行政文件歸檔及管理手冊(cè)一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本手冊(cè)適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織的行政部門，用于規(guī)范行政文件從形成到歸檔、借閱、銷毀的全生命周期管理。典型應(yīng)用場景包括：日常辦公文件處理：如收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部通知等文件的及時(shí)歸檔；年度集中歸檔：每年年末對(duì)上一年度形成的行政文件進(jìn)行系統(tǒng)整理與移交；審計(jì)/檢查支持：配合內(nèi)外部審計(jì)、合規(guī)檢查時(shí)，快速提供完整文件檔案；歷史文件查詢：根據(jù)工作需要追溯過往決策、執(zhí)行過程的原始文件依據(jù)；部門文件交接：行政人員崗位變動(dòng)或部門調(diào)整時(shí)，文件的有序交接與移交。二、行政文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件收集：保證“應(yīng)歸盡歸”操作目標(biāo)：全面覆蓋各類行政文件，避免遺漏重要資料。具體步驟：明確收集范圍：收文：上級(jí)單位來文、平行單位函件、下級(jí)單位請(qǐng)示/報(bào)告等；發(fā)文：本單位制發(fā)的通知、通報(bào)、批復(fù)、函件、制度文件等；內(nèi)部文件：會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃/總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、會(huì)議簽到表、審批單等；其他具有保存價(jià)值的行政材料：如活動(dòng)方案、照片、音視頻（需刻錄光盤標(biāo)注說明）等。確定責(zé)任主體：各部門負(fù)責(zé)人為文件收集第一責(zé)任人，需指定專人（如兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件初收集；行政部門檔案員定期（每月/每季度）到各部門檢查，督促未按時(shí)提交文件的部門完成補(bǔ)交。收集時(shí)間要求：日常文件：辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)提交至行政部門；會(huì)議文件：會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)提交會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料；年度文件：次年1月10日前完成上一年度所有文件的集中收集。（二）文件分類：科學(xué)劃分“綱目有序”操作目標(biāo)：通過統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，保證文件邏輯清晰、檢索便捷。具體步驟：制定分類規(guī)則：采用“年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限”三級(jí)分類法：一級(jí)分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2023年度”“2024年度”；二級(jí)分類（機(jī)構(gòu)/問題）：按部門職能或文件內(nèi)容問題劃分，如“綜合管理部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”，或“收文”“發(fā)文”“會(huì)議類”“合同類”；三級(jí)分類（保管期限）：根據(jù)文件價(jià)值劃分，分為“永久”（如重要決策文件、機(jī)構(gòu)沿革材料）、“30年”（如年度工作計(jì)劃/總結(jié)、財(cái)務(wù)憑證）、“10年”（如日常通知、會(huì)議簽到表）。實(shí)施分類操作：對(duì)收集的文件，先按年度分開，再按部門或問題類型細(xì)分，最后根據(jù)保管期限歸類；跨年度文件（如年度總結(jié)涉及次年1月的數(shù)據(jù)），歸入形成年度；未明確分類的文件，由行政部門檔案員牽頭，會(huì)同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同確定分類。（三）文件整理：規(guī)范“去偽存真”操作目標(biāo)：剔除無效信息，保證文件整潔、完整、有序。具體步驟：檢查文件完整性：核對(duì)文件是否包含、附件、審批簽字、發(fā)文單位印章等要素，缺失部分需及時(shí)補(bǔ)充（如無法補(bǔ)充，需由部門負(fù)責(zé)人出具說明并簽字確認(rèn)）；剔除重復(fù)文件（僅保留最終版本）、草稿（除非有重要修改痕跡需留存）、無效文件（如過期通知、已廢止制度）。規(guī)范文件裝訂：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，超長頁面需折疊整齊；文件數(shù)量較多的（如會(huì)議材料），使用“三孔一線”裝訂法，保證牢固不散頁；每份文件首頁附“文件歸檔封面”（模板見文末），注明文件名稱、文號(hào)、形成部門、日期、頁數(shù)、保管期限等信息。排序與編號(hào)：同一類文件按形成時(shí)間順序排列（早的在前，新的在后）；為每份文件編制唯一歸檔號(hào)，規(guī)則為“年度-二級(jí)分類代碼-流水號(hào)”（如“2024-綜合-001”），流水號(hào)按“001”起連續(xù)編排，不空號(hào)、不重號(hào)。（四）文件歸檔：實(shí)現(xiàn)“集中存放”操作目標(biāo)：將整理完畢的文件移交至檔案室，統(tǒng)一存放管理。具體步驟：填寫歸檔清單：行政部門檔案員根據(jù)整理好的文件，填寫《行政文件歸檔登記表》（模板見文末），逐項(xiàng)登記歸檔號(hào)、文件名稱、文號(hào)、形成日期、頁數(shù)、保管期限、經(jīng)手人等信息。移交與驗(yàn)收：檔案員與各部門兼職檔案員共同核對(duì)歸檔清單與實(shí)物文件，保證數(shù)量、名稱一致；雙方在《行政文件歸檔登記表》上簽字確認(rèn)，一式兩份，部門留存一份，檔案室存檔一份。入庫上架：檔案員將文件按歸檔號(hào)順序放入檔案盒，盒面標(biāo)注“年度-二級(jí)分類-起止歸檔號(hào)”（如“2024-綜合-001-050”）；檔案盒按“年度-分類”順序排列于檔案柜中，標(biāo)注清晰分類標(biāo)簽，便于查找；檔案室需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫“五防”條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%。（五）文件借閱與利用：規(guī)范“有借有還”操作目標(biāo)：在保障文件安全的前提下，滿足工作查閱需求。具體步驟：借閱申請(qǐng)：借閱人填寫《行政文件借閱申請(qǐng)表》（模板見文末），注明借閱文件名稱、歸檔號(hào)、借閱用途、借閱期限、申請(qǐng)人等信息；涉密文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；一般文件由檔案員審核即可。借閱與歸還：檔案員核對(duì)申請(qǐng)表與實(shí)物文件，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過5個(gè)工作日（特殊情況可續(xù)借，續(xù)期不超過3個(gè)工作日）；借閱人需妥善保管文件，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、損壞或復(fù)制（如需復(fù)制，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記）；歸還時(shí)，檔案員檢查文件是否完好，確認(rèn)無誤后在《行政文件借閱登記表》上記錄歸還日期。（六）文件鑒定與銷毀：保證“去留合規(guī)”操作目標(biāo)：對(duì)超保管期限文件進(jìn)行鑒定，銷毀無保存價(jià)值文件，避免檔案冗余。具體步驟：鑒定組織：每年12月，由行政部門牽頭，組織辦公室、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)到期文件進(jìn)行價(jià)值鑒定。鑒定流程：檔案員列出《到期文件鑒定清單》，注明文件名稱、歸檔號(hào)、保管期限、到期日期等信息；鑒定小組逐一審查，確定“繼續(xù)保存”（如因歷史價(jià)值需延長保管期限）或“銷毀”的文件；對(duì)擬銷毀文件，由鑒定小組出具《行政文件銷毀意見表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀執(zhí)行：檔案員按審批后的清單，將銷毀文件運(yùn)送至指定地點(diǎn)（如保密碎紙機(jī)），由2人以上共同監(jiān)銷，保證文件無法復(fù)原；監(jiān)銷人在《行政文件銷毀登記表》上簽字，注明銷毀日期、地點(diǎn)、監(jiān)銷人、銷毀方式等信息，存檔備查。三、常用管理模板與工具表單表1：行政文件歸檔封面（模板）行政文件歸檔封面文件名稱文號(hào)形成部門形成日期年月日頁數(shù)共頁（含封面）保管期限□永久□30年□10年歸檔號(hào)歸檔人歸檔日期年月日備注表2：行政文件歸檔登記表（模板）行政文件歸檔登記表歸檔號(hào)文件名稱文號(hào)形成日期頁數(shù)保管期限形成部門經(jīng)手人歸檔日期備注表3：行政文件借閱申請(qǐng)表（模板）行政文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱文件名稱歸檔號(hào)借閱用途借閱期限自年月日至年月日部門負(fù)責(zé)人意見簽字：檔案員審核意見簽字：領(lǐng)導(dǎo)審批意見（涉密文件）簽字：歸還日期經(jīng)手人：表4：行政文件銷毀登記表（模板）行政文件銷毀登記表銷毀文件名稱歸檔號(hào)保管期限銷毀日期銷毀方式監(jiān)銷人備注鑒定小組意見負(fù)責(zé)人簽字：日期：領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）文件收集環(huán)節(jié)避免“重業(yè)務(wù)、輕歸檔”：部分部門認(rèn)為文件“辦完即結(jié)束”，需通過定期檢查、納入部門考核等方式強(qiáng)化收集意識(shí)；關(guān)注“零散文件”：如臨時(shí)會(huì)議形成的簽到表、手寫批示等，需及時(shí)收集，避免散失；電子文件同步歸檔：對(duì)OA系統(tǒng)、郵件等電子形式的行政文件，需定期導(dǎo)出、打印并紙質(zhì)歸檔，同時(shí)備份電子版（刻錄光盤或存儲(chǔ)至加密服務(wù)器）。（二）文件整理環(huán)節(jié)嚴(yán)禁“擅自涂改”：文件內(nèi)容如有錯(cuò)誤，需在修改處加蓋經(jīng)辦人印章，不得直接涂黑或使用涂改液；規(guī)范“跨年文件”處理：年度總結(jié)、預(yù)算等文件，若涉及次年1-2月數(shù)據(jù)，仍歸入原形成年度，不得歸入新年度；統(tǒng)一“裝訂標(biāo)準(zhǔn)”：避免使用塑料夾、活頁夾等易老化材料，保證檔案長期保存質(zhì)量。（三）文件借閱環(huán)節(jié)嚴(yán)控“涉密文件”借閱：涉密文件需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱時(shí)需全程陪同，借閱后及時(shí)歸還；禁止“帶出檔案室”：一般文件僅限檔案室內(nèi)查閱，確需帶出需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)；做好“借閱記錄”：詳細(xì)記錄借閱人、時(shí)間、用途、歸還情況，保證可追溯。（四）安全與保密檔案室“出入管理”：非檔案室人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入，鑰匙由檔案員專人保管，備用鑰匙需存放在保險(xiǎn)柜并定期檢查；定期“安全檢查”：每月檢查檔案室溫濕度、防火防盜設(shè)施，發(fā)覺問題及時(shí)整改；遵守“保密紀(jì)律”：檔案員需簽訂保密協(xié)議，不得泄露文件內(nèi)容，離崗前需辦理檔案交接手續(xù)。（五）特殊情況處理文件遺失：若借閱文件遺失，借閱人需書面說明情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部