(guī)定進行編號、登記和分發(fā)。歸檔管理責任人：行政檔案管理員*操作內容：公文印發(fā)后3個工作日內，將公文定稿（含電子版及紙質版）、審核意見表、會簽單、簽發(fā)單等材料整理歸檔；按照年度、文號分類存放，電子檔案備份至單位檔案管理系統(tǒng)，保證可追溯性。三、核心工具模板表格表1：公文需求審批表項目內容需求部門發(fā)文事由（簡述公文目的，如“關于2024年春節(jié)放假安排的通知”）核心內容要點（列出需包含的關鍵條款，如放假時間、值班安排、注意事項等）適用范圍（如“公司各部門”“全體員工”）緊急程度□普通□緊急□特急建議完成時限年月日前部門負責人簽字行政部審核意見□同意受理□需補充材料（請注明：_________________________）提交日期年月日表2：公文審核意見表（部門初審）公文標題文號起草人審核部門審核內容□內容真實性□格式規(guī)范性□邏輯嚴謹性□與其他文件一致性審核意見（具體說明修改建議，如“第三條‘請假流程’需補充‘審批權限’條款”）修改說明（起草人填寫修改情況，如“已按意見補充審批權限條款”）審核人簽字審核日期年月日表3：公文會簽單公文標題文號會簽部門（依次列出需會簽的部門，如“財務部”“人力資源部”“法務部”）會簽意見財務部□同意□需修改（意見：_________________________）簽字：__日期：__人力資源部□同意□需修改（意見：_________________________）簽字：__日期：__法務部□同意□需修改（意見：_________________________）簽字：__日期：__行政部匯總意見（匯總各部門意見，協(xié)調處理分歧）完成日期年月日表4：公文簽發(fā)單公文標題文號主送機關擬稿部門簽發(fā)理由（簡述發(fā)文必要性，如“為規(guī)范公司費用報銷流程，特制定本制度”）審核意見（行政部或分管領導審核意見）領導簽發(fā)分管領導*□同意□修改（意見：_________________________）簽字：__日期：__主要負責人*□同意□修改（意見：_________________________）簽字：__日期：__表5：公文印發(fā)登記表文號公文標題印發(fā)份數分送部門/人員印發(fā)日期領取人簽字備注四、關鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范嚴格執(zhí)行《政機關公文格式》標準，標題用二號小標宋體字，用三號仿宋體字，行距28磅，頁碼位于頁腳居中；避免使用“大概”“可能”等模糊表述，數據需標注來源（如“據財務部2023年12月報表顯示”）；涉及附件的，需在末尾注明附件名稱及數量，并與附件內容一致。（二）內容審核起草前需明確公文的法律依據（如“根據《公司管理辦法》第X條規(guī)定”），避免與現行制度沖突；跨部門內容需提前溝通確認，避免出現職責交叉或遺漏；涉密公文需標注密級（如“秘密”“機密”），并嚴格控制知悉范圍。（三）流程時效緊急公文需在需求審批時注明“特急”，各環(huán)節(jié)審核時限縮短50%，保證24小時內完成；會簽環(huán)節(jié)各部門需在2個工作