企業(yè)檔案管理與歸檔規(guī)范模板一、企業(yè)檔案管理適用的典型業(yè)務(wù)場(chǎng)景企業(yè)檔案管理是保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)合規(guī)、提升管理效率、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要基礎(chǔ)，適用于以下典型場(chǎng)景：人事管理場(chǎng)景：?jiǎn)T工入職、在職、離職全流程檔案（如勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷、考核記錄、社保材料等）的規(guī)范存儲(chǔ)與快速查閱，支撐人事決策與勞動(dòng)爭(zhēng)議處理。財(cái)務(wù)管理場(chǎng)景：財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)材料等檔案的歸檔管理，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可追溯，滿足審計(jì)與監(jiān)管要求。合同管理場(chǎng)景：業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、合作方資質(zhì)等檔案的集中管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。項(xiàng)目管理場(chǎng)景：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果交付物等檔案的全程跟蹤，便于項(xiàng)目復(fù)盤(pán)與經(jīng)驗(yàn)沉淀。資質(zhì)證照?qǐng)鼍埃浩髽I(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、專利證書(shū)、榮譽(yù)資質(zhì)等檔案的保管，保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)資質(zhì)的合規(guī)性與有效性。歷史沿革場(chǎng)景：企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要文件（如股東會(huì)決議、公司章程變更記錄、重大事件紀(jì)要等）的長(zhǎng)期保存，支撐企業(yè)文化建設(shè)與戰(zhàn)略規(guī)劃。二、企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）檔案收集：明確責(zé)任與范圍責(zé)任劃分：各業(yè)務(wù)部門(mén)為本部門(mén)檔案收集的第一責(zé)任人，指定專人（如部門(mén)文秘*）負(fù)責(zé)日常文件材料的收集與初步整理；檔案管理部門(mén)（或綜合管理部*）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，定期督促各部門(mén)按時(shí)完成檔案移交。收集范圍：凡是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等材料，均需納入收集范圍（具體參照《企業(yè)檔案分類與歸檔范圍細(xì)則》）；重點(diǎn)收集合同、財(cái)務(wù)憑證、人事文件、項(xiàng)目資料等核心業(yè)務(wù)檔案，避免遺漏關(guān)鍵材料。（二）檔案分類：科學(xué)劃分與編碼分類原則：按業(yè)務(wù)屬性分為“綜合管理、人事財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目管理、資質(zhì)證照、聲像電子”等一級(jí)類別；一級(jí)類別下根據(jù)具體需求設(shè)置二級(jí)類別（如“人事財(cái)務(wù)”下分“人事檔案”“財(cái)務(wù)檔案”），保證類別清晰、無(wú)交叉。編碼規(guī)則：采用“一級(jí)類別代碼（2位）+二級(jí)類別代碼（2位）+年度（4位）+流水號(hào)（3位）”格式，例如“01-01-2023-001”表示“綜合管理-人事檔案-2023年度-第1號(hào)檔案”；編碼需唯一，避免重復(fù)，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制。（三）檔案整理：規(guī)范整理與編目文件預(yù)處理：對(duì)收集的文件進(jìn)行去釘、展平、去除夾帶物，保證文件整潔；電子文件需轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式（如PDF），并檢查完整性（如附件是否齊全、簽批流程是否完整）。組卷與裝訂：按“一事一卷”或“一類一卷”原則組卷，同一事項(xiàng)的文件集中裝訂；超過(guò)A4紙大小的文件按折疊標(biāo)準(zhǔn)折疊，小于A4紙的用襯紙粘貼，保證裝訂后整齊。編制目錄：每卷檔案需編制《檔案卷內(nèi)目錄》，包含序號(hào)、文件題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)碼、備注等字段；目錄一式兩份，一份隨卷歸檔，一份由檔案管理部門(mén)留存?zhèn)洳?。（四）檔案歸檔：按時(shí)移交與入庫(kù)歸檔時(shí)限：年度檔案需在次年3月31日前完成歸檔，跨年度項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔；日常業(yè)務(wù)檔案需在事項(xiàng)完成后15個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門(mén)。移交驗(yàn)收：移交部門(mén)填寫(xiě)《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、編碼、移交人等信息，與檔案管理部門(mén)共同清點(diǎn)核對(duì)；檔案管理部門(mén)對(duì)檔案質(zhì)量（如分類準(zhǔn)確性、編目規(guī)范性、文件完整性）進(jìn)行檢查，不合格的退回移交部門(mén)重新整理。入庫(kù)上架：驗(yàn)收合格的檔案由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)、蓋章，放入檔案盒并標(biāo)注檔案編碼與題名；按編碼順序存入檔案柜，檔案柜張貼類別標(biāo)簽，便于查找。（五）檔案保管：安全存儲(chǔ)與定期維護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境：檔案庫(kù)房需保持干燥（濕度40%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃）、防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠；電子檔案存儲(chǔ)需采用專用服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（本地備份+異地備份）。保管期限：根據(jù)檔案價(jià)值劃分永久、長(zhǎng)期（30年以上）、短期（10-30年）三類，具體參照《企業(yè)檔案保管期限表》；保管期限屆滿前3個(gè)月，由檔案管理部門(mén)組織鑒定，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案重新劃定期限。定期檢查：每季度對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全巡查，檢查溫濕度、消防設(shè)施、防蟲(chóng)設(shè)備等；每年對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)賬物是否一致，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)處理。（六）檔案利用：規(guī)范借閱與歸還借閱審批：因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱人、部門(mén)、用途、借閱期限、歸還日期等信息；普通檔案經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，核心檔案（如合同、財(cái)務(wù)憑證）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱登記：借閱人憑審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理員核對(duì)無(wú)誤后登記《檔案借閱登記表》，并將檔案交借閱人。歸還與核查：借閱檔案需在借閱期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員檢查檔案是否完好、有無(wú)缺頁(yè)；若檔案損壞或丟失，借閱人需書(shū)面說(shuō)明情況，并根據(jù)檔案價(jià)值承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（七）檔案銷毀：合規(guī)鑒定與處置銷毀鑒定：對(duì)保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估；確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可銷毀。銷毀執(zhí)行：銷毀時(shí)需由2名以上監(jiān)銷人（檔案管理員+監(jiān)銷部門(mén)代表）在場(chǎng)，監(jiān)督銷毀過(guò)程；紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)銷毀，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（低級(jí)格式化），并銷毀備份介質(zhì)。銷毀記錄：監(jiān)銷人需在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式，檔案管理部門(mén)留存銷毀記錄備查。三、企業(yè)檔案管理核心表格模板（一）檔案分類目錄表一級(jí)類別二級(jí)類別檔案編碼檔案題名形成部門(mén)形成日期保管期限存放位置（柜-層-格）備注綜合管理公司制度01-01-2023-001《企業(yè)檔案管理辦法》總經(jīng)辦2023-01-15永久A-01-01含附件3份人事財(cái)務(wù)人事檔案02-01-2023-005張*勞動(dòng)合同及入職材料人力資源部2023-03-20長(zhǎng)期B-02-03離職后轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)合同銷售合同03-01-2023-012與公司銷售協(xié)議銷售部2023-05-10長(zhǎng)期C-03-05含訂單復(fù)印件（二）檔案移交登記表移交部門(mén)移交人*接收人*移交日期檔案類別檔案數(shù)量（卷/份）移交清單編號(hào)審批人*備注人力資源部李*王*2024-01-10人事檔案25YR202401001張*含2023年度新入職員工檔案財(cái)務(wù)部趙*王*2024-01-15財(cái)務(wù)憑證120CW202401002劉*2023年第四季度憑證（三）檔案借閱申請(qǐng)表借閱人*所在部門(mén)借閱日期檔案編碼檔案題名借閱用途借閱期限歸還日期審批人*部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字陳*銷售部2024-02-2003-01-2023-012與公司銷售協(xié)議客戶續(xù)約談判3天2024-02-23劉*張*周*法務(wù)部2024-02-2101-01-2022-005《企業(yè)合同管理辦法》合同模板修訂5天2024-02-26孫*李*（四）檔案銷毀審批表檔案名稱檔案編碼數(shù)量（卷/份）保管期限形成日期銷毀原因鑒定小組意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字總經(jīng)理簽字監(jiān)銷人*銷毀日期2020年度供應(yīng)商資質(zhì)材料04-01-2020-0503010年2020-06-30保管期限已屆滿建議銷毀王*劉*趙*李、錢(qián)2024-03-15四、企業(yè)檔案管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）制度保障先行企業(yè)需制定《企業(yè)檔案管理辦法》《檔案分類與歸檔范圍細(xì)則》《檔案保管期限表》等制度，明確檔案管理職責(zé)、流程與標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理工作有章可循。制度需每年評(píng)審更新，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。（二）人員職責(zé)明確檔案管理員需具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、利用等工作，定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；各部門(mén)負(fù)責(zé)人需監(jiān)督本部門(mén)檔案收集與歸檔工作，保證檔案及時(shí)、完整移交；全體員工需配合檔案管理，主動(dòng)提交應(yīng)歸檔文件，不得擅自留存、銷毀或外傳檔案。（三）安全保密嚴(yán)格涉密檔案（如未公開(kāi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)資料、客戶信息等）需單獨(dú)存放，設(shè)置加密權(quán)限，借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批；檔案庫(kù)房配備監(jiān)控、消防、報(bào)警設(shè)備，非工作人員禁止入內(nèi)；電子檔案需加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行病毒查殺與漏洞修復(fù)。（四）電子檔案管理規(guī)范電子文件需在形成時(shí)同步進(jìn)行歸檔，保證元數(shù)據(jù)（如形成時(shí)間、作者、格式等）完整；電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)需定期檢測(cè)（如每2年一次），防止數(shù)據(jù)損壞；重要電子檔案需紙質(zhì)副本備份。（五）合規(guī)性貫穿始終檔案銷毀必須履行鑒定、審批程序，嚴(yán)禁私