企業(yè)文件存檔及管理制度文檔一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)各類文件的形成、收集、整理、歸檔、保管及利用工作，保證文件信息的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機構(gòu)、子公司）在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料。（三）基本原則分類歸檔：按照文件屬性、業(yè)務(wù)類型及形成時間進行科學分類，保證條理清晰。集中保管：除涉密文件外，各類歸檔文件統(tǒng)一移交至檔案室（或指定檔案管理人員）集中保管。規(guī)范借閱：嚴格執(zhí)行借閱審批流程，保證文件在可控范圍內(nèi)使用。定期清理：對到期文件進行鑒定，對無保存價值的文件按規(guī)定銷毀，對需繼續(xù)保管的文件重新劃定保管期限。二、職責分工（一）行政部（或綜合管理部）統(tǒng)籌企業(yè)文件存檔管理工作，制定并完善相關(guān)制度及流程。負責檔案室（或檔案存儲區(qū)域）的日常管理，包括環(huán)境維護、安全防護等。監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件歸檔工作，定期組織檔案管理培訓。（二）各部門負責人負責本部門文件歸檔工作的組織實施，指定專人（兼職檔案員）負責文件收集、整理及移交。審核本部門文件歸檔范圍及保管期限，保證重要文件無遺漏。（三）兼職檔案員（各部門指定）負責本部門形成文件的日常收集、分類、排序、編頁及初步整理。按規(guī)定時間將整理完畢的文件移交至檔案室，辦理交接手續(xù)。跟蹤本部門借閱文件的歸還情況，保證文件完好無損。（四）檔案管理員（*）負責接收各部門移交的檔案，進行審核、編號、登記及入庫保管。建立檔案檢索工具，提供檔案查詢、借閱服務(wù)。定期對檔案進行清點、檢查，對破損、變質(zhì)檔案及時修復(fù)或復(fù)制。按規(guī)定程序辦理檔案的鑒定、銷毀工作。三、文件分類與歸檔范圍（一）文件分類標準按性質(zhì)劃分：管理類文件（如制度、流程、會議紀要等）、業(yè)務(wù)類文件（如合同、項目資料、客戶資料等）、財務(wù)類文件（如憑證、報表、審計報告等）、人事類文件（如勞動合同、任免文件、培訓記錄等）、聲像類文件（如照片、錄音、視頻等）。按載體劃分：紙質(zhì)文件、電子文件（含文檔、表格、數(shù)據(jù)庫等）、聲像文件（含照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）。（二）歸檔范圍管理類文件：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、年度工作計劃與總結(jié)、股東會/董事會決議、重要會議紀要、請示與批復(fù)等。業(yè)務(wù)類文件：各類合同及協(xié)議（采購、銷售、合作等）、項目立項與驗收資料、招投標文件、客戶資料（含合同、溝通記錄等）、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。財務(wù)類文件：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)申報資料、審計報告、銀行對賬單等。人事類文件：員工入職登記表、勞動合同、保密協(xié)議、績效考核記錄、獎懲文件、離職交接清單等。聲像類文件：企業(yè)重要活動照片/視頻、產(chǎn)品研發(fā)過程記錄、對外宣傳資料等。（三）不歸檔范圍重份文件（無特殊說明的正式文件僅存一份正本）；事務(wù)性臨時便條、無參考價值的草稿；未經(jīng)正式審批的文件草案；與企業(yè)經(jīng)營活動無關(guān)的個人信息資料。四、文件歸檔操作流程（一）文件收集各部門兼職檔案員于每月25日前收集本部門當月形成的各類應(yīng)歸檔文件，保證文件齊全、完整（含正本、附件、審批單等）。對于跨部門協(xié)作形成的文件，由主辦部門負責收集，協(xié)辦部門配合提供相關(guān)材料。（二）文件整理分類排序：按文件分類標準將文件分為不同類別，每類文件按形成時間順序或邏輯順序排列。編頁碼：紙質(zhì)文件以每份文件為單位編寫連續(xù)頁碼（單面文件標注在右上角，雙面文件標注在右上角或左上角），空白頁不編頁碼。填寫備考表：對文件中存在的問題（如缺頁、損壞、附件說明等）在備考表中注明，并由整理人簽字。裝訂：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂（或根據(jù)檔案盒規(guī)格采用三孔一線裝訂），保證牢固、整齊，不損壞文件內(nèi)容。（三）文件鑒定與劃定保管期限各部門負責人組織對整理后的文件進行價值鑒定，確定保管期限（永久、長期（10年以上）、短期（10年以下））。對于保管期限不明確的文件，由行政部會同相關(guān)部門會商確定。（四）移交歸檔各部門于每月最后5個工作日內(nèi)，將整理完畢的文件（含紙質(zhì)及電子版）移交至檔案室，填寫《文件歸檔移交清單》（見表1），經(jīng)雙方簽字確認后各執(zhí)一份。電子文件需同時移交存儲介質(zhì)（如U盤、光盤）及電子版目錄，保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并注明文件格式、打開方式等信息。（五）檔案入庫檔案管理員接收文件后，核對《文件歸檔移交清單》與實物是否一致，檢查文件整理質(zhì)量（如頁碼連續(xù)、裝訂牢固等）。對符合要求的檔案，編制檔案編號（如“部門代碼-年份-類別流水號”），錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案臺賬。按檔案編號順序?qū)n案存入檔案盒，標注檔案盒名稱、起止日期、盒號等信息，入庫保管。五、文件保管與維護（一）存放環(huán)境要求檔案室應(yīng)保持干燥、通風（濕度控制在45%-60%，溫度控制在14-24℃），避免陽光直射、潮濕、蟲蛀、鼠害。配備防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲等“八防”設(shè)施，定期檢查消防器材（如滅火器、消防栓）的有效性。紙質(zhì)檔案與聲像檔案、電子檔案應(yīng)分柜存放，聲像檔案需采取防磁措施（如使用防磁柜）。（二）檔案清點與維護檔案管理員每季度對庫存檔案進行一次清點，核對臺賬與實物是否一致，發(fā)覺問題及時上報并處理。對破損、變質(zhì)檔案，及時進行修復(fù)（如紙張修復(fù)、字跡加固）或復(fù)制，并注明復(fù)制件與原件一致。電子檔案每半年進行一次備份（可采用本地備份+異地備份方式），備份數(shù)據(jù)需定期測試可讀性。（三）保密管理涉密文件（如未公開的合同、財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料等）需單獨存放，設(shè)置密碼鎖，由專人保管。涉密文件的借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批，借閱人簽訂《保密承諾書》，借閱期限不超過3個工作日。六、文件借閱與利用（一）借閱申請員工因工作需要借閱檔案，需填寫《文件借閱申請表》（見表2），說明借閱理由、文件名稱及編號、借閱期限、用途等。借閱權(quán)限：普通文件（如公開的制度、會議紀要等）：由部門負責人審批；涉密文件或重要業(yè)務(wù)文件（如合同、財務(wù)報表等）：需經(jīng)部門負責人及分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批；外部單位借閱檔案：需經(jīng)行政部負責人及總經(jīng)理（*）審批，并出示單位介紹信及有效身份證件。（二）借閱與歸還檔案管理員審批通過后，與借閱人辦理借閱手續(xù)，當面核對文件數(shù)量及完好情況，告知借閱注意事項。借閱期限：普通文件不超過5個工作日，涉密文件不超過3個工作日，如需延長需提前辦理續(xù)借手續(xù)（續(xù)借不超過原期限）。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損壞文件，不得擅自復(fù)制、拍照（經(jīng)批準的除外）。歸還時，檔案管理員需檢查文件是否完好、有無缺失，確認無誤后在《文件借閱登記表》（見表3）上簽字注銷。（三）檔案利用員工可通過檔案管理系統(tǒng)查詢檔案目錄，或到檔案室現(xiàn)場查閱（查閱需在檔案管理員監(jiān)督下進行）。因業(yè)務(wù)需要復(fù)制檔案的，需填寫《文件復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后由檔案管理員負責復(fù)印，并在復(fù)制件上注明“復(fù)印件與原件一致”及復(fù)制日期，加蓋檔案專用章。七、檔案鑒定與銷毀（一）到期檔案鑒定檔案管理員每年12月對到期檔案進行一次鑒定，會同相關(guān)部門（如行政部、財務(wù)部、法務(wù)部等）組成鑒定小組，確認檔案是否仍有保存價值。對仍有保存價值的檔案，重新劃定保管期限并標注；對無保存價值的檔案，列出《檔案銷毀清單》（見表4）。（二）銷毀審批與執(zhí)行《檔案銷毀清單》需經(jīng)行政部負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)（）及總經(jīng)理（）審批后方可銷毀。銷毀檔案時，由檔案管理員、行政部代表（）及監(jiān)銷人（）共同在場，核對檔案名稱、數(shù)量與清單一致，采用粉碎、焚燒等方式徹底銷毀，防止信息外泄。銷毀過程中形成《檔案銷毀監(jiān)銷記錄》（見表5），由監(jiān)銷人簽字確認，存檔備查。八、相關(guān)表單模板表1：文件歸檔移交清單序號文件名稱文件編號形成部門形成日期頁數(shù)保管期限備注1公司2023年年度工作計劃*行字2023-001行政部2023-01-0515長期2項目采購合同（與A公司）*采字2023-025采購部2023-03-128永久正本1份3…移交部門：_________移交人：_________接收部門：檔案室接收人：_________日期：_________表2：文件借閱申請表借閱人部門借閱日期借閱文件名稱及編號借閱用途預(yù)計歸還日期部門負責人審批：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）：_________檔案管理員意見：_________備注：__________________________表3：文件借閱登記表借閱日期借閱人部門文件名稱及編號借閱用途歸還日期經(jīng)辦人備注……表4：檔案銷毀清單序號檔案名稱檔案編號保管期限形成日期銷毀原因備注12022年季度財務(wù)報表（已歸檔）*財字2022-001-03短期（10年）2022-03-31保管期限已滿2………………鑒定小組意見：_________行政部負責人：_________分管領(lǐng)導(dǎo)：_________總經(jīng)理：_________日期：_________表5：檔案銷毀監(jiān)銷記錄銷毀日期銷毀地點監(jiān)銷人檔案管理員銷毀檔案數(shù)量備注監(jiān)銷人簽字：_________檔案管理員簽字：_________九、管理要求與風險提示（一）管理要求及時歸檔：各部門應(yīng)在文件形成后次月內(nèi)完成整理并移交歸檔，不得拖延或積壓。規(guī)范填寫：各類表單需用黑色簽字筆或鋼筆填寫，字跡清晰、信息完整，不得涂改。責任到人：各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，未按規(guī)定歸檔導(dǎo)致文件丟失或損壞的，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責任。系統(tǒng)管理：企業(yè)應(yīng)逐步推廣檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件在線歸檔、查詢及借閱，提高管理效率。（二）風險提示文件丟失風險：未及時移交或借閱后未按時歸還可能導(dǎo)致文件丟失，需加強交接登記及催還機制。信息泄露風險