供應(yīng)鏈管理基礎(chǔ)操作流程指導(dǎo)手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的基礎(chǔ)操作流程，為采購、庫存、物流、供應(yīng)商管理等崗位人員提供標準化操作指引。通過明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與步驟，提升工作效率，降低運營風(fēng)險，保證供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)銜接順暢，支持企業(yè)業(yè)務(wù)高效運轉(zhuǎn)。手冊內(nèi)容適用于制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等各類企業(yè)的日常供應(yīng)鏈管理場景，相關(guān)人員需嚴格遵照執(zhí)行。一、采購管理：從需求到交付的全流程指引（一）適用情境當企業(yè)因生產(chǎn)運營、項目實施或日常辦公需要，對外采購原材料、設(shè)備、辦公用品等產(chǎn)品或服務(wù)時，適用本流程。包括但不限于：常規(guī)物料補貨、新項目采購、緊急采購需求等場景。（二）操作步驟1.需求提出與確認需求發(fā)起：由需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）填寫《采購需求申請表》，明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、預(yù)計到貨日期、用途說明等信息。需求審核：部門負責(zé)人對需求合理性進行審核（重點核查數(shù)量是否匹配實際消耗、規(guī)格是否符合技術(shù)要求），確認無誤后提交至采購部。2.采購申請審批采購部接收：采購部在收到《采購需求申請表》后，1個工作日內(nèi)審核需求完整性（如信息不全，退回需求部門補充）。分級審批：根據(jù)采購金額與物料類型，按權(quán)限逐級審批：金額≤5000元：采購部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元：采購部經(jīng)理+財務(wù)部負責(zé)人聯(lián)合審批；金額＞50000元：采購部經(jīng)理+財務(wù)部負責(zé)人+總經(jīng)理聯(lián)合審批。審批反饋：審批通過后，采購部向需求部門反饋《采購任務(wù)確認單》；未通過則說明原因，需求部門調(diào)整后重新提交。3.供應(yīng)商選擇與溝通供應(yīng)商信息查詢：采購部通過合格供應(yīng)商名錄、公開招標平臺或行業(yè)推薦，篩選至少3家符合條件的供應(yīng)商，重點評估其資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證）、產(chǎn)能、質(zhì)量認證（如ISO9001）、歷史合作記錄等。詢價與比價：向候選供應(yīng)商發(fā)送《詢價單》，明確采購需求、交貨周期、付款方式等要求，收集報價后進行比價（需包含價格、運輸費用、售后服務(wù)等綜合成本）。供應(yīng)商確定：根據(jù)“性價比最優(yōu)、資質(zhì)合規(guī)、交期保障”原則，選定合作供應(yīng)商，并經(jīng)需求部門確認樣品質(zhì)量（如需）。4.采購訂單與下達訂單制作：采購部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息與需求，制作《采購訂單》，注明訂單編號、物料信息、數(shù)量、單價、總金額、交貨地點、交貨日期、質(zhì)量驗收標準、違約責(zé)任等條款。訂單審核：采購部經(jīng)理審核訂單信息準確性（與需求、報價一致），財務(wù)部審核付款條款合規(guī)性。訂單下達：審批通過后，將《采購訂單》蓋章發(fā)送給供應(yīng)商，并同步抄送需求部門與倉儲部，保證各方知曉采購詳情。5.訂單跟蹤與收貨驗收進度跟蹤：采購部主動與供應(yīng)商對接，每周跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證按期交貨；如遇可能延遲風(fēng)險（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流異常），需提前3個工作日通知需求部門，協(xié)商解決方案（如調(diào)整交期、更換供應(yīng)商）。到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，及時向采購部提供《發(fā)貨清單》（含物流單號、貨物數(shù)量、批次號等），采購部確認后通知倉儲部準備收貨。質(zhì)量與數(shù)量驗收：數(shù)量驗收：倉儲部根據(jù)《采購訂單》與《發(fā)貨清單》，核對到貨物料數(shù)量、包裝是否完好；質(zhì)量驗收：需求部門或質(zhì)檢部按質(zhì)量標準進行檢驗（如抽檢、全檢），合格則簽署《收貨驗收單》；不合格則填寫《不合格品報告》，采購部負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠事宜。（三）模板表格表1：采購需求申請表申請部門申請人申請日期采購編號物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量質(zhì)量標準預(yù)計到貨日期用途說明預(yù)算金額部門負責(zé)人審批：采購部審核：備注：表2：采購訂單訂單編號供應(yīng)商名稱簽訂日期采購部門物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位單價（元）數(shù)量總金額（元）交貨日期交貨地點質(zhì)量驗收標準付款方式違約責(zé)任采購部經(jīng)理：財務(wù)部審核：供應(yīng)商蓋章：（四）關(guān)鍵要點需求部門需提前3個工作日提交采購申請，緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障）需經(jīng)總經(jīng)理特批，縮短審批流程；供應(yīng)商選擇需避免單一依賴，關(guān)鍵物料需保留2-3家備用供應(yīng)商；收貨時需核對“訂單號、批次號、物流單號”三一致，保證可追溯；不合格品需在24小時內(nèi)隔離存放，避免混入合格庫存。二、庫存管理：保證數(shù)據(jù)準確與高效周轉(zhuǎn)（一）適用情境對企業(yè)倉儲物料、半成品、成品進行日常管理，包括入庫、出庫、盤點、庫存預(yù)警等場景，適用于原材料倉、半成品倉、成品倉等各類倉庫。（二）操作步驟1.入庫管理入庫準備：倉儲部收到采購部或生產(chǎn)部的《入庫通知單》后，預(yù)留庫位（根據(jù)物料屬性劃分存儲區(qū)域，如危險品單獨存放、易碎品輕拿輕放）。實物驗收：核對送貨單與《入庫通知單》信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號）；檢查物料外觀質(zhì)量（如包裝破損、變形、受潮等），有異常則當場拒收并通知相關(guān)部門；需質(zhì)檢的物料，待質(zhì)檢合格后方可入庫。系統(tǒng)登賬：驗收無誤后，倉儲部在ERP系統(tǒng)中錄入入庫信息（入庫單，關(guān)聯(lián)采購訂單/生產(chǎn)工單），同步更新庫存數(shù)量與庫位信息。單據(jù)傳遞：將《入庫單》蓋章后分送采購部、財務(wù)部，作為入賬依據(jù)。2.出庫管理出庫申請：需求部門（如生產(chǎn)部、銷售部）填寫《出庫申請單》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途、領(lǐng)用人等信息，部門負責(zé)人審批。出庫審核：倉儲部審核《出庫申請單》與庫存信息（如庫存不足，需提前反饋需求部門調(diào)整計劃）；審核通過后，安排揀貨員備貨。揀貨與復(fù)核：揀貨員按“先進先出”（FIFO）原則備貨，核對庫位與物料信息；復(fù)核員對揀貨數(shù)量、規(guī)格進行二次核對，保證無誤后《出庫單》。-發(fā)貨與簽收：需求部門或物流商憑《出庫單》到倉庫提貨，倉儲部與提貨人共同確認物料狀態(tài)與數(shù)量；如為銷售出庫，需由客戶或物流司機在《出庫單》上簽字確認，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交財務(wù)部。3.庫存盤點盤點計劃：倉儲部每月末制定《盤點計劃》，明確盤點范圍（全盤/抽盤）、時間、參與人員（倉儲部、財務(wù)部、需求部門聯(lián)合盤點）、分工安排。實物盤點：按庫位逐一清點物料數(shù)量，記錄《盤點表》（含物料編碼、名稱、規(guī)格、賬面數(shù)量、實盤數(shù)量、差異原因）；對貴重、易損耗物料重點盤點，保證數(shù)據(jù)準確。差異處理：盤點結(jié)束后，對比賬面數(shù)量與實盤數(shù)量，差異超過±1%的，需分析原因（如收發(fā)錯誤、系統(tǒng)錄入延遲、損耗等）；倉儲部填寫《庫存差異報告》，經(jīng)財務(wù)部審核后，調(diào)整庫存數(shù)據(jù)，并追究相關(guān)責(zé)任人（如因操作失誤導(dǎo)致差異，需進行培訓(xùn)或處罰）。4.庫存預(yù)警設(shè)置安全庫存：采購部與倉儲部根據(jù)物料消耗速度、采購周期、供應(yīng)商交貨準時率，設(shè)定安全庫存量（如：日均消耗量×采購周期+安全庫存系數(shù)）。預(yù)警觸發(fā)：當庫存低于安全庫存時，ERP系統(tǒng)自動觸發(fā)《庫存預(yù)警通知》，發(fā)送至采購部與需求部門；補貨響應(yīng)：采購部在收到預(yù)警后2個工作日內(nèi)啟動補貨流程，保證庫存恢復(fù)至合理水平，避免停工待料或斷供風(fēng)險。（三）模板表格表3：入庫單入庫單號供應(yīng)商/來源入庫日期倉庫編號物料編碼物料名稱規(guī)格型號單位批次號數(shù)量入庫類型（采購/生產(chǎn)退回等）檢驗狀態(tài)（合格/不合格）驗收人：保管員：備注：表4：庫存盤點表盤點日期倉庫盤點人物料編碼物料名稱規(guī)格賬面數(shù)量實盤數(shù)量差異量差異原因（四）關(guān)鍵要點嚴格執(zhí)行“無單不入庫、無單不出庫”原則，所有入庫、出庫需有紙質(zhì)或電子單據(jù)支撐；每日下班前，倉儲部需核對系統(tǒng)庫存與實物庫存，保證日清日結(jié)；對呆滯物料（超過6個月未領(lǐng)用）定期清理，推動需求部門消化或折價處理；庫存數(shù)據(jù)需每月與財務(wù)部對賬，保證賬實、賬賬、賬卡三相符。三、物流管理：保障貨物順暢流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)（一）適用情境涉及貨物從倉庫到客戶（或從供應(yīng)商到倉庫）的運輸、配送、跟蹤等場景，包括原材料入庫運輸、成品發(fā)貨配送、退貨物流管理等。（二）操作步驟1.物流方案制定需求確認：銷售部或采購部根據(jù)訂單/合同要求，明確物流需求（運輸方式：公路/鐵路/航空；時效要求：如48小時達、次日達；特殊要求：如冷鏈運輸、危險品運輸）。物流商選擇：物流部從合格物流商名錄中，對比各物流商的運價、時效、服務(wù)口碑、覆蓋范圍，選擇最優(yōu)方案；如為新物流商，需審核其《道路運輸經(jīng)營許可證》等相關(guān)資質(zhì)。方案審批：物流部制定《物流方案》（含運輸路線、費用預(yù)算、風(fēng)險預(yù)案），提交財務(wù)部與總經(jīng)理審批。2.貨物打包與交接打包規(guī)范：倉儲部根據(jù)貨物特性選擇包裝材料（如紙箱、木箱、氣泡膜），保證包裝牢固、防潮、防震；外包裝需標注“易碎品”“防潮”“向上”等標識。交接清點：物流商提貨時，倉儲部與物流司機共同核對《出庫單》信息，清點貨物數(shù)量與狀態(tài)，簽署《貨物交接單》（一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交物流商）。3.運輸跟蹤與異常處理在途跟蹤：物流部通過GPS系統(tǒng)、物流商平臺或電話，實時跟蹤貨物運輸進度，每日更新《物流跟蹤表》（含物流單號、出發(fā)時間、預(yù)計到達、當前位置）。異常處理：運輸延遲：物流商需提前2小時通知物流部，說明原因（如堵車、天氣因素），物流部及時通知銷售部/客戶，協(xié)商交付時間；貨物損壞/丟失：物流部協(xié)同倉儲部、客戶現(xiàn)場拍照取證，填寫《貨運報告》，向物流商索賠，同時補發(fā)貨物（如需）。4.到貨簽收與反饋到貨確認：貨物送達目的地后，收貨人需核對物流單號、貨物數(shù)量與外包裝狀態(tài)，確認無誤后簽署《到貨簽收單》；如有異常，需在簽收單上注明異常情況（如“包裝破損，內(nèi)件疑似損壞”）。信息反饋：物流部將《到貨簽收單》掃描件提交財務(wù)部（作為開票依據(jù)）與銷售部（更新訂單狀態(tài)）；如客戶拒收，需在24小時內(nèi)協(xié)調(diào)退換貨或折價處理。（三）模板表格表5：物流跟蹤表物流單號發(fā)貨日期出發(fā)地目的地承運商預(yù)計到達實際到達當前狀態(tài)跟蹤人表6：貨物交接單交接單號發(fā)貨單位收貨單位物流單號交接日期交接地點貨物名稱規(guī)格數(shù)量包裝情況交接人（發(fā)貨方）交接人（承運方）備注：（四）關(guān)鍵要點危險品、冷鏈貨物需選擇具備專項資質(zhì)的物流商，保證運輸合規(guī)；重要貨物（如高價值設(shè)備）建議購買運輸險，降低貨損風(fēng)險；物流商需定期評估（每季度一次），根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作名單；客戶拒收的貨物需在48小時內(nèi)明確處理方案，避免長期滯留產(chǎn)生額外費用。四、供應(yīng)商管理：構(gòu)建穩(wěn)定合作關(guān)系的基石（一）適用情境對新供應(yīng)商進行準入評估、對現(xiàn)有供應(yīng)商進行績效評級、處理供應(yīng)商合作異常（如質(zhì)量不達標、交期延遲）等場景，適用于企業(yè)所有合作供應(yīng)商。（二）操作步驟1.新供應(yīng)商準入資質(zhì)收集：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準入申請表》，附營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品生產(chǎn)許可證、3C認證）、產(chǎn)品檢測報告、企業(yè)簡介、產(chǎn)能說明等材料。資料審核：采購部審核資質(zhì)真實性（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用），重點核查經(jīng)營范圍是否匹配、資質(zhì)是否在有效期內(nèi)?，F(xiàn)場考察：對關(guān)鍵物料供應(yīng)商，組織采購、技術(shù)、質(zhì)量部門進行現(xiàn)場考察（生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、倉儲條件等），填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報告》。評審與準入：成立供應(yīng)商評審小組（采購、技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)負責(zé)人），綜合評估資質(zhì)、考察結(jié)果、報價、樣品質(zhì)量，評審?fù)ㄟ^后納入《合格供應(yīng)商名錄》，發(fā)放《供應(yīng)商合作確認書》。2.供應(yīng)商績效評估數(shù)據(jù)收集：采購部每月收集供應(yīng)商績效數(shù)據(jù)，包括：質(zhì)量指標：批次合格率、退貨率、質(zhì)量問題整改及時率；交期指標：準時交貨率、交期達成率；服務(wù)指標：響應(yīng)速度（如投訴處理時長）、配合度（如需求變更響應(yīng)）；成本指標：價格穩(wěn)定性、降本貢獻率。評級與反饋：每季度末，采購部根據(jù)《供應(yīng)商績效評估表》（各指標權(quán)重：質(zhì)量40%、交期30%、服務(wù)20%、成本10%）計算綜合得分，劃分評級（A級：≥90分；B級：80-89分；C級：70-79分；D級：＜70分）。結(jié)果應(yīng)用：A級供應(yīng)商：增加合作份額、優(yōu)先參與新項目采購、給予付款優(yōu)惠；B級供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，提出改進建議；C級供應(yīng)商：發(fā)出《績效改進通知》，要求30日內(nèi)提交整改計劃；D級供應(yīng)商：暫停合作，限期整改，整改不達標則淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護定期溝通：每半年召開供應(yīng)商座談會，通報合作情況、收集改進建議，宣貫企業(yè)采購政策；技術(shù)支持：對核心供應(yīng)商，提供必要的技術(shù)培訓(xùn)（如質(zhì)量標準、工藝優(yōu)化），協(xié)助提升產(chǎn)品合格率；風(fēng)險預(yù)警：關(guān)注供應(yīng)商經(jīng)營狀況（如新聞輿情、財務(wù)風(fēng)險），提前制定應(yīng)對方案（如尋找替代供應(yīng)商）。（三）模板表格表7：供應(yīng)商準入申請表申請單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼申請日期聯(lián)系人聯(lián)系方式主營產(chǎn)品注冊資本企業(yè)性質(zhì)成立時間廠址資質(zhì)文件清單（附復(fù)印件）：采購部審核意見：表8：供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估部門物料類別評估指標權(quán)重（%）得分計算說明批次合格率40（合格批次/總批次）×100準時交貨率30（準時交貨批次/總批次）×100投訴處理及時率20（及時處理投訴數(shù)/總投訴數(shù)）×100價格穩(wěn)定性10（無漲價次數(shù)/總采購次數(shù)）×100綜合得分100評級：□A□B□C□D改進建議：（四）關(guān)鍵要點新供應(yīng)商準入需嚴格審核資質(zhì)，避免“帶病合作”；績效評估需量化指標，避免主觀判斷，評估結(jié)果需與供應(yīng)商公開溝通；對C級供應(yīng)商需跟蹤整改效果，未按期整改的升級處理；建立供應(yīng)商檔案（包含資質(zhì)文件、合同、評估報告、溝通記錄），動態(tài)更新。五、訂單處理：響應(yīng)客戶需求的核心環(huán)節(jié)（一）適用情境接收客戶訂單、審核訂單信息、安排發(fā)貨與交付等場景，適用于企業(yè)銷售訂單、內(nèi)部訂單（如部門間物料調(diào)撥）的處理流程。（二）操作步驟1.訂單接收與錄入訂單接收：銷售部通過郵件、ERP系統(tǒng)、電商平臺等渠道接收客戶訂單，核對訂單基本信息（客戶名稱、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、收貨地址、聯(lián)系方式）。訂單錄入：銷售專員將訂單信息錄入ERP系統(tǒng)，《銷售訂單》（自動分配訂單編號），同步檢查客戶信用額度（如超額度，需財務(wù)部審批后才能生效）。2.訂單審核與確認庫存檢查：系統(tǒng)自動檢查庫存數(shù)量，如庫存充足，直接進入發(fā)貨流程；如庫存不足，觸發(fā)《缺貨預(yù)警》，銷售部需在24小時內(nèi)與客戶溝通交期（如延期發(fā)貨或分批交付）。訂單評審：對定制化訂單或金額＞10萬元的訂單，組織銷售、生產(chǎn)、采購、技術(shù)部門評審，確認產(chǎn)能、物料、技術(shù)可行性，評審?fù)ㄟ^后反饋客戶《訂單確認函》（含交貨日期、價格、付款條款）。異常處理：如訂單信息不清晰（如規(guī)格描述模糊），需在2小時內(nèi)聯(lián)系客戶確認，避免錯誤生產(chǎn)/發(fā)貨。3.訂單發(fā)貨與跟蹤發(fā)貨安排：倉儲部根據(jù)《銷售訂單》《發(fā)貨單》，安排揀貨、打包、貼物流標簽；銷售部通知物流商提貨，并同步《發(fā)貨單》與物流單號給客戶。在途跟蹤：銷售部每日跟蹤物流狀態(tài)，保證貨物按期交付；如遇延遲，及時告知客戶并說明原因，協(xié)商解決方案。簽收確認：客戶收貨后，銷售部需在3個工作日內(nèi)獲取《簽收單》，錄入ERP系統(tǒng)完成訂單關(guān)閉；如客戶未簽收，需聯(lián)系物流商確認貨物狀態(tài)，避免