行政文件歸檔與保管手冊前言為規(guī)范公司行政文件的歸檔、保管與利用流程，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理工作效率，特制定本手冊。本手冊旨在為公司各部門提供統(tǒng)一的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與操作要求，助力行政管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。一、適用范圍與對象本手冊適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在行政工作中產(chǎn)生的各類文件的歸檔與保管管理，涵蓋但不限于以下文件類型：公司行政類通知、通報、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)；人事管理類制度、員工檔案、勞動合同、考勤記錄（非涉密部分）；財務(wù)行政類預(yù)算報告、費(fèi)用報銷憑證（非涉密部分）、資產(chǎn)臺賬；對外往來類函件、合同（行政輔助類）、合作協(xié)議；其他具有保存價值的行政類電子及紙質(zhì)文件。本手冊適用對象為公司各部門行政專員、部門負(fù)責(zé)人及文件管理人員。二、行政文件歸檔全流程操作指引（一）文件分類與編號文件分類按文件性質(zhì)分為“行政管理類”“人事管理類”“財務(wù)行政類”“對外往來類”四大類，每類下設(shè)二級子類（如“行政管理類”下分“通知文件”“會議文件”“制度文件”等）。示例：A：行政管理類A1：通知文件A2：會議文件A3：制度文件B：人事管理類B1：員工檔案B2：勞動合同文件編號采用“部門代碼-年份-文件類別-流水號”格式，部門代碼用部門名稱首字母縮寫（如行政部為“XZ”，人力資源部為“RL”），流水號按年度從“001”開始編制。示例：XZ-2024-A1-001（表示行政部2024年行政管理類通知文件第1號）。（二）文件收集與整理文件收集各部門指定專人（部門歸檔員*）負(fù)責(zé)本部門行政文件的收集，保證文件正本、附件、審批手續(xù)齊全。收集時間節(jié)點(diǎn)：每月25日前完成當(dāng)月文件的初步收集，季度末月最后5個工作日完成季度文件的匯總整理。文件整理排序：按文件形成時間先后或邏輯順序排列，同一文件正本在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后。編頁：紙質(zhì)文件超過2頁需編頁碼，頁碼位置在右上角，用鉛筆輕注；電子文件通過系統(tǒng)自動頁碼或手動標(biāo)注。修整：去除文件夾雜物（回形針、大頭針等），破損文件需修補(bǔ)平整，無法修復(fù)的需復(fù)印后歸檔并標(biāo)注“復(fù)印件”。（三）文件歸檔與移交歸檔范圍確認(rèn)部門歸檔員對照《行政文件歸檔范圍及保管期限表》（見附件1），確認(rèn)文件是否屬于歸檔范圍，對無需歸檔的文件（如臨時性便簽、草稿等）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一銷毀。歸檔介質(zhì)要求紙質(zhì)文件：使用A4標(biāo)準(zhǔn)紙張，字跡清晰、不易褪色，雙面打印需標(biāo)注正反面；電子文件：采用PDF、DOC、XLS等通用格式，命名規(guī)則與文件編號一致，存儲于公司指定服務(wù)器或加密云盤。移交手續(xù)紙質(zhì)文件：填寫《行政文件歸檔移交清單》（見附件2），一式兩份，移交部門與行政部檔案管理員*雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份；電子文件：通過公司內(nèi)部系統(tǒng)，并同步移交電子版《歸檔移交清單》，檔案管理員*核對文件完整性后反饋確認(rèn)結(jié)果。（四）文件保管與維護(hù)保管場所與條件紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，庫房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），遠(yuǎn)離水源、火源及強(qiáng)磁場區(qū)域；電子檔案存儲服務(wù)器需定期備份（每日增量備份、每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地存放，保證數(shù)據(jù)安全。保管期限劃分依據(jù)《行政文件保管期限表》，將文件分為“永久”（如公司章程、重要會議決議）、“長期”（10年以上，如制度文件、年度總結(jié)）、“短期”（3-5年，如通知、考勤記錄）三類。定期檢查檔案管理員*每季度對紙質(zhì)檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有霉變、蟲蛀、損壞；每半年對電子檔案進(jìn)行一次備份有效性檢測，保證文件可正常讀取。（五）文件利用與借閱借閱權(quán)限普通文件：部門員工因工作需要借閱，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人*審批；涉密或重要文件（如未公開制度、合同等），需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱流程借閱人填寫《行政文件借閱登記表》（見附件3），注明文件編號、名稱、借閱事由、歸還時間；檔案管理員核對審批手續(xù)后，提供文件復(fù)印件（原則上不借閱原件，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并限定借閱期限，最長不超過3個工作日）。歸還與核銷借閱人需在到期日歸還文件，檔案管理員*檢查文件完整性后，在《借閱登記表》上簽字確認(rèn)；逾期未歸還的，及時催收；損壞或丟失的，按公司規(guī)定處理。（六）文件鑒定與銷毀鑒定組織對達(dá)到保管期限的文件，由行政部負(fù)責(zé)人牽頭，組織檔案管理員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*組成鑒定小組，確認(rèn)文件是否仍有保存價值。銷毀流程需銷毀的文件，由鑒定小組出具《行政文件銷毀審批表》（見附件4），列明文件清單、銷毀原因及鑒定意見；審批通過后，由檔案管理員*監(jiān)督銷毀過程，紙質(zhì)文件采用粉碎方式處理，電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化），并填寫《文件銷毀記錄表》（見附件5），由監(jiān)銷人、銷毀人簽字確認(rèn)。三、常用管理表單模板附件1：行政文件歸檔范圍及保管期限表（示例）文件類別具體文件內(nèi)容保管期限行政管理類公司年度工作計劃、總結(jié)長期（10年）行政管理類部門會議紀(jì)要、重要通知短期（3年）人事管理類員工入職登記表、勞動合同永久財務(wù)行政類年度預(yù)算報告、費(fèi)用報銷憑證長期（10年）對外往來類行政類合作協(xié)議、函件長期（10年）附件2：行政文件歸檔移交清單移交部門移交日期移交人接收人序號文件編號文件名稱份數(shù)頁數(shù)備注行政部2024-03-31張*李*1XZ-2024-A1-001關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知13紙質(zhì)行政部2024-03-31張*李*2XZ-2024-A2-0012024年Q1行政工作會議紀(jì)要15紙質(zhì)+電子附件3：行政文件借閱登記表借閱部門借閱人借閱日期歸還日期文件編號文件名稱借閱事由審批人經(jīng)辦人歸還狀態(tài)市場部王*2024-04-102024-04-12XZ-2024-A2-001Q1會議紀(jì)要項(xiàng)目匯報需用趙*李*已歸還附件4：行政文件銷毀審批表部門文件類別銷毀原因文件清單（編號及名稱）鑒定小組意見部門負(fù)責(zé)人*簽字行政部負(fù)責(zé)人*簽字分管領(lǐng)導(dǎo)*簽字日期行政部行政管理類保管期限已滿XZ-2023-A1-001（年度通知）等10份無保存價值，同意銷毀劉*陳*周*2024-03-25附件5：文件銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)銷毀方式監(jiān)銷人銷毀人銷毀文件清單（編號及名稱）備注2024-03-30公司檔案室紙質(zhì)粉碎李*王*XZ-2023-A1-001至XZ-2023-A1-010無遺漏四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與管理要求（一）責(zé)任分工明確各部門負(fù)責(zé)人*為本部門文件歸檔第一責(zé)任人，需保證本部門文件及時、完整歸檔；部門歸檔員*負(fù)責(zé)日常文件收集、整理與移交，不得拖延或遺漏；檔案管理員*負(fù)責(zé)檔案接收、保管、維護(hù)及借閱服務(wù)，定期檢查檔案安全，發(fā)覺問題及時上報。（二）保密與安全嚴(yán)禁在非涉密計算機(jī)上處理、存儲涉密文件；檔案庫房嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入，鑰匙由檔案管理員*專人保管，不得轉(zhuǎn)借；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼，防止未授權(quán)訪問。（三）特殊情況處理文件形成過程中因?qū)徟鞒萄诱`導(dǎo)致未及時歸檔的，需在完成后3個工作日內(nèi)補(bǔ)交，并注明原因；因部門調(diào)整或人員變動導(dǎo)致文件交接的，需由交接雙方共同清點(diǎn)文件，填寫《文件交接清單》并簽字確認(rèn)；對于損毀或丟失的重要文件，需立即報告行政部負(fù)責(zé)人*，同時啟動補(bǔ)救措施（如聯(lián)系原發(fā)文單位補(bǔ)?。?，并書面說明原因。（四）電子文件管理電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，保證內(nèi)容一致；電子文件命名不得包含特殊字符（如“*”“/”等），避